Vidéo: Les 5 ERREURS Communes Réalisées par Les Comptables (Novembre 2024)
Si vous êtes chargé de trouver le meilleur logiciel pour gérer les livres de votre entreprise, vous devez prendre en compte de nombreux facteurs importants. Tout d’abord, il est crucial de déterminer si votre entreprise a besoin d’un service de comptabilité en ligne pour petites entreprises ou d’un logiciel de classe entreprise pouvant être adapté à l’évolution de vos opérations. Une fois que vous avez pris cette décision, vous disposez d'une foule d'excellentes solutions pour vous donner exactement ce dont vous avez besoin pour que vos comptes restent en pleine forme.
Pour ceux d’entre vous qui n’ont besoin que de quelque chose de petit et d’agile, vous ne pouvez pas vous tromper avec Intuit QuickBooks et Freshbooks. Les deux systèmes sont parfaits pour les petites boutiques familiales qui ne nécessitent pas beaucoup de sophistication. Toutefois, si vous avez décidé que votre grande organisation avait besoin de quelques ressources en comptabilité, vous devriez vous renseigner sur Intacct.
Quel que soit votre choix, vous devez éviter cinq erreurs cruciales lors de la mise en œuvre de votre logiciel de comptabilité. Vous devez savoir ce qu’ils sont, pourquoi les éviter et comment tirer le meilleur parti de votre nouveau système.
1. Ne soyez pas cher
Comme je l'ai mentionné ci-dessus, les grandes entreprises ont besoin de grands systèmes. Bien sûr, Intuit et Freshbooks offrent des solutions abordables et performantes, faciles à mettre en œuvre. Toutefois, les entreprises disposant d'un personnel important et d'opérations multinationales voudront dépenser un peu plus d'argent pour un système capable de s'adapter et de s'intégrer à des outils d'autres secteurs d'activité. Par exemple: Les systèmes d'entreprise peuvent gérer les requêtes depuis les systèmes de business intelligence (BI), de gestion de projet et de gestion de la relation client (CRM) les plus étendus.
De plus, un logiciel de comptabilité d'entreprise vous permet de créer un système unique basé sur les besoins spécifiques de votre entreprise. Ils offrent différentes options pour différents secteurs et peuvent être adaptés à différentes géographies et devises. Mais si vous optez pour un logiciel moins cher, vous serez bloqué par un système plug-and-play unique.
2. (Probablement) ne pas acheter sur place
Si vous vous attendez à ce que votre entreprise se développe, vous ne voulez pas acheter un système qui dépend de votre infrastructure de centre de données. Avec les systèmes en nuage, vous finirez par payer une somme modique pour augmenter les exigences d'infrastructure de votre fournisseur, mais ce n'est rien comparé à ce que vous allez payer si vous devez mettre à niveau votre propre écosystème interne.
L’augmentation du nombre de logiciels de comptabilité sur site vous obligera à payer davantage en frais de licence et de maintenance. Vous devrez également continuellement mettre à niveau votre matériel sur des serveurs plus performants et plus étendus afin de gérer les besoins supplémentaires en données, ce qui signifie davantage de coûts énergétiques et davantage de logiciels pour surveiller les performances de votre réseau. Comme je l'ai déjà mentionné, les solutions basées sur le cloud exigeront toujours que vous payiez un peu plus cher à mesure que vos besoins évoluent, mais les coûts ne seront pas aussi importants que ceux d'un système sur site. Maintenant, si vous pouvez vous permettre une mise à niveau généralisée, ou si vous vous sentez plus à l'aise de stocker vos données dans votre propre centre de données, ignorez tout ce qui se trouve dans cette sous-section.
3. Ne pas ignorer la base de données
Que vous choisissiez un logiciel sur site ou hors site, vous souhaiterez garder à l'esprit la base de données que vous utilisez pour stocker toutes vos informations. Si vous optez pour un système à utilisateur unique ou standard, vous ferez probablement appel à la base de données du fournisseur pour stocker toutes vos données. Certains fournisseurs limitent la quantité de données que vous pouvez stocker sur leurs systèmes. Vous devrez donc changer de logiciel si votre entreprise se développe considérablement.
Heureusement, la plupart des solutions d'entreprise peuvent gérer diverses bases de données. Il est donc important de déterminer si la base de données et le système peuvent fonctionner correctement pour optimiser les performances de votre système. Microsoft SQL Server est un choix standard et performant que beaucoup d’entre vous utilisent peut-être déjà. MYSQL est un autre choix populaire. La plupart des systèmes comptables jibe assez bien avec les deux bases de données. En collaboration avec votre service informatique et votre équipe de comptabilité, déterminez le système le mieux adapté à la synchronisation avec vos données, en particulier si votre entreprise utilise un langage de programmation de niche ou de base de données unique.
4. N'oubliez pas d'inclure les ressources humaines
Votre logiciel de gestion des ressources humaines (RH), tel que notre Editors 'Choice BambooHR, interagira avec votre logiciel de comptabilité plus que la plupart des autres systèmes que vous adoptez. Si vous ne parvenez pas à assurer une intégration en douceur entre les deux outils, vous aurez presque à faire en sorte que vous deviez changer l'un ou l'autre rapidement.
La combinaison de ces deux systèmes vous donne une vue d'ensemble de l'impact de vos employés sur les résultats. Vous serez en mesure de mieux comprendre les effets croisés de tout: la gestion des dépenses, le coût du recrutement et le coût des mises à pied. Vous pourrez survivre sans intégrer les systèmes, mais vos opérations seront plus lentes, moins intelligentes et moins automatisées que celles de vos concurrents qui ont suivi ce conseil.
5. Ne négligez pas le point de vente (POS)
Vous serez surpris de voir combien de solutions comptables n'offrent pas l'intégration au PDV. C'est un problème énorme, en particulier pour les entreprises physiques et les restaurants effectuant de nombreuses petites transactions sur plusieurs sites.
La solution appropriée pourra automatiquement rassembler, organiser et synchroniser les transactions au sein de votre solution de comptabilité. Cette intégration réduit considérablement le volume de saisie de données manuelle requis de votre équipe comptable et permet à vos équipes financières de surveiller où et quand les revenus sont générés. Sans parler de la manière dont ce capital peut être immédiatement appliqué aux soldes impayés de la société.
