Organisez-vous: 11 astuces pour gérer votre courrier électronique plus efficacement

Le courrier électronique peut nous donner l'impression que nous luttons pour garder la tête hors de l'eau. Les pages de votre boîte de réception sont-elles longues? Commencez-vous chaque jour à lire vos e-mails, en pensant que vous répondrez aux messages les plus importants, pour ensuite regarder en l'air et vous rendre compte qu'une heure s'est écoulée et que vous n'avez rien fait jusqu'à présent? Êtes-vous à court d'espace pour votre email tous les quelques jours? Le courrier électronique a-t-il le sens d'un multiplicateur de productivité ou d'un tueur de productivité?

Quelques astuces simples suffisent pour être plus efficace dans le traitement du courrier électronique afin que vous ne vous sentiez pas alourdi. Certains de ces conseils reposent sur les fonctions de la plupart des programmes de messagerie, mais d’autres permettent de modifier vos propres habitudes, de sorte que les petites interactions quotidiennes que vous entretenez avec la messagerie vous aident à garder le cap.

Pensez-y comme si vous nettoyiez vos dents. Il y a une différence entre l'hygiène dentaire quotidienne et aller chez le dentiste, mais vous devez faire les deux. Vous devriez vous brosser les dents deux fois par jour et passer la soie dentaire une fois par jour, et ces habitudes sont extrêmement importantes pour avoir des dents saines. Tous les six mois, vous devriez également consulter un dentiste pour un nettoyage plus approfondi, des rayons X et d’autres soins préventifs. L’hygiène quotidienne empêche l’accumulation de problèmes plus importants. Les visites chez le dentiste vous aident à déceler et à corriger les problèmes qui se multiplient avant qu’ils ne deviennent incontrôlables.

Bien sûr, même avec des dents, les choses peuvent mal tourner. Un accident pourrait les assommer ou vos gènes pourraient les affecter, tout comme un nouveau projet ou un changement de poste pourrait soudainement provoquer une explosion du courrier électronique. Quoi qu'il en soit, cela ne signifie pas que vous devriez cesser de passer la soie dentaire ou de voir un dentiste régulièrement - ou de nettoyer votre courrier chaque jour. Si vous avez un problème inattendu, vous devez toujours suivre de bonnes habitudes pour tout contrôler.

Lorsque vous modifiez la façon dont vous interagissez avec le courrier électronique à court terme (quand et comment vous le vérifiez, la fréquence à laquelle vous supprimez des messages, etc.), cela vous simplifie la vie à long terme.

Voici quelques conseils utiles pour alléger le courrier électronique. Laissez-moi vous avertir que ces conseils sont enracinés dans le bon sens et ne fournissent pas de solution miracle, ce qui signifie qu'ils ne vous étonneront pas et ne deviendront pas une sensation du jour au lendemain. Mais ni la soie dentaire.

1. Supprimer d'abord

La première chose à faire lorsque vous ouvrez votre boîte de réception est de numériser pour voir ce que vous pouvez supprimer. Regardez la ligne d'objet et l'expéditeur. Est-ce indésirable? Est-ce un courriel promotionnel que vous ne lirez jamais? S'agit-il d'un avis de votre collègue indiquant dans le sujet qu'il sera publié aujourd'hui, et qu'il n'y a aucune chance que des informations supplémentaires dans le corps du courrier électronique vous concernent? Si oui, jetez-le.

Tous les messages que vous identifiez comme étant sans importance doivent être sélectionnés et placés dans la corbeille en bloc. Si vous n'êtes pas pressé un matin particulier, vous pouvez même essayer d'identifier un ou deux emailers réguliers pour vous désabonner.

Pourquoi est-il important de faire cette étape en premier? Lorsque vous supprimez immédiatement les messages inutiles, vous facilitez la visualisation des messages restants. Lorsque vous pouvez voir les messages restants, vous pouvez les trier plus rapidement. Si vous pouvez identifier même cinq ou dix pour cent de votre courrier entrant quotidien comme «ne nécessitant probablement aucune action» afin de pouvoir le supprimer rapidement, vous serez bien mieux en mesure de commencer votre journée de manière productive.

2. Utilisez plusieurs adresses électroniques

Je ne peux pas supporter les courriels de marketing ou les confirmations d'expédition, encore moins les rappels de ma banque pour payer ma facture de carte de crédit alors qu'elle est déjà configurée pour le paiement automatique. (Grr.) Tous ces messages encombreraient ma boîte de réception et rendraient plus difficile l'identification des courriels importants, à l'exception du fait que je dispose d'une stratégie pour les gérer.

J'utilise une adresse électronique distincte pour tous ces messages peu importants.

Il y a plusieurs façons de le faire. Vous pouvez configurer un nouveau compte de messagerie entièrement à cette fin, comme je le fais, ou vous pouvez créer une adresse alias à l'aide de votre compte actuel. La plupart des fournisseurs de messagerie vous permettent de le faire. Ensuite, vous créez une règle ou un filtre dans votre compte de messagerie afin que tous les messages envoyés à l'alias ignorent la boîte de réception et se placent dans un autre dossier. Appelez-la Boîte de réception 2 ou Importance faible ou ce que vous voulez.

L'un des avantages d'utiliser une adresse électronique distincte à cette fin est que vous conservez ce courrier plutôt ordonné, parfois appelé courrier gris, séparément de votre courrier important. En outre, si une entreprise vend votre adresse électronique à une autre liste de distribution, les nouveaux messages marketing non désirés ne se retrouveront pas non plus dans votre boîte de réception principale. Un troisième avantage est que vous n'êtes pas distrait par ces messages, étant donné que vous devez vous connecter à un autre programme de messagerie ou accéder à une boîte de réception différente pour y accéder.

3. Écrire court

Lorsque vous écrivez des courriels, dites ce que vous voulez dire, soyez clair et concis. Pourquoi? Écrire un message court aide les personnes qui lisent votre message à comprendre le problème et à traiter leur courrier électronique plus efficacement. Ils peuvent entendre votre ton et répondre en nature, ce qui vous facilitera la vie.

Certaines situations nécessitent des phrases complètes et un langage formel, mais des fragments peuvent être extrêmement efficaces dans un courrier électronique. Utilisez-les quand cela a du sens. La police grammaticale ne viendra pas après vous. Certes, il faut parfois être très détaillé et tirer parti de l'aspect papier du courrier électronique - il existe une trace de tout. En règle générale, toutefois, le langage par défaut est concis, clair et simple.

Tout le monde n'est pas adepte de la brièveté et cela peut sembler bref. Pour éviter de paraître hostile, vous pouvez ajouter un emoji ou des points d'exclamation. Ou simplement, faites savoir aux gens que vous essayez d'être concis dans vos courriels et qu'ils ne devraient pas le prendre personnellement.

4. Utiliser des groupes ou des listes de distribution

Si vous envoyez un message à plusieurs reprises au même groupe de personnes, configurez un groupe ou un alias de messagerie. Dans Outlook, cela s'appelle une liste de distribution. Dans Gmail, accédez à Contacts (contacts.google.com), sélectionnez les personnes que vous souhaitez ajouter à un groupe, puis cliquez sur l'icône d'étiquette. Donnez un nom à votre groupe. Une fois la sauvegarde effectuée, vous pouvez taper ce nom pour composer automatiquement un message destiné à tous les membres du groupe.

L'utilisation de groupes permet non seulement de gagner du temps en éliminant le besoin de saisir le nom de chaque personne lorsque vous envoyez le groupe à un courrier, mais vous permet également de supprimer facilement des tactiques, comme je l'expliquerai un peu plus tard.

5. Créer des modèles ou des réponses prédéfinies

Si vous envoyez un message à plusieurs reprises, ne l'écrivez pas à partir de zéro à chaque fois. Réutilisez ce que vous avez déjà écrit en créant un modèle ou une réponse prédéfinie, comme l’appelle Gmail.

Voici quelques exemples de messages que les gens envoient fréquemment:

• Merci de tendre la main, mais je ne suis pas intéressé,
• Confirmation de réception. Merci et s'il vous plaît laissez-moi savoir si vous avez besoin de quelque chose d'autre de ma part, et
• Cela ressemble à un travail pour notre service juridique. Le meilleur point de contact est…

Une fois que vous avez configuré quelques modèles, vous pouvez répondre à des messages qui prendraient normalement un temps inutile sans même y penser plus longtemps, vous permettant ainsi de vous consacrer à un travail plus important.

6. Réutilisation des lignes d'objet

La réutilisation des messages envoyés via des modèles et des réponses prédéfinies augmente votre efficacité en minimisant l'écriture. La réutilisation des lignes d’objet vous permet de supprimer ou d’archiver plus facilement et rapidement les anciens messages. Je vais expliquer comment ensuite.

7. Trier pour supprimer

Les limites de données peuvent frapper n'importe qui, même les personnes très organisées. La manière de libérer de l'espace est de supprimer des messages inutiles. C'est le genre de corvée que vous pouvez qualifier de semblable à aller chez le dentiste. Vous n'êtes pas obligé de le faire tous les jours, mais le faire périodiquement aidera à prévenir de plus gros problèmes. Je trouve trois méthodes de suppression particulièrement utiles.

Commencez par trier votre courrier envoyé par taille de fichier ou pièce jointe et jetez les plus volumineux dont vous n’avez pas besoin. Si je me concentre sur les messages envoyés, c'est parce que si j'envoie une pièce jointe, il est fort probable que je possède le fichier et que, par conséquent, j'en ai une autre copie enregistrée ailleurs.

La deuxième méthode consiste à trier les messages envoyés par sujet et à rechercher les messages que vous envoyez régulièrement. Si vous envoyez un message hebdomadaire avec pour objet "Nettoyage du réfrigérateur à 16 heures aujourd'hui", vous pouvez rapidement les afficher, les sélectionner et les supprimer en même temps.

Troisièmement, triez vos messages par destinataire. Vous avez probablement quelques collègues, amis ou groupes de personnes que vous envoyez souvent par courrier électronique. Il est probable que de nombreux messages échangés entre vous et eux ne sont pas très importants. Si vous n'en avez plus jamais besoin, sélectionnez plusieurs messages à la fois et supprimez-les en masse.

8. Désactiver les notifications, Fermer Email to Focus

Obtenir une alerte à l'écran de chaque message entrant est incroyablement perturbant et distrayant. J'imagine que la grande majorité des travailleurs s'en sortiraient mieux avec des alertes par courrier électronique complètement désactivées. Ce n'est utile que dans les cas les plus rares. Alors, désactivez vos notifications.

De même, fermez votre application de messagerie ou son onglet de navigateur lorsque vous devez effectuer un travail très ciblé pendant au moins 30 minutes. Cela me fait mal d’écrire cette astuce, sachant que presque personne ne la suivra. Très peu de gens le font réellement, mais j'aimerais pouvoir convaincre plus de gens d'essayer. Imaginez à quel point il sera plus facile de trouver votre flux lorsque vous n'êtes pas distrait par votre courrier électronique.

Repensez à la dernière fois que vous avez travaillé hors ligne, que ce soit dans un avion sans Wi-Fi ou lorsque votre connexion Internet était en panne. Ou peut-être avez-vous travaillé à partir d'un fuseau horaire où vous n'avez pas beaucoup de collègues et n'avez donc pas eu d'interruption du courrier électronique pendant une longue partie de votre journée. En fermant le courrier électronique, vous êtes sur le point de reproduire cette expérience consistant à ne pas être interrompu, tout en restant en mesure d'accéder à d'autres informations en ligne si nécessaire.

9. Réponses automatiques cooptées

Par rapport au conseil précédent, supposons que vous ne fermiez pas la fenêtre de votre courrier électronique, car vous craignez que quelqu'un essaie de vous contacter pour une question urgente et que vous le manquiez. La solution de contournement? Configurez un message de réponse automatique ou automatique indiquant «S'il s'agit d'une question extrêmement urgente, veuillez envoyer un message texte / un message / un message à l'adresse…" et donnez votre numéro de téléphone, votre numéro de téléphone et la ligne préférée de votre téléphone. la communication.

10. Supprimer! Ou classer le courrier dans des dossiers

Un courrier électronique non supprimé est souvent une bonne intention qui n'a pas été remplie. Savoir quand lâcher prise. Ne vous accrochez pas aux messages si vous ne ferez probablement jamais rien avec eux. Laisser des messages sans importance dans votre boîte de réception est hautement improductif, distrayant et ne vous rappelle que ce que vous aimeriez faire dans un monde parfait, mais ne le peut pas.

Ils ne vous rendent pas service en étant dans votre boîte de réception.

Si la suppression de messages semble grave, déplacez-les plutôt vers un nouveau dossier. Appelez ce dossier En attente ou bonnes intentions. L'important est de les sortir de votre boîte de réception. Attends quelques mois. Voyez combien de personnes vous avez déterrées ou auxquelles vous avez déjà répondu. Si la réponse est zéro, envisagez peut-être de les supprimer en premier lieu.

11. Vider la corbeille périodiquement

Videz la corbeille périodiquement. La suppression de la corbeille libère de l'espace. La plupart des programmes de messagerie, y compris Outlook, disposent d'un paramètre permettant de vider automatiquement la corbeille lorsque vous quittez l'application. Si vous ne vous souvenez jamais de vider la corbeille, je vous recommande d'activer cette fonction.

La plupart des gens n'ont probablement pas besoin de vider la corbeille plus d'une fois par mois ou une fois par trimestre. Il est dangereux de supprimer votre corbeille trop souvent, car c’est là que vous allez récupérer des courriels dont vous pensiez ne pas avoir besoin, mais c’est ce que vous faites. J'ai récupéré de nombreux messages de la corbeille, généralement le jour même où je les ai mis là-bas.

Comment tirer le cordon d'urgence

Maintenant, si vous êtes désespéré pour une table rase avec votre boîte de réception, voici une dernière astuce que vous pouvez essayer:

1. Créez un nouveau dossier. Nommez-la Ancienne Boîte de réception ou Mail avant juillet 2019 (ou le mois et l'année en cours).

2. Sélectionnez tout dans votre boîte de réception. Déplacez tout dans le nouveau dossier.

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Voilà. Vous êtes à la boîte de réception zéro, et vous n'avez même pas à jeter un seul message.

Personne ne s'attend à ce que vous révisiez une boîte de réception chaotique du jour au lendemain. Adaptez petit à petit quelques habitudes positives. Effectuez quelques opérations périodiques, telles que vider la corbeille ou supprimer en bloc le courrier envoyé, pour vous aider à sentir que vous faites des progrès.