5 éléments à prendre en compte lors du choix d'un logiciel de suivi du temps

Si votre entreprise recherche une solution de suivi du temps qui puisse l'aider à mieux contrôler le temps que ses employés consacrent à des tâches spécifiques, vous serez ravi d'apprendre que des dizaines de solutions peuvent vous aider. Malheureusement, en raison du grand nombre de services, trouver le bon outil peut être décourageant. Des facteurs tels que la fonctionnalité de gestion de projet (PM), la supervision des employés, la personnalisation et, bien sûr, le prix sont des considérations qui nécessitent une enquête égale et approfondie.

, nous détaillerons les points les plus importants à prendre en compte lors du choix d’un logiciel de suivi du temps. Nous expliquerons chaque facteur en détail et nous vous indiquerons ce que vous devez rechercher afin de prendre la bonne décision. Bonne chasse!

1 1. PM vs. Pure Play

Le logiciel de suivi du temps est disponible en deux versions distinctes. Vous pouvez acheter des outils qui font partie de petites suites de suites logicielles globales ou vous pouvez acheter des logiciels qui ne font que enregistrer, suivre et aider à payer le temps travaillé. Les outils de gestion de la performance sont parfaits pour les entreprises de services professionnels souhaitant effectuer des tâches telles que le partage de fichiers dans le cloud, la délégation de gestion des tâches, l'analyse de projets, le reporting des dépenses, les prévisions budgétaires, la facturation, les paiements, le suivi des heures facturables et la projection des besoins futurs. Les entreprises de taille moyenne à grande ont tendance à utiliser ces outils davantage que les petites entreprises et les entrepreneurs indépendants. Dans cette catégorie, vous trouverez des outils tels que Mavenlink, Wrike et Zoho Projects , chacun représentant le meilleur du marché des particules, avec un suivi de temps de qualité intégré.

Pour les pigistes et les entreprises plus déterminées à savoir qui a travaillé et à quel moment, il existe une autre catégorie de logiciels de suivi du temps qui a probablement plus de sens. Dans cette classe, vous trouverez des logiciels tels que Hubstaff et notre outil TSheets, Editors 'Choice. Ces outils ne font guère plus que vous permettre d’ajouter et de suivre le temps, d’éditer le temps déjà enregistré, de faire un rapport sur le temps travaillé et de superviser une équipe de travailleurs. Les deux outils effectuent ces tâches de manière exceptionnelle. Malheureusement, les outils de suivi purement du temps de jeu ne vous donneront pas la fonctionnalité PM que vous trouverez dans cette dernière catégorie. Cela signifie que les grandes entreprises qui ont besoin d'outils de gestion de projet devront utiliser un outil tiers si elles choisissent un suivi purement chronométré.



2 2. Prix et forfaits

Les solutions de suivi purement du temps de jeu sont moins coûteuses que les solutions de suivi du temps liées aux suites PM. TSheets commence par un plan gratuit destiné à un utilisateur. Ce plan est idéal pour les pigistes qui doivent suivre le temps passé à travailler sur des projets. TSheets a également un forfait pour 99 utilisateurs au tarif de 4 USD par utilisateur et par mois, avec des frais de base de 16 USD par mois. Hubstaff commence par un plan de base de 5 $ par mois qui vous donne accès à des outils simples de suivi du temps, à un gestionnaire de calendrier de paiement, à une assistance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et à des paramètres utilisateur pouvant être gérés employé par employé. Hubstaff propose également un plan Premium à 9 USD par mois et par utilisateur, qui inclut tout ce que vous trouvez dans le plan Basic, mais vous aurez également accès à l'interface de programmation d'application (API) et à un outil de planification de base de Hubstaff.

Parce que vous obtenez beaucoup plus de fonctionnalités avec des outils axés sur la gestion de la performance, vous ne devriez pas être surpris de voir que vous allez payer plus cher. Le forfait le moins cher de Mavenlink, qui inclut le suivi du temps, coûte 39 USD par utilisateur et par mois. Le plan de suivi du temps le moins cher de Zoho coûte 25 USD par mois pour un nombre illimité d’utilisateurs, mais seulement 20 projets. Le plan de suivi du temps le moins cher de Wrike coûte 24, 80 $ par utilisateur et par mois.



3 3. Surveillance des employés

Certaines solutions vont au-delà pour garantir que les employés travaillent où et quand ils le disent. Certains outils, tels que Hubstaff, enregistrent des captures d'écran pendant que les employés sont à l'heure, puis les envoient à des responsables avant que les employés ne puissent être crédités pour leur travail effectué. Ces outils peuvent également enregistrer un journal des volumes d’activité du clavier et de la souris pendant les changements. La plupart des outils que nous avons testés vous permettent de surveiller les mouvements des employés via le suivi GPS lorsqu'ils utilisent les applications mobiles de l'outil, et certains vous obligent les utilisateurs à prendre un selfie à leur arrivée ou à leur départ.

Si vous avez besoin de ce niveau de surveillance (terrifiant), votre champ sera étroit. Ce ne sont pas tous les outils de suivi temporel qui offrent cette fonctionnalité intégrée, et les outils basés sur la gestion de la performance ne proposent généralement pas cette fonction. Assurez-vous de demander à chaque fournisseur s’ils le proposent avant de commencer à essayer des produits.



4 4. Champs personnalisés

La plupart des outils sont entièrement basés sur le temps de suivi. Cependant, certains outils vous permettent d’intégrer des ensembles de données supplémentaires pour les entreprises et les particuliers, qui pourraient être davantage axés sur la production que sur la durée. Cela est particulièrement utile pour les services de construction, de transport et de fabrication qui sont aussi enclins à se mesurer aux structures créées, aux distances parcourues et aux articles produits en heures travaillées. Par exemple, TSheets vous permet de créer six champs entièrement personnalisables pouvant être ajoutés en tant qu’invite à chaque dépassement de temps. Si vous exploitez une entreprise de construction, l'invite de commande peut demander: "Y a-t-il eu un incident? Oui ou Non." Si les travailleurs ne répondent pas, ils ne pourront pas arriver. Ou vous pouvez demander aux camionneurs combien de kilomètres ils ont juste parcourus. Ces champs seront ensuite insérés dans les rapports pour vous donner une vue plus dimensionnelle de la manière dont le travail est effectué, de la productivité des équipes et de toute autre donnée pertinente sur le lieu de travail dont vous pourriez avoir besoin pour créer une image complète d'une journée ou d'un quart de travail.

Bien que Wrike ne vous donne pas le même suivi avancé que TSheets, vous pourrez toujours collecter des données importantes auprès des employés au début et à la fin des quarts de travail. Wrike vous permet d’ajouter des champs personnalisés au volet des tâches afin que, lorsque vous parcourez vos rapports, vous puissiez voir des éléments tels que la "facturation", les incidents professionnels, le kilométrage, etc. Malheureusement, ces éléments apparaissent dans votre rapport. vue globale des tâches depuis la console PM, mais les données ne figureront pas dans vos rapports de saisie de temps.

Si votre entreprise est plus encline à mesurer la production que les heures de travail, une solution avec des champs personnalisés peut être préférable pour vous. Assurez-vous de demander à votre fournisseur quelle personnalisation il propose et comment ces personnalisations sont prises en compte dans les rapports.



5 5. Intégrations et extensions

Le principal avantage de Zoho Projects est l’accès à l’écosystème logiciel de Zoho, qui comprend la gestion de la relation client (CRM), le marketing par courrier électronique et les logiciels et outils de gestion des ressources humaines (RH). Vous pouvez facilement transformer ces produits en une solution complète qui transmet des données de l’un à l’autre sans aucune intervention manuelle. Ceci est idéal pour le traitement des paiements, la dotation en personnel de projet, la facturation et presque tout ce qui combine le temps travaillé à des données apparaissant dans d'autres logiciels.

Assurez-vous de demander à vos fournisseurs s'ils intègrent des outils tiers. Si vous aimez deux fournisseurs également, mais que l’un offre plus de ces intégrations organiques que l’autre, optez pour l’ancien. N'oubliez pas: la plupart des solutions de suivi du temps offrent une interface de programmation d'application ouverte (API), ce qui signifie que votre équipe de développement interne peut créer des intégrations avec d'autres outils d'API ouverts. Toutefois, si vous dirigez une petite entreprise ou si vous n'avez pas les compétences techniques internes, vous aurez probablement besoin que ces intégrations soient fournies de manière organique par votre fournisseur.