Examen et évaluation des réunions en cours

Onstream Media offre des services de réunion et de webinaires aux petites entreprises. Bien que ce soit assez facile à utiliser, certaines fonctionnalités sont difficiles à trouver et certaines ne fonctionnaient pas comme prévu dans nos tests. De plus, la section d'aide du site n'est pas interrogeable, ce qui s'est avéré frustrant. Bien que vous puissiez contacter directement Onstream Media pour obtenir de l'aide, je préfère une approche libre-service lorsque j'ai une simple question. Je recommanderais un service de vidéoconférence plus facile à utiliser, tel que Join.Me ou notre choix de l'éditeur, ClickMeeting.

Forfaits de réunion en ligne

Onstream Media propose deux types de plans: réunions et webinaires. Pour les réunions, vous avez le choix entre conférence à péage pour 15 USD par mois et jusqu'à 25 participants ou conférence sans frais pour 5 centimes par minute par connexion avec 100 participants maximum. Les forfaits de webinaires sont disponibles en trois niveaux: conférence téléphonique jusqu'à 50 participants (39 $ par mois); jusqu'à 150 participants (79 $ par mois); ou jusqu'à 300 participants (129 $ par mois). Les offres d'essai gratuites de 30 jours peuvent accueillir jusqu'à 20 participants, incluent toutes les fonctionnalités disponibles dans les forfaits de webinaires et ne nécessitent pas d'informations de paiement. J'ai eu du mal à trouver l'essai gratuit en naviguant sur le site lui-même, mais je l'ai trouvé après une recherche rapide sur le Web.

Débuter avec les réunions en ligne

Pour vous inscrire, indiquez simplement votre nom, votre numéro de téléphone et votre adresse électronique, puis répondez à quelques questions sur les besoins de votre entreprise, notamment le nombre de licences, la fréquence d'utilisation et le nombre maximum de personnes dont vous avez besoin par session. Vous recevrez ensuite un courrier électronique de confirmation, suivi d'un autre courrier électronique vous demandant comment vous prévoyez d'utiliser la version d'évaluation et vos fonctionnalités "indispensables". Une fois que vous avez répondu à cet e-mail, votre compte est activé. Je n'ai pas répondu tout de suite et j'ai reçu quelques courriels de suivi, mais curieusement, j'ai continué à les recevoir même après l'activation de mon compte. Cela dit, mon compte était prêt à être utilisé dans la journée qui suivait la réponse au courrier électronique.

L'email de bienvenue comprend des liens vers des guides de l'utilisateur et une session de formation hebdomadaire. L'interface gris foncé et blanc est épurée, et le tableau de bord comporte des boutons faciles d'accès permettant de créer une réunion, d'envoyer un message et d'ajouter des contacts. Sur le côté, vous avez accès à vos enregistrements, carnet d’adresses, statistiques de réunion, aide et informations de planification. Le tableau de bord montre votre dernière activité.

Vous ne pouvez pas vous connecter à votre compte à partir de la page d'accueil de Onstream Media. vous ne pouvez accéder à votre compte qu'à partir de join.onstreammedia.com, vous devrez probablement le marquer d'un signet. Un numéro d'appel vous est attribué automatiquement.

Mise en place d'une réunion

Cliquez simplement sur le bouton Nouvelle réunion ou Réunion maintenant pour créer un appel ou une conférence Web. Ensuite, vous indiquez un sujet, une heure de début et un fuseau horaire. Vous pouvez définir un mot de passe, soit par génération aléatoire, soit en saisissant celui de votre choix. Enfin, vous créez une URL conviviale, qui ajoute votre entrée à la fin de l'URL de la réunion, afin que les participants puissent s'en souvenir facilement.

Les participants peuvent être invités immédiatement ou ajoutés ultérieurement, en tant que modérateurs, participants ou observateurs, chacun disposant de droits d'accès différents. Vous pouvez également ajouter une description de la réunion et un agenda, inclure un lien vers l'agenda, joindre l'agenda sous forme de fichier et afficher des instructions personnalisées. Lorsque vous cliquez sur Ajouter à la planification, vous pouvez choisir d'envoyer ou non un courrier électronique aux invités. Vous pouvez également inviter les participants une fois que vous êtes déjà entré dans l'espace de réunion.

Les autres paramètres disponibles sont: Accès à la réunion (sur invitation uniquement ou via l’URL de la réunion), Activer les salles de discussion, Activer le lobby (emplacement permettant aux modérateurs de placer des invités jusqu’à ce qu’ils soient prêts à commencer la réunion), et Afficher. Widget incorporé pour les enregistrements, qui permet à un téléspectateur d’incorporer la réunion enregistrée sur son site Web.

Comment rejoindre un appel?

Lors des tests, chaque fois que je participais à une réunion en tant que modérateur, je pouvais voir le code de la réunion, mais le numéro de téléphone entrant n'était jamais affiché. La même chose s'est produite avec mes participants. Un participant à la réunion peut partager des documents à partir d'un ordinateur ou de la médiathèque, mais il ne peut pas activer une webcam. Seuls les modérateurs peuvent.

L'expérience de la réunion

Les réunions disposent de trois niveaux d'autorisations: les modérateurs, les hôtes de la réunion, qui ont le contrôle total de l'espace; Les participants, qui peuvent partager des documents; et les observateurs, qui, bien, observent simplement.

Après avoir téléchargé un plugin, les modérateurs peuvent partager leurs écrans ou partager des documents à partir de leur ordinateur ou de leur bibliothèque multimédia Onstream. Les hôtes peuvent également intégrer des vidéos YouTube ou des photos Flickr dans l'espace de réunion. Il existe également un outil de tableau blanc pour dessiner. Ces fonctionnalités sont comparables aux offres de ClickMeeting et Join.Me, bien que ce dernier n'offre des fonctionnalités de tableau blanc que lorsque vous utilisez leur application iPad.

L'espace de réunion peut être configuré de différentes manières: en mode Conférence (fenêtre de vidéoconférence), en mode Présentation (pour le partage de contenu) et en mode Discussion (pour les discussions et les notes partagées). Les modérateurs peuvent également ajouter des sondages et activer une fonction Q & R. Pendant une réunion, les modérateurs peuvent activer le partage d'écran et la vidéo webcam en même temps, ce qui est pratique. Les modérateurs peuvent également choisir si les participants peuvent partager leur écran.

Vous pouvez enregistrer et éditer des réunions audio et vidéo. Vous pouvez vous mettre en sourdine, mais pas facilement, comme vous le feriez avec la plupart des autres services de conférence que j'ai examinés, tels que ClickMeeting, RingCentral et StartMeeting. Lorsque vous organisez une réunion, vous pouvez décider si les participants seront mis en sourdine lors de leur entrée dans la réunion et s'ils peuvent le faire eux-mêmes. Tous les participants peuvent définir leur statut, y compris Accepter, Désaccepter, Applaudir, Accélérer, Ralentir, etc. Trois flux vidéo sont autorisés à la fois. Les modérateurs peuvent désactiver tous les autres flux vidéo. Les audioconférences peuvent utiliser à la fois des numéros VoIP et des numéros d'accès à distance ou uniquement des services VoIP. Vous pouvez également envoyer des rappels avant un événement, ainsi que des suivis aux participants et aux absents.

Onstream Meetings est compatible avec Windows, Mac et Linux, ainsi que les navigateurs, notamment Internet Explorer 8 et versions ultérieures, et les versions plus récentes de Firefox, Chrome et Safari. Vous pouvez également accéder à des conférences Web via des applications Android et Apple.

Obtenir de l'aide

Si vous rencontrez des problèmes, Onstream Media propose une page de support assez complète, mais elle n’est pas consultable, ce qui est fastidieux. Un centre d'apprentissage séparé comprend des articles sur les meilleures pratiques pour les réunions et les webinaires. Vous pouvez également télécharger des guides de l'utilisateur pour les hôtes et les participants. L'assistance téléphonique est disponible sans frais aux États-Unis et au Canada. un numéro international est également disponible. Onstream Media offre également une assistance par chat et par courrier électronique, bien que l'assistance par courrier électronique ne soit pas incluse dans la version d'évaluation.

Réunions en cours: potentiel avec pièges

À première vue, Onstream Meetings semble prometteur. Vous disposez de toutes les fonctionnalités nécessaires pour créer des réunions et des webinaires attrayants, notamment des appels vidéo, le partage d'écran et des outils de tableau blanc. Les prix sont raisonnables et la configuration du compte est relativement facile. Mais une fois que vous avez creusé, vous pourriez rencontrer des problèmes d’exécution, des fonctionnalités confuses et une section d’aide difficile à utiliser. Pour plus de chance, essayez Join.Me, WebEx, ou notre choix de l'éditeur, ClickMeeting, qui ont tous des fonctionnalités similaires, mais fonctionnent beaucoup plus facilement.