Organisez-vous: comment collaborer dans Microsoft Office en 5 étapes faciles

La plus grande nouveauté de Microsoft Office 2016 est le fait qu'elle permet l'édition collaborative en temps réel. Le fait de permettre à plusieurs personnes de travailler simultanément sur un fichier et de faire en sorte que toutes les parties soient informées des modifications apportées par les collaborateurs est depuis longtemps un argument de vente des suites bureautiques rivales, à savoir Google Drive avec ses Docs, Sheets et autres outils en ligne. applications de productivité. La co-création en direct dans Office est un ajout bienvenu, s'il est en retard, aux applications Office. L'utilisation des fonctionnalités d'édition collaborative nécessite un peu d'installation et un certain savoir-faire. Ces cinq étapes vous aideront à démarrer.

1. Vérifiez votre nom

Comment les gens sauront-ils qui vous êtes lorsque vous vous connectez à leurs fichiers et commencez à les modifier? Ouvrez une application, telle que Word ou Excel, puis sélectionnez Fichier> Options. Sous l'onglet Général, vous verrez alors un en-tête intitulé "Personnalisez votre copie de Microsoft Office". Les utilisateurs de Mac trouveront cette option dans Préférences> Utilisateur. Ici, vous pouvez mettre à jour votre nom, vos initiales et d'autres informations d'identification. Vous verrez probablement des informations déjà renseignées en fonction de votre compte Microsoft ou des informations fournies par l'administrateur de votre compte d'entreprise.

Dans tous les cas, il est utile de mettre à jour le nom et les initiales si les personnes vous connaissent sous un nom autre que votre nom légal ou le nom saisi. Choisir des initiales identifiables vous aide également si vous partagez un ensemble d'initiales avec vos collaborateurs. Par exemple, j'ai changé mes initiales très communes, JD, en JED.

2. Enregistrer des fichiers sur le cloud

Personne ne peut travailler sur un fichier avec vous si le fichier n'est pas enregistré dans un espace partagé. Vous aurez plus de facilité à garder trace de vos fichiers si vous les enregistrez dans un espace partagé dès le départ, plutôt que d'attendre qu'Office 2016 vous invite à en faire une copie (ce que vous ferez dès que vous le ferez). essayez de partager un fichier enregistré localement).

Accédez à Fichier> Enregistrer sous et choisissez un emplacement sur OneDrive (les utilisateurs particuliers choisiront cette première option), OneDrive Entreprise ou SharePoint.

3. Inviter des collaborateurs

Pour inviter des collaborateurs, vous aurez besoin du menu Options de partage, situé dans le coin supérieur droit. Recherchez l'icône "personne avec signe plus". À partir de là, vous pouvez choisir "Inviter des personnes".

Inviter personnes ouvre une boîte dans la même fenêtre dans laquelle vous entrez des adresses électroniques, ajoutez un message facultatif et partagez le fichier par courrier électronique. Sur la version Mac d'Office 2016 pour Mac, le bouton Partager offre également l'option Copier le lien et envoyer la pièce jointe, que les utilisateurs Windows peuvent trouver dans le volet Fichier> Partager. Au bas du panneau Partager se trouve un choix "Obtenir un lien de partage", qui copie un lien du fichier dans votre presse-papiers, que vous pouvez coller dans la plate-forme de communication ou de collaboration de votre choix.

4. Lorsque les modifications en temps réel n'apparaissent pas, actualisez pour voir les modifications

Si vous et tous vos collaborateurs utilisez le même emplacement OneDrive Entreprise ou SharePoint pour enregistrer des fichiers et que vous utilisez tous la même version d'Office 2016, vous devriez être en mesure de voir les modifications apportées à votre fichier à mesure qu'elles se produisent, la frappe de chaque personne étant marquée par une couleur et un jeu d'identifiants d'initiales ou d'une image.

Toutefois, si vos collaborateurs accèdent au fichier que vous avez partagé de manière différente, par exemple via la version en ligne de Word, comme l'a fait mon collaborateur lors des tests, les modifications risquent de ne pas apparaître en temps réel. J'ai dû actualiser ou mettre à jour manuellement mon fichier.

Tout en bas de la fenêtre, recherchez une ligne indiquant «Mises à jour disponibles».

Actualisez le document en cliquant sur ce texte pour afficher les modifications de vos collaborateurs.

5. Verrouiller le contenu pour empêcher les modifications

Parfois, vous invitez des collaborateurs à modifier un document, mais certains éléments ne doivent pas être modifiés. Vous pouvez le verrouiller à l'aide de l'outil Bloquer les auteurs, qui n'est pas nommé de manière aussi intuitive. On dirait que cela révoquera les privilèges d’édition, alors qu’il verrouille simplement le contenu que vous avez choisi d’être édité.

Mettez en surbrillance le contenu que vous souhaitez verrouiller. Allez à Review> Block Authors. Une icône à côté de la section en surbrillance indique que personne d'autre que vous ne pouvez la changer.