Organisez-vous: 11 astuces pour augmenter votre productivité

Vouloir tirer le meilleur parti de votre temps est normal. Nous vivons dans une culture obsédée par la productivité et il est difficile de reprocher à quiconque de rêver d'une vie plus efficace. Certaines personnes veulent faire leur travail rapidement pour pouvoir tout laisser derrière elles une fois rentrées chez elles. D'autres veulent maîtriser l'art de la gestion de projet afin de gagner suffisamment d'argent pour payer les factures tout en économisant du temps et de l'énergie pour poursuivre leur passion, qu'il s'agisse d'écriture créative, de conception de jeux vidéo ou de l'horticulture.

Être plus productif, c'est tirer le meilleur parti du temps dont vous disposez.

"Il y a 168 heures dans une semaine. Si vous travaillez 50 personnes et dormez 8 fois par nuit (56 heures au total par semaine), cela vous laisse 62 heures pour autre chose", écrit dans son dernier livre l'experte en gestion du temps et auteur Laura Vanderkam. Le temps est là. Tout est dans la façon dont vous l'utilisez.

Ces 11 conseils vous aideront à augmenter votre productivité à court et à long terme.

1	Suivez votre temps

Savez-vous comment vous passez votre temps? Si non, comment comptez-vous en tirer plus?

Suivez votre temps pendant une semaine. Cela n’a pas besoin d’être précis à la minute près, mais faites attention à votre arrivée et à votre départ du travail, aux pauses, à l’heure des repas, à la vie de famille, aux activités, aux loisirs, etc. Installez l'application RescueTime si vous souhaitez plus de détails sur la façon dont vous passez votre temps sur votre ordinateur. Il enregistre les programmes que vous utilisez et les sites que vous visitez, ainsi que le temps que vous passez loin de votre ordinateur.

(Illustré: un résumé de la productivité mensuelle.)

Lorsque vous consultez votre journal, recherchez les heures que vous utilisez "mal" (quelle que soit votre définition). Une fois que vous réalisez comment vous passez vos heures, vous pouvez augmenter le montant que vous en retirez.

2	Examinez votre calendrier et votre première chose à faire

C’est un cauchemar de productivité que de se faire détourner de votre journée entière par une réunion que vous avez complètement oubliée au calendrier. Ne laissez pas cela arriver. Examinez votre calendrier et votre liste de tâches à faire chaque matin. Cela prend moins d’une minute et vous ne serez pas dérouté plus tard. L'application de gestion des tâches Any.do dispose d'un paramètre qui vous rappelle tous les matins de passer en revue vos projets de la journée.

3	Protégez vos heures les plus productives

Demandez à un créateur créatif comment il a trouvé le temps d'écrire des scénarios de film, de peindre des portraits, de jouer de la musique ou quel que soit son travail, et il vous expliquera probablement la règle du cul-à-l'oeil: commencez par mettre votre cul la chaise.

Bien sûr, ce n'est pas aussi simple que de s'asseoir. Le timing compte aussi. Pour la plupart des gens, la partie la plus productive de la journée est le matin, pas immédiatement après votre réveil, mais généralement avant le déjeuner. Utilisez ces heures pour le travail qui compte le plus. Ne planifiez pas de réunions alors. Ne vérifiez pas le courrier électronique. Ne rattrapez pas les médias sociaux. Si vous êtes un oiseau de nuit, protégez vos heures tardives de la même manière. Alors assieds-toi dans le fauteuil…

4	Garder une liste de choses à faire

Rédigez une liste de tâches. Rendre chaque entrée concrète et exploitable. N'écrivez que les tâches qui seront effectuées un jour spécifique, et non les tâches qui durent plusieurs jours. Lorsque votre liste semble trop ambitieuse pour le jour actuel, conservez les tâches les plus importantes et repoussez les autres jours à ceux qui peuvent attendre. N'essayez pas de trop en même temps.

Les applications de liste de tâches sont à la pelle, alors choisissez-en une que vous aimez. Et n'ayez pas peur de rejeter une application si vous n'aimez pas son apparence! Le design compte. Si vous détestez son apparence, vous ne voudrez plus regarder votre liste de choses à faire et ce n'est pas bon.

5	Heure d'arrivée

Définissez les préférences de date et d’heure de votre ordinateur pour annoncer l’heure. Vérifiez chaque fois que cela se produit. Êtes-vous toujours sur la tâche? Si vous prenez une pause?

6	Pensez en termes de tomates

Vous souvenez-vous de la technique de Pomodoro ? C’est une routine de productivité dans laquelle vous travaillez assidûment et sans interruption pendant environ 25 minutes, puis prenez une courte pause. Le nom vient de l'utilisation d'une minuterie de cuisine, en forme de tomate. Avec cette technique, vous estimez le nombre de sessions de 25 minutes, ou "tomates", dont vous avez besoin pour effectuer une tâche, puis vous avez pour objectif de le faire avec de courtes pauses entre les deux.

Dans Chrome, Strict Workflow est la meilleure extension de minuterie de tomate que j'ai vue.

Vous pouvez ajuster la durée des séances de travail et des pauses. Une icône de tomate dans le coin de votre navigateur devient rouge ou verte, selon que vous soyez en mode travail ou pause, et affiche les minutes restantes pour la jambe en cours. Un flux de travail strict peut également vous empêcher d'accéder à certains sites distrayants pendant vos phases de travail.

sept	Verrouillez-vous des sites distrayants

StayFocusd, une autre extension de Chrome, vous empêche de visiter des sites qui vous distraient lorsque vous devriez travailler. Contrairement à Strict Workflow, StayFocusd vous verrouille à tout moment, par exemple entre 9h00 et 17h00 tous les jours de la semaine. Cela peut vous empêcher de suivre Facebook ou de vous perdre dans BuzzFeed lorsque vous avez besoin de travailler ou d'étudier, ou de limiter votre utilisation de Twitter à 30 minutes par jour, à votre guise. Dites-lui simplement les domaines qui vous tentent le plus et définissez votre planning.

8	Forcez-vous à prendre des pauses

Ne sous-estimez jamais l'importance des pauses. Toutes les personnes réellement productives savent que les pauses sont nécessaires pour rester efficaces (et les optométristes recommandent également les pauses écran). Temps mort gratuit est une application Mac que nous adorons chez PCMag. Il vous verrouille en dehors de tout votre ordinateur à des intervalles que vous définissez. Les utilisateurs Windows et Linux peuvent essayer le logiciel gratuit Work Rave. Une application de pause multiplateforme (basée sur le Web) qui met l'accent sur les paupières, appelée PYV pour "Protégez votre vision" est également gratuite.

9	Bouge toi!

Certaines pauses doivent être courtes pour que vous puissiez reprendre le rythme du travail rapide. Mais au moins une pause par jour devrait impliquer de sortir de votre chaise et de marcher pendant un moment. Des chercheurs de l’Université de Stanford ont démontré que la marche favorise la créativité. C'est bon pour votre santé et votre cerveau, et donc votre productivité. Prenez l'habitude de faire une longue promenade à l'heure du déjeuner ou à tout autre moment qui convient le mieux à votre journée. Certains trackers d'activité ont des rappels de déplacement qui font vibrer le groupe si vous êtes inactif trop longtemps. Garmin Vivoactive et Apple Watch ont cette fonctionnalité, à l'instar de nombreux autres trackers.

dix	Récompensez-vous pour avoir accompli des tâches

Disons que vous terminez une tâche une demi-heure plus tôt que prévu. La chose la plus productive à faire serait de passer rapidement au prochain emploi, non? Faux.

Lorsque vous finissez à l'heure ou tôt, récompensez-vous. Achetez un café. Tweet ton succès. Griffonnage. Appelle ton ami. Ou simplement savourer le moment. Vous avez l’occasion de créer l’habitude de récompenser les bons comportements. C'est du renforcement positif. Vous obtiendrez de meilleurs résultats à long terme si vous vous récompensez pour un travail bien fait plutôt que de vous punir de nouveaux travaux (et imprévus).

11	Gagnez du temps pour dormir et vous détendre

Dormir. Dormez bien. Assez dormi. Personne n’est au maximum de sa productivité et de son efficacité quand il est privé de sommeil.

De plus, ne réservez pas à chaque instant de chaque jour. La recherche (dont une grande partie est expliquée dans le livre Rareté ) montre que, lorsque les ressources sont épuisées, votre bande passante mentale en prend un coup. C'est vrai quand ces ressources sont du temps, de l'argent ou autre chose. Lorsque nous sommes confrontés à une pénurie, nous cessons de fonctionner au mieux de nos capacités et nos décisions et nos actions en pâtissent. Alors construisez un peu de mou. Donnez à votre horaire beaucoup de marge de manœuvre et laissez-vous un peu de temps imprévu.

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