S'organiser: comment éviter le temps de courrier électronique

Le courrier électronique détruit la productivité et presque personne ne se rend compte à quel point. Le temps passé par les utilisateurs dans les programmes de courrier électronique est stupéfiant, oscillant près de 30% par jour. Il y a cependant un moyen de s'y prendre. Et vous pouvez réellement vaincre le problème de messagerie sans réduire nécessairement le temps total passé dans la messagerie. La solution, que je partage ci-dessous, repose sur une meilleure compréhension du problème.

La messagerie électronique est pire que Facebook

Selon la recherche, le courrier électronique est pire pour votre productivité que Facebook, et le problème est que les gens ne réalisent pas combien de temps ils passent dans le courrier électronique.

Robby Macdonell, vice-président du développement de produits chez RescueTime, acquiesce, en se basant sur ce qu'il voit et entend de la part des utilisateurs. RescueTime est un outil de gestion du temps qui permet de suivre les applications et les sites Web que vous utilisez sur votre ordinateur et votre appareil mobile. Il génère ensuite des rapports indiquant comment vous passez votre temps.

J'ai demandé à Macdonell quelles tendances de productivité lui-même et ses collègues de RescueTime voyaient lorsqu'ils examinaient les données collectées auprès de leurs utilisateurs dans leur ensemble. "La principale tendance à laquelle nous assistons est que le temps des gens tend à être dominé par les applications de communication. En particulier, le courrier électronique est celui qui, dans nos données, est toujours au top."

"Les personnes qui se sont inscrites à RescueTime ont notamment déclaré:" J'ai peur de voir ce que disent les données, car je ne veux pas savoir combien de temps je passe sur Facebook ou Reddit. " Souvent, une semaine plus tard, ils disent: "Ce n'était pas aussi grave que je le pensais, mais oh mon dieu, je passe beaucoup de temps dans les courriels", a ajouté Macdonell.

Pourquoi le courrier électronique est-il «mauvais?

Alors, pourquoi le courrier électronique est-il mauvais, exactement? Certains experts en productivité affirment que c'est parce que le courrier électronique est un "travail sur le travail" et non le travail lui-même. Un autre argument, probablement plus précis, est que le courrier électronique nous interrompt constamment. Le temps que nous passons dans la messagerie n’est pas le problème. C'est que le temps est réparti tout au long de la journée.

Les travailleurs du savoir, en particulier, ont généralement besoin de périodes de concentration ininterrompues pour effectuer le travail vraiment important. "La plupart des gens négligent le fait que le courrier électronique est l'activité qui vous éloignera de cette pensée créative tout au long de la journée", a déclaré Macdonell.

Lire un email plus d'une fois provoque une surcharge et vous fatigue, selon Mikael Berner, PDG d'EasilyDo, une application qui automatise de petits aspects de votre vie pour vous aider à gagner du temps. Lorsque nous vérifions les e-mails toute la journée, nous ne les traitons pas et ne les traitons pas. Ces secondes représentent une perte de temps. "Si vous allez ouvrir un courrier électronique, faites quelque chose avec, par exemple, y répondre ou supprimez-le, ou rangez-le. N'ouvrez même pas un courrier électronique à moins que vous ne puissiez le traiter correctement à ce moment-là."

De plus, les systèmes de communication sont conçus pour vous avertir de l'arrivée d'un nouveau message. "Ils vous envoient des notifications tout le temps", a déclaré Macdonell. "Il devient de plus en plus rare que vous disposiez de plus de quelques minutes avant d'être entraîné dans une autre activité." Même si vous ne lisez pas tous les courriels qui arrivent dans votre boîte de réception en totalité, votre attention est divisée lorsque vous recevez une notification l'informant qu'un nouvel e-mail est arrivé. Et même si les notifications ne sont pas activées, vous continuez à vous focaliser chaque fois que vous consultez la boîte de réception pour voir si quelqu'un essaie de vous envoyer un courrier électronique au sujet d'un problème urgent.

"Ce n'est pas comme si 30% du temps de quelqu'un était dépensé dans des courriels au début de la journée et ensuite le reste de la journée était consacré à d'autres tâches", a-t-il déclaré. "C'est très étalé, ce qui suggère que vous êtes constamment interrompu."

Comment combattre le courrier électronique

Vous pouvez sortir du courrier électronique et revenir au vrai travail acharné. Cela peut être fait en quelques semaines et en cinq étapes simples.

1. Installez un programme de suivi du temps, tel que RescueTime ou Toggl, et laissez-le suivre le temps que vous passez dans la messagerie électronique chaque jour et quand. Assurez-vous que toutes vos applications de messagerie et de chat sont correctement classifiées comme communication.

2. Attendez environ deux semaines pour disposer de suffisamment de données. Choisissez ensuite une date au hasard et consultez votre rapport horaire. Vous êtes en forme si votre utilisation de la communication est concentrée sur une ou deux fois par jour. Vous êtes en mauvais état et devez faire des changements si votre utilisation des applications de communication est divisée en petites tranches tout au long de la journée, comme le montre l'image ci-dessous.

L'objectif n'est pas nécessairement de réduire le nombre d'heures que vous passez dans un courrier électronique. L'objectif est de rendre l'utilisation du courrier électronique moins dispersée et plus concentrée afin que vos rapports ressemblent davantage à ceci:

3. En fonction de vos habitudes, identifiez un ou deux moments de la journée où vous ne vérifierez pas vos courriels. Pour beaucoup de gens, le matin, environ une heure avant votre pause de midi, et l’après-midi, environ une heure après votre pause de midi, sont des moments idéaux. Pendant ces périodes, fermez les applications de messagerie et bloquez la messagerie Web en installant un outil sans distraction tel que StayFocusd. Si vous avez un compte RescueTime Premium, vous pouvez utiliser ses outils pour vous empêcher d’accéder au webmail.

4. De même, choisissez un moment où vous allez vérifier votre courrier électronique. Supposons que votre période de focalisation autre que celle du courrier électronique se situe entre 9h00 et 11h30, et que votre session de courrier électronique se déroule de 11h30 jusqu'à l'heure du déjeuner. S'il est 11h10 et que vous êtes tenté de consulter vos courriels, il sera plus facile de les éviter si vous avez une heure prédéfinie pour ouvrir cette boîte de réception.

5. Si vous êtes paranoïaque et qu'un message urgent et important vous parvient pendant que vous essayez de travailler, configurez un système d'alerte VIP. Les utilisateurs iOS en ont déjà un intégré dans leur application Mail. Si vous n'utilisez pas iOS ou si vous souhaitez un système d'alerte VIP comportant davantage d'options et de personnalisations, essayez AwayFind. Dans les deux cas, vous pouvez recevoir une alerte, telle qu'une notification push sur votre téléphone ou même un message texte, lorsqu'une personne très importante vous envoie un courrier électronique. Cela signifie que vous ne pouvez consulter votre courrier électronique que si vous recevez une notification, ce qui, espérons-le, sera rarement. Tous les autres emails peuvent attendre.

Une autre astuce que j’utilise personnellement est de retarder l’ouverture de mes applications de messagerie une fois que je commence à travailler. J'aime parcourir les e-mails professionnels dès le matin sur mon téléphone, juste pour vérifier si quelque chose est vraiment urgent. J'utilise le téléphone parce que je trouve qu'il est plus facile de l'éteindre que mon ordinateur portable ou de bureau s'il n'y a rien qui nécessite mon attention immédiate. Si je vois un email qui est important mais pas urgent, je pourrais ajouter une étoile. Si c'est vraiment urgent, je réponds directement depuis le téléphone. Mais parce que je n'aime pas lire ou écrire au téléphone, je ne suis pas tenté de me laisser entraîner dans d'autres courriels qui ne sont pas vraiment urgents.

Ce sont ces sortes de petits trucs qui apportent de gros gains pour vous garder hors du courrier électronique et vous ramener au travail qui compte.