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Maintenant que vous avez acheté un système de gestion des ressources informatiques, il est temps de commencer. Garder une trace de vos appareils, licences, infrastructure et tickets du centre d’assistance n’est pas simplement un processus plug-and-play. Vous devrez établir un système qui enregistre et automatise uniquement les éléments les plus importants pour votre entreprise. Bien sûr, vous pouvez vous lancer dans des gangbusters et laisser votre fournisseur déterminer ce dont vous avez besoin, ou vous pouvez vous concentrer uniquement sur vos actifs les plus essentiels.
Je vais examiner plusieurs fonctionnalités importantes de gestion d’actifs auxquelles vous voudrez faire attention. Chaque entreprise est unique. Si quelque chose ne vous concerne pas, passez à l'élément suivant. Rappelez-vous simplement que vous voudrez être particulièrement attentif lorsque vous commencerez le processus de configuration, car il peut être difficile d’apporter des modifications à votre logiciel si vous l’utilisez longtemps.
1. Calculer l'amortissement de l'actif
Des fournisseurs tels que ManageEngine vous permettent de savoir pendant combien de temps un périphérique ou un composant sera utile à l’utilisation ou à la revente. Au fur et à mesure que vous assignez de plus en plus de périphériques à vos employés, il est essentiel de comprendre combien de temps les téléphones, les tablettes et les ordinateurs portables resteront opérationnels, afin de ne pas acheter de nouveaux périphériques trop tôt ou de ne pas conserver les périphériques longtemps après qu'ils aient été utilisés.
Tous les fournisseurs n’offrent pas un calculateur d’amortissement des actifs. Veillez donc à définir les options qui s’offrent à vous. Il existe des solutions d'amortissement autonomes que vous pouvez probablement intégrer à votre outil de gestion d'actifs. Veillez donc à consulter cette fonctionnalité dès que vous le pourrez.
2. La géolocalisation est un must
Cela semble probablement une évidence compte tenu de l'omniprésence de l'option "Rechercher mon" sur les appareils personnels. Cependant, sept des 10 meilleures solutions de gestion d'actifs de notre enquête ne proposent pas de services de géolocalisation. Donc, si vous implémentez leurs solutions, vous devrez localiser les appareils perdus à l'aide de petites annonces et de téléphones à cadran.
Même nos outils de choix des éditeurs tels que ManageEngine et MMSoft Pulseway n'offrent pas cette fonctionnalité. Il ne s'agit donc pas simplement de trouver la "meilleure" solution et de faire un achat. Si vous avez la chance de disposer d'un outil de gestion des actifs offrant des services de géolocalisation, utilisez-le autant que possible. Ces outils vous indiquent où sont les périphériques, à qui ils sont attribués, comment ils sont configurés et quels logiciels sont disponibles sur le périphérique. Vous pouvez également utiliser la géolocalisation pour diriger les travailleurs mobiles vers le bureau le plus proche, trouver des périphériques exécutant des programmes spécifiques ou mettre à niveau des périphériques exécutant d'anciens logiciels ou composants.
3. Activer le contrôle à distance
Ceci est une autre caractéristique qui devrait être incorporée dans tous les meilleurs logiciels. Malheureusement, trois des meilleurs outils du marché n'offrent pas cette fonctionnalité en tant que jeu de fonctionnalités intégré. Ce qui est frustrant, c’est que le contrôle à distance est indispensable pour tout service informatique, que vous utilisiez un logiciel de gestion d’actifs ou non. C'est presque un péché que les outils de gestion d'actifs n'offrent pas ce service prêt à l'emploi.
La télécommande fait exactement ce que vous pensez. Il offre aux services informatiques la possibilité d’appliquer des correctifs sur des périphériques distants. Si votre directeur du marketing est en vacances à Hawaii et qu'il ne peut pas accéder au VPN de votre société, le service informatique peut prendre le contrôle de son ordinateur pour examiner le problème. Votre fournisseur propose probablement ce service ou peut vous orienter vers une intégration qui fonctionne bien avec votre outil de gestion des actifs. Donnez-leur un appel et configurez-le dès que possible.
4. Intégrer Active Directory
La plupart des outils que nous avons examinés, mais pas tous, prennent en charge Active Directory de Microsoft. Il existe d’autres annuaires réseau proposés par des sociétés telles que IBM et Novell, mais Active Directory est de loin le plus utilisé. Si votre entreprise n'utilise pas Active Directory, assurez-vous que le logiciel que vous choisissez prend en charge le protocole LDAP (Lightweight Directory Access Protocol), qui est le standard le plus utilisé pour lier des logiciels et des répertoires disparates.
S'assurer que votre logiciel de gestion des actifs prend en charge un répertoire signifie que vous pourrez stocker des informations sur les périphériques, les utilisateurs, les mots de passe, les droits d'accès, etc. dans l'annuaire, puis attacher toutes ces données à votre outil de gestion des actifs sans devoir sauter dans les deux sens chaque fois que des données doivent être modifiées. Par exemple: Sans cette intégration, si vous lancez une pomme pourrie, vous devrez restreindre leur accès aux deux outils afin que cette modification soit reflétée dans les deux logiciels. Maintenant, imaginez ce qui se passe lorsque votre entreprise supprime un service ou ferme une succursale.
Active Directory peut également vous aider à relier les données de licence logicielle à des services et à des utilisateurs spécifiques pour garantir la conformité de votre entreprise. Besoin de restreindre une licence parce que vous êtes sur le point de dépasser votre allocation? Effectuez la modification dans Active Directory et cela sera reflété dans votre outil de gestion des actifs.
5. Soyez en sécurité
Seul l'un de nos meilleurs systèmes de gestion d'actifs, MMSoft, permet l'authentification multifactorielle (MFA). L'utilisation de MFA signifie que vous protégez votre système en utilisant plus qu'un simple mécanisme, généralement un mot de passe. MFA fonctionne en demandant deux processus d'authentification avant d'accorder l'accès, généralement un mot de passe associé à un jeton physique tel qu'une clé USB ou une carte de sécurité spéciale. Cette couche de sécurité supplémentaire signifie que la protection que vous apportez à vos appareils, à vos applications et à votre système de gestion de licences est considérablement améliorée.
En ce qui concerne les plates-formes de gestion d’actifs, si la sécurité est votre principale préoccupation, nous n’avons examiné qu’un seul choix autonome. Cependant, vous pouvez facilement ajouter MFA à votre système en mettant en place un fournisseur de services d'authentification multi-facteurs pour intégrer la sécurité supplémentaire à votre système global. Si vous utilisez un système de gestion des identités réseau tel que Microsoft Active Directory (mentionné ci-dessus), vous l'utiliserez probablement pour fournir un accès à votre logiciel de gestion des actifs avec toutes les autres ressources en réseau. En ajoutant MFA au niveau de la couche annuaire, vous apporterez non seulement ses avantages à la suite de gestion d’actifs, mais également à tout ce qui est contrôlé par l’annuaire. Cela coûtera un supplément, mais cela garantit fondamentalement que seuls vos employés auront accès à votre solution de gestion d'actifs.
