Organisez-vous: 5 façons de saboter votre productivité

Je passe beaucoup de temps à lire des recherches sur l'organisation et la productivité, et à passer du temps avec des passionnés de technologie. En découvrant les théories et les meilleures pratiques pour optimiser la productivité et rester organisé, j'ai également remarqué les habitudes courantes des personnes qui aiment les technologies qui sabotent directement leur capacité à fonctionner de manière optimale.

Les gens parlent beaucoup de productivité, mais passent rarement beaucoup de temps à en discuter. Pour moi, la productivité est très personnelle, mais au final, il s'agit d'atteindre des objectifs.

Un objectif peut aller de la maximisation des profits d'une entreprise à la réalisation plus rapide d'un travail de neuf à cinq afin de vous laisser quelques ressources mentales et physiques vous permettant de poursuivre vos intérêts personnels. Certaines personnes veulent sortir du bureau plus rapidement chaque jour pour passer plus de temps avec leur famille. Certaines personnes veulent travailler deux heures chaque soir pour écrire un scénario.

Peu importe ce que vous voulez faire, être votre moi le plus productif signifie:

1. penser à ce que vous aspirez à faire, 2. déterminer ce que vous pouvez faire si vous créez un environnement optimal, et

3. créer un environnement optimal et mener à bien vos tâches ou atteindre vos objectifs.

Bien entendu, le problème est généralement le suivi. Permettez-moi de souligner certaines des manières les plus courantes selon lesquelles les enthousiastes des technologies sabotent notamment leur productivité.

1. App-Hopping

Si vous aimez la technologie, vous aimez probablement aussi les applications. Vous téléchargez toujours la dernière application. Vous êtes fier d'être un pionnier. Vous vous sabotez, cependant, si vous passez d'une application à une autre avec des applications de productivité. Les applications de productivité sont toutes les applications et services qui vous aident à travailler, y compris les listes de tâches, les applications de gestion des tâches, les services de synchronisation de fichiers, les applications de prise de notes, les calendriers et les suites bureautiques.

Toute nouvelle application nécessite un investissement en temps pour la migration et l’apprentissage de l’utilisation du système. Ajoutez à la personnalisation, et vous perdez beaucoup de temps que vous auriez pu passer à être productif. De plus, il vous faudra un certain temps pour développer de nouvelles habitudes d'utilisation de ces applications que vous utilisez probablement quotidiennement. C'est plus de temps perdu et souvent plus de "travail sur le travail".

Cela dit, vous devriez vous débarrasser de toute application ou service qui ne répond pas à vos besoins. Mais cette décision doit être basée sur le fait que vos outils existants répondent à vos besoins et non sur le fait que vous pensiez que l'herbe pourrait être plus verte avec une autre application.

Conseil: Choisissez une application pour chacun de vos besoins de productivité et respectez-la.

2. Tomber dans le trou noir de l'e-mail

La plupart des passionnés de technologie savent qu'ils ne devraient pas perdre trop de temps dans leurs e-mails, et pourtant, ils sont aspirés pendant des heures chaque jour. A quel point votre problème de messagerie est-il grave? Savez-vous même combien de temps vous perdez?

Une façon de le mesurer consiste à utiliser RescueTime, un outil freemium qui fonctionne de manière invisible en arrière-plan pour enregistrer le temps que vous passez dans chaque application et chaque site Web que vous utilisez, y compris la messagerie électronique.

RescueTime peut vous ouvrir les yeux sur la gravité de votre problème de courrier électronique, mais cela ne vous empêche pas de l'utiliser. Le plugin Stayfocusd peut si vous utilisez la messagerie Web. Ajoutez votre site Web de messagerie à la liste des domaines que vous ne pourrez pas accéder, puis définissez les moments où les limitations doivent être appliquées. StayFocusd va vous bloquer du site.

En parlant de fois, une autre façon de réduire un problème de courrier électronique est de créer de nouvelles habitudes pour la vérification de courrier électronique. Les experts s’accordent généralement pour dire que l’un des pires moyens pour saboter leur productivité consiste à ouvrir le courrier électronique dès qu’ils arrivent à leur bureau. Il est préférable de commencer la journée avec une tâche très productive et de conserver les e-mails pour plus tard.

"Mais, " vous protestez, "que se passe-t-il s'il y a un email important sur lequel je dois agir de manière urgente?" Si le courrier électronique est un collier de chien autour du cou, vérifiez le courrier électronique professionnel sur votre smartphone et agissez uniquement en cas d'urgence. Prenez l'habitude de ne la consulter qu'au téléphone, ce qui facilitera la fermeture de l'application de messagerie et vous permettra de travailler réellement. Faites au moins 45 minutes de travail réel avant de lancer le courrier électronique sur votre ordinateur. Vous pourriez vous retrouver coincé dans cette tâche importante et ignorer les courriels bien plus tard, ce qui est une excellente habitude à développer.

Quand tout échoue, j'aime répéter ce mantra: je ne suis pas payé pour répondre à un courrier électronique.

Remarque: vous devrez peut-être changer de mantra si vous êtes effectivement payé pour répondre à un courrier électronique.

Conseil: Utilisez RescueTime pour quantifier votre problème de messagerie. N'ouvrez jamais votre application de messagerie électronique dès votre poste de travail. Essayez de terminer au moins 45 minutes de travail réel avant d'entrer dans le courrier électronique.

3. Croire que le multitâche est improductif

Les lecteurs qui s'intéressent à la technologie, à la culture technologique et à la productivité savent que le multitâche n’est pas productif.

Eh bien, désolé, mais ce n'est tout simplement pas vrai.

Les recherches sur le multitâche montrent qu'il est très productif, mais seulement jusqu'à un certain point (voir les travaux de Diwas KC et Narayan, par exemple). En mode graphique, la valeur du multitâche a une forme de U inversé. Un peu, c'est bien, mais trop, c'est tout aussi mal que rien.

La recherche suggère également que la valeur du multitâche varie en fonction de l'individu et du type de travail effectué. Très franchement, je pense que la plupart des gens savent lequel de leurs

les tâches conviennent et ne conviennent pas au multitâche. Coincé dans une réunion qui ne vous concerne pas du tout? Allez-y et rattraper le courrier électronique! Rédaction d'une proposition d'un million de dollars? Vous feriez mieux de vous concentrer uniquement sur cette tâche.

Conseil: Arrêtez de vous dire que le multitâche est mauvais et faites-le pour des tâches appropriées. Ne poussez pas, cependant.

4. Créer par mégarde des comptes en double

Combien de fois avez-vous créé un compte en ligne pour vous rendre compte par la suite que vous en aviez déjà un lié à une adresse électronique différente? Il s'agit d'un problème courant chez les premiers utilisateurs qui sont fiers de s'inscrire à de nouveaux sites et services en ligne dès qu'ils sont disponibles.

Avoir plusieurs comptes peut poser problème si vous avez du mal à configurer le compte initial. C'est également un problème si vous avez stocké des données dans ce premier compte que vous devrez peut-être avoir à nouveau.

Le moyen le plus simple d'éviter de créer des comptes en double consiste à utiliser un gestionnaire de mots de passe. Les gestionnaires de mots de passe gèrent vos noms d'utilisateur et vos mots de passe. En corollaire, ils vérifient également si vous avez déjà un compte avec une application, un site ou un service.

Je teste personnellement les logiciels et les services en ligne dans le cadre de mon travail. En conséquence, j'ai plus de 450 comptes en ligne. Je ne serais jamais capable de suivre mes inscriptions en ligne sans un gestionnaire de mot de passe. J'utilise Dashlane, qui est un choix des éditeurs PCMag. Il existe deux autres choix de l'éditeur: LastPass Premium et Sticky Password Premium.

Conseil: utilisez un gestionnaire de mot de passe pour éviter de créer involontairement des comptes en double.

5. Programmer des réunions lorsque vous êtes le plus acharné

Vous aimez être forte lors de réunions, non? Malheureusement, à moins que les réunions ne soient au cœur de votre travail, planifier des réunions lorsque vous êtes à votre meilleur est très improductif.

Comme les courriels, les réunions sont considérées comme un "travail sur le travail" Le vrai travail est ce que vous faites après la réunion. Il est donc préférable de planifier des réunions pendant les heures de la journée, généralement l'après-midi, et de protéger vos heures importantes pour vous permettre d'affronter les moments difficiles.

Qu'est-ce que cela a à voir avec le fait d'être un passionné de technologie? Eh bien, chers collègues, si vous êtes super connecté et que vous utilisez les dernières solutions de calendrier et outils de planification connectés, tels que Doodle, vos collègues et vos partenaires pourront peut-être savoir quand vous êtes libre et quand vous êtes occupé. Il est facile pour quiconque de suggérer de se réunir le matin si c'est la première heure de la journée, chronologiquement, quand tout le monde est libre.

Donc, bloquez dans votre calendrier quelle que soit l'heure de la journée où vous êtes à votre apogée. Pour la plupart des gens, ce sont les premières heures de la journée de travail. Nommez-le "travail de mise au point" ou marquez-le comme étant privé pour que les gens sachent que vous êtes occupé sans savoir ce que vous faites. En bloquant les heures productives, vous éviterez également d’organiser d’autres tâches improductives, comme les rendez-vous chez le médecin. Conservez ce matériel pour les moments de la journée où vous êtes épuisé.

Conseil: ne programmez pas de réunions ou de rendez-vous pendant les heures de pointe de votre productivité. Bloquez ce temps libre dans votre calendrier pour le travail.