21 outils gratuits que votre petite entreprise devrait utiliser aujourd'hui

Gérer une petite entreprise peut être une entreprise coûteuse. Vous faites peut-être partie de ces entrepreneurs chanceux qui peuvent se permettre de prendre des risques, mais il est plus réaliste de penser que vous êtes comme la plupart des propriétaires de petites entreprises, ce qui signifie que vous examinez attentivement toutes les décisions critiques que votre équipe souhaite prendre. Choisir et utiliser le meilleur logiciel pour votre entreprise n’est pas différent. Pour vous aider, nous avons dressé une liste de 21 outils gratuits que votre petite entreprise devrait utiliser. Heureusement, tous les logiciels mentionnés offrent des forfaits premium (à lire: payants) que vous pouvez mettre à niveau une fois que votre petite entreprise a dépassé les forfaits gratuits. Ne soyez donc pas timide: assurez-vous de consulter les produits de cette liste, même si vous envisagez d'évoluer à terme dans la catégorie des petites entreprises.

1. Constructeur de sites Web de Wix

Si votre petite entreprise a besoin d'un site Web (et que la plupart des entreprises y répondent: "oui, c'est le cas") et si vos besoins en matière de création de site Web sont élémentaires, essayez alors de créer un site Web gratuit, tel que Wix, qui offre un compte gratuit.. Wix peut vous aider à créer un site Web complet et convivial adapté aux appareils mobiles, sans compromettre votre budget. Après avoir utilisé le plan gratuit pendant un certain temps, si vous réalisez que votre entreprise bénéficierait réellement de toutes les fonctionnalités qu'un fournisseur d'hébergement Web peut vous fournir, vous pouvez opter pour un service d'hébergement Web payant tel que HostGator Web Hosting.

2. Réseau privé virtuel de CyberGhost

Les petites entreprises soucieuses de sécurité (et vous devriez l'être) doivent implémenter des services de réseau privé virtuel (VPN) personnel. Ces services cachent l'activité en ligne des snoops et limitent les personnes pouvant ou non accéder au contenu du réseau. La plupart des VPN sont payants, mais il existe quelques services, tels que CyberGhost, qui vous offrent une protection gratuite.

CyberGhost est le meilleur service VPN gratuit du marché. Il offre des vitesses de connexion fiables et une excellente sécurité réseau, en plus de fonctionner sur la plupart des systèmes d'exploitation (OS) modernes. C'est un peu difficile à configurer, surtout pour les très petites entreprises; et si vous avez besoin du support Mac ou Linux, vous devrez passer à la version payante. Mais si vous avez simplement besoin de quelque chose de simple, facile et gratuit, CyberGhost est un excellent outil.

3. Protection des terminaux contre Avast

Quel est l'intérêt de développer une entreprise si elle peut être fermée par des virus ou des pirates informatiques? La protection des postes clients d'Avast est disponible dans une version gratuite et une version premium, qui protègent bien votre réseau.

Si vous optez pour la version gratuite, n'oubliez pas que vous n'aurez pas accès à des contrôles proactifs, à un pare-feu ou à la destruction de données. Cependant, vous aurez toujours accès au blocage des programmes malveillants, à l'analyse de sécurité et aux fonctionnalités du disque de secours, qui vous seront utiles à un moment donné.

4. Gestion de projet de Wrike

La solution de gestion de projet de Wrike est l'une des meilleures du marché, quel que soit le niveau choisi. La version gratuite prend en charge jusqu'à cinq utilisateurs, un nombre illimité de collaborateurs et 2 Go de stockage gratuit. Avec ce plan, vous pouvez gérer des tâches, partager des fichiers et surveiller les activités de votre groupe dans un flux en temps réel.

Si vous avez besoin de personnalisations et de rapports, vous devrez passer à un niveau supérieur. Mais si vous commencez à peine et que votre équipe est petite, l'outil de gestion de projet gratuit sera parfait pour vous.

5. Visioconférence de join.me

Si vous souhaitez vous connecter avec des clients, des prospects et des travailleurs distants, vous aurez besoin d'une solution de visioconférence fiable pour vous aider à faire le travail. Join.me propose un plan gratuit qui vous permet d'inviter jusqu'à 10 participants vidéo, de partager des écrans et de prendre en charge jusqu'à cinq flux vidéo.

Join.me n’est pas l’offre la plus robuste du marché, mais c’est un concurrent fort parmi les solutions gratuites. Si vous n'avez pas d'argent à dépenser et que vous avez besoin de la crème de la récolte gratuite, essayez join.me.

6. Suivi des candidats de Zoho Recruit

Zoho Recruit aime souvent les petites entreprises qui n'ont pas de poste à pourvoir. Cet outil de suivi des candidats vous donne accès à un recruteur et à cinq postes ouverts simultanément. Vous pourrez entrer, publier et suivre des travaux jusqu'à ce que vous trouviez le bon candidat pour les besoins spécifiques de votre entreprise.

Vous pourrez également envoyer des courriers électroniques aux candidats via cinq modèles de courrier électronique gratuits, ce qui vous facilitera la vie si vous devez envoyer plusieurs fois le même message (ou un message similaire).

7. Gestion des ressources humaines du sous-ministre

Une fois que vous avez trouvé le bon candidat, vous devez suivre ses progrès via un outil de gestion des ressources humaines (RH). Deputy propose un plan de démarrage qui ne coûte que 1 $ par employé et par mois. Oui, je sais, ce n'est pas gratuit. Mais avec seulement 1 dollar par mois, c'est un investissement incroyablement solide.

Deputy vous permettra de planifier les quarts de travail des employés, de faire des annonces de l'entreprise et de gérer les tâches, le tout au sein d'un outil facile à utiliser. Malheureusement, à ce niveau de prix, vous ne pourrez pas ajouter de feuilles de temps ni d’intégration de la paie. Pour cela, vous devrez dépenser 2 $ de plus par employé par mois.

8. Comptabilité de Wave

Vos employés veulent vraiment être payés. Il en va de même de votre propriétaire et de votre fournisseur de services publics. Pour garder vos livres en équilibre, vous pouvez utiliser Wave. Avec la version gratuite de Wave, vous bénéficierez des fonctionnalités de comptabilité et de rapports, vous pourrez créer et numériser des factures et numériser des reçus directement dans le système.

Non, ce n'est pas un guichet unique pour tous vos besoins en comptabilité. Mais si vous restez simple, vous pourrez aller assez loin avec ce service de base. Pour des choses telles que les paiements et l'intégration automatique avec la paie de dépôt direct, vous devrez payer 19 $ par mois.

9. Planification des activités d'EquityNet

Si votre société cherche toujours à attirer les investisseurs, EquityNet propose une plate-forme de financement participatif gratuite qui vous aidera à planifier, analyser et partager votre plan d’entreprise avec les investisseurs. Vous créerez votre plan à l'aide du logiciel de planification et d'analyse d'EquityNet, vous le publierez sur le site Web et le partagerez avec toute personne désireuse de lire votre argumentaire.

Bien qu’il s’agisse davantage d’un outil de financement que d’un outil de planification, le logiciel est suffisamment performant pour vous aider à franchir les étapes initiales de l’idéation (et, qui sait, vous pourriez même avoir de la chance et trouver un investisseur doté de ressources considérables).

10. Écoute des médias sociaux à partir de HootSuite

La plupart des petites entreprises n'ont pas besoin d'une plate-forme d'écoute sociale méga. Un tableau de bord gratuit, facile à utiliser, qui vous permet de rester au courant de ce que vos clients disent devrait être suffisant. Heureusement, Hootsuite propose une version gratuite de son logiciel assez performante pour faire l'affaire.

Avec HootSuite Free, vous pourrez gérer plusieurs réseaux sociaux, programmer des publications et interagir avec vos abonnés. Vous pourrez également suivre le nombre d'abonnés que vous avez sur chacun de vos réseaux sociaux et déterminer quels messages génèrent le plus de clics. Si votre entreprise se développe, vous pouvez opter pour l’un des trois forfaits premium, qui vous donne accès à des profils, des analyses et à plusieurs utilisateurs supplémentaires.

11. Email Marketing de MailChimp

MailChimp est l'une des meilleures et des plus populaires plates-formes de marketing par courriel sur le marché. Les niveaux de service sont facturés en fonction du nombre de courriels que vous envoyez par mois. Si votre entreprise envoie moins de 12 000 e-mails par mois à moins de 2 000 abonnés, vous adorerez le plan Forever Free de MailChimp.

Ce vol d'une affaire vous permet d'utiliser des formulaires d'inscription intégrés pour rassembler des abonnés sur le Web. Vous pouvez utiliser le concepteur glisser-déposer de MailChimp et les modèles de courrier électronique pour créer le message parfait. Vous ne recevrez pas de rapports fiables sur le plan Forever Free, mais vous pourrez vérifier les taux d'ouverture et les comparer à la moyenne des entreprises de votre secteur. Pas mal pour zéro dollars.

12. Visualisation des données à partir de Tableau Public

Si vous avez besoin d'un outil de visualisation de données mais que vous n'avez pas l'argent à dépenser dans Tableau Desktop, vous devriez essayer Tableau Public. Public est essentiellement identique au produit Tableau Desktop complet, à la différence que vous ne pourrez pas extraire des informations de autant de sources de données que la version payante, et tout ce que vous créerez sera enregistré dans une version publique du nuage de Tableau.

Ce produit vous donne accès à des tableaux de bord en temps réel, à des visuels réactifs pouvant être créés et visualisés sur des appareils mobiles, ainsi qu'à un accès aux gestionnaires de documents Google et Microsoft. Vous pouvez même partager vos visuels sur Facebook, LinkedIn et Twitter.

13. Business Intelligence de Microsoft Power BI

Microsoft Power BI est disponible dans une version gratuite et payante pour la veille stratégique en libre-service. La version gratuite vous limite à 1 Go par utilisateur, que vous pouvez payer pour augmenter à 10 Go. Avec ce plan, vos données seront actualisées quotidiennement, vous pourrez numériser 10 000 lignes de données par heure et vous pourrez publier sur le Web.

Pour utiliser des sources de données actives, numériser des millions de lignes de données ou accéder à des données sur un serveur physique, vous devez effectuer une mise à niveau vers Power BI Pro, qui reste raisonnable à 10 € par utilisateur et par mois. La version Pro de ce logiciel vous fournit également des moyens de collaborer avec des collègues pour des visualisations dans des environnements tels que Microsoft Office 365.

14. Gestion de documents à partir de Zoho Docs

Zoho Docs est une solution de gestion de documents idéale pour les petites entreprises dont la charge de travail est faible. Outre les plug-ins destinés au reste de l'écosystème logiciel de Zoho, le forfait gratuit Zoho Docs est disponible pour un maximum de 25 utilisateurs et comprend 5 Go de stockage par utilisateur.

Le forfait gratuit comprend également le partage illimité de fichiers et de dossiers, la synchronisation de postes de travail, des outils d'édition, la gestion des utilisateurs et l'historique des versions. Vous pourrez également intégrer Dropbox et activer l'authentification à deux facteurs (2FA) pour une sécurité accrue. De plus, chaque document vous fournit une discussion en ligne afin que vous puissiez collaborer en temps réel.

15. Logiciel d’aide de Zoho Desk

Zoho fait également la liste avec son logiciel d’aide riche en fonctionnalités, Zoho Desk. La version gratuite offre à votre équipe de service différents modes de travail, un centre d’aide personnalisable, une base de connaissances, des forums de communauté et la possibilité de changer l’image visuelle en fonction des besoins de votre entreprise.

Si les besoins de votre service d'assistance sont un peu plus complexes, vous devrez passer à la version Pro à 12 USD par utilisateur et par mois ou à la version Enterprise à 25 USD par utilisateur et par mois, qui ajoute des fonctionnalités destinées aux plus grands organisations.

16. Logiciel de commerce électronique de X-Cart

X-Cart est une solution puissante pour les entreprises qui ont des produits à vendre mais qui n'ont pas beaucoup d'argent pour concevoir un panier d'achat en ligne complexe. X-Cart 5, qui est le nom de la version gratuite, offre des fonctionnalités avancées telles que des lettres d’information, le partage de réseaux sociaux et un constructeur de sites pour peaufiner les thèmes. X-Cart fournit des mises à niveau gratuites et des extensions gratuites telles que ShipStation pour générer des étiquettes d'expédition, Magic Slideshow pour créer un diaporama sur le site et Diib Analytics.

Gardez à l'esprit: vous aurez besoin d'un peu de prouesse technique pour commencer à utiliser X-Cart 5. Ce n'est pas un outil de commerce électronique plug-and-play, alors assurez-vous d'avoir un informaticien à votre disposition pour vous guider. installer.

17. Création d’apprentissage en ligne à partir de H5P

Bien que H5P ne soit pas l'outil de création eLearning le plus puissant du marché, ce logiciel à code source ouvert est une excellente option de démarrage si vous plongez juste dans le champ de création de contenu ou si vous n'avez pas de budget à consacrer. un outil plus puissant.

La création de cours peut être effectuée via 20 architectures de création de cours différentes. Cependant, la seule architecture de cours libre est l’option de présentation de cours. Ceci est similaire à une architecture Microsoft PowerPoint, bien que, contrairement à d'autres outils, il n'utilise pas le format Microsoft PowerPoint exact. Vous pourrez insérer du texte, des images, des vidéos et des questions. Les boutons sont clairement identifiés et les étapes suivantes sont clairement articulées. C'est l'un des outils les plus faciles pour créer un cours (même en utilisant le format le plus complexe, à savoir l'architecture de présentation du cours). Parmi les autres types de contenu, on peut citer les zones sensibles d’image, la vidéo interactive, les résumés, les calendriers et plusieurs formats de questionnaire, notamment les tests Arithmétique, Carte mémoire, Choix multiple et Réponse courte.

18. Numérisation de documents à partir d'Evernote Scannable

Scannable, une nouvelle application d'Evernote, numérise rapidement des piles de cartes de visite, des notes de réunion et des documents en n'utilisant rien d'autre que votre smartphone et son appareil photo. Lorsque vous numérisez plusieurs documents au cours d'une session, chacun d'eux est traité comme une note distincte dans Evernote plutôt que comme une note avec plusieurs images intégrées. C'est une excellente idée pour l'organisation des reçus et des cartes de visite.

L'application se connecte également à LinkedIn pour ajouter un contexte de réseau, car elle analyse extrêmement bien le texte. Parce que l'outil se connecte au nuage, le partage de documents est aussi simple que de partager une photo sur le disque dur de votre téléphone.

19. Logiciel de sondage en ligne de SurveyGizmo

Avec un outil de sondage en ligne, il n'y a pas de meilleur moyen de prendre la température proverbiale de votre clientèle. Le plan gratuit de SurveyGizmo n'impose aucune limite au nombre d'enquêtes, de questions ou de réponses que vous gérez, ce qui représente une valeur considérable.

Vous aurez accès à 25 types de questions et à des outils de visualisation de données différents, sans avoir à fournir d'informations (sauf si vous envisagez de passer à un forfait payant).

20. Gestion de la relation client d'Apptivo CRM

Les outils de gestion de la relation client (CRM) sont souvent complexes, coûteux et regorgeant de fonctionnalités dont vous n’avez jamais besoin. Apptivo CRM propose un plan de démarrage gratuit pour un maximum de trois utilisateurs, conçu pour vous faciliter l'accès au monde complexe des données clients.

Avec le plan de démarrage, vous aurez accès à des rapports détaillés, à 500 Mo de données et à des fonctionnalités de gestion de projet telles que le suivi des jalons et les modèles de projet. Vous pourrez également connecter votre CRM gratuit à des outils gratuits d'assistance, de gestion des finances et de passation de marchés, ce qui est particulièrement utile si vous êtes une start-up qui plonge dans le monde des services de cloud computing.

21. Gestion du contrat chez Agiloft

Si vos besoins en matière de gestion des contrats sont élémentaires, essayez Agiloft. Le forfait gratuit prend en charge 10 utilisateurs enregistrés et vous aurez accès à 30 jours de service client.

Bien que la version gratuite de l'outil soit principalement utilisée comme source d'évaluation pour les grandes organisations, elle peut également être utilisée par les petites entreprises capables de gérer quelques limitations. Par exemple, les règles basées sur une minuterie ne fonctionnent que toutes les 48 heures. Vous n'obtiendrez pas de sauvegarde automatique des données, d'accès à l'API Rest ou à votre propre portail d'employés. Si vous pouvez gérer ces problèmes, le plan gratuit est tout ce dont vous avez réellement besoin.