Vidéo: COMMENT DEVENIR 10X PLUS PRODUCTIF (Novembre 2024)
? wmode = transparent "Que voulez-vous savoir pour vous organiser?"
C’est une question que je demande régulièrement à mes collègues et amis de me donner des idées pour cette rubrique. La dernière fois que j'ai demandé, plus d'une personne a répondu: "Comment puis-je commencer?"
Si je devais écrire un guide du débutant sur la manière de s'organiser, il commencerait par un conseil absolument essentiel: décomposez vos projets en éléments plus petits.
Découper un objectif en objectifs plus petits et tâches quotidiennes est essentiel au succès. Toutes les personnes organisées le font, mais tous les articles de conseil ne le rendent pas explicite. Je pense que cela doit être explicite. Il est si important que vous ne le négligiez pas.
Le vrai secret pour être organisé consiste à trouver le moyen de vous engager à faire les actions nécessaires pour que l'organisation se déroule et continue à avancer. Vous devez être capable de définir les actions - et c’est la raison pour laquelle casser un objectif est.
Où commencer à s'organiser
Avant de pouvoir vous organiser, vous devez avoir un objectif.
"Je veux être plus organisé" n'est pas un objectif. Essayez de vous représenter ce que vous voulez réellement. Essayez de le mettre en mots. Et, essayez de rendre ces mots positifs et exploitables, plutôt que négatifs.
Disons que vous sentez que votre courrier électronique est hors de contrôle. Vous voulez organiser votre courrier électronique
Objectif défini négativement: "Mon email est un gâchis et je ne le veux plus de cette façon."
Objectif clairement défini: "Je veux toujours pouvoir trouver un email rapidement quand j'en ai besoin."
L’objectif positif et concret est axé sur ce que vous voulez être en mesure de faire ("trouver rapidement les courriels"). L’objectif vu à travers une inclinaison négative ne fait que réaffirmer le problème que votre courrier électronique est désordonné et que vous n’êtes pas satisfait.
Voici un autre exemple:
Objectif défini négativement : "J'ai trop de papiers. Ils encombrent mon bureau et créent des distractions, et je les déteste." (Remarquez qu'il n'y a pas d'image claire de ce que vous voulez qu'il soit ou que vous vouliez que la situation change.)
Objectif clairement défini: "Je veux un espace de travail minimal qui me permette de me concentrer. Je veux exploiter mon ordinateur et la puissance de la ROC et rechercher plus efficacement les documents importants." (Notez l'accent mis sur des mots positifs, tels que "focus" et "efficace".)
Littéralement, vous devez imaginer ce que vous voulez et le traduire en mots positifs, en mots concrets et exploitables. (Voir plus de conseils sur la définition et la réalisation des objectifs.)
Comment déconstruire un objectif
Une fois que vous avez défini un objectif et que vous l'avez défini, vous devez le déconstruire.
Un moyen facile de déconstruire un objectif consiste à réfléchir à ce que vous écrivez quotidiennement dans une liste de tâches à effectuer pour atteindre cet objectif.
Vous ne mettriez jamais sur une liste de tâches "Créez un espace de travail minimaliste propice à la concentration". Vous pourriez plutôt écrire:
- enlever les tasses et les tasses du bureau
- scanner des papiers dans la boîte de réception
- déchiqueter des papiers numérisés
- redresser les fils de l'ordinateur
(Si vous êtes un peu perdu sur le genre de choses qui appartiennent à une liste de tâches à faire en premier lieu, j'ai un rappel sur la création de meilleures listes de tâches.)
Exemple: relooking d'organisation photo
Je veux vous donner un exemple plus long de la façon de diviser un grand projet d’organisation en parties plus petites afin de bien comprendre comment cela se passe.
Je travaille avec une collègue, Stephanie, sur une métamorphose totale de l’organisation de la photo numérique (sur laquelle j’écrirai longuement dans une prochaine colonne). Elle a des milliers de photos réparties sur plusieurs ordinateurs et services de stockage en ligne, et elle veut juste qu'elles soient organisées.
1. Définir le but. La première fois que nous nous sommes assis ensemble pour discuter du projet, je lui ai demandé: "Que voulez-vous? Quel est votre objectif?" Je l'ai arrêtée avant même qu'elle puisse répondre. "Laissez-moi reformuler cela. Que voulez-vous pouvoir faire avec vos photos que vous ne pouvez pas faire maintenant?"
Stephanie a essentiellement dit qu'elle souhaitait pouvoir trouver facilement des photos, quel que soit le périphérique utilisé.
2. Comprendre le problème. Ma question suivante a été la suivante: "Pour le moment, quand vous cherchez une photo, comment vous regardez-vous? Vous souvenez-vous de la date ou des personnes sur l'image ou d'un événement au moment où la photo a été prise?"
La question qui se posait réellement était la suivante: "Quel type de solution devrions-nous concevoir pour répondre à vos besoins?"
Elle a dit qu'elle se souvient généralement de ses photos approximativement par date, comme "au collège", mais aussi parfois par les personnes sur la photo.
Nous avons envisagé quelques solutions possibles, mais nous n’avons encore rien décidé. Il est souvent utile d’avancer avec quelques éléments d’un projet d’organisation afin de voir si votre définition de l’objectif change à mesure que vous en apprenez plus sur le problème.
3. Attribuez-vous de petites tâches. Sur la base de notre réunion, Stéphanie est repartie avec une courte liste de tâches. Cela ressemblait à ceci:
Ces quatre tâches étaient l’étendue des «prochaines étapes» de Stéphanie. Remarquez que sa liste ne contient que quelques articles. Elle pourrait facilement faire toutes ces tâches en une journée si elle s'attachait, ou moins d'une semaine si elle en faisait une par jour.
4. Fixer des délais. Pour mener à bien des tâches simples et courtes, vous devez définir des délais. J'aime utiliser une application de gestion de tâches, telle qu'Awesome Note ou Any.do, pour garder une trace de mes tâches et leur attribuer des échéances. Avec le projet de Stephanie, je ne sais pas si elle se donne des délais, mais elle a des délais en douceur, basés sur le moment où nous décidons de nous rencontrer à nouveau pour poursuivre le projet. Mon hypothèse est que notre prochaine réunion figure à son calendrier et lui donne la responsabilité de faire ce qu’elle a dit qu’elle fera.
C'est le faire qui est difficile
Tout le monde ne se sent pas responsable devant lui-même. Je pense cependant que nous avons tous des stratégies pour nous responsabiliser, par exemple en informant quelqu'un d'autre de nos projets ou en pariant que nous ferons ou ne ferons rien. Se souvenir d'une tâche n'est pas difficile. Envoyez simplement un rappel sur votre smartphone. C'est difficile de faire. Si vous exécutez de petites tâches très spécifiques, vous augmentez au moins vos chances de succès.
L'adage "chaque voyage commence par un seul pas" est tout à fait vrai. Ou si vous préférez, "Se présenter, c'est la moitié de la bataille" parle de la même intention. Vous devez vous donner des tâches claires et réalisables et un délai raisonnable pour les faire. Sinon, vous ne commencerez jamais.
