Retour aux affaires: une liste de contrôle pour le début de l'année

Si vous gérez un bureau typique des petites et moyennes entreprises (PME), il est important de commencer l'année du bon pied. Les PME doivent réagir rapidement pour réagir aux nouvelles opportunités lorsqu'elles se présentent et disposer de bases de bureau solides sur lesquelles effectuer ce travail est essentiel au succès. Heureusement, vous pouvez vous assurer que votre entreprise est en pleine forme rapidement. C'est vrai, c'est une corne d'abondance d'audits; soyez juste reconnaissant qu'aucun d'entre eux ne vient de l'IRS. Suivez la liste de contrôle en six points ci-dessous et votre bureau sera prêt à relever tous les défis que 2016 pourrait lui apporter.

1. Préparez-vous pour la saison des impôts

Dans le monde des affaires, vous vous préparez pratiquement toujours à payer des impôts d’une manière ou d’une autre. Mais le début de l'année (s'il coïncide avec l'exercice de votre entreprise) est particulièrement important. Commencez par vous asseoir avec votre responsable financier pour procéder à une vérification globale des livres de l'année dernière.

Bien sûr, vous pouvez avoir des sueurs froides lorsque les mots «audit» et «finances» sont utilisés dans la même phrase, mais ne vous en faites pas: nous ne parlons pas de calmer les agents IRS. Il s’agit d’un audit conçu pour que vous-même, votre direction et les investisseurs potentiels ou potentiels que votre budget - et par extension votre organisation - fonctionne comme il se doit. Vous vérifiez les chiffres de l'année écoulée, évaluez les procédures commerciales et financières et comparez ce qui s'est réellement passé à ce que vous espériez et à ce que vous aviez dit. L'audit peut être effectué par vos responsables comptables internes ou par un cabinet externe ou un CPA. Vous pouvez même créer un petit groupe de travail pour faire le travail en groupe. Ce que vous cherchez comprend:

Tous les revenus de l'année précédente et de quelle source,

Toutes les dépenses engagées au cours de l'année précédente, en utilisant quels modes de paiement, à quels bénéficiaires et affectées à quel budget; porter une attention particulière aux dépenses de bureau, de technologie, de services tiers et d'infrastructure d'entreprise,

Examen des relevés bancaires,

Revues de classement de l'IRS et de la taxe d'état / municipale (le cas échéant),

Vérifier que les procédures comptables appropriées sont suivies; sinon, comprenez pourquoi car cela pourrait être dû à un processus métier spécifique qui pourrait nécessiter une révision, et

Mettez les résultats de l'audit dans un rapport serré (c'est un outil que vous voulez réellement utiliser au cours de l'année. Soyez bref, organisé et précieux - sans être si volumineux que vous ne trouverez rien).

Effectué correctement, cet audit ne devrait pas prendre plus d'une semaine et son rapport fournit un outil de base permettant de tout utiliser, des plans d'achat aux objectifs de vente.

2. Audit du matériel

Du point de vue du chef de bureau, savoir où se trouve l’argent n’est que la première étape. Maintenant, vous devez aussi savoir où se trouve tout le reste. Commencez avec le matériel technologique. Cela peut sembler évident, mais il devient rapidement une zone de danger pour de nombreuses PME, en particulier celles qui se tournent davantage vers les petites et moyennes entreprises. C'est à cause de la phrase Bring Your Own Device (BYOD). Tant de professionnels de l'informatique détestent et de nombreux utilisateurs utilisent pour utiliser tout le matériel sur lequel ils peuvent se procurer - de n'importe quelle source et souvent payé de manière étrange ou sournoise. À tout le moins, mettez cette information dans un tableur organisé auquel vous pourrez vous reporter tout au long de cette année et de la prochaine. Mieux encore, placez les informations dans une application de gestion de bureau dédiée, telle que Microsoft System Center Configuration Manager ou MMSoft Pulseway.

Commencez par le rapport d'audit de l'étape 1, qui devrait fournir une liste officielle de vos achats de matériel. Ensuite, repérez quels appareils sont réellement utilisés (il est garanti que vous trouverez des surprises). Certains employés utiliseront des appareils personnels pour lesquels ils ont payé du travail, tandis que d'autres utiliseront des appareils grand public pour les tâches professionnelles et personnelles payées par l'entreprise. Découvrez qui a quoi, s'il est utilisé de manière appropriée et cela vous aidera à déterminer s'il existe une meilleure façon de payer.

Et, une fois que vous êtes plongé dans ce fouillis de nouvelles technologies, n'oubliez pas de procéder à l'audit du matériel traditionnel pour rechercher des PC, des serveurs, des imprimantes et d'autres matériels de bureau en fin de vie ou en fin de vie. bail afin que vous sachiez ce qui devra être rafraîchi cette année et quand. En collaboration avec les représentants des ventes de matériel et votre service de comptabilité, développez un plan de retrait de ce matériel ancien et de son remplacement par de nouvelles unités.

3. Audit logiciel

Les audits de logiciels poursuivent le même objectif de base que les audits de matériel: découvrez ce que vous avez installé, son installation, son paiement (son budget affecté) et les licences ou abonnements à renouveler. Assurez-vous de les marquer sur votre calendrier.

Cependant, tout comme un audit matériel, les temps modernes ont rendu un audit logiciel un peu plus compliqué. À l'instar des employés qui utilisent des appareils personnels pour le travail, beaucoup utilisent également leurs propres services basés sur le cloud. Cela peut se produire lorsqu'un seul utilisateur décide de s'inscrire pour un service particulier, voire que toute une équipe déploie un service cloud entre eux seuls.

Souvent, ces services sont payés via des frais récurrents attribués aux cartes de crédit personnelles ou d'entreprise, et la comptabilité peut avoir du mal à déterminer ce qui est acheté. Cela peut entraîner des erreurs comptables, mais celles-ci sont mineures par rapport aux problèmes informatiques potentiels lorsque ces services en nuage demandent aux utilisateurs de télécharger des logiciels (non seulement ils n'ont pas été testés par le service informatique, mais ils ont été contournés entièrement). Recherchez un tel logiciel, assurez-vous qu'il est bien payé, puis décidez de le conserver ou de le remplacer par une solution plus efficace.

Sur un plan plus traditionnel, utilisez votre audit de logiciel pour accorder une attention particulière aux logiciels de sécurité: antivirus, réseau privé virtuel (VPN) et cryptage en sont trois exemples. Ce sont des composants de base de solutions qui peuvent bloquer un processus si ses licences échouent. Veillez donc à savoir quand les licences et les abonnements doivent être renouvelés et quels utilisateurs en auront besoin.

En ce qui concerne l’audit des logiciels, il est également judicieux d’examiner vos procédures de sauvegarde et de sécurité des données. Cela implique généralement à la fois du matériel et des logiciels, mais il s’agit là d’une obligation pour la plupart des processus logiciels. Effectuez des tests de plans de sauvegarde et de récupération après sinistre pour vous assurer qu’ils fonctionnent toujours, auditez les données sauvegardées à la fois localement et dans le nuage pour vous assurer qu’elles ne sont pas corrompues, et examinez le prix que vous avez payé pour ces solutions l’année précédente. voyez si vous pouvez faire mieux.

4. Audit du réseau

Vous aurez besoin de votre responsable informatique pour vous aider avec celui-ci. Un audit de réseau vous permet de:

Savoir quelle infrastructure de réseau vous utilisez actuellement (à la fois physique et dans le cloud),

Faites correspondre cette infrastructure aux processus métier qui y sont exécutés pour vérifier la capacité, et

Évaluez non seulement ce que vous payez, mais également si vous en avez pour votre argent; Cela est particulièrement important pour tous les fournisseurs d’Internet et de réseaux mobiles.

Analysez votre connexion Internet, non seulement au bureau, mais également à tout serveur Web externe, services cloud, télétravailleurs et sites distants. Avez-vous eu la performance pour laquelle vous avez payé? Si votre service informatique interne ne sait pas comment tester ces informations, consultez un consultant réseau tiers. Enfin, assurez-vous que le service informatique met à jour vos routeurs, commutateurs et autre matériel réseau afin de pouvoir utiliser le dernier micrologiciel. Assurez-vous que tout est testé avec votre suite actuelle d'applications stratégiques avant de le déployer. Si vous avez des sites distants ou des télétravailleurs qui se connectent à domicile, assurez-vous que leur matériel de réseau est flashé et sécurisé.

5. Promenez-vous autour du bureau

Cela peut sembler un renversement, mais c'est une étape sérieuse. Vous ne pouvez pas trouver tout ce que vous devez savoir sur votre entreprise à l'aide d'un tableur ou d'un tableau de bord de gestion. Lève-toi et fais le tour. Discutez avec les employés de la manière dont ils s'acquittent de leur tâche, en particulier des responsables d'équipe et de processus. Comprendre comment le travail est effectué est essentiel non seulement pour déployer le bon outil pour le bon travail, mais aussi pour découvrir de nouvelles opportunités d'économies ou de revenus.

Sur un plan plus banal, faites le bilan de l’aspect physique et fonctionnel de votre bureau. Faire attention à:

Mobilier de bureau,

Salle de pause fournitures et appareils de cuisine,

Tableaux blancs, écrans, téléphones et

Appareils de bureau partagés - déchiqueteurs, imprimantes, télécopieurs.

Assurez-vous que ces éléments sont nécessaires, en bon état de fonctionnement et stockés avec les fournitures dont ils ont besoin pour fonctionner (toner, papier, etc.).

6. Analysez votre business et vos plans marketing

Vous avez baissé les chiffres. Il est maintenant temps de relever le défi et de regarder la situation dans son ensemble, et cela commence toujours par votre plan d'affaires. Asseyez-vous avec votre équipe de direction et passez en revue votre plan en détail. Êtes-vous là où vous devriez être (c'est-à-dire où votre plan dit que vous seriez)? La façon dont vous faites des affaires est-elle toujours la plus efficace? Posez cette question, que l’entreprise soit performante ou non. il peut toujours y avoir un meilleur moyen. Répertoriez vos processus d’entreprise, consultez les employés clés à propos de ces processus, établissez-les étape par étape, puis examinez-les en détail. Existe-t-il des outils, logiciels ou services plus efficaces que vous pourriez utiliser pour être plus compétitifs? Les bonnes personnes font-elles ce travail? Les processus sont-ils efficaces ou redondants? L’objectif ici n’est pas de renvoyer des personnes ou de gérer de manière micro-économique; pour bien comprendre comment votre entreprise fonctionne, de la soupe aux noix.

Passez en revue le plan marketing de l'année dernière avec un œil similaire. Vérifiez les résultats et demandez si vous êtes vraiment où vous devriez être lorsque les résultats sont comparés aux dépenses. Où es-tu faible et comment peux-tu t'améliorer? Portez une attention particulière à:

Étude de marché,

Promotion et publicité,

Événements, et

Relations presse.

Dans le cadre de cet exercice, n'oubliez pas d'analyser vos profils Web et de réseau social en ligne. Est-ce qu'ils atteignent les bons clients? Sont-ils à jour? Les descriptions de produits ou de services, les prix et même les noms des dirigeants ont-ils été mis à jour? Vérifiez ces informations avec attention, car rien ne désactive les clients en ligne plus rapidement que de consulter un site Web dont ils pensent qu’il n’est pas mis à jour.

Bien sûr, il est plus facile d'écrire ces six étapes que de les faire. Nous parlons d'une quantité de travail considérable, sans aucun doute. Mais si vous vous attachez et que les bonnes personnes vous aident, tout peut être accompli en quelques semaines. Et ces deux semaines peuvent générer des dividendes importants en termes de processus, de dépenses et même de bénéfices pour votre entreprise pour le reste de l'année.