S'organiser: comment je suis passé au travail dans le cloud

Après des années de travail dans un système hybride, où certains fichiers étaient locaux et d'autres dans le cloud, j'ai récemment décidé de travailler entièrement en ligne. J'ai choisi d'utiliser Google Drive, mais il aurait tout aussi bien pu s'agir d'un service similaire, tel que Microsoft Office Online.

Voici comment j'ai migré vers le nouvel environnement, quelques-uns des avantages et des inconvénients d'un travail entièrement en ligne et des conseils si vous envisagez de changer de système.

Pourquoi j'ai migré vers Google Drive

J'ai longtemps utilisé Google Drive, y compris Google Docs, Sheets et Slides. Mais je ne l'ai jamais utilisé exclusivement pour tout mon travail jusqu'à récemment.

Dans ma configuration précédente, certains fichiers étaient stockés localement sur mon ordinateur (sauvegardé, bien sûr) et seule une poignée de fichiers conservés sous forme de documents Google Docs et autres fichiers en ligne. La plupart du temps, j'ai utilisé Google Drive pour les fichiers collaboratifs, tels que les documents permettant de planifier des vacances avec des amis.

L'une des principales raisons pour lesquelles j'ai décidé de passer entièrement au cloud est que j'ai utilisé de nombreux appareils, beaucoup plus que jamais auparavant. Chaque jour, je souhaiterais peut-être travailler à l'aide de l'un des cinq appareils différents, selon que je sois à la maison, à une réunion, en voyage ou ailleurs. J'ai un Mac de bureau, un Chromebook Pixel portable mais pas génial pour les réunions, un smartphone et un ordinateur portable. Et parfois, je travaille sur l'ordinateur de quelqu'un d'autre.

Dans la mesure du possible, je préfère créer des notes et des modifications directement dans mes fichiers, plutôt que de créer une note séparée dans une application de prise de notes sur ce que je dois faire plus tard pour le fichier. Travailler dans le cloud répond à ce besoin, et Google Drive répond à la plupart de mes autres besoins, tels que la compatibilité avec les formats de fichier Microsoft Office, beaucoup de stockage et la prise en charge de tous mes appareils.

Lorsque tout votre travail est dans le nuage, vous avez directement accès aux fichiers. Tant que vous disposez d'une connexion Internet (et parfois même lorsque vous ne l'utilisez pas), vous pouvez modifier les fichiers. Il a fallu quelques années à Google Drive pour en arriver à ce stade, mais maintenant qu'il est là, je l'utilise avec d'excellents résultats.

Conseils pour la migration vers le cloud

Lorsque vous décidez de conserver tout votre travail dans le cloud et de ne rien stocker localement, vous devrez faire face à un défi de taille: déterminer quoi faire avec tous vos anciens fichiers. Mon conseil est de ne pas trop vous soucier des vieux fichiers. Ne perdez pas votre temps à essayer de migrer parfaitement ou à réorganiser toutes vos anciennes données, ce que vous pourriez ne jamais revoir.

Concentrez-vous plutôt sur la manière dont vous allez organiser ou stocker les nouvelles données. Dans mon cas, j'ai immédiatement utilisé Google Drive pour tous mes nouveaux documents. J'ai créé de nouveaux dossiers dans Google Drive Online qui reflétaient le même système d'organisation que celui que j'avais l'habitude d'utiliser sur mon bureau. Lorsque j'ai démarré un nouveau fichier, j'en ai fait un Google Doc. J'ai prêté plus d'attention au présent qu'au passé.

J'ai eu quelques fichiers que je classerais comme ni vieux ni nouveaux, mais «en cours». Un fichier en cours est un fichier que j'ai créé il y a longtemps, mais il est toujours pertinent et utilisé de nos jours. Dans mon cas, il s’agit généralement de feuilles de calcul où je me connecte au fur et à mesure que je les complète. Par exemple, j'ai un fichier en cours dans lequel je garde une trace des articles que je rédige, des dates qu'ils publient et d'autres métadonnées. J'y ajoute de plus en plus, et c'est toujours utile et pertinent, même si je l'ai créé il y a des années.

Pour migrer ces fichiers en cours, je les ai simplement téléchargés sur Google Drive, un par un, puis convertis en fichiers au format Google. Les fichiers Excel sont devenus Google Sheets. Facile.

La raison pour laquelle je les ai faites un par un était pour vérifier et m'assurer qu'ils s'ouvriraient et que le contenu n'était pas brouillé. Heureusement, tout a bien été transféré. Malgré tout, j’ai gardé ces copies de grande valeur des fichiers sur mon ordinateur pendant environ un mois, juste au cas où, ce qui me conduit à un autre conseil: conservez les copies originales de vos fichiers importants pendant une période de chevauchement.

Si quelque chose ne va pas avec votre migration, vous voudrez les originaux. C'est un peu comme si vous déposiez un chèque papier à distance en utilisant une application mobile et que la banque vous transmettait un message disant: "Pourquoi ne vous en tenez pas à ce chèque jusqu'à ce qu'il soit effacé?"

Un autre conseil est de vérifier que le service fonctionne sur tous vos appareils. Ouvrir différents fichiers. Désactivez maintenant le Wi-Fi et essayez de l'ouvrir. Est-il possible, c.-à-d., Aviez-vous des copies hors connexion des fichiers que vous espériez avoir (plus sur l'accès hors connexion dans un moment)? Pouvez-vous éditer? Avez-vous besoin d'installer des applications ou des plugins pour faire le travail que vous voulez faire? Il est plus difficile que vous ne le pensez de prendre le temps nécessaire pour mener ces essais, mais il est certainement temps de se présenter quelque part et de ne pas pouvoir faire tout ce que vous aviez prévu.

Une fois que mon nouveau système fonctionnait entièrement dans Google Drive (mais tout au long de la période de chevauchement avant d’effacer toutes mes données stockées localement), j’ai installé le composant de synchronisation de Google Drive sur mon ordinateur et sauvegardé ces deux dernières années. la valeur des données dans le nuage. Je n'ai pas testé tous les fichiers pour vérifier qu'ils étaient correctement convertis dans Google Drive, comme je l'avais fait pour mes fichiers en cours importants, mais je me sentais mieux de savoir que j'avais récupéré une grande partie de mes anciennes données au cas où j'en aurais besoin. Le conseil à ce sujet: sauvegardez les anciens fichiers, mais ne passez pas trop de temps dessus.

En pesant les risques et les avantages, les commodités et les inconvénients, j’ai estimé qu’il me suffisait de sauvegarder mes anciennes données, dont je n’aurai probablement plus besoin, dans Google Drive.

Il y a aussi d'autres avantages et inconvénients. Notez que je ne répertorie pas tous les avantages et inconvénients, mais quelques-uns seulement qui concernent l'utilisation exclusive de Google Drive pour les fichiers de travail.

Travailler dans le nuage: les avantages

Sauvegardes automatiques. Je sais que la plupart des gens qui ne sauvegardent pas leurs données maintenant ne commenceront pas de si tôt. Lorsque vous travaillez dans Google Drive, vous n'avez pas à penser à la sauvegarde. Cela se produit automatiquement et souvent.

Tellement d'espace! Google Drive est doté d'un espace généreux. Tout le monde avec un compte Google obtient au moins 15 Go, mais en acheter plus est bon marché. De plus, il existe d'autres lacunes qui vous donnent beaucoup plus d'espace. Par exemple, les fichiers que vous créez dans Google Drive, tels que Google Documents, ne comptent pas dans votre limite de stockage! C'est énorme.

Compatible avec Office. Bien que je crée et modifie des fichiers exclusivement dans Google Drive, ce n’est pas tout le monde avec qui je collabore. Beaucoup de gens utilisent encore Microsoft Office. Avec Google Drive, vous pouvez exporter n’importe quel type de fichier Google au format Microsoft. En quelques clics, je peux transformer un document Google Doc en un fichier.docx Word.

Collaboration. Pour collaborer en temps réel, rien ne vaut Google Drive. Vous pouvez partager des fichiers avec d'autres utilisateurs, gérer ceux qui peuvent les visualiser et les modifier, et même discuter avec vos collaborateurs lorsque vous travaillez ensemble sur un fichier.

Synchronisation locale. Comme je l'ai mentionné, j'ai été en mesure de sauvegarder rapidement mes anciens fichiers sur Google Drive, car il comporte un composant de synchronisation locale. Cette fonctionnalité permet à Google Drive de fonctionner en tant que suite bureautique collaborative en ligne et programme de synchronisation et de sauvegarde de fichiers.

Prix. Google Drive est gratuit. Microsoft Office coûte environ 100 dollars par an. Ai-je besoin d'en dire plus?

Travailler dans le nuage: les inconvénients

Confidentialité et sécurité. Les personnes qui ne souhaitent pas du tout utiliser un service cloud sont presque toujours préoccupées par la confidentialité et la sécurité. Quelqu'un d'autre stocke vos données dans un emplacement que vous ne pouvez probablement pas localiser. Google crypte par défaut vos fichiers stockés dans Drive, mais la société gère également les clés pour vous, ce qui est un drapeau rouge pour certains. Si vous ne faites pas confiance à la société qui stocke vos fichiers ou si vos fichiers contiennent des informations extrêmement sensibles, la migration vers le nuage peut ne pas vous convenir.

Accès hors ligne. Travailler dans le nuage signifie que vous avez besoin d'une connexion Internet. La navigation entre les règles et les configurations en ligne et hors ligne peut être une véritable gêne. Parfois, les choses tournent mal ou ne se déroulent pas comme prévu.

Avec Google Drive, il est possible de travailler en mode hors connexion, ce qui est excellent, sauf que de nombreuses mises en garde sont nécessaires et, franchement, je ne les ai pas mémorisées. Je sais que je dois utiliser le navigateur Chrome pour que cela fonctionne, mais j'oublie souvent les détails. J'ai constaté que le chargement des fichiers sur lesquels je souhaite travailler avant de quitter une zone avec le Wi-Fi est une bonne solution, mais encore une fois, uniquement si j'utilise Chrome. Ensuite, je pourrai facilement travailler sur ces fichiers (tant que je ne ferme pas accidentellement l'onglet).

Mais cela peut devenir compliqué.

Lorsque j'ai terminé la modification hors ligne, je dois toujours connecter l'appareil à Internet pour que les modifications soient apportées au nuage. Parfois, cela cause des problèmes. Disons que je travaille hors ligne sur un ordinateur portable pendant que je suis dans un avion. L'avion atterrit, je monte dans un taxi, puis je me souviens d'un autre changement que je veux faire. Si j'ouvre mon téléphone et charge le fichier à l'aide d'une connexion de données, je vais voir l'ancienne copie avant toutes les modifications apportées dans l'avion, car je ne les ai pas encore synchronisées. Disons que j'oublie ce point et que je fais quelques changements par téléphone. Lorsque je connecterai enfin mon ordinateur portable à Internet, Google me dira que quelque chose ne tourne pas rond. Il y a des solutions, mais aucune n'est propre ni simple. Préparez-vous à copier et coller.

La recherche fonctionne, sauf quand cela ne fonctionne pas. Lorsque vous stockez vos fichiers avec Google, le premier nom de la recherche Internet, vous avez de grandes attentes pour l'outil de recherche. La recherche de fichiers dans Google Drive a été aléatoire pour moi. Lorsque je recherche par nom de fichier, je suis susceptible de trouver ce dont j'ai besoin, mais pas toujours. Les caractères de soulignement dans les noms de fichiers, en particulier, semblent jeter Google en boucle. J'ai un fichier appelé 160530_SIN_RR_Collaboration-Chart, mais lorsque je recherche "Collaboration", l'image ci-dessous montre ce qui se produit.

Google effectue une recherche dans le contenu de vos fichiers, ce qui aide, mais des essais et des erreurs peuvent encore être nécessaires pour trouver ce dont vous avez besoin. Lorsque d’autres collaborateurs partagent des fichiers avec vous, c’est ceux que j’ai le plus souvent du mal à trouver, avec ou sans recherche. Je finis par me fier aux fichiers marqués d’une étoile (favoris) ainsi qu’à la liste des fichiers récents que Google Drive propose en quantité.

Distractions en ligne. Pour travailler dans Google Documents, vous devez ouvrir une fenêtre de navigateur. Pour certaines personnes, la connexion en ligne est une pente glissante. Pour moi, ce n'est pas vraiment un problème. J'utilise plusieurs outils et astuces pour augmenter la productivité et minimiser les distractions. Mais pour d’autres, le simple fait d’être en ligne est une invitation à surfer sur le Web et non à accomplir un travail réel. Si vous êtes plus efficace pour travailler lorsque vous débranchez Internet, travailler dans le cloud n’est probablement pas pour vous.

Devez- vous passer au nuage?

Travailler exclusivement dans le cloud présente des avantages, mais il comporte également des frustrations. Comme je l'ai dit, travailler en ligne ne signifie pas nécessairement utiliser Google Drive, mais les avantages et les inconvénients seront les mêmes pour des solutions similaires. Voici quelques questions à vous poser avant de passer au cloud:

• Ai-je un accès Internet fiable la plupart du temps?
• Suis-je disposé à apprendre les règles de travail hors ligne et en ligne?
• Travailler dans le nuage me donnera-t-il accès aux fichiers d'une manière que je n'ai pas maintenant et que je vais réellement utiliser?
• Suis-je disposé à organiser où mon travail est stocké pour que je puisse le trouver facilement?
• Pourrai-je résister aux tentations de surfer sur le Web si je suis toujours connecté?

Pour plus de conseils, voir 30 astuces Google Drive.