De l'encombrement au sans papier en 5 étapes

Si vous rêvez du jour où vous jetterez vos cahiers, cartes de visite et autres bouts de papier pour devenir vraiment une personne sans papier, pourquoi ne pas commencer aujourd'hui? Avec quelques astuces et les bons outils, vous pouvez commencer dès maintenant à être sans papier. Mais tout d’abord, notez que l’absence de papier, c’est un peu comme perdre du poids: c’est plus difficile qu’il ne le paraît. Il faut du dévouement. C'est un choix de vie plus qu'un projet. Et personne ne s'attend à ce que vous soyez parfait.

L'absence de papier nécessite également que vous ayez un but et un objectif. Tout comme perdre du poids, si votre objectif est "d'être sans papier", c'est aussi vague que "perdre du poids". Combien de poids essayez-vous de perdre? Où dans votre vie essayez-vous d'être sans papier? Et plus important encore, quel est l'objectif final?

Certains objectifs communs sont:

• Moins d'encombrement
• Devenir plus efficace ou organisé
• Rendez vos documents et notes consultables
• Gardez de meilleurs registres de votre vie et de votre travail

Certaines de ces questions peuvent sembler triviales, mais à long terme, elles sont motivantes. Ils vous aident à créer de véritables objectifs que vous pouvez revoir chaque fois que vous commencez à vous écarter du cap.

Étape 1: aller de l'avant, pas en arrière

Lorsque vous êtes prêt à utiliser le papier, commencez par aller de l'avant et non vers l'arrière.

Ce que je veux dire par là, c'est penser à être sans papier dans tout ce que vous faites à partir de maintenant , ce qui signifie également ignorer tous les vieux papiers, tels que les piles de factures que vous espérez déchirer un jour et les vieux cahiers avec les notes d'hier. Je sais que c’est tentant de vouloir numériser tous ces fichiers, mais ce n’est pas la bonne première étape.

Votre vieux papier ne va nulle part. La numérisation de tous ces vieux papiers vous posera des problèmes, même avec les meilleurs outils, alors ne vous laissez pas prendre au dépourvu dès le départ.

Au lieu de cela, pensez à être sans papier à partir de maintenant. Cela signifie prendre des mesures telles que:

• Utilisation d'un calendrier numérique pour les rendez-vous nouveaux et à venir
• Prendre des notes dans une application de prise de notes (quelques suggestions apparaissent ci-dessous)
• Mettre votre liste de tâches dans une application à faire ou une application prenant des notes.

Même faire ces trois choses simples peut prendre plus de temps que vous ne le réalisez.

Étape 2: Choisissez quelques applications et logiciels et respectez-les

Il existe de nombreuses applications intéressantes pour la prise de notes et la gestion des tâches. Certains de ceux que je recommande sont les suivants: Evernote, Awesome Note, Asana, Microsoft OneNote, Todoist, Any.do, Remember the Milk et Wunderlist. Il y a beaucoup d'options!

Vous devriez également choisir un programme de synchronisation de fichiers, si vous n'en avez pas déjà un. Vous pourriez ne pas commencer à l'utiliser tout de suite, mais l'installer et vous familiariser avec son fonctionnement, en général. Certains de mes favoris sont Google Drive, Dropbox, Box et SugarSync.

Étape 3: engagez-vous!

Ne perdez pas trop de temps à essayer de décider quelle application ou quelles applications sont absolument parfaitement les meilleures. Trouvez-en un ou deux qui font ce dont vous avez besoin, travaillez avec les plates-formes que vous avez et commencez à les utiliser. Quels que soient les outils que vous choisissez, consacrez-vous à les conserver pendant quelques semaines.

Ce que vous ne voulez pas, c’est d’essayer une douzaine d’applications, car vos fichiers et vos notes finiront par être éparpillés. Vous avez besoin d’un ou deux sites centralisés où vous savez que vous pouvez trouver toutes vos affaires sans y penser. Savoir où trouver l'équivalent numérique de vos papiers

Étape 4: Développer des workflows

La prochaine étape consiste à développer des workflows. C'est le côté le plus cognitif de la dématérialisation. Pensez-y comme si vous développiez les habitudes et les routines de perte de poids: planifiez vos repas pour la semaine, décidez à l'avance du moment où vous irez à la salle de sport ou faites de l'exercice, commencez à enregistrer vos pesées, etc. En l'absence de papier, vos flux de travail peuvent commencer par de petites actions, telles que le lancement de votre application de prise de notes avant le début d'une réunion. Une autre consiste à examiner vos tâches dans votre application à faire en tout début de matinée.

Ces petites étapes qui commencent votre flux de travail devraient devenir des habitudes. J'aime celui qui examine les rendez-vous de votre liste de tâches ou de votre calendrier le plus tôt possible dans la matinée car beaucoup de gens ont déjà des habitudes matinales (une tasse de café, une lecture au cours d'un trajet) et vous pouvez coller votre nouvelle habitude sur celle existante. En d'autres termes, lorsque vous sirotez ce café, vous vous souviendrez qu'il est temps de regarder votre calendrier pour la journée.

La nature de vos flux de travail dépend en grande partie de vos objectifs en matière d’adoption sans papier. Votre flux de travail n'est peut-être même qu'une simple règle, telle que "Lorsque je reçois une nouvelle carte de visite, je vais en prendre un instantané immédiatement à l'aide de mon smartphone et le télécharger sur mon application de prise de notes."

Étape 5: S'attaquer à l'arriéré

Après quelques semaines ou quelques mois, lorsque vous êtes à l'aise avec vos nouvelles habitudes et flux de travail et que vous vous engagez pour vos nouvelles applications, vous pouvez enfin envisager de créer un projet de numérisation de tous les vieux papiers de votre vie.

N'essayez pas de faire cette étape jusqu'à ce que vous soyez devenu vraiment solide avec votre routine quotidienne d'être sans papier, cependant.

Une vie sans papier

Rappelez-vous, l’absence de papier est un changement de style de vie. Tout comme un régime, vous devez le prendre un jour à la fois, et vous pardonner quand vous vous trompez, mais reprenez votre chemin rapidement.

Ressources additionnelles

• Bouts pour aller sans papier
• Choisissez le bon scanner pour aller sans papier
• Gestion des documents de famille numériques
• Adopter des notes sans papier
• Créer de meilleures listes de choses à faire
• Conseils d'utilisation d'Evernote