Comment éviter 5 erreurs courantes de gestion des idées

La gestion des idées peut être utile dans divers contextes professionnels. Les outils peuvent utiliser des cartes mentales pour organiser les pensées et les tâches, aider à interpréter visuellement des données complexes et utiliser la gestion des connaissances sociales pour aider les employés et les cadres à travailler ensemble et favoriser la créativité. Bien que, comme l'a commenté notre critique dans notre résumé des meilleurs logiciels de gestion d'idées actuellement disponibles sur le marché, la technologie a encore beaucoup de chemin à parcourir.

Le logiciel de gestion des idées est encore limité à plusieurs égards. Front & Main Honey vous offre une interface intuitive et facile à utiliser, sans fonctionnalités beaucoup plus approfondies; XMind est capable et portable, mais il a encore du chemin à faire en matière de convivialité; Même les éditeurs d’applications logicielles experts choisies Mindomo, qui regroupe à la fois des capacités de cartographie conceptuelle et sociale, est ce que notre critique a qualifié de «produit le moins imparfait du groupe». La gestion des idées est un concept technique ambitieux. Son exécution a donc été prévisible, car les fournisseurs de logiciels ont résolu le problème. Entre-temps, il incombe à l'utilisateur professionnel d'éviter les erreurs courantes et les pièges de productivité. Voici cinq obstacles particuliers à éviter.

1. Gardez la sécurité en tête de vos préoccupations

La plupart des plates-formes de gestion d’idées basées sur un nuage abordent la sécurité de manière ludique avec des protocoles de connexion grand public simples et parfois la possibilité de protéger par mot de passe des documents ou des fichiers spécifiques; L'authentification à deux facteurs est un solide qui dépend peut-être de la solution. C'est loin d'être une sécurité de niveau entreprise, en particulier si vous parlez de couches de cryptage supplémentaires pour les données clés de l'entreprise ou d'une idée brillante qui pourrait constituer un secret commercial précieux entre les mains d'un concurrent.

En résumé, n'acceptez pas la sécurité par défaut dans une plate-forme de gestion d'idées sans faire preuve de diligence raisonnable. Si vous n'êtes pas à l'aise avec le niveau de sécurité mis en place par le logiciel, plusieurs options s'offrent à vous. Travaillez avec le service informatique de votre entreprise pour déterminer si cela est réalisable et si la plate-forme de gestion des idées que vous avez choisie est suffisamment personnalisable avec des interfaces de programmation d'application (API) pour renforcer la sécurité intégrée et ajouter un cryptage et une authentification plus approfondis. Bien que le plus souvent, cela ne soit pas réalisable ou serait trop compliqué.

Une solution plus simple consiste à exporter des documents et des données clés - qu’il s’agisse d’une carte mentale particulièrement ingénieuse, d’un document de réflexion révolutionnaire ou de précieuses données de sondage social avec des réponses confidentielles des employés - et à la place chiffrer et stocker le fichier dans une solution de stockage en nuage. N'oubliez pas de supprimer les données de la plateforme de gestion des idées après les avoir exportées et sauvegardées. Des solutions de gestion de documents de niveau professionnel, telles que Zoho Docs Standard ou Box (for Business), feront l'affaire. Vous pouvez également opter pour une solution de stockage en cloud chiffrée, telle que CertainSafe, pour des mesures de sécurité encore plus paranoïaques telles que MicroEncryption. Gardez ces idées en or sous clé.

2. Prenez la fonctionnalité mobile avec un grain de sel

Lorsque notre critique mettait à l'épreuve tous les produits de gestion des idées, il s'est heurté à des obstacles en matière de productivité mobile. Bien que la plupart des logiciels de gestion d’idées disposent d’applications Android et iOS décentes, la capacité d’intégration mobile avec d’autres applications n’est pas grande, ni la possibilité de synchroniser des données et de travailler en mode déconnecté. Les applications mobiles de gestion d'idées s'améliorent avec chaque mise à jour incrémentielle, mais si vous êtes en déplacement et que vous avez une idée d'entreprise, vous devez définir vos priorités et les protéger.

Ouvrez votre application Mindomo pour créer une carte mentale ou Bloomfire pour commencer à poser une question de brainstorming à votre personnel. Enregistrez simplement votre travail dans une note ou un document dans une autre application. Ensuite, lorsque vous rencontrez un problème de formatage, une erreur de synchronisation ou une sauvegarde infructueuse dans votre application mobile de gestion d'idées - loin d'être certaine, mais un risque à atténuer avec certitude - vous n'êtes pas en reste dans le métro avec une bonne idée qui glisse loin et rien de concret à montrer pour cela.

3. Faites attention à l'intégration de l'application

L’une des principales limitations actuelles des logiciels de gestion d’idées est l’absence de documentation claire ou, mieux encore, d’intégrations prédéfinies avec d’autres logiciels d’entreprise courants, où les idées formées sur la plate-forme s’enracineront et se transformeront en projets et initiatives réels. Bloomfire s’intègre à Salesforce.com Sales Cloud Professional Edition pour la gestion de la relation client (CRM), mais la plupart des plates-formes social-first n’intègrent pas nativement les plates-formes de gestion CRM ou des ressources humaines (RH), ni même avec un wiki interne à une entreprise. des données de sondage finiraient inévitablement.

Il en va de même pour les plates-formes axées sur la carte mentale, où l'intégration à un outil de visualisation de données pour une représentation conceptuelle plus convaincante serait utile pour examiner les idées cartographiées de manière différente. Cela dit, même pour un codeur compétent, il est déconseillé d'essayer de construire vous-même une intégration sans kit de développement logiciel (SDK) open source ni instructions ou documentation claires pour l'intégration d'une autre plate-forme. Une fois encore, votre meilleure option consiste à exporter et à importer manuellement des données depuis votre plate-forme de gestion d’idées vers l’application commerciale dont vous avez besoin. Suivez les flux de travail manuels (quelles données doivent être exportées et importées et qui est responsable) dans un outil comme Asana pour que tout soit clair.

4. Ne pas essayer de moderniser la gestion de projet

La gestion des idées et les cartes mentales peuvent être un excellent moyen de désencombrer la gestion de votre projet en déléguant des tâches et en organisant les idées à l'aide de visuels interactifs et d'un raccourci de symboles utiles. Le danger n’est pas d’utiliser la gestion d’idées pour mieux exécuter la gestion de projet, mais d’utiliser une plate-forme de gestion de projet pour une tâche pour laquelle il n’est pas fait. Si un service informatique est déjà investi dans un système de gestion de projet ou de collaboration, la solution la plus économique consiste à intégrer également cette technologie à la gestion des idées.

Dans ce cas, vous vous retrouverez avec un patchwork déroutant de projets polyvalents, de salles de discussion ou de canaux générant un bruit inintelligible sous forme de commentaires, complétée par des commentaires sans organisation conceptuelle. Les entreprises se retrouveront avec une autre boîte aux lettres électronique où la surcharge d’idées sans structure se retrouvera avec trop d’enterrement sous la pile. Le logiciel de gestion d’idées n’est pas aussi abouti d’un point de vue fonctionnel qu’un outil de gestion de projet ou de collaboration, mais il fait ce qu’il est conçu pour le faire: il offre le moyen de résister le moins possible à une idée, à l’exploiter et à la gestion du chevauchement. bulles de pensée de chaque utilisateur y contribuant.

5. L'idée ne suffit pas, faites-en quelque chose

Sur le plan esthétique, la gestion des idées est attrayante car elle a l'air cool. Des plates-formes comme Mindomo et Bloomfire sont visuellement convaincantes et rendent des idées dans des cartes mentales intelligemment conçues et des graphiques colorés interactifs de réponse sociale, respectivement. Le danger avec ce type de plates-formes est de regarder leurs visualisations élégantes et de penser que le travail est fait.

Cette carte mentale et ces résultats de sondage ne veulent rien dire si ces informations ne sont pas récupérées et transformées à des fins commerciales plus poussées. Parmi les cinq plates-formes que nous avons examinées, seule l'analyse Bloomfire est intégrée, mais toutes, à l'exception de Front & Main Honey, s'intègrent directement à Microsoft Office 365. Que vous exportiez les données dans une application CRM, de gestion de projet ou d'aide à la décision. ou l'envoyer directement à Office 365 pour élaborer une stratégie autour d'une idée et terminer le travail. La collecte d’idées est une partie essentielle de l’innovation organique de tous les aspects de votre entreprise, mais ce n’est que la première partie.