Organisez-vous: 10 stratégies pour des listes de tâches meilleures et plus efficaces

Quelle est l'efficacité de votre liste de tâches? Est-ce que cela vous aide à planifier votre journée? Cela vous aide-t-il à établir des priorités? Ou est-ce une liste interminable de choses que vous vous sentez coupables de ne pas avoir encore faites et que vous avez maintenant peu de chance de faire du tout?

Une liste de bonnes choses à faire a le pouvoir non seulement d’organiser votre journée, mais également d’attirer votre attention sur ce qui a le plus de sens pour vous. En écrivant vos tâches, vous décomposez efficacement vos objectifs les plus ambitieux en parties plus gérables. Une tâche hebdomadaire de nettoyage des documents qui se sont accumulés sur votre bureau peut vous aider à atteindre le plus grand objectif qui consiste à rester organisé et à ne pas utiliser de papier. Même une liste d'épicerie peut indiquer un objectif plus ambitieux: bien manger ou bien cuisiner à la maison.

Lorsque vous apprenez à créer une liste de tâches efficace, vous pouvez mieux vous concentrer sur vos véritables objectifs. Une bonne liste de choses à faire devrait vous guider et non vous effrayer. Voici quelques conseils pour faire de meilleures listes de choses à faire.

1. Choisissez la bonne application pour vous

La première étape pour créer une meilleure liste de choses à faire consiste à décider où la conserver. Il n'y a rien de mal à avoir une liste de papier à faire. Si cela fonctionne pour vous, tant mieux. Cela dit, il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une très bonne application de liste de tâches à faire est supérieure:

• Les applications de tâches à faire ont des rappels intégrés.
• Les listes numériques sont plus faciles à modifier que les listes sur papier, vous pouvez donc ajuster vos priorités et clarifier vos tâches au besoin.
• Vous ne pouvez pas perdre une liste numérique enregistrée dans le nuage. Si vous n'êtes pas une personne naturellement organisée, cela peut constituer un avantage clé.
• Les différentes vues d'une application à faire vous permettent de ne voir que les tâches qui sont pertinentes pour le moment.
• Les applications de liste de tâches peuvent être collaboratives; vous pouvez attribuer des tâches à d'autres personnes et être averti lorsqu'elles les terminent.
• Vous pouvez choisir une application de liste de tâches avec des fonctionnalités qui vous motivent, que ce soit un beau design ou une expérience ludique.

Il existe un nombre énorme d'applications de liste de tâches. Vous pourriez perdre de la productivité en journées entières en explorant toutes les applications de gestion des tâches qui apparaissent dans une recherche sur n'importe quel magasin d'applications. Après avoir testé plusieurs d'entre elles, celles que je recommande le plus sont:

• Todoist
• Any.do
• Asana
• Des choses

Quelques-unes des autres applications intéressantes dans certaines circonstances sont Google Tasks (pour l'intégration avec les applications G Suite), Microsoft To-Do (si vous utilisez Microsoft Office ou Windows 10), Habitica (si vous aimez la gamification) et Omnifocus (pour ces applications). qui ajoutent beaucoup de détails à leurs tâches). Il y en a tellement d'autres, cependant. Si rien ne vous tente, demandez à vos amis (en particulier vos organisés) ce qu’ils utilisent. Essayez-en quelques-unes et choisissez-en une que vous aimez et qui sauvegarde vos informations dans le nuage pour que vous ne perdiez jamais rien.

Si vous avez besoin d'aide pour suivre les tâches, car elles semblent toujours être en cours ou en attente, une application de conseil kanban, telle que Trello, peut vous servir mieux qu'une liste de tâches plus traditionnelle.

2. Faites plus d'une liste

Très peu de gens ont une seule liste de choses à faire. Créez une liste de tâches pour le travail et une autre pour les tâches personnelles. Vous pouvez avoir une liste partagée des tâches ménagères, une liste Un jour dans laquelle vous écrivez des choses que vous aimeriez faire mais qui ne sont pas urgentes, et plus encore.

Avoir plus d'une liste vous aide à vous concentrer. Lorsque vous êtes au travail et que vous êtes prêt à assumer certaines tâches liées au travail, vous ne voulez pas être distrait par le fait que vous devez faire un gâteau d'anniversaire le jour de votre congé.

Toutes les bonnes applications de tâches vous permettent de créer plusieurs listes. Commencez avec quelques exemples simples et évidents, tels que:

• Travail
• Personnel
• Ménage

Pour vous, il est peut-être plus judicieux d’avoir le projet A et le projet B plutôt qu’une liste de travail générale. De quoi d'autres avez-vous besoin? Vous pouvez toujours changer votre liste de listes plus tard.

3. Ajouter de nouvelles tâches aussi rapidement que possible

Quand une nouvelle tâche vous vient à l’esprit, écrivez-la aussi rapidement que possible sur votre liste de tâches. Si votre application à faire possède une sorte de raccourci clavier pour ajouter une nouvelle tâche, apprenez-la. Si votre application dispose d'un raccourci pour téléphone portable, configurez-le.

Lorsque vous ajoutez des tâches à votre liste de tâches dès que vous y pensez, vous pouvez vous empêcher de vous y attarder. Une fois que c'est écrit, vous n'avez plus besoin de vous en souvenir.

4. Attribuer des dates d'échéance

Lorsqu'une tâche a une date d'échéance, ajoutez-la à votre liste de tâches. Les dates d'échéance vous aident à établir des priorités.

Toutes les tâches ne nécessitent pas forcément une date d'échéance exacte dans la vie réelle pour en recevoir une dans votre liste de tâches. Attribuez une date aux tâches chaque fois que vous savez à peu près quand vous pensez pouvoir le faire.

Ceci est efficace pour deux raisons: premièrement, la plupart des applications de tâches à faire vous permettent de voir ce qui est dû "aujourd'hui", "demain" et "cette semaine", quelle que soit la liste dans laquelle elles figurent. Vous pouvez ainsi tout visualiser. " today "dans votre liste de travail, votre liste personnelle, etc. Deuxièmement, en fixant les dates d'échéance des tâches, vous planifiez efficacement votre semaine, ce qui constitue une excellente stratégie de gestion du temps.

5. Réviser quotidiennement

Commencez chaque journée en jetant un œil sur votre liste de tâches à faire pour la journée et en évaluant si c'est raisonnable. Puis révisez-le. Si vous avez trop de tâches aujourd'hui et que vous savez que vous n'allez pas toutes les accomplir, vous vous préparez à l'échec.

6. Limitez-vous à trois ou cinq tâches quotidiennes

En moyenne, je coche entre trois et cinq tâches. Si, par inadvertance, j'ai planifié 12 tâches pour la journée, je sais que je ne les aurai pas toutes, ce qui signifie que je dois les hiérarchiser à nouveau et modifier leurs dates d'échéance. Si je détecte ce problème potentiel avant le début de la journée, je peux m'ajuster plutôt que de me sentir stressé par toutes les tâches que je voulais faire et que je ne faisais pas.

Quelle est votre limite de tâches quotidienne? Cela dépend du type de tâches que vous écrivez et de la difficulté de les accomplir. Au fil du temps, si vous suivez le nombre de tâches que vous cochez chaque jour (les meilleures applications à faire le font à votre place), vous en apprendrez le maximum. Une fois que vous connaissez votre maximum, vous pouvez limiter vos tâches quotidiennes à un nombre raisonnable.

7. Notez les tâches, pas les buts ou les objectifs

Ce que vous écrivez sur votre liste de tâches compte. Remplissez vos listes avec des tâches plutôt que des objectifs et des buts. Pour ce faire, vous devez connaître la différence entre les deux.

Les objectifs sont des réalisations globales ou des résultats souhaités. Ils sont généralement difficiles à quantifier. Un exemple est "devenir couramment l'hindi." Mettre cela sur votre liste de choses à faire ne serait pas très efficace.

Les objectifs sont des repères pour atteindre le but. Il est beaucoup plus facile de les confondre avec les tâches car les objectifs sont plus spécifiques et quantifiables. Un exemple d'objectif pourrait être "avoir une conversation en hindi à propos de mes films préférés".

Alors, quelles sont les tâches? Les tâches sont les actions que vous entreprenez pour atteindre un objectif. Casser un objectif et vous avez vos tâches. Très souvent, ce sont des événements isolés, bien qu'ils puissent se répéter. Une tâche peut être "apprendre trois nouveaux verbes en hindi" ou "étudier pendant 30 minutes".

Les tâches, et non les buts ou objectifs, font partie de la liste des tâches à effectuer.

8. Gardez vos buts et objectifs séparés

Définir vos buts et objectifs est un élément important pour créer des listes de tâches meilleures et plus efficaces. Dans un monde parfait, les tâches que vous effectuez sont principalement dans la poursuite de vos objectifs. Si non, pourquoi perdez-vous votre temps à les faire? Vous devez savoir quels sont vos objectifs, mais vous n'en avez pas besoin dans votre liste de tâches.

Ecrivez vos buts et objectifs ailleurs. Si votre liste de tâches comporte une section de notes, mettez-les là. Si vous tenez un journal, vous pouvez écrire vos objectifs et les réviser tous les trimestres ou tous les ans. Reportez-vous de temps en temps à vos objectifs, mais ne les laissez pas vous distraire des tâches spécifiques que vous devez faire aujourd'hui.

9. Regardez souvent votre liste de choses à faire

Une liste de tâches efficace vous guide tout au long de votre journée. Regardez-le au début de la semaine pour planifier votre temps. Regardez-le au début de la journée pour réviser votre plan pour la journée. Regardez-le après le déjeuner afin de savoir sur quoi vous devez vous concentrer pour le reste de la journée. Lorsque vous vous sentez perdu dans une tâche ou avez besoin d'une pause, consultez votre liste de tâches à effectuer pour trouver quelque chose de petit et facile que vous pouvez aborder en attendant.

Plus vous regardez votre liste, plus vous lui faites confiance. Plus vous y faites confiance, moins vous devez vous souvenir des tâches à effectuer. Moins vous devez vous en rappeler, plus vous libérez votre esprit pour vous concentrer sur la tâche à accomplir.

10. Faites votre liste de tâches numérisable

Si vous consultez souvent votre liste de choses à faire - et je pense que vous devriez le faire -, vous vous rendrez vite compte de l'utilité de voir rapidement ce dont vous avez besoin, plutôt que de le lire attentivement.

Utilisez un langage serré ou un raccourci pour écrire vos tâches. De nombreuses applications ont des notations de priorité ou des étoiles que vous pouvez ajouter pour mettre en évidence des tâches cruciales. Code couleur de vos tâches si cela vous aide. Appliquez des icônes qui donnent plus d'informations sur la tâche, par exemple si elle nécessite un appel téléphonique ou si elle est liée aux soins de santé. Quelle que soit la rapidité avec laquelle vous consultez votre liste de tâches, vous devriez être en mesure de récolter beaucoup d’informations sur ce qui doit être fait.

Le coeur de la productivité

Une bonne liste de tâches est au cœur de la productivité personnelle. C'est un tel plaisir de trouver une application et un processus de gestion des tâches qui vous conviennent. Le fait de cocher les éléments de votre liste vous donne un sentiment d'accomplissement et constitue un élément clé de l'organisation. Un système de tâches fiable rend la vie plus facile et moins stressante.