Vidéo: 5 conseils pour devenir diplomate (Novembre 2024)
Maintes et maintes fois, des études sur la productivité en milieu de travail montrent que les réunions et le courrier électronique sont la principale perte de temps. Mais les réunions sont parfois inévitables (email aussi).
Vous pouvez toutefois rendre les réunions plus rapides et plus efficaces, en particulier si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise ou chef de département et avez de l'influence. Mettre en place quelques bonnes pratiques peut aller très loin. Avoir les bons outils pour garder les gens sur la tâche et progresser de manière productive est également utile à court et à long terme.
Voici quelques recommandations:
Griffonnage
La planification d'une réunion est souvent le premier problème, mais avec Doodle.com, ce n'est pas obligé. Doodle est un site Web freemium et une application mobile qui vous permettent de configurer un sondage avec les heures et les dates possibles pour les réunions. Vous invitez les participants à la réunion à visiter une URL et à sélectionner simplement les heures et les dates qui leur conviennent le mieux. Doodle isole automatiquement la meilleure option, en fonction des commentaires de chacun. C'est simple, rapide et ne crée pas d'innombrables discussions pour fixer une date et une heure de rencontre.
Applications de prise de notes
Pour prendre des notes lors d'une réunion, vous avez vraiment besoin d'une application dédiée à la prise de notes. Les meilleures applications de prise de notes, telles que Evernote et Microsoft OneNote, synchronisent les notes sur tous vos appareils. Ainsi, si vous prenez des notes sur un iPad pendant une réunion, par exemple, elles apparaissent automatiquement sur votre ordinateur portable avant même que vous ne reveniez à votre bureau..
Evernote et Microsoft OneNote prennent en charge les notes de texte, les enregistrements audio et les mémos, ainsi que les images. Vous pouvez ainsi prendre des photos d'un tableau blanc ou d'une diapositive d'une présentation et les ajouter automatiquement à vos notes.
Google Docs et Google Sheets
Pendant les réunions collaboratives, j'aime utiliser Google Documents et Feuilles, car chaque personne participant à la réunion, qu'elle soit physiquement présente ou qu'elle se connecte par téléphone ou par téléconférence Web, peut se connecter au même document et le modifier simultanément. Google Docs pour le traitement de texte et les feuilles pour les feuilles de calcul prennent également en charge les commentaires si vous ne souhaitez pas que plusieurs personnes effectuent des modifications en ligne. C’est l’un des meilleurs services pour collaborer sur des fichiers en temps réel, et certainement bien mieux que de renvoyer une personne à son bureau plus tard pour éditer un document sur la base de l’apport oral de chacun. Cette méthode est sujette aux erreurs!
Talkboard (pour iPad)
Talkboard by Citrix est similaire à Google Docs, mais plus visuel. Pensez à Talkboard comme à un tableau blanc virtuel, où de nombreuses personnes peuvent dessiner simultanément sur la même surface. Talkboard est particulièrement utile lors de la révision de concepts artistiques, tels qu'un site Web ou un nouveau logo, car chaque participant à la réunion peut rejoindre le même espace de tableau blanc et dessiner ou annoter l'image en cours de discussion en temps réel.
La longueur compte
Une dernière stratégie pour rendre vos réunions plus efficaces consiste à les abréger. Les invitations de calendrier par défaut suggèrent généralement des réunions par blocs de 30 ou 60 minutes, mais rien ne vous empêche de les programmer de manière à ne durer que 8 minutes. Penser à planifier une réunion très brève pourrait changer les attentes des gens et peut-être allumer un feu sous eux pour que leurs présentations et leurs commentaires restent concis.
