Organisez-vous: comment capturer des données importantes avec le scan et les applications ocr

Une application de numérisation avec reconnaissance optique de caractères (OCR) est indispensable pour s'organiser. Les meilleures applications de numérisation vous aident à capturer toutes sortes d'informations, telles que des diapositives de présentation d'une réunion, des notes au tableau blanc, des cartes de visite, sans oublier des documents importants. Elles sont également utiles pour d’autres utilisations, allant de la numérisation de recettes papier à la sauvegarde de garanties.

Il y a quelques années, j'ai dû obtenir un nouveau passeport et, le même jour, le déposer pour obtenir un visa. Juste après avoir récupéré le passeport, je me suis dit: "J'aurais probablement dû en avoir une copie avant de le remettre." J'ai sorti mon téléphone et l'ai scanné. Effectivement, le visa a pris plus de deux semaines et, entre-temps, j'avais besoin des détails de mon passeport pour un tas de paperasse. Heureusement que j'avais une copie lisible!

Comment fonctionnent les applications de numérisation?

Lorsque vous utilisez une application de numérisation mobile, ce n'est pas très différent de prendre une photo. Dans un cadre idéal, vous lisez votre document à plat sur un fond contrasté et vous pointez l'appareil photo de votre téléphone.

Ensuite, l'application de numérisation vous guide tout au long du processus. Il vous indique généralement d'aligner les bords du document avec des repères de rognage sur l'écran du téléphone. Restez stable autant que vous le pouvez, mais ne vous inquiétez pas. L'application s'ajuste pour les légers mouvements. L'analyse prend une seconde ou deux. Quand c'est fait, vous voyez généralement un aperçu de votre document. Ensuite, l'application vous demande généralement si vous souhaitez ajouter plus de pages ou lancer une nouvelle numérisation.

Vous pensez peut-être que vous pourriez ignorer complètement une application de numérisation et prendre à la place une photo de tous les documents que vous souhaitez enregistrer sous forme numérique. Vous pourriez le faire, mais il y a deux inconvénients. Premièrement, il est peu probable qu'une image soit aussi claire qu'un balayage; vous courez donc le risque de ne pas avoir de texte lisible. Deuxièmement, vous ne pouvez pas rechercher le texte, ce qui pourrait rendre extrêmement difficile la recherche de ce dont vous avez besoin par la suite.

Que devriez-vous numériser avec une application de numérisation?

Examinons des exemples d'utilisation d'une application de numérisation pour rester organisé. Après cela, je vous expliquerai quelles fonctionnalités vous devriez rechercher dans les meilleures applications de numérisation et en nommerai quelques-unes.

Cartes de visite

La prochaine fois que quelqu'un vous remettra une carte de visite, utilisez une application de numérisation pour capturer les informations de contact de cette personne, puis renvoyez la carte. Vous montrerez à quel point il est facile de ne pas utiliser de papier tout en recueillant leurs détails au format numérique, de sorte que vous n'ayez rien à taper plus tard. Certaines applications de numérisation peuvent détecter les cartes de visite et créer une nouvelle entrée dans votre application de contact. D'autres cherchent sur LinkedIn pour suggérer de s'y connecter.

Tableaux blancs et matériel de présentation

Lors des réunions, la plupart d’entre nous voulons accorder à chaque intervenant toute son attention. C'est difficile à faire si nous lorgnons devant une présentation ou un tableau blanc, dans l'espoir de ne pas rater un détail important. Une excellente solution consiste à numériser rapidement les diapositives ou autres documents tels qu'ils apparaissent en sachant que vous pourrez les examiner plus en détail ultérieurement.

Documents à envoyer par courriel ou à sauvegarder

Alors que de nombreuses personnes et organisations sont heureuses de vous envoyer des documents numériques, il existe encore de nombreux cas où nous rencontrons du papier. Supposons que votre banque vous donne un document papier important à signer, mais que vous souhaitiez que votre avocat le vérifie en premier. C'est le moment idéal pour utiliser votre application de numérisation. Numérisez quelques pages afin de pouvoir leur envoyer des statistiques par courrier électronique. Certaines applications de numérisation incluent un outil qui vous permet également de les signer numériquement.

Parmi les autres documents importants que vous voudrez peut-être numériser et sauvegarder figurent les dossiers de vaccination, les documents fiscaux et les certificats légaux (naissance, mariage, immigration, etc.).

Que rechercher dans une application de numérisation

Les meilleures applications de numérisation capturent clairement vos documents, facilitent la recherche dans le texte et vous aident à enregistrer les fichiers finis aux bons endroits. Voici ce qu'il faut rechercher:

Détection automatique des bords

Une application de numérisation et d'OCR de grande qualité détecte automatiquement les bords de vos documents. Lorsque vous pointez l'appareil photo sur le papier, les repères de rognage que vous voyez à l'écran doivent rechercher eux-mêmes le bord du document et s'adapter à différentes dimensions. Ainsi, que vous numérisiez une feuille de papier A4 ou une carte de visite, l'application la détecte automatiquement.

Options de sauvegarde et d'exportation

Les meilleures applications de numérisation vous offrent des options pour enregistrer ou exporter les textes récemment numérisés, tels que Google Drive, Dropbox ou un autre service de stockage. Vous ne voulez pas d'une application qui vous oblige à conserver vos documents dans un nouvel endroit.

OCR

J'ai mentionné OCR en haut de cet article. Lorsque vous avez OCR, tous les mots que vous numérisez deviennent du texte. Vous pouvez également copier et coller le texte ou le modifier. Supposons que vous numérisez une recette et que vous remarquiez une faute de frappe. Avec une très bonne application de numérisation et d'OCR, vous devriez pouvoir corriger la faute de frappe. Certaines applications peuvent convertir votre texte final en un format de traitement de texte familier, tel que.docx. D'autres vous permettent de modifier le texte directement dans l'application sans avoir à ouvrir le document dans un traitement de texte.

OCR vous permet également de rechercher le texte de documents. Cela signifie que si vous voulez trouver votre carnet de vaccination, vous pouvez essayer de chercher le nom de votre médecin pour trouver le fichier. Vous n'avez pas besoin de vous rappeler comment vous avez nommé le fichier. Si vous utilisez beaucoup la recherche pour trouver des fichiers, alors vous avez certainement besoin d'OCR.

Fonction de recherche

Vous n'êtes peut-être pas très organisé pour exporter et enregistrer vos fichiers dans un autre emplacement. Dans ce cas, vous souhaitez pouvoir rechercher dans le contenu de l'application d'analyse tout ce que vous avez déjà analysé et dont vous avez maintenant besoin. Une excellente application de numérisation aura sa propre fonctionnalité de recherche.

Prise en charge multipage

De très bonnes applications de numérisation peuvent numériser plusieurs pages consécutivement. Ils doivent ensuite assembler facilement toutes les pages en un seul fichier PDF. Les applications de numérisation les plus sophistiquées corrigent également la distorsion des pages, par exemple lorsque vous numérisez des pages à partir d'un livre et que vous ne parvenez pas à le mettre à plat.

Prix

La plupart des meilleures applications de numérisation et d'OCR ont un niveau de service gratuit et un niveau payant supérieur. OCR est parfois considéré comme une fonctionnalité premium. La tarification des applications de numérisation et d'OCR est un peu folle. Pendant un certain temps, vous pourriez vous attendre à payer entre 4 $ et 7 $ pour une application décente. Maintenant, les frais uniques sont dix fois plus élevés. Bien que les tarifs d'abonnement soient plus raisonnables, certaines personnes n'ont besoin d'une application de numérisation que quelques fois par an.

Les meilleures applications de numérisation

Maintenant que vous comprenez ce que les applications de numérisation peuvent faire et pourquoi vous en voulez peut-être une, voici certaines des meilleures que vous puissiez trouver. Je me suis concentré sur les applications qui offrent la numérisation et l'OCR et rendent votre texte modifiable. Il y a beaucoup d'applications qui ne font que scanner. Evernote Scannable et l'application mobile Dropbox en sont deux exemples. Mais ils ne vous donnent pas un texte final que vous pouvez copier et coller ou éditer. Ces applications font.

Quelle que soit l'application que vous choisissez, vous constaterez que le fait de disposer d'une application de numérisation fiable vous aide à numériser vos documents et à rester organisé.

ABBYY FineScanner

Libre; Pro pour 4, 99 $ par mois, 19, 99 $ par année ou 59, 99 $ de frais ponctuels

ABBYY FineScanner est probablement la meilleure et la plus performante des applications de numérisation et d'OCR pour les appareils mobiles. Il exporte les fichiers dans divers formats, vous permet de sauvegarder des fichiers dans la plupart des services de stockage et exécute même la reconnaissance optique de caractères dans plus de 40 langues. Vous avez besoin d’un compte Premium pour obtenir l’OCR, qui coûte 4, 99 $ par mois, 19, 99 $ par an ou 59, 99 $ pour un frais unique.

Disponible sur Android, iOS

Microsoft Office Lens

Libre

Microsoft Office Lens est l’une des rares applications de numérisation totalement gratuite. Il est légèrement plus lent et plus encombrant que d'autres applications avec détection des contours et recadrage, mais le travail est fait. L'application dispose de modes spéciaux pour numériser des cartes de visite et un tableau blanc. Pour modifier le texte que vous numérisez, vous devez l'exporter via Microsoft OneDrive, puis l'ouvrir au format Word.

Disponible sur Android, iOS, Windows

Scanbot 9

Libre; Pro pour 4, 49 dollars la première année, puis 22, 49 dollars par an; ou 69, 99 $ une fois sur iOS

Scanbot est une excellente application de numérisation et d'OCR. Cela dit, la société a récemment modifié son modèle de tarification, passant d’une taxe unique à un coût modique à un abonnement annuel ou à une commission unique plus coûteuse (69, 99 $). De plus, il est très difficile de trouver les prix. Quoi qu'il en soit, la version Pro de Scanbot mérite d'être prise en compte si vous avez besoin d'une application de numérisation rapide et précise pour presque tous les types de documents. Il possède de bons outils d'optimisation et de correction des couleurs, ainsi que d'autres fonctionnalités de numérisation, telles qu'un lecteur de code QR et un lecteur de codes à barres. Vous pouvez également l'utiliser pour signer des documents en utilisant uniquement votre doigt, votre téléphone ou votre tablette.

Disponible sur Android et iOS