Outplanr review & rating

Outplanr est une application pour les équipes qui ont besoin de collaborer sur des tâches et des projets, mais qui n'ont pas besoin d'un logiciel de gestion de projet à grande échelle. Outplanr partage de nombreuses similitudes avec Asana, l’application chérie parmi les services de collaboration, en raison de sa capacité à gérer non seulement le travail mais aussi les flux de travail. Outplanr fait à peu près la même chose. Il offre aux équipes un lieu partagé pour suivre les tâches en détail, suivre les progrès et même comptabiliser le temps consacré aux tâches. Outplanr coûte environ la moitié de l'abonnement professionnel d'Asana et inclut quelques fonctionnalités que l'on ne retrouve pas dans Asana, bien qu'Asana fasse également certaines choses qu'Outplanr ne fait pas. Globalement, Asana reste le choix des éditeurs pour la gestion du flux de travail, mais Outplanr est sur le point de devenir une alternative attrayante dès qu’il ajoute quelques fonctionnalités cruciales.

Prix

Contrairement à beaucoup d'autres applications de tâches et d'applications de collaboration, Outplanr n'offre pas de version gratuite. Vous pouvez toutefois obtenir un essai gratuit de 30 jours et aucune carte de crédit n'est requise. Pour utiliser l'application au-delà de 30 jours, vous avez besoin d'un abonnement.

Outplanr coûte 5 dollars par personne et par mois, avec un minimum de trois personnes et un maximum de 50 personnes. Le forfait comprend 1 Go de stockage par personne. Si vous payez pour une année de service, vous bénéficiez de deux mois gratuits. En d'autres termes, si vous payez mensuellement, cela coûte 60 dollars par personne et par an, mais seulement 50 dollars par personne et par an si vous payez chaque année. Encore une fois, ces chiffres sont basés sur un minimum de trois personnes et un maximum de 50 personnes. Pour les groupes de plus de 50 personnes, contactez la société pour obtenir un devis personnalisé.

Comparé à d’autres applications de collaboration et d’applications de tâches collaboratives, Les planificateurs le prix est moyen. Par exemple, Todoist facture 28, 99 USD par an pour son abonnement Personal Premium et 28, 99 USD par personne et par an pour les comptes Business. Asana facture 119, 88 USD par personne et par an pour Premium. Collaboration app dapulse, dont le style est légèrement différent de celui des autres applications mais qui fournit finalement un service similaire, a une échelle de prix basée sur le nombre d’utilisateurs, bien qu’elle s’élève à environ 60 $ par personne et par an. C'est à peu près la même chose que ce que charge Outplanr.

Sendtask, une autre application collaborative pour la gestion des tâches, est actuellement gratuite, sans plan de vente inconditionnel ni d’abonnement, mais présente moins de fonctionnalités que de nombreuses autres applications. Un représentant de Sendtask a déclaré qu'à l'avenir, l'entreprise facturera probablement de nouvelles fonctionnalités.

Qu'est-ce que Outplanr?

Pensez à Outplanr en tant qu'application de liste de tâches en déroute. Cela vous permet non seulement d'écrire ce qui doit être fait, mais aussi d'ajouter des détails, tels que qui est responsable de le faire et quand. Chaque tâche peut avoir une date de début, une date limite, une estimation de temps, des commentaires, des fichiers joints, un classement de priorité, etc. L'aspect collaboration signifie simplement que vous invitez des personnes à rejoindre votre compte et qu'elles ont accès à toutes les tâches et projets que vous créez.

Comme mentionné, Outplanr est très similaire à Asana dans sa portée globale. Certains des détails les plus fins diffèrent, comme je l'explique dans la section Fonctionnalités, mais le but des deux applications est presque identique. Lorsqu'on envisage une application de gestion de tâches et de flux de travaux telle qu'Outplan ou Asana, de nombreuses personnes se demandent pourquoi elles devraient la choisir plutôt qu'un logiciel de gestion de projets.

De manière générale, les applications de gestion de flux de travail sont plus aptes à gérer un travail qui n'est pas spécifiquement un projet. Les applications de gestion de projet sont conçues spécifiquement pour gérer des projets. Un projet est un travail qui a une date de début, une date de fin et des livrables. Nous pourrions décrire le travail hors projet comme un "travail en cours". Le travail en cours n'a pas les mêmes besoins que le travail par projet. Un exemple simple de travail en cours consiste à répondre à des appels dans un centre d'appels. Pour rappel, les outils de gestion du flux de travail, tels que Outplanr, sont généralement mieux adaptés pour gérer ce type de travail, alors que les applications de gestion de projet sont plus efficaces pour gérer des projets.

Inscription et utilisation

Lorsque vous vous inscrivez pour un compte Outplanr, vous devez entrer un nom d'entreprise ou un nom d'équipe. Outplanr vous fournit ensuite une URL personnalisée pour votre compte (telle que mycompany.outplan.com), à laquelle vous et vos collaborateurs pouvez vous connecter. L'application de messagerie d'équipe Slack fait la même chose.

Un inconvénient mineur avec Outplanr est que si vous oubliez l'URL personnalisée que vous devez vous connecter, vous pouvez taper votre adresse e-mail dans une zone de connexion générale et l'application vous permet de vous connecter sans elle.

Lorsque vous invitez d'autres personnes à rejoindre Outplanr, vous pouvez limiter leurs autorisations en leur attribuant un rôle différent. Les options sont administrateur, gestionnaire et standard. Les administrateurs peuvent voir et tout faire dans l'application. Les gestionnaires peuvent tout voir, sauf la facturation et les informations sur la société. Les utilisateurs standard peuvent uniquement voir les tâches auxquelles ils sont affectés et ils ne peuvent pas créer de projets ni ajouter d'autres utilisateurs.

Vous pouvez utiliser Outplanr directement dans un navigateur Web, mais il existe également des applications de bureau pour Windows et macOS. Pour les utilisateurs mobiles, Outplanr dispose d'une application iOS. Une application Android est actuellement en version bêta.

À ce jour, Outplanr ne dispose que d’intégrations disponibles avec Slack, Asana, iCalendar , Google Agenda et Outlook. Asana, quant à lui, prend en charge une longue liste d'applications tierces.

Caractéristiques

Les planificateurs L’interface semblera familière à quiconque a utilisé une application de productivité ces dernières années. Un rail de gauche fournit l'organisation. C’est là que les projets, les équipes et les personnes apparaissent. Au sommet de ce rail, trois boutons appelés Travailler, Planifier et Suivre vous permettent de naviguer rapidement vers les zones principales de l'application.

Le bouton Travail affiche une liste des tâches qui vous sont assignées. le Bouton Plan vous amène à une vue de calendrier, avec un résumé en haut de ce qui se passe dans la semaine sélectionnée, ainsi que des résumés ci-dessous pour chaque membre de l'équipe avec des graphiques à barres codées par couleur indiquant les jours où les personnes seront les plus occupées. J'adore ce point de vue, car il offre notamment aux gestionnaires un moyen facile de visualiser la disponibilité du personnel. La vue Plan vous permet également d'ajouter des événements au calendrier, ce qui est pratique. Dans la section Suivre de l'application, vous voyez un flux d'activité pour tous les membres. Vous pouvez également filtrer le flux d'activités pour afficher les activités d'un individu.

Pour vraiment fonctionner avec Outplanr, vous devez créer des projets, des groupes et des tâches. Comme mentionné, les tâches peuvent être affectées à des projets et peuvent comporter des sous-tâches, des délais, des heures de début, des commentaires, des classements de priorité, des pièces jointes, etc. Les tâches ne peuvent toutefois être attribuées qu'à un seul projet à la fois. Ce n'est pas le cas dans Asana ou Sendtask, où les tâches peuvent avoir plusieurs projets. Outplanr ne vous permet pas d'ajouter des balises aux tâches. Il est donc difficile de filtrer toutes les tâches pour rechercher celles qui ont quelque chose en commun, à part leur projet ou leur cessionnaire.

Bien que vous puissiez créer des sous-tâches dans Outplanr, vous ne pouvez pas créer de dépendances, de telle sorte que la tâche A doit être effectuée avant la tâche B. Vous ne pouvez pas non plus affecter d'individus à chaque sous-tâche, ce qui constitue une limitation sérieuse. Seule la tâche parent peut avoir un destinataire. Les dépendances de tâches apparaissent plus souvent dans les logiciels de gestion de projets complets, bien qu'elles apparaissent parfois dans d'autres types d'applications de collaboration. Dans Asana, par exemple, les sous-tâches peuvent être attribuées à différentes personnes.

Parmi les autres limites majeures d'Outplanr, il faut tenir tout le monde au courant de ce qui se passe au niveau des tâches. Pour commencer, une seule personne peut être affectée à une tâche donnée. Il est donc impossible d’affecter deux personnes à la réalisation conjointe d’une tâche. De plus, il n'y a aucun moyen d'ajouter des suiveurs à une tâche pour qu'ils puissent être avertis des modifications, et les mentions @ (lorsque vous utilisez un symbole @ devant le nom d'une personne pour lui permettre d'être alerté de la conversation) ne sont pas prises en charge non plus.

Outplanr est toutefois plus compétent qu'Asana au moment de la manipulation. Vous pouvez entrer une heure de début, une heure limite et une estimation de l'heure, mais uniquement à la demi-heure près. Vous pouvez également lancer un minuteur intégré lorsque vous commencez à travailler sur une tâche pour savoir combien de temps elle prend. Asana ne comprend aucun outil de suivi du temps, bien que vous puissiez les ajouter en connectant un suivi de temps tiers, tel que Harvest ou Everhour. Cela signifie également que vous devez payer pour tous les autres services que vous ajoutez.

Les tâches récurrentes sont prises en charge et il existe de bonnes options pour la fréquence de réalisation de la tâche ou de l'événement. La saisie en langage naturel n’est pas prise en charge, cependant, vous ne pouvez pas simplement taper "Un mardi sur deux à 4" et vous attendre à ce que Outplanr sache ce que vous voulez dire, comme vous pouvez le faire avec Todoist et Sendtask. Au lieu de cela, Outplanr vous propose de choisir parmi un menu de sélection, ce qui fonctionne bien sauf pour le choix de l'heure. Ce panneau était difficile à tester, ne défilait jamais sans heurts et commençait toujours à minuit, de sorte qu'il m'a fallu un certain temps pour arriver à des heures normales de travail, c'est là que vous voudriez probablement commencer.

Une application à regarder

En tant que gestionnaire de tâches collaboratif et outil de workflow collaboratif (lancé en 2015), Outplanr a pris un bon départ. Il manque cependant quelques fonctionnalités importantes, telles que les mentions @ et la possibilité d'attribuer des sous-tâches aux personnes qui en sont responsables. Mais le fait que cela coûte environ la moitié du prix d’Asana Premium en fait une application à regarder.