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Maintenant que le département des ressources humaines (RH) est en train de faire des calculs pour prendre de meilleures décisions en matière de gestion des personnes, cela soulève des questions sur la vie privée des employés. Cela ressort clairement des récents rapports détaillant la manière dont les employeurs, ainsi que les entreprises d'analyse des soins de santé et les assureurs avec lesquels ils travaillent, utilisent ou utilisent abusivement les données relatives à la santé et au bien-être des employés.
Certains logiciels de gestion des ressources humaines fournissent des données sur le bien-être basées sur l'administration des avantages, mais de plus en plus d'entreprises embauchent des sociétés d'analyse tierces pour exploiter des données agrégées provenant de réclamations d'assurance-maladie, de régimes de bien-être parrainés par l'employeur et d'autres sources. Ils utilisent ces informations pour identifier des segments de leurs effectifs susceptibles de bénéficier d'informations sur des problèmes de santé ou des conditions médicales spécifiques.
Cela semble anodin. Mais le consultant en analytique Castlight Health peut dire quels employés pourraient être à risque de diabète, qui est enceinte ou même qui pourrait avoir besoin d'une opération du dos, a récemment déclaré un chef d'entreprise à Fortune . Les données de la société ont déclenché des sonnettes d'alarme avec des groupes de confidentialité. Les organisations affirment que les employeurs, en particulier les petites entreprises, pourraient émettre des hypothèses éclairées quant aux données des employés incluses dans les résultats agrégés. Armés de ce type d'informations, ils soutiennent que des employeurs non éthiques pourraient licencier des employées enceintes ou dont le lourd recours aux soins de santé pourrait faire augmenter les coûts globaux des avantages.
La loi fédérale, à savoir la loi de 1996 sur la transférabilité et la responsabilisation en matière de santé (HIPAA), interdit aux entreprises de partager des informations confidentielles relatives aux soins de santé. Les sociétés d'analyse des soins de santé affirment ne pas enfreindre les réglementations HIPAA, car elles ne partagent que les données relatives à la santé et au bien-être de leurs employés sous forme agrégée. Il est donc impossible de remonter à une seule personne. Toutefois, même si les entreprises n’utilisent pas de société d’analyse externe, les services des ressources humaines doivent en prendre l’avertissement pour réexaminer leurs pratiques en matière de collecte, d’utilisation et de protection des données relatives à la santé et au bien-être des employés.
"Nous ne pouvons pas sous-estimer la sensibilité des informations de santé, en particulier dans des domaines tels que la grossesse, où les femmes sont déjà extrêmement conscientes des préjugés et de la discrimination de leur employeur", a déclaré Jennifer Benz, PDG de Benz Communications, directrice de la communication sur les avantages sociaux.
Pour gagner la confiance, soyez transparent
Selon les responsables des ressources humaines, les consultants et les experts du droit du travail, il existe des méthodes correctes et erronées pour collecter des données sur la santé et le bien-être. Pour gagner la confiance des employés, soyez totalement transparent sur ce que vous faites et pourquoi. Lorsque Bob Merberg, responsable du programme de bien-être des employés à Paychex, a lancé un programme de mieux-être avec dépistage biométrique et évaluations des risques pour la santé, les 12 000 employés du fournisseur de services de paie étaient sceptiques. Pour contrer cela, Paychex a été clair sur la manière dont l’évaluation et d’autres données seraient utilisées - et n’a pas caché les détails dans les contrats de service ou les renonciations.
Paychex a recours à un tiers pour collecter les données relatives à la santé des employés. "Nous leur demandons de les tenir pour sacrées", a déclaré Merberg. "Nous cherchons vraiment à le collecter et à le transmettre le moins possible".
Aujourd'hui, Paychex ne rencontre pas de résistance de la part des employés en matière de vie privée, a déclaré Merberg. "Nous avons prouvé que ce que nous essayons de faire, c'est de respecter la vie privée. Mais l'élément clé doit être le modèle de transparence au fil du temps."
Autoriser les employés à s'inscrire
Lorsque vous établissez un programme de bien-être, la participation des employés est essentielle. Les programmes ou les plans qui sont désactivés par défaut (dans lesquels les employés sont automatiquement inscrits à moins qu'ils ne demandent explicitement leur retrait) ne sont pas intéressants pour le moral ou pour obtenir l'engagement complet des employés envers le programme.
Étant donné que de nombreuses données sont aujourd'hui stockées dans le nuage et que les informations personnelles sont constamment en danger, les employés devraient avoir le choix de s’y inscrire. C’est pour s’assurer de bien comprendre l’intention du programme, mais aussi pour savoir ce que signifie participer au programme, selon Mark Stelzner, fondateur et directeur général de la société de conseil Inflexion Advisors HR (IA HR), qui aide les entreprises à mettre en œuvre des technologies RH.
Une fois que vous avez indiqué aux employés les données que vous collectez, ne vous écartez pas de cela. Il peut être tentant de collecter de nouvelles informations ou d'utiliser les données que vous collectez d'une manière différente. Cependant, le fait de modifier les paramètres signifie que les employés ne sont pas pleinement informés, ce qui pourrait ouvrir la voie à des atteintes à la vie privée, selon Karla Grossenbacher, associée au bureau de Seyfarth Shaw LLP à Washington, DC, spécialisée en droit du travail et de l’emploi. Elle est présidente de leur cabinet de travail et d’emploi à Washington, DC.
"Lorsque vous commencez à l'utiliser à d'autres fins, les gens peuvent dire qu'ils n'ont pas consenti et crier au scandale", a déclaré Grossenbacher. "Il est vraiment important de mettre les employés à l'aise."
Selon la société de recherche en technologies RH, Sierra-Cedar, la confidentialité des données des employés est l’un des principaux problèmes liés aux systèmes de gestion des ressources humaines de base. Cela ne fera que grandir à mesure que les équipes des ressources humaines acquerront de l'expérience en utilisant l'analyse prédictive dans de nombreux aspects de la gestion des personnes, notamment en faisant des suppositions éclairées sur le comportement futur des employés.
En tant qu'employeur, il est essentiel de tenir les employés informés de ce que vous collectez, de la façon dont vous l'utilisez et des options qui s'offrent à vous s'ils le souhaitent.
