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Le courrier électronique est facile à détester. Et oh, comme nous aimons le détester. En tant que lien vers le monde extérieur, c'est génial. Comme moyen de parler à des collègues, pas tellement. Ce n'est pas en temps réel, les gens en abusent (bonjour, "Répondre à tous") et des messages importants sont enfouis dans la masse quotidienne de newsletters, annonces et courriels d'abonnement à des produits et services auxquels vous pourriez jurer de ne jamais vous être abonné.
Ce n'a pas toujours été comme ça. Il a fallu plus de deux décennies après que le programmateur américain Ray Tomlinson ait mis en place le premier système de messagerie électronique en 1971 pour que la messagerie électronique devienne accessible. Mais quand cela s'est produit, cela a révolutionné la manière dont les gens communiquaient, au travail et en dehors. Tomlinson est décédé le 6 mars à l'âge de 74 ans.
Aujourd'hui, les entreprises abandonnent massivement les e-mails pour des outils de collaboration en ligne tels qu'Atlassian HipChat, Google Hangouts et, plus particulièrement, Slack. Selon un rapport d'IDC publié en juillet 2015, cette activité devrait pousser le marché mondial de ce que les analystes appellent les réseaux sociaux d'entreprise à 3, 5 milliards de dollars d'ici 2019, soit plus du double de ce qu'il était en 2014.
Passer à Slack ou à un outil de communication interne similaire est aussi simple que d’ouvrir un compte d’essai gratuit. Slack peut être idéal pour des échanges rapides entre les membres de l'équipe ou pour partager des documents et des rapports dans toute l'entreprise. Mais il y a une courbe d'apprentissage, cela peut coûter cher, et cela peut dégénérer en un temps aussi nul que le courrier électronique, sinon pire.
"Cela nécessite l'adhésion des employés", a déclaré Danny Groner, responsable des partenariats et de la sensibilisation chez Blogger, sur le site Web stock photo Shutterstock, qui utilise Slack pour les communications internes. "Si les gens adhèrent et acceptent de reconnaître qu'il y a de la valeur, dans trois à six mois, vous ne serez plus comme avant."
Voici des facteurs pour vous aider à décider si votre entreprise est prête à faire ses adieux au courrier électronique. Ils sont basés sur les contributions de plus d'une demi-douzaine de petites et moyennes entreprises (PME) que j'ai interrogées et qui ont déplacé la messagerie de bureau vers Slack ou un outil similaire.
1. Comprendre pourquoi vous changez
Il ne suffit pas de mettre un courrier électronique dans un sac parce que c'est "mauvais". Des objectifs concrets peuvent vous aider à déterminer comment mettre en place et déployer un nouveau service. Greg Edwards, PDG de la société de cybersécurité WatchPoint Data, souhaitait un moyen plus rapide d'obtenir des informations vers et depuis les employés, mais avec la possibilité de joindre des fichiers, de collaborer et d'archiver des documents. Il avait besoin de fonctionnalités plus riches que la messagerie instantanée (IM) ne pouvait offrir. Il a donc testé Slack et a découvert que "la solution répondait à tous mes besoins".
2. Les Big Guns doivent mener la bataille
Oui, ce sera une bataille. Même si le courrier électronique est cassé, c'est ce à quoi la plupart des gens sont habitués. La commutation ne fonctionnera que si les cadres supérieurs sont les plus grands meneurs de claque et les premiers utilisateurs. Dans une petite entreprise, cela pourrait être le propriétaire ou le PDG. Dans une grande entreprise, cela pourrait être le chef du département. Après s'être inscrit à Slack, Edwards devait sans cesse le rappeler à ses huit employés. "J'aurais toujours des gens qui m'enverraient un courriel et je répondrais en disant: 'Envoyez-moi cela en Slack.'"
D'autres entreprises adoptent une approche plus modérée. Le fabricant d'applications de numéros de téléphone virtuels Burner utilisait une application de discussion différente lorsqu'un des cofondateurs de la société a invité quelques amis à essayer Slack. "Tout le monde a commencé à utiliser Slack de plus en plus, et nous avons tué l'autre", a déclaré Greg Cohn, PDG de Burner. En conséquence, il estime que le volume de ses e-mails a diminué de 30 à 50% - et qu’il aurait diminué davantage si son travail n’impliquait pas d’envoyer des courriers électroniques à des personnes extérieures à la société.
3. Considérez vos options
Slack est un grand joueur, mais il existe des alternatives. Les outils de Sameroom permettent de partager des messages entre des plates-formes de communication incompatibles, et la société utilise plusieurs solutions pour la messagerie interoffice, notamment Atlassian HipChat, Intercom et Slack, bien qu’elle utilise principalement Fleep. Entre autres choses, les utilisateurs de Fleep peuvent écrire des messages sur la plateforme pour les envoyer par courrier électronique, une fonctionnalité qui n’est pas disponible sur la version gratuite de Slack (selon Andrei Soroker, PDG de Sameroom).
4. Considérez les coûts
Le relâchement est gratuit jusqu'à ce que vous atteigniez 10 000 messages et cinq outils pris en charge. Après cela, cela coûte 8 dollars par mois et par utilisateur (ou 6, 67 dollars avec un paiement annuel). Jeff Gladnick, fondateur et PDG de la société de développement Web Great Dental Websites (GDW), paie 200 dollars par mois à Slack pour ses 30 employés. Il aime le service mais aimerait trouver quelque chose de moins cher. "Vous frappez le mur plus vite que vous ne le pensez, " dit-il, "et ensuite votre personnel se plaint de ne pas trouver de contenu et de dire: revenons au courrier électronique. Vous achetez donc. C'est comme de l'héroïne, vous restez coincé dessus et ne peut pas descendre."
5. Offrir une formation
Difficile à imaginer, il a déjà fallu apprendre à utiliser le courrier électronique. C'est pareil pour Slack. Assurez-vous que les employés connaissent les bases de Slack, telles que le fonctionnement des canaux et la manière de les activer ou non. Si vous intégrez Slack à des applications de productivité de bureau existantes, assurez-vous qu'elles comprennent ce qu'elles sont et comment elles se connectent. Obtenez plus de conseils pratiques dans 7 conseils essentiels pour les utilisateurs de Slack. Plus les employés ont d’embauches, moins ils risquent de tomber dans le genre de mauvaises habitudes qui ont créé le courrier électronique à profusion.
6. Décidez combien de temps de non-travail socialiser votre culture permettra
Les employés de GDW ont créé les chaînes Slack pour les amateurs de chats, de ski et de snowboard. "Une grande partie de notre culture s'est introduite dans Slack", a déclaré Gladnick de GDW.
Mais trop de plaisir peut être une mauvaise chose. Au lieu de donner aux gens une chance de se défouler d'une tâche à l'autre, les canaux loufoques peuvent devenir une énorme perte de temps.
Slack a récemment annoncé la création de son propre chat vocal interne, inspiré de celui de Skype.
Soroker a déclaré avoir déjà travaillé pour une société utilisant Skype. "Il y avait des gens qui passaient toute leur journée de travail à rigoler dans ces forums de discussion (Skype), à échanger des images de chats et des GIF animés", a-t-il déclaré. "Si cela devient la réalité, c'est dangereux." À Sameroom, Soroker a déclaré qu'il n'y avait pas de chaînes Slack amusantes. "Nous ne disons rien du tout sauf si c'est lié au travail. Nous essayons d'être ennuyeux à dessein."
7. Ne pas ignorer les applications de communication pour contacter les clients
Les outils de collaboration et les applications de messagerie interne n'ont peut-être pas été conçus pour communiquer avec les clients, mais les entreprises les utilisent désormais de cette manière. Cohesion Singapore, organisateur d'événements tels que le laser tag et le football à base de ballon, permet à WhatsApp Messenger et à Telegram Messaging de répondre aux demandes de clients potentiels. La société, âgée de 18 mois, a abandonné le courrier électronique en faveur des applications de messagerie il y a environ un an, car il permettait aux employés de répondre plus rapidement, a déclaré le co-fondateur de Cohesion Singapore, Xavier Chng. Et, a-t-il noté, les clients sont prêts à payer un supplément pour des "valeurs intrinsèques" telles que des réponses rapides.
