Organisez-vous: des outils pour de meilleures réunions

Les experts aiment dire que les réunions réduisent la productivité. Les réunions inutiles et mal planifiées le font certainement. Mais certaines réunions sont nécessaires. Les réunions peuvent sceller de nouvelles affaires. Ils peuvent lancer une équipe sur de nouvelles entreprises productives. Ils peuvent corriger le cap sur un projet qui a mal tourné. Et ils peuvent faciliter la camaraderie entre collaborateurs qui ne peuvent pas être ensemble dans le même espace. Lorsque vous devez absolument organiser une réunion, vous avez besoin de conseils pour organiser des réunions plus productives, ainsi que du logiciel approprié.

Planification

On pense probablement à Outlook comme au logiciel de bureau typique utilisé pour planifier des réunions, mais je trouve que beaucoup des fonctionnalités d’Outlook sont maladroites et difficiles à apprendre à utiliser comme prévu. Si tous vos participants à la réunion sont des utilisateurs qualifiés d'Outlook, vous pouvez probablement trouver une heure de réunion qui convienne à tout le monde, réserver une salle de conférence et inscrire cette réunion sur le calendrier en n'utilisant que Outlook. J'ai besoin de quelque chose de plus simple, et je suis un peu un passionné des outils d'organisation, alors je ne peux qu'imaginer ce que les autres pourraient penser de Outlook comme outil de planification.

Doodle.com est cette solution simple. C'est l'un de mes sites Web préférés pour la planification de réunions et de réunions. Doodle.com est un site Web et un service gratuits qui simplifient la planification en créant un sondage. Vous invitez des personnes au sondage (en leur envoyant une URL ou en les invitant directement à partir de Doodle) et en cochant les heures auxquelles elles sont disponibles en fonction des choix fournis par le créateur du sondage. C'est un rêve d'efficacité devenu réalité.

Pour en savoir plus sur Doodle, consultez mon entretien avec Michael Naef, fondateur de Doodle, qui inclut une vidéo montrant le fonctionnement de Doodle.

Hébergement de réunion virtuelle

Webex et GoToMeeting sont deux des services de réunion virtuelle les plus connus qui, selon mon expérience, ont tendance à être utilisés par des personnes dont les sociétés possèdent déjà un compte chez ce fournisseur. Les comptes payants de l'un ou de l'autre regorgent de fonctionnalités, telles que la possibilité d'enregistrer des réunions, de discuter avec d'autres participants, de tout partager sur l'écran de quelqu'un, de connecter plusieurs webcams et bien plus encore. GoToMeeting nécessite une installation d’application installée à utiliser.

Webex propose un compte gratuit (pas GoToMeeting), mais il est livré avec des limitations strictes. Par exemple, une seule personne peut organiser des réunions et le nombre maximum de personnes dans la réunion est de trois. Tous les participants à la réunion doivent utiliser la VoIP, car la numérotation téléphonique n'est pas prise en charge et l'hôte peut partager son bureau, son tableau blanc et ses documents, mais pas les applications ou tout autre élément exécuté à distance. Donc, si vous utilisez l'un de ces services, vous voudrez probablement le compte payant.

Join.me est une autre option populaire pour l'hébergement de réunions virtuelles. Comme Webex, il a une option gratuite, mais avec des contraintes lâches sur les limitations. Un compte Join.me gratuit accepte jusqu'à 10 participants à une réunion virtuelle, prend en charge le partage d'écran et la possibilité de partager le contrôle (c.-à-d., Confiez certaines des tâches liées à l'hébergement à un autre participant).

MeetingBurner (gratuit; comptes Pro à partir de 39, 95 $ par mois) est une autre option qui s'exécute dans le navigateur sans installation requise. Avec un compte gratuit, vous pouvez organiser des réunions avec un maximum de dix personnes, mais la VoIP n'est pas prise en charge. Cependant, Skype est compatible avec le service.

Skype n'est pas un mauvais outil pour organiser certains types de réunion, mais il n'est pas toujours aussi fiable que certains autres. Comme avec les autres outils, un compte Skype gratuit est assorti de plusieurs limitations (aucun partage d’écran n’est un partage important pour les réunions et la vidéoconférence avec une seule personne), mais il peut s’avérer une option pratique lorsque vous devez disposer rapidement d’un fichier audio. téléphonez avec des personnes réparties dans le monde entier… et qui ont déjà un compte Skype.

Collaborer face à face

La plupart des outils de webinaires nommés ci-dessus facilitent la collaboration virtuelle en ligne, mais lorsque tout le monde se trouve dans la même pièce et peut parler en face à face, j'aime utiliser des outils nécessitant moins de gestion.

Google Drive (gratuit) est pratique au bureau car plusieurs personnes peuvent mettre à jour des documents en temps réel. Vous pouvez voir quand quelqu'un d'autre est en train de modifier ou de visualiser le même document que vous avez ouvert. Malheureusement, Google Drive n'est pas idéal sur les appareils mobiles. Je trouve toujours qu'il est beaucoup plus facile d'utiliser un ordinateur portable lors de réunions que via l'application Google Drive pour iPad, par exemple.

Asana a conquis le monde de la collaboration avec son excellent outil en ligne de gestion de tâches (et de gestion de projets) collaborative. C'est un excellent service à utiliser tout au long de vos cycles de travail. Il montre son intérêt lors des réunions pour la création de nouvelles tâches, telles que les actions de suivi attribuées aux personnes à la fin d'une réunion.

Prendre des notes

Evernote (gratuit jusqu'à 45 USD par mois pour les primes) est le gorille qui prend des notes et pèse 800 livres. Je l'utilise furieusement lors de réunions. J'adore le fait qu'il intègre une fonctionnalité d'enregistrement audio qui me permet de capturer l'intégralité de la conversation au cas où je devrais y faire référence par la suite. C'est aussi superbe sur un appareil mobile pour sa fonction appareil photo. Prenez une photo d'un tableau blanc, envoyez-la sur Evernote. Tout le texte de la photo est analysé par OCR et devient entièrement interrogeable.

Minutes.io (gratuit), conçu dans le but explicite de rédiger des procès-verbaux de réunion, fonctionne dans un navigateur mais fonctionne à la fois en ligne et hors ligne. Lorsque vous êtes invité à prendre des notes officielles pour une réunion inattendue, minutes.io démarre rapidement et fonctionne correctement, en vous fournissant un modèle pour la tâche à accomplir.