Organisez-vous: 7 astuces simples pour enfin vous passer du papier

Combien de feuilles de papier se trouvent sur le comptoir de votre cuisine, votre table de salle à manger ou dans un autre endroit où elles n'appartiennent pas? Est-ce que vous conservez des reçus au cas où vous en auriez de nouveau besoin? Y a-t-il une pile de papiers chez le vétérinaire que vous conservez au cas où vous auriez besoin de vous rappeler exactement quels médicaments votre animal a pris il y a trois ans? Tout ce papier est là, attendant un moment où vous pourrez vous en occuper, peu importe ce que cela signifie. (Cela signifie jeter un coup d'œil sur chaque page, puis les jeter toutes dans le bac de recyclage.) Il est temps de se débarrasser du papier et de toute la culpabilité qui l'accompagne. Il est temps d'aller sans papier.

Je suis sans papier depuis presque une décennie. Par sans papier, je ne veux pas dire qu'il n'y a aucun morceau de papier dans ma vie. Bien sûr, j'ai toujours besoin de mon certificat de naissance sur papier et j'utilise un petit carnet de notes pour un cours de langue. Pour la plupart, cependant, je ne m'accroche pas au papier. Au lieu de cela, je numérise des documents importants vers un service de stockage et conserve des notes numériques dans une application de prise de notes. J'écris aussi ma liste de tâches et ma liste de courses sur mon téléphone et j'attache les recommandations des restaurants à une carte en ligne. Il existe de nombreuses façons simples de retirer du papier de votre vie.

Passer au numérique est facile. Le plus difficile est de ne pas laisser le papier commencer à revenir. Si vous êtes prêt à vous débarrasser de la majeure partie du papier de votre vie, voici ce que vous devez savoir pour commencer et le garder.

1) Oubliez l'arriéré

Cela peut sembler paradoxal, mais la première étape de l’adoption de la dématérialisation consiste à oublier tout le carnet de commandes que vous avez déjà accumulé et à vous concentrer sur les nouvelles habitudes que vous devez adopter pour cesser de consommer sans papier maintenant. Ne regardez pas en arrière: Adoptez une approche progressive.

Vous arriverez un jour ou non à vos piles de papier existantes. Pour le moment, ne laissez pas ces papiers vous retenir. Avoir à traiter un arriéré peut sembler écrasant et, lorsque les gens se sentent dépassés, ils tergiversent. Alors oubliez ça pour l'instant. Au lieu de cela, faites des efforts pour vous assurer que l'arriéré ne s'aggrave pas.

2) Obtenez ces cinq applications

Il existe cinq applications ou services dont vous avez besoin pour passer au sans papier. Elles sont:

• une application de liste de tâches,
• une application de numérisation,
• un service de stockage en ligne, dans lequel vous déposerez vos fichiers numériques (plus à ce sujet dans un instant),
• Les outils de signature électronique (Adobe Acrobat en est un bon exemple) pour signer des documents numériques sans les imprimer, et
• un service de livraison de documents pour l'envoi de documents officiels sans les imprimer.

Voir mes recommandations pour chaque type d'application ici.

3) Choisissez un service de stockage

Intéressons-nous un peu plus à la troisième application, un service de stockage, car elle est plus compliquée que les autres. Le service de stockage vous permet de conserver des versions numériques de vos documents papier.

Idéalement, vous voulez un service de stockage qui rend vos fichiers accessibles où que vous soyez et les sauvegarde. Une option consiste à utiliser un service de stockage en ligne et de partage de fichiers, tel que Dropbox ou Microsoft OneDrive.

Une autre option consiste à utiliser un service spécialement conçu pour les personnes souhaitant utiliser la technologie sans papier. Neat et FileThis sont deux exemples. Ils disposent d'outils spéciaux pour les utilisateurs sans papier, tels que la possibilité d'étiqueter et d'étiqueter automatiquement les types de documents qu'il reconnaît, tels que les taxes. FileThis possède également un service de "récupération" qui copie automatiquement les documents importants trouvés dans votre compte de messagerie.

Quel que soit le service que vous choisissiez, choisissez-en un et respectez-le afin de pouvoir ranger tous vos documents numériques au même endroit.

4) Inscrivez-vous pour les relevés par courrier électronique et les paiements numériques

Si vous recevez toujours des factures et des relevés papier, inscrivez-vous pour les recevoir par courrier électronique chaque fois que vous le pouvez. Si vous envoyez toujours des chèques régulièrement, voyez si vous pouvez passer aux paiements en ligne.

Bien que les entreprises de services publics et les banques respectent les paiements numériques depuis des années, les derniers propriétaires qui ne les acceptent pas toujours sont les propriétaires et les sociétés de gestion. Si vous êtes coincé dans cette situation, essayez d'expliquer qu'ils obtiendront leur argent plus rapidement et de manière plus fiable lorsqu'ils accepteront des paiements numériques. Même les plus petites entreprises peuvent accepter des virements bancaires directs moyennant des frais minimes ou nuls. Lorsque vous pouvez payer toutes vos factures numériquement plutôt qu'avec des chèques et des enveloppes, vous êtes sur le point de devenir sans papier.

5) numériser et déchiqueter

Il est maintenant temps de commencer à développer de nouvelles habitudes. La numérisation et le déchiquetage ou le recyclage sont ceux que vous ferez probablement le plus souvent. Je préfère de loin numériser à l'aide d'une application mobile, mais vous pouvez également utiliser un scanner de bureau ou la fonction de numérisation sur une imprimante multifonction.

Établissez pour vous une règle qui ressemble à ceci: lorsque je reçois un nouveau morceau de papier que je dois numériser, je vais utiliser mon téléphone pour le numériser immédiatement, puis le placer dans la pile de recyclage ou de déchiquetage. Mieux encore, jetez-le directement dans la déchiqueteuse. Pourquoi attendre?

Vous forcer à suivre cette habitude peut être difficile. "Je n'ai pas le temps de scanner tout de suite", pourrait-on dire. Pratiquez votre nouvelle habitude en numérisant un document ou deux de votre carnet de commandes, juste pour l'essayer. Combien de temps cela prend-il? Quelle application avez-vous utilisé? Vous constaterez peut-être également que la numérisation de documents à la lumière naturelle est plus fluide que l’éclairage intérieur. Une fois que vous aurez compris comment le faire et combien de temps cela prend, vous aurez peut-être plus de facilité à le suivre.

6) Développer d'autres flux de travail

La numérisation et le déchiquetage constituent un flux de travail. Au fur et à mesure que vous maîtriserez votre style de vie sans papier, vous constaterez que vous avez besoin de davantage de flux de travail pour d’autres situations.

Voici un exemple: lorsque vous achetez un nouveau produit, vous pouvez prendre des photos du manuel d'utilisation, du ticket de caisse, de la garantie et du numéro de série, ou de toute autre information pertinente. Téléchargez ces photos sur votre service de stockage, puis débarrassez-vous des papiers superflus.

Un autre flux de travail que vous pouvez créer consiste à enregistrer une pile de documents que vous pensez devoir déchiqueter mais dont vous n’êtes pas sûr à l’heure actuelle, puis les parcourir un jour spécifique. Choisissez une heure et une date, que ce soit chaque samedi ou le premier dimanche du mois, et utilisez cette heure pour vider votre pile.

Parfois, vous souhaiterez peut-être numériser des papiers tout en conservant les originaux, dans le cas de certificats d'assurance, de documents de propriétaire, etc. En les numérisant, vous créez une copie de sauvegarde et vous vous assurez que vous avez accès aux informations qu’elles contiennent, même si vous ne pouvez pas mettre la main sur l’original.

7) Ne l'oubliez pas

Vous vous demanderez si vous devez conserver les originaux ou les numériser et les déchiqueter. Lorsque vous faites face à un appel difficile, ne le pensez pas trop. Être sans papier devrait vous rendre la vie plus simple et plus facile, pas plus stressante. Rangez l'original dans un classeur, un classeur accordéon ou un classeur. Personne ne viendra prendre votre carte sans papier si vous vous en tenez à quelques papiers.

Les dossiers médicaux sont délicats, car vous n'êtes censé numériser et stocker électroniquement que si vous disposez d'un système compatible HIPAA. Vous pouvez décider simplement de les glisser dans un classeur ou un classeur en accordéon et de les parcourir une fois par an pour rechercher tout ce qui est prêt à être lancé.

Cela dit, ne vous attardez pas sur les documents numérisés qui ne servent à rien. Si vous êtes le genre de personne qui accroche diligemment sur du papier en pensant que vous agissez de manière responsable, vous pouvez avoir peur de déchiqueter et de recycler n'importe quoi . Mais aurez-vous besoin de ce reçu pour un sandwich ou une explication des relevés d'avantages d'il y a deux ans? Déchiquetez-les et laissez-les aller.