Organisez-vous: jason shah, fondateur de do.com pour rendre les réunions plus productives

Combien de temps perdez-vous en réunions parce que les personnes qui les dirigent ne sont pas préparées? Il n'y a pas d'agenda. Les collègues arrivent en retard. Ce qui est discuté a quelque chose à voir avec vous ou votre travail. Une heure plus tard, vous n'avez rien fait, rien appris et rien apporté. Quel était le but?

Do.com vise à aider les gens à avoir de meilleures réunions en leur donnant les ressources pour les planifier et les exécuter. À bien des égards, cela ressemble à une liste de contrôle de choses à faire avant, pendant et après une réunion pour s'assurer que c'est productif pour toutes les personnes impliquées.

Avant de rencontrer Jason Shah, fondateur et PDG de Do.com, nous avons envoyé un courrier électronique pour trouver une date et une heure appropriées pour discuter. Une fois que nous avons convenu, il a répondu: "Je prévois de vous appeler sur Skype et je vous enverrai une invitation au calendrier sous peu." Un instant plus tard, bien sûr, une invitation au calendrier est arrivée.

Le jour de notre rencontre, j'ai reçu un email de Do.com via Shah. À l'intérieur, j'ai trouvé un ordre du jour, les heures de début et de fin de la réunion, une liste des personnes qui seraient appelées et leurs coordonnées (nous n'étant que deux, dans ce cas), ainsi que des liens vers des informations générales. Tout cela nous a aidés à suivre le fil de l'appel, Shah expliquant ce qui rend une réunion productive, sa motivation à créer Do.com et la manière dont la nature des réunions entre les travailleurs du savoir évolue.

Jill Duffy: Parlons des réunions et de la raison pour laquelle les gens les détestent.

Jason Shah: D'après ce que nous avons découvert, la plupart des gens assistent à des réunions pour lesquelles ils ne sont pas préparés. Il n'y a pas de bonne raison pour que la réunion ait lieu. Il n'y a pas d'agenda distribué à l'avance. Les gens arrivent en retard et quelqu'un doit remettre les choses en ordre. Les personnes qui les organisent ne pensent pas toujours à qui doit être là. Vous vous retrouvez donc avec de grandes réunions dans lesquelles la moitié des personnes est optionnelle et peut-être la moitié des personnes essentielles. La dynamique est éteinte et empêche la productivité.

Cela revient à perdre du temps pour les personnes occupées.

Si vous demandez à quelqu'un de s'asseoir dans une pièce pendant 30 minutes sans rien accomplir, ils penseraient que vous êtes fou. Mais c'est ce que les gens font des millions de fois par jour sur leur lieu de travail.

JD: Comment décririez-vous une réunion productive?

JS: Vous devez avoir quelques ingrédients clés. Premièrement, cela doit réellement arriver. Si quelque chose peut être traité rapidement par courrier électronique, faites-le. Mais si cela doit être une réunion, alors, d'accord.

La préparation est la clé: déployer ce qui va être discuté, qui est responsable de quoi, ce genre de choses qui mènent à une conversation ciblée. Pendant la réunion: respecter, garder du temps, prendre des notes et se terminer à l’heure.

Le moment de la réunion compte aussi beaucoup. Beaucoup de gens par défaut juste une heure. J'ai remarqué que vous étiez très volontaire et avez dit 25 minutes pour cette conversation. Je pense que c'est une bonne pratique.

Ce qui se passe après la réunion est également essentiel. Si Bob et Stacey disent qu'ils vont faire un suivi avec une nouvelle version d'un jeu de diapositives et que Mark dit qu'il va vous envoyer les chiffres des ventes, ils doivent en fait le faire! Nous constatons que la plupart des gens disent: "Génial! Bonne réunion!" et ils partent et il n'y a pas de suivi. Et même s'il y en a, cela se produit au mauvais moment, ce qui précipite une autre réunion ou un travail plus inutile.

Ainsi, la préparation, le bon déroulement de la réunion, le suivi réussi après sont des éléments clés d’une bonne réunion.

JD: Les outils de gestion de projet et d’autres outils de gestion du travail sont conçus pour rationaliser le travail. L'idée est d'avoir moins de réunions et (et moins de courriels). Vous pouvez vous attribuer des tâches et des échéances sans avoir de réunion à ce sujet. De votre point de vue, ces outils ont-ils changé les réunions de la main-d'œuvre du savoir?

JS: Oui. Au niveau macro, nous espérons avoir moins de réunions grâce à ces outils.

Par exemple, si des maquettes ont été mises à jour sur Dropbox et si elles sont bonnes, je n'ai pas besoin de rencontrer le concepteur pour en discuter. Elle n'a même pas à me prévenir. Je peux simplement envoyer un message disant: "Hé, j'ai vu les fichiers mis à jour." Avec quelque chose comme Slack, je peux rapidement poser une question à quelqu'un sans avoir à se rencontrer pour discuter de la nature de la question.

Auparavant, les gens voulaient moins de technologie car il était difficile, par exemple, d’obtenir le dongle du moniteur ou de distraire les utilisateurs.

J'espère que la montée en puissance de ces outils entraîne moins de réunions, mais je ne sais pas s'il existe encore des données concrètes à l'appui, autres que la propagande que des entreprises individuelles ont diffusée. Et lors de la réunion elle-même, je pense que la nature de ceux-ci est en train de changer car nous sommes plus orientés vers la technologie. Si nous utilisons des services en dehors d'une réunion, les réunions elles-mêmes doivent également suivre ce rythme.

JD: J'aime avoir des réunions de travail. Ils ont tendance à être les plus productifs pour moi. Je rencontre un groupe de personnes, nous nous asseyons et faisons le travail que nous devons faire ici même, peut-être avec nos outils projetés sur un écran.

JS: Cela me fait penser au modèle de classe inversée. La salle de classe est un lieu de travail, plutôt que de regarder une présentation, comme si une réunion ne devrait pas être convoquée pour feuilleter un dossier que quelqu'un pourrait facilement vous envoyer par courrier électronique.

JD: Parlons un peu de Do.com. Donnez-moi une explication de 30 secondes sur Do.com, puis nous parlerons plus en détail de la façon dont vous l'utilisez.

JS: Do.com est un logiciel de collaboration pour les réunions. Cela n'a rien à voir avec la vidéo et l'audio. Tout est question de productivité des réunions.

Avec Do, les gens peuvent définir des ordres du jour afin de savoir de quoi parler. Ils peuvent prendre des notes en temps réel et assigner des tâches qui interagissent avec leurs autres flux de travail. Nous sommes intégrés à Google Apps, Microsoft Office 365, Slack, Salesforce, etc.

Plus de 1, 5 million de personnes ont participé à des réunions dans plus de 20 000 entreprises. Nous aidons essentiellement les gens à avoir moins de réunions, de meilleures réunions et, espérons-le, à être plus heureux et productifs au travail.

JD: Et c'est un modèle freemium.

JS: C'est. Vous pouvez vous inscrire gratuitement, et nous avons beaucoup d'utilisateurs gratuits.

JD: L'une des choses qui m'a frappé chez Do.com, c'est que cela encourage vraiment les gens à prendre les bonnes mesures, au lieu d'être la solution en soi. Je pense beaucoup à des choses telles que la motivation et à la manière dont nous ne nous comportons pas toujours de manière à servir au mieux nos intérêts. Je trouve donc intéressant de trouver des outils qui nous aident davantage à nous guider qu'à nous donner quelque chose. J'ai l'impression que c'est le propos de Do.com.

JS: Oui, je suis d'accord. Notre conviction est que les réunions sont autant un problème de peuple qu'un problème de technologie. Par exemple, nous n'avons pas besoin d'une application de messagerie pour empêcher Bob de comptabiliser l'envoi d'un message extrêmement long et difficile à comprendre. Cela a probablement à voir avec la politique d'entreprise, la capacité de Bob à devenir un professionnel, la dynamique d'équipe, etc. Certaines interfaces utilisateur bloquées dans un navigateur Web ne vont pas changer Bob.

C'est une chose à laquelle j'ai beaucoup pensé lorsque j'ai déjà travaillé chez Yammer. Yammer essayait de rendre les entreprises plus transparentes. Mais honnêtement, Yammer était un outil pour les entreprises transparentes, car il était très difficile de changer la culture d’une organisation.

Do.com est vraiment un produit qui essaie d'aider les gens à être meilleurs et leur fournit une technologie qui leur permet de le faire, plutôt que de le faire pour vous. Franchement, je ne sais même pas si nous pourrions basculer un commutateur et rendre une réunion plus productive. Ce serait assez magique!

Nous croyons vraiment que cela va avoir le pouvoir de rester. Pour que cela fonctionne, il faut que cela vienne des gens, et nous leur permettons de devenir leur meilleur.

JD: Raconte-moi l'histoire de Do.com et pourquoi tu es passionné par ce projet et cette entreprise.

JS: Je travaillais chez Yammer avant l’achat de Yammer par Microsoft. Et comme vous pouvez probablement l’imaginer, après l’acquisition de la société par Microsoft, la culture a commencé à beaucoup changer, notamment en ajoutant beaucoup de bureaucratie et de réunions.

Après cette acquisition, j'ai éprouvé environ un an à trouver qu'il était très difficile de faire avancer les choses. C'était insensé pour moi, surtout parce que nous étions une entreprise qui avait été construite à l'origine pour améliorer le travail des personnes!

En bref, je me trouvais un jour dans une terrible réunion avec 10 personnes, et je m'éloignais en pensant: "Qu'est-ce que je fais ici?" La folie de cela vient de me frapper.

Si je vous ai invité à un dîner et que je ne me suis pas préparé au préalable pour obtenir les ingrédients, j'ai un concept que je voulais faire apprécier aux invités, et ils se présentent et je leur dis: "Hé, allons à l'épicerie et faisons ce dîner, "ils disaient:" C'est fou! Nous n'allons pas résoudre ce problème avec vous. Nous sommes venus ici pour un dîner! " Mais c'est ce que sont les réunions!

Je pensais que c'était fou et j'avais très envie de partir et de démarrer une nouvelle entreprise.

JD: Quels autres applications ou services de productivité utilisez-vous? Avez-vous des bonnes pratiques pour rester productif?

JS: Puis-je donner une réponse non conventionnelle? Je pense que certaines des meilleures applications de productivité ne sont pas vraiment des applications de productivité. Uber, par exemple, me donne bien plus de productivité qu'une application comme Asana. Je gagne des places plus rapidement et perds moins de temps sous la pluie à attendre une voiture.

J'utilise un autre outil appelé BetterSnapTool et, encore une fois, ce n'est pas un outil de productivité classique. J'ai configuré mon moniteur avec trois colonnes et, avec Windows Snap, j'ai appuyé sur une touche de raccourci et toutes mes fenêtres se sont enclenchées.

Nous utilisons également Trello et Slack ici. Nous utilisons Instacart pour nos courses au bureau. Le fait que personne ne s'inquiète de nous est utile et nous rend donc plus productifs.

JD: Et qu'en est-il des meilleures pratiques ou des habitudes de productivité personnelle?

JS: J'ai commencé à bloquer l'heure de ma journée dans l'agenda pour m'assurer que tout va bien. J'ai ramassé la méditation le matin pour m'aider à me mettre à zéro et à comprendre ce qui est important.

Un autre non conventionnel est la délégation des tâches. Ce n’est pas une semaine de travail de quatre heures , mais j’ai la personnalité qui me pousse à vouloir tout faire moi-même. Prendre conscience de la nécessité de passer par défaut à la délégation plutôt que par défaut de faire les choses moi-même a eu un impact considérable.

Pour moi, c'est à la fois d'être plus attentif, de faire de la boxe temporelle et de déléguer. Je suis beaucoup plus en paix et concentré sur les deux ou trois choses qui comptent chaque jour. En tant que fondateur, vous pouvez être distrait par tout ce qui touche à la société, qu'il s'agisse de relations avec les investisseurs ou d'une opportunité de relations publiques, et la délégation de pouvoirs m'a donc rendu plus productif.

JD: Quelle est la taille de votre personnel?

JS: Dix personnes. La délégation devient de plus en plus facile, mais c’est très petit, bien sûr, pour une entreprise.

JD: Oui, mais il est important que les autres entrepreneurs sachent que, même si vous travaillez avec une très petite équipe, la délégation reste importante.