Organisez-vous: 7 conseils de productivité pour l'application mobile Google Agenda

En tant qu'utilisateur de Google de longue date, j'ai été ravi lorsque la société a publié une application mobile dédiée pour iPhone plus tôt cette année. Enfin, je pourrais supprimer le raccourci vers l'application Web mobile Google Agenda et bénéficier d'une bien meilleure expérience de la gestion de mon emploi du temps.

Cependant, apprendre à utiliser l'application au maximum a pris quelques semaines. Voici quelques conseils tirés de ce que j’ai appris pour d’autres qui se préparent encore.

1. Obtenez visuel

Les graphiques sont la caractéristique distinctive de l'application mobile de Google Agenda. Pour voir plus de graphiques, Google a besoin de détails, et plus vous en ajoutez, plus vous en verrez.

Si vous avez une adresse exacte pour l'événement ou le rendez-vous, par exemple, vous verrez une carte. Si vous utilisez un mot clé que Google Agenda a préprogrammé pour le reconnaître au fur et à mesure que vous le saisissez, tel que "déjeuner" ou "cours de golf", un graphique peut apparaître, bien que ce ne soit pas toujours le cas. Ces graphiques apparaissent dans la vue Planification et dans chaque événement individuel lorsque vous l'ouvrez.

Vous pouvez également voir des graphiques pour les événements ajoutés automatiquement à votre calendrier à partir de Gmail. Chaque fois que Gmail reconnaît un événement à partir d'un e-mail, tel qu'un message de confirmation de vol, il ajoutera les événements à votre calendrier (tant que vous n'avez jamais désactivé cette importation automatique d'informations sur l'événement). Par exemple, lors de mon prochain vol vers le Sri Lanka, Google affiche une photo de la capitale, Colombo, derrière les détails de mon vol.

2. Personnaliser les notifications

Lorsque vous créez un événement, Google Agenda ajoute des notifications par défaut, mais celles-ci ne sont probablement pas celles dont vous avez besoin. Qui veut une notification push, un message SMS et un e-mail 30 minutes avant chaque événement?

La page pour les changer est enterrée. En effet, les notifications sont définies par calendrier et non pour l'application dans son ensemble. Vous devez donc modifier vos notifications par défaut pour chaque calendrier.

Par exemple, vous pourriez avoir un calendrier personnel, un calendrier professionnel et un calendrier anniversaire. Vous pouvez voir ci-dessous que dans mon application, j'ai un calendrier des événements, un calendrier "Jill Duffy" et quelques autres.

Personnalisez les notifications en appuyant sur l'un de vos calendriers et en les modifiant sous Notifications par défaut et Notifications par défaut pour les événements de la journée.

Malheureusement, vous ne pouvez pas nécessairement personnaliser les notifications pour certains calendriers, à savoir les calendriers créés par quelqu'un d'autre et auxquels vous êtes abonné. (Je pense franchement que cette limitation est à courte vue. La notification devrait se faire au niveau utilisateur plutôt qu'au niveau calendrier.)

3. Modifier la durée de l'événement par défaut

Etes-vous ennuyé que chaque événement de calendrier que vous créez dure une heure? Vous pouvez modifier la valeur par défaut dans l'application Google Agenda. Allez dans Paramètres> Général> Durée de l'événement par défaut.

Les options sont:

• Pas de temps de fin (ce qui est un mensonge parce que cette option est vraiment une heure)
• 15 minutes
• 30 minutes
• 60 minutes
• 90 minutes
• 120 minutes.

4. Installez Google Maps

Si vous envisagez d'utiliser l'application Google Agenda, notamment sur iPhone, je vous recommande d'installer Google Map. Les utilisateurs d'Android ont souvent l'application installée par défaut.

Lorsque vous pouvez appuyer sur une carte dans Google Agenda pour une adresse de rendez-vous à venir, Google Maps s'ouvre pour vous donner les indications et une durée estimée pour la conduite ou la marche à pied. C'est vraiment utile, même si ce sont des fonctionnalités comme celle-ci qui me font souhaiter une application Google Mobile plus centralisée, de sorte que je n'ai pas eu à passer à une seconde application pour obtenir les directions et les temps de trajet.

5. Utilisez vos vues

Faites défiler votre journée et hier, l'application Google Agenda vous permet d'afficher votre agenda de plusieurs manières. Si vous souhaitez augmenter votre productivité et mieux planifier vos journées, vous pourrez les utiliser.

Lorsque vous appuyez sur le bouton de menu, les quelques options qui apparaissent en haut sont toutes différentes pour afficher votre calendrier: Calendrier, Jour, 3 jours et Semaine. C'est une très bonne habitude de toujours regarder votre calendrier le matin à la première heure et de jeter un coup d'œil à l'instantané de votre semaine pour que vous puissiez vous souvenir de tout ce qui est important dans un proche avenir.

6. Faites défiler votre journée, et hier et demain

Si vous n'aimez pas l'affichage hebdomadaire, il existe un autre moyen de faire défiler vos rendez-vous à venir. Sélectionnez la vue Planification et commencez à faire défiler dans le temps.

7. Retour à aujourd'hui

Si vous avez un peu envie de défiler, vous pouvez revenir rapidement à aujourd'hui en appuyant sur l'icône du calendrier dans le coin supérieur droit de l'écran.

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