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L'encombrement numérique, l'encombrement physique, l'encombrement émotionnel… Tout votre vie en pâtira. June Saruwatari est au courant de l'encombrement. C'est une experte en organisation et en productivité, ainsi que l'auteur d'un nouveau livre intitulé Behind the Clutter: Truth. L'amour. Sens. But .
Elle est une femme après mon propre coeur. Bon nombre de ses principes directeurs en matière d'organisation sont similaires aux miens, enracinés dans des pratiques de bon sens, comme faire confiance à son système et éliminer les distractions.
La raison pour laquelle j'ai déconné (et tout cela concerne le travail de Saruwatari) est que j'ai eu trop de choses dans ma vie, trop de choses dans ma tête à retenir. Quelque chose devait donner. J'avais récemment déménagé dans un nouvel État, commencé un nouveau style de vie et je me prépare actuellement à déménager dans un nouveau pays. Saruwatari pourrait dire que j'ai besoin d'un dumping mental, une pratique quotidienne où elle écrit chaque tâche à faire qui la préoccupe, qu'elle soit déjà ou non sur sa liste de tâches. Cette purification, nous dit-elle, nous libère pour être non seulement plus productifs, mais aussi en paix avec nous-mêmes.
Lorsque nous nous sommes finalement connectés via Skype, Saruwatari était pétillante, mais calme et elle riait souvent, même en décrivant les procédures plus banales consistant à s'organiser. Elle a commencé notre entretien en répondant à ma première question avant même que je puisse la poser.
June Saruwatari: Ma philosophie à propos de l'encombrement, qu'il soit numérique ou physique, est que c'est le même problème. Les gens ont tendance à accumuler de l'encombrement numérique parce qu'ils ne peuvent pas vraiment le voir.
Clutter est une affaire inachevée. Le fouillis reste dans la concision et vous l'emportez avec vous. Si vous avez des contenus numériques et que vous ne les avez pas lâchés, et que cela ne sert à rien, et que vous avez déterminé que ce n'était pas utile, alors tout est encombré.
L'affaire inachevée de, par exemple, toute tâche dans votre esprit dont vous n'avez pas pris soin, ou le non pardon dans votre cœur, ou quoi que ce soit - des lettres de remerciement que vous n'avez pas écrites, la gratitude de votre part. un cœur qui n’a pas été exprimé - c’est tout aussi fouillis.
Donc, il y a émotionnel, mental, et puis l'encombrement numérique. Il y a aussi une corrélation entre eux et le fouillis physique.
Jill Duffy: Parlez un peu plus du coût de l'encombrement, qu'il soit numérique ou physique.
JS: Les gens se sentent impuissants, sans énergie, ni optimistes, comme s'ils étaient dans une spirale descendante dans leur vie. Les gens me disent qu'ils se sentent physiquement étouffés quand ils sont trop encombrés. Et cela peut ne pas être simplement un fouillis physique, mais un fouillis dans votre tête. C'est accablant. Vous ne pouvez pas avancer! Les gens se sentent paralysés, immobilisés, sans énergie.
Que ce soit un fouillis physique ou numérique, il est lié au fouillis émotionnel et spirituel.
JD: Dans votre livre, abordez-vous le coût en temps de l'encombrement?
JS: Oui, je le fais! Je suis super passionné à ce sujet. J'enseigne la gestion du temps, j'appelle cela l'expansion du temps, depuis des années. Tout est connecté.
Lorsque vous êtes encombré, il vous faut deux fois plus de temps pour faire quelque chose ou aller quelque part. Si vous pensez être dans une maison, si le chemin est encombré de choses, il vous faudra deux fois plus de temps pour franchir la porte. Vous ne pouvez même pas arriver à la porte s'il y a beaucoup de fouillis!
De la même manière, le cheminement d’une activité peut être encombré. Par exemple, je parle avec vous et je veux avoir une conversation engageante, mais s'il y a du fouillis, il y aura du fouillis dans la tête. Si je pense à autre chose, je ne suis pas vraiment présent avec vous sur le moment. Cela nous empêche donc d'avoir une conversation engageante. Les cent e-mails de ma boîte de réception me font penser: "Oh mon Dieu, qu'est-ce qu'il y a dedans que je n'ai pas encore?"
Il y a 86 400 secondes dans une journée. Si quelqu'un donnait le même nombre en dollars , soit 86 400 $, un jour et vous disait: "Vous ne pouvez pas le reporter, vous ne pouvez pas décider quoi en faire un autre jour", que feriez-vous? Vous l'investiriez judicieusement. Vous commenceriez à construire une fondation.
Beaucoup de gens qui s'intéressent à la productivité et qui sont passionnés par la technologie se retrouvent pris dans de nouvelles applications et de nouveaux programmes, et ils oublient qu’ils doivent d’abord se fonder sur des fondations. Les 86 400 secondes par jour, ou 168 heures par semaine, ou 24 heures par jour, que voulez-vous en faire?
Je commence par des rôles. Je commence par la fondation. Quels sont les rôles dans votre vie? Maintenant, pensez-y comme un camembert. Combien de temps voulez-vous passer à jouer chaque rôle? Ensuite, vous regardez votre temps comme un casse-tête et vous déplacez des choses.
Il y a toujours une dépréciation. Les gens pensent qu'ils ont 300 heures par semaine, mais en réalité, c'est 168.
JD: Qu'est-ce que ça dit? Vous avez autant d'heures par semaine que Beyonce?
JS: Obama, Madonna, Gandhi, Bouddha, Jésus: tout le monde a le même temps en une semaine! Quand les gens se plaignent de ne pas avoir assez de temps, je leur dis: "Arrêtez", car ils combattent la vérité sur ce qui est .
Vérité, amour, signification, but. Quand je travaille avec les gens à ce moment-là, je leur demande: "Honnêtement, que faites-vous avec vos 168 heures?" Ils doivent d’abord comprendre pourquoi ils estiment avoir un déficit et se sentir dépassés. Alors je demande quel est l'idéal? Où voulez-vous être avec les 168 heures?
Voici la philosophie: Lorsque vous créez des limites claires sur votre temps, vous êtes sans limites dans cet espace de temps. Lorsque vous créez des limites claires sur des éléments, vous pouvez être illimité dans cet espace.
Ce que nous faisons, c'est définir une intention. Ainsi, par exemple, "Dans cette heure, je vais préparer ma liste de choses à faire pour aller en Inde." Et ce qui se passe, cela ne prend pas cinq heures. Cela prend une heure parce que vous avez défini cette intention.
JD: Il s’agit donc de vous donner une limite réaliste, puis de respecter cette limite.
JS: oui. Limite réaliste, ou quelle que soit votre idée de réaliste. Tout le monde a sa propre idée de ce que cela signifie. Lorsque vous créez ce temps et que vous y êtes dédié, vous êtes focalisé au laser.
JD: Qu'est-ce que les gens voient comme un domaine dans lequel ils veulent passer moins de temps, une fois qu'ils ont réellement regardé comment ils passent leur temps?
JS: Certains exemples vont dans le gouffre des médias sociaux. En outre, vérifier les emails tout au long de la journée. Il est préférable de le faire une fois le matin, peut-être une fois l'après-midi après votre retour du déjeuner et une fois en fin de journée.
Un autre est les interruptions. Dans un bureau, de nombreuses personnes subissent des interruptions si vous avez une politique de la porte ouverte et je dis toujours que vous devez apprendre aux gens à vous traiter. J'ai plaisanté avec l'une de mes clientes en leur disant que tout le monde devait prendre un numéro avant d'entrer dans son bureau, au lieu de faire irruption.
Il s'agit avant tout d'avoir des systèmes. Si vous avez des interruptions au travail et que vous êtes un responsable, vous devez apprendre à tous ceux qui travaillent pour vous à respecter votre temps, peut-être en fermant votre porte. Vous pourriez avoir des heures de bureau, comme si vous étiez professeur, en disant peut-être qu'entre 10h et 12h, je suis ouvert à quiconque a des questions, mais entre 14h et 15h30, je vais être faire de la lecture et de la recherche.
Réservez votre temps comme s'il s'agissait d'une rencontre avec quelqu'un d'autre.
JD: C'est un bon conseil: traitez votre temps comme s'il s'agissait d'une réunion.
JS: Oui, ou un rendez-vous chez le médecin. C'est tout aussi important.
JD: Certaines de mes applications et services en ligne préférés sont ceux qui fonctionnent de manière invisible et sans intervention de ma part, tels que IFTTT, RescueTime et EasilyDo. Avez-vous des applications préférées qui vous aident à maximiser votre temps ou à garder votre temps précieux?
JS: Les rappels sont géniaux. C'est comme avoir un assistant personnel virtuel. Outlook aussi. C'est un système éprouvé. Vous pouvez définir une alerte. Vous pouvez le répéter. Vous pouvez le transmettre à quelqu'un d'autre pour qu'il s'en occupe. J'aime cela.
J'essaie de le garder aussi simple que possible et de ne pas avoir trop de programmes. Comme vous pouvez probablement le constater, je suis en quelque sorte un enfant, et si cela devient trop compliqué, je m'ennuie et mon esprit va ailleurs.
Voici un exemple: analyser des applications. Tous ces merveilleux programmes de numérisation sortent chaque jour. J'enquêtais sur quatre personnes et je voulais simplement trouver quelque chose qui me permette de me débarrasser de l'un de mes appareils. J'en ai trouvé un immédiatement, alors avec les autres, je n'ai pas pris trop de temps pour les essayer. Lorsque j'ai essayé les autres, dès que j'ai réalisé que ce n'était pas pour moi, efface!
Si vous étudiez différentes applications et différents systèmes et que vous trouvez quelque chose qui ne fonctionne pas pour vous, vous devez le supprimer, même si vous avez payé de l'argent pour cela. Concentrez-vous sur celui qui vous semble résonner et parcourez-le jusqu'au bout. Ce qui arrive à beaucoup de gens, c'est que deux semaines plus tard, ils essaient autre chose, puis encore une fois, ils ont un fouillis numérique.
JD: J'ai remarqué le même schéma. Les personnes qui aiment la technologie veulent tout essayer, plutôt que de choisir une application et de se consacrer à son utilisation. Ils ne voient pas cela comme un investissement dans leur temps.
JS: Ils ne le lâchent pas! Je regarderai le téléphone encombré de quelqu'un, et ils auront des applications qu'ils ont téléchargées il y a un an et qu'ils n'ont jamais utilisées. Je leur dis: "Supprimer, supprimer, supprimer!"
Les gens ont peur de supprimer les programmes qu'ils ont achetés. Mais cela reviendra s'ils en ont besoin.
PaperKarma est un autre programme que j'aime beaucoup. Si vous recevez du courrier indésirable physique, il vous suffit de prendre une photo de l'étiquette d'adresse avec le code à barres et de vous en faire sortir de la liste. Ensuite, il vous revient et dit: "Succès!" quand ça marche.
JD: Je veux revenir à Outlook pour une seconde. Vous avez dit que vous utilisiez beaucoup les rappels. Pouvez-vous donner un exemple d'une journée et du genre de choses que vous insérez dans des rappels, à quoi servent les blocs de temps, etc.
JS: Oui, commençons par la façon dont ces rappels entrent ici. Au début de chaque journée, vous voulez faire un dumping mental de toutes les choses que vous devez faire dans la tête. Ne pas classer tout de suite. Au bout de deux ou trois minutes, vous pourriez avoir 25 choses à ce sujet. Ensuite, en fonction de votre intuition et de votre situation actuelle, attribuez une date à chacune de vos tâches, afin que vous vous y engagiez. Ensuite, vous devez définir certaines catégories pour votre liste de tâches et attribuer une catégorie à chacune d’elles. C'est une partie de celui-ci.
Ensuite, l’autre partie est que lorsque vous configurez votre horaire, vous devez définir des limites claires pour votre temps. Au début et à la fin de chaque journée, vous souhaitez consulter votre liste de tâches à effectuer et hiérarchiser celles que vous souhaitez exécuter. Disons que pour vous en tant qu'écrivain, vous avez la catégorie "Écrire ou rechercher". Vous pourriez ne pas faire cette catégorie de tâches tous les jours. Vous ne pouvez le faire que les mardis et jeudis.
JD: Il semble que le dumping mental vise à libérer l'encombrement du cerveau, à vous débarrasser de ces choses, de votre esprit à la poitrine, puis à vous en occuper un par un, de manière très organisée et systématique.
JS: oui. Et c’est la chose la plus importante: je ne veux pas que vous alliez vérifier si vous avez déjà cette tâche sur la liste. Le problème est le dumping mental. Si vous écrivez quelque chose et constatez qu'il est déjà sur votre liste de tâches 10 fois - et que c'est fou-faire! - Cela montre combien de fois vous y pensez. Il s’agit maintenant de mettre au point un système permettant de mémoriser la tâche et de la mener à bien, et de faire en sorte que le système fonctionne pour vous, que vous pouvez compter sur ce système, que vous pouvez compter sur lui.
La première chose à faire est de déterminer le système qui fonctionne pour vous. Oubliez ce que tout le monde fait.
Je souhaite que les gens puissent faire une cure de désintoxication numérique pendant une semaine pour comprendre ce qui est vraiment important. Qu'est-ce qui se passe quand vous êtes inondé de choses, c'est que tout devient "important".
Quel est ton héritage? Pourquoi es-tu ici sur Terre? Si vous êtes dirigeant d'entreprise ou entrepreneur, quel est votre objectif ou votre mission? Vous êtes tellement absorbé par la productivité que vous perdez de vue l'intention, la raison pour laquelle vous faites quelque chose.
C'est si simple! Aimez-vous le temps que vous passez? Quelle est la vérité sur ce rôle que vous jouez? Quelle est la vérité du temps que vous passez? Cela a-t-il un sens pour vous? Parfois, nous passons du temps sur des choses qui ont un sens pour d’autres personnes et nous devons savoir à quoi cela sert. Vérité, amour, signification, but. C'est si simple.
JD: Pourquoi pensez-vous que tant de gens ont du mal à revenir à leur énoncé de mission ou à leur objectif?
JS: Parce qu'ils sont inondés de fouillis.
Je dis aux gens d'arrêter et de vérifier leur vérité, leur amour, leur sens et leur but, et d'être constamment vigilant. Sans encombrement, tout devient très clair.
JD: Si vous pouviez encourager les professionnels très occupés à abandonner un type d'encombrement ou une chose qui encombrerait leur vie, que leur conseilleriez-vous?
JS: Avoir votre boîte de réception à zéro.
JD: Vous leur conseilleriez de ne pas envoyer de messages ou de renoncer à cet objectif?
JS: J'ai dit à un client: "Si vous pouvez vider votre boîte de réception et la laisser avec zéro message à la fin de la journée, vous vous sentirez comme un million de dollars." Ce que je veux dire par là, c'est avoir un système qui vous permet de regarder un message, de le toucher et de décider si c'est quelque chose auquel vous allez répondre, ou de décider de le lire plus tard et de le mettre dans une Lisez le dossier ou décidez que vous allez vous désinscrire d'une liste. Je pense que c'est la seule chose à faire pour le fouillis numérique. Si les professionnels peuvent réduire leur boîte de réception à zéro, je pense que c'est un objectif formidable. Et je ne veux pas dire que vous allez agir sur chaque chose. Je pense simplement que cela vous aidera à vous vider mentalement de sorte que vous soyez prêt pour tout ce que la journée vous réserve, ou pour rentrer chez vous et être pleinement présent et engagé dans votre famille, ou si vous allez à un rendez-vous, être pleinement engagé avec ton partenaire. C'est une pratique spirituelle, mentale, émotionnelle.
