Business intelligence pour tous

L'intelligence économique (BI) fait chaud en ce moment. Arrêt complet. Clair et simple. Entre autres choses, mon entreprise fournit des ressources en personnel aux grandes entreprises et, au cours des neuf derniers mois, facilement la moitié des possibilités qui nous ont été confiées sont liées à la BI.

Les grandes entreprises ont les moyens d'embaucher des spécialistes en BI, mais ce qui fait aujourd'hui de la BI un sujet d'actualité est que les spécialistes en BI ne sont plus une obligation absolue pour les entreprises de tirer le meilleur parti de cette technologie. Nous travaillons à un âge d'or de la technologie en libre-service, qui permet aux non-spécialistes d'interagir directement avec un certain nombre de technologies qui nécessitaient auparavant des connaissances spécialisées: informatique, sécurité et bien sûr BI.

Et si vous êtes un spécialiste de la BI, ne vous inquiétez pas. L’idée derrière la BI en libre-service n’est pas de supprimer votre travail. Il s'agit de trouver des moyens d'obtenir une nouvelle valeur à partir des données existantes. En donnant aux utilisateurs professionnels de première ligne la possibilité d'interroger directement les magasins de données de leur organisation, la théorie est qu'ils proposeront de nouvelles façons de voir les activités. Cela n'invalide en rien ce que font les spécialistes des données, car ces requêtes seront toujours nécessaires. Grâce à la BI en libre-service, les utilisateurs de première ligne peuvent gérer eux-mêmes des requêtes de haut niveau plus susceptibles de concerner directement leur travail, laissant ainsi aux spécialistes des données plus de temps pour approfondir encore davantage la vague croissante de nouvelles données et approfondir leurs connaissances. de cette façon.

Pour les personnes travaillant avec des budgets informatiques de petite et moyenne entreprise (PME), la BI en libre-service représente également un moyen d'obtenir un accès à des avantages technologiques jusqu'alors inaccessibles simplement du point de vue des coûts. C'est un développement fantastique, en particulier maintenant que même les plus petites entreprises génèrent de grandes quantités de données exploitables, telles que la gestion de la relation client (CRM), l'e-mail marketing, le suivi du comportement des clients en ligne, la surveillance de sites Web, etc. Des outils tels que ceux-ci génèrent d'énormes quantités de données pouvant fournir toutes sortes d'informations sur votre entreprise via la BI en libre service. Tout ce dont vous avez besoin pour exploiter la puissance de la BI en libre-service, ce sont (1) des données, (2) le bon outil et (3) une idée contextuelle de la manière d’examiner vos données.

Il y a plus de données que vous ne le pensez

Obtenir les données est votre travail, et bien que je ne puisse pas vous aider avec cela directement, je peux vous dire que la plupart des PME disposent de beaucoup plus de données qu'elles ne le pensent. Il vous suffit d'analyser les différents systèmes logiciels utilisés par votre entreprise et vous rencontrerez rapidement des tonnes de données clés. Prenons l'exemple de la finance. Parlez-en à votre personnel financier et au personnel informatique pour savoir si votre société utilise Intuit QuickBooks, Microsoft Dynamics, Oracle ou Exact pour les données financières. Peut-être Salesforce, Siebel ou Zoho CRM pour la gestion des contacts et des opportunités. Adobe Analytics ou Google Analytics pour les métriques de site Web. La liste se rallonge de plus en plus.

Cependant, il est tout aussi important d'identifier les logiciels générant des données que d'apprendre (1) comment vos collègues utilisent ces outils pour générer des données et (2) où se trouvent ces données. Pour comprendre le premier, vous devez vous asseoir avec eux et leur demander de vous expliquer comment ils utilisent un logiciel pour accomplir leur travail - c'est le meilleur moyen d'obtenir une compréhension de haut niveau des données stockées. Une fois que vous avez parcouru ce processus, contactez le service informatique pour vous assurer que votre outil de BI en libre-service a accès aux magasins de données appropriés avec les autorisations appropriées.

Charges d'outils et plus chaque jour

Si vous ne savez pas quels outils utiliser, PCMag a récemment publié une synthèse des outils de BI en libre-service. Découvrez-le. Cependant, j'ai quelques favoris à mentionner. La première est Microsoft Power BI, principalement parce qu’elle convient aux personnes à petit budget (vous pouvez obtenir la plupart de ses fonctionnalités gratuitement), mais reste très puissante et certainement la plus facile à apprendre de tous les outils que j’ai utilisés jusqu’à présent. Cependant, j'aime aussi Zoho Reports et j'ai constaté que bon nombre de mes clients travaillant dans le secteur financier, tels que Tableau. Comme d'habitude, plus vous êtes prêt à dépenser, plus la liste que vous pourrez considérer sera longue. Mais si vous débutez, je recommande vivement Microsoft Power BI ou Zoho Reports, car ces deux outils permettent de faciliter l’introduction des nouveaux utilisateurs dans les fondamentaux de la BI.

Choses à regarder

C’est là que j’interviens. La BI consiste essentiellement à examiner vos chiffres, vos relations, vos relations, etc. Vous trouverez ci-dessous un aperçu et une introduction aux outils de BI en libre-service et aux meilleures pratiques.

Représentations visuelles:

Il est difficile de comprendre un tas de chiffres sur un écran, mais le fait de voir des graphiques illumine immédiatement les tendances et autres informations précieuses. Les bons outils de BI comprennent des graphiques et des rapports préconfigurés pour mettre en évidence les principales tendances de l'entreprise. Visites sur le site Web, ventes par jour / semaine / mois, tarifs d'ouverture des e-mails marketing, etc. Vous n'avez pas besoin de savoir quoi regarder, car un bon outil de BI vous aidera à peindre avec des chiffres, littéralement.

Je gagne ma vie en tant que consultant, alors je n'aime pas le dire, mais de bons outils de BI peuvent remplacer une partie de ce que font les consultants. Auparavant, un bon consultant apportait des contributions sur les recommandations relatives aux relations de données à examiner pour obtenir des informations commerciales. De bons outils de BI automatisent la création de rapports qui affichent ces relations. C'est comme avoir un consultant gratuit à l'écran devant vous. Mieux encore, les entreprises qui créent des outils de BI peuvent engager des consultants de premier plan pour les guider dans les rapports qu’elles créent pour vous. (Certes, un bon consultant peut toujours apporter des informations précieuses grâce à son expérience. Il existe un intérêt pour la valeur actuelle de mon métier, mais les outils de BI peuvent s'avérer un outil puissant pour vous aider à comprendre votre entreprise.)

Vues consolidées:

Les outils de BI affichent généralement leurs rapports dans des tableaux de bord. Un écran peut inclure plusieurs vues de données relatives aux ventes. Une autre solution peut vous renseigner sur les ressources internes auxquelles vos employés ont accès à différents moments de la journée (et à partir de différents types de périphériques). Le fait de disposer de plusieurs diagrammes et rapports associés sur le même écran vous permet non seulement de gagner du temps, mais que vous visualisez côte à côte des indicateurs connexes peut vous aider à identifier les tendances et les relations que vous pourriez manquer autrement.

Aperçu en temps réel:

L'un des avantages des tableaux de bord BI est que les représentations et les rapports sont dynamiques. À mesure que de nouvelles données arrivent, vos graphiques et vos rapports sont mis à jour automatiquement. Certains tableaux de bord montrent des jauges qui oscillent littéralement au fur et à mesure que vous les regardez à la réception de nouvelles données. D'autres s'actualisent selon un intervalle défini ou lorsque vous appuyez sur un bouton pour actualiser la vue. Cela dépend vraiment de votre entreprise, de la quantité de données que vous devez analyser, de la rapidité avec laquelle de nouvelles données sont importées et des types d'informations à gagner.

Temps réel, temps réel:

Voulez-vous être en temps réel? (Un peu comme quand l'un de mes enfants demandait à l'autre: "L'aimez-vous ou aimez-vous comme lui?" En quelque sorte, cet extra fait toute la différence.) Donc, pour être en temps réel, vous n'avez pas seulement besoin de temps réel. Pour accéder à vos sources de données, vous avez besoin d'un outil de BI qui vous permet d'accéder à vos rapports en temps réel, ce qui signifie que vous avez besoin d'un outil de BI doté d'applications mobiles.

Mieux encore, choisissez un outil qui vous permet de configurer des alertes afin que vous soyez averti de manière proactive lorsque les données clés sont modifiées. De cette façon, vous pouvez être physiquement et mentalement présent au match de basket de votre fille au lieu de regarder le tableau de bord BI sur votre iPhone tout le temps. Mais vous pouvez toujours être assuré que, si quelque chose de critique se produit, vous en serez informé et vous pourrez rapidement consulter votre tableau de bord sur votre appareil.

Exporter le rapport:

Examiner un rapport de BI est utile en soi, mais le mieux est de pouvoir partager des graphiques intéressants avec vos collègues. Pour vos collègues moins informés, il peut sembler que vous deviez passer des heures à calculer des chiffres et à créer des graphiques. Mais avec le bon outil de BI, vous obtiendrez des visualisations puissantes presque instantanément. Certains outils permettent également de publier facilement vos résultats sur le Web et de les partager avec le monde entier.

Capacités de forage:

Une autre fonctionnalité puissante des tableaux de bord BI est la possibilité d'approfondir les données. Vous voyez peut-être que le coût des biens vendus a augmenté en pourcentage des ventes la semaine dernière. Pourquoi? Un tableau statique ne aiderait pas. Mais un bon tableau de bord BI vous donne la possibilité d'explorer les données pour comprendre pourquoi.

De vraies questions, de vraies réponses:

Au début de la recherche sur le Web, vous deviez entrer des chaînes de texte cryptées pour trouver ce que vous cherchiez. Si vous pouviez ajouter des opérateurs booléens, vous pourriez être un utilisateur assez efficace d’AltaVista. (Points bonus si vous avez une idée de ce qu'était AltaVista; doublez le nombre de points si vous l'avez déjà utilisé.) De nos jours, il suffit de poser une question à un moteur de recherche et Bing, Cortana, Google ou Siri vous donneront des informations pertinentes. Certains outils de BI deviennent suffisamment intelligents pour vous permettre de faire la même chose avec vos propres données. Il suffit de demander: "Quel a été mon bénéfice par ligne de produits le mois dernier?" et laissez l'outil vous apporter les données (et les idées).

10 relations de données pour vous aider à démarrer

J'ai mentionné précédemment que les bons outils de BI viendront préchargés avec d'excellents rapports. Ces rapports sont les consultants automatisés qui vous aideront à comprendre votre entreprise. Par conséquent, considérez cette liste de 10 rapports ou visualisations à réviser comme un simple amorce pour vous aider à démarrer (en supposant que votre système puisse vous fournir ces données et que l’outil de BI sélectionné puisse vous aider à les visualiser):

1. Quel pourcentage de vos clients annule votre service dans les x jours / semaines / mois et ce pourcentage augmente-t-il ou diminue-t-il avec le temps?

2. Quels produits (ou gammes de produits) génèrent la marge brute la plus élevée?

3. Quels jours de la semaine (ou mois de l'année) donnent les meilleurs résultats de vente et, pour les ventes de ces jours / mois, avez-vous eu tendance à la hausse ou à la baisse avec le temps?

4. Sur quelle page de votre site Web les clients visitent-ils en premier, combien de temps restent-ils sur votre site Web? Qu'est-ce qui est bien dans les pages qui incitent les utilisateurs à rester plus longtemps ou qu'est-ce qui ne va pas dans les pages qui éloignent les visiteurs plus rapidement?

5. Lesquels de vos vendeurs ont le taux de clôture le plus élevé sur les transactions qu'ils concluent dans leur pipeline?

6. Quels départements ont le plus grand nombre d'appels au centre d'assistance informatique?

7. Lorsque vous comparez les ventes par client au nombre d'appels au centre d'assistance, quels clients vous coûtent le plus cher en coûts liés au centre d'assistance?

8. Quels clients parlent le plus de vous sur les réseaux sociaux et leurs commentaires sont-ils généralement positifs ou négatifs?

9. Quels sites Web vos employés visitent-ils le plus souvent pendant la journée et pendant combien de temps?

10. Combien de projets ont été achevés à temps et, pour ceux qui ne l'ont pas été, combien de jours / semaines / mois étaient en retard.

Avec un accès aux bonnes données, un outil qui peut vous aider à comprendre tout (et pour moins de temps que vous le pensez de votre journée), vous pouvez devenir le gars ou la fille de données pour votre équipe, votre service ou votre compagnie. Et, qui sait, la prochaine fois que mon entreprise cherchera à occuper un poste de spécialiste en BI, nous risquons de frapper à votre porte.