Organisez-vous: comment utiliser le suivi des modifications dans google docs

Depuis 2014, Google Documents permet aux utilisateurs de suivre les modifications apportées tout en modifiant leur travail ou en collaborant avec d'autres personnes. La possibilité de suivre les modifications vous donne plus de puissance d’édition de deux manières. Premièrement, vous pouvez éditer votre propre travail sans valider vos modifications, au cas où vous ou quelqu'un d'autre voudriez les revoir. Deuxièmement, vous pouvez créer un document et le partager avec d'autres personnes, qui peuvent suggérer des modifications au fichier, que vous ou une autre personne pouvez voir et accepter, rejeter ou modifier davantage. Cela rend le processus de collaboration plus transparent et plus facile à gérer.

Alors que de nombreuses personnes qualifient cette fonctionnalité de "Suivi des modifications" (c'est ce que l'on appelle Microsoft Word, et cela fait plus longtemps que cela existe déjà), Google appelle cela "Suggestions". Cela fonctionne de manière similaire à la fonctionnalité de Microsoft Office. En fait, si vous importez un document Google Doc dans Microsoft Word ou inversement, toutes les modifications ou suggestions suivies sont conservées et visibles.

Voici comment utiliser Suggesting dans Google Docs.

Comment activer le mode suggestion

Si vous écrivez et montez en solo ou suggérez des modifications au travail de quelqu'un d'autre, commencez par activer le mode Suggestion. Sur le bureau, recherchez dans le coin supérieur droit de l’icône du stylo et du mot Édition. Cliquez dessus et choisissez Suggérer. Sur les appareils mobiles, consultez le menu des paramètres, où il est appelé Suggérer des modifications. Basculez-le.

Une fois que vous avez activé Suggestions, vos nouvelles modifications apparaissent sur la page en tant que modifications plutôt que du texte engagé. Par exemple, chaque suppression apparaît sous forme de texte barré. Les nouveaux mots que vous tapez apparaissent dans une nouvelle couleur (dans ce cas, le vert).

Pour chaque modification suggérée, Google Documents crée une petite zone de résumé dans la marge de droite, indiquant qui a suggéré la modification et en quoi elle consiste. Ces zones de résumé vous donnent également, à vous et aux autres éditeurs, le pouvoir d'accepter ou de rejeter les modifications, ce que je traiterai plus en détail ultérieurement.

Comment partager votre document

Si vous souhaitez recevoir les modifications suggérées par d'autres personnes, vous devez d'abord partager votre document et activer la modification. Dans le coin supérieur droit du bureau, cliquez sur le bouton bleu Partager. Sur mobile, l'option se trouve dans les paramètres sous Partager et exporter. Vous pouvez partager le document avec les personnes de votre choix ou en générant un lien qui le rend visible par quiconque disposant de ce lien.

Voici la partie la plus importante: Vous devez donner l’autorisation d’édition à vos collaborateurs. Sélectionnez Peut modifier dans l'option applicable.

Lorsque vos collaborateurs reçoivent le document, ils doivent vérifier qu'ils suggèrent plutôt que de modifier afin que tout le monde puisse voir les modifications. Lorsque les équipes travaillent de cette façon fréquemment, tout le monde aura l'habitude de voir ses modifications à l'écran et saura immédiatement si Suggérer n'est pas activé. Si les utilisateurs sont novices dans le suivi des modifications, vous devrez peut-être leur rappeler.

Comment utiliser les commentaires

Une règle courante d'édition (que tout le monde enfreint à tout moment) est de ne jamais écrire dans le document quelque chose que vous ne voudriez pas publier. Par exemple, ne mettez jamais une blague en tant que texte fictif et n'écrivez jamais de commentaire en ligne. Les questions et les réflexions plus longues pour la discussion appartiennent aux commentaires.

Pour ajouter un commentaire, recherchez l'icône dans la barre d'outils qui ressemble à une boîte de dialogue avec un signe plus au centre. Vous pouvez également sélectionner du texte et un bouton de commentaire apparaît dans la marge de droite. Cliquez dessus et vous pourrez ajouter votre commentaire.

Les commentaires apparaissent dans la marge de droite, à côté de tous les autres changements suivis. Les collaborateurs peuvent répondre aux commentaires, ce qui vous permet d'avoir une discussion dans le document sur les modifications que vous pourriez apporter.

Comment accepter, rejeter et résoudre les commentaires

Une fois que toutes les suggestions ont été reçues, quiconque a le dernier mot sur le travail peut lire le document et accepter ou rejeter les modifications.

Pour les commentaires, vous avez la possibilité de "résoudre" chacun d'eux. La résolution d'un commentaire supprime l'historique de la conversation de manière permanente et pour tout le monde. Assurez-vous donc que le problème est vraiment résolu avant d'appuyer sur ce bouton.

Que voient les autres?

Il est important de garder à l’esprit lorsque vous suggérez des modifications et faites des commentaires sur un document, c’est ce que les autres utilisateurs voient s’ils ont accès au même fichier. Par exemple, à moins qu'ils ne se désabonnent, le ou les auteurs d'origine reçoivent une notification par courrier électronique à propos de chaque suggestion que vous faites et du commentaire que vous ajoutez presque en temps réel. Cela signifie que si quelqu'un suggère une modification puis change d'avis, l'auteur voit toujours la suggestion d'origine par courrier électronique. C'est une abomination.

Je recommande fortement de désactiver ces notifications, en particulier si vous trouvez le processus d’édition difficile. Plutôt que de vous tourmenter avec la connaissance de chaque petite pensée qui traverse l'esprit de vos rédacteurs, accédez à Google Drive, cliquez sur l'icône représentant une roue et choisissez les paramètres. Sous Notifications, assurez-vous que les deux cases ne sont pas cochées.

Comment utiliser l'historique des versions

L'historique des versions est un autre outil qui ne fait pas strictement partie de Suggestions mais qui est néanmoins utile pour l'écriture et l'édition collaboratives.

Regardez sous Fichier> Historique des versions. Deux options apparaissent: Nom de la version actuelle et Voir l'historique des versions.

Vous pouvez utiliser Nom version actuelle pour enregistrer une copie de votre fichier avant de l’ouvrir pour le modifier. Ainsi, en cas de problème, par exemple si un collaborateur oublie d'activer Suggestions, vous pourrez rapidement et facilement revenir à votre brouillon précédent.

L’autre option, Voir Historique des versions, indique que vous avez déjà enregistré des versions du fichier étiquetées par date et heure. Vous pouvez changer les noms en quelque chose de plus descriptif si cela vous aide. Lorsque vous examinez les versions antérieures de votre fichier, les modifications apparaissent en surbrillance dans une couleur différente. C'est un outil utile pour revenir en arrière lorsque vous avez peut-être accepté ou rejeté des modifications et que maintenant vous souhaitiez ne pas l'avoir fait.

Comment comparer des documents

Le dernier outil à mentionner est un nouvel outil appelé Comparer des documents. C'est dans le menu Outils (Outils> Comparer des documents). Avec cet outil, vous pouvez comparer deux documents pour voir ce qui les différencie. C'est pratique pour rechercher les modifications qui ont été ajoutées (intentionnellement ou non) à votre document, que ce soit par vous ou par quelqu'un d'autre. Cette vue peut également extraire des commentaires sur les fichiers.

Si vous collaborez avec un groupe de personnes qui ne sont pas habituées à la modification de groupe, vous pouvez toujours enregistrer un brouillon de votre travail et le comparer à la version modifiée pour vous assurer qu'aucune modification n'a été accidentellement glissée par vous.

Plus de conseils sur Google Docs

Si vous utilisez souvent Google Documents, il existe quelques autres conseils utiles. Pour commencer, assurez-vous de savoir comment enregistrer Google Docs hors connexion. Ainsi, les pannes Internet et autres événements imprévus ne perturberont pas votre travail. Vous pouvez également chiffrer les documents Google stockés dans Drive, autre astuce utile. Assurez-vous également de consulter notre liste des meilleurs conseils relatifs à Google Documents.