Pourquoi le système VoIP de votre entreprise peut ne pas appartenir au nuage

Les fournisseurs de services téléphoniques professionnels gérés utilisent principalement la technologie de la voix sur IP (VoIP), ce qui signifie qu'ils préconisent presque exclusivement les déploiements dans le cloud, car c'est ce qui leur est le plus efficace. Et pour être juste, cela est généralement plus facile et moins cher pour leurs clients, en particulier pour la plupart des petites et moyennes entreprises (PME). Mais le cloud n’est toujours pas une solution universelle pour toutes les organisations. Plusieurs raisons peuvent expliquer pourquoi votre entreprise ne souhaite pas que ses communications soient hébergées dans le cloud ou du moins pas toutes.

Même avec la VoIP facilitant les choses, les systèmes téléphoniques sont, semble-t-il, compliqués. Leurs capacités sont également très variées, comme en témoigne à quel point les fournisseurs les plus populaires étaient différents lors des PCMag Business Choice Awards de cette année pour les fournisseurs VoIP. Bien qu'ils fonctionnent dans un environnement informatique en utilisant la signalisation et les données numériques, ils doivent encore vivre en partie dans un monde analogique. La raison en est que les personnes qui les utilisent sont constamment analogiques.

Ajoutant à la complication, les systèmes téléphoniques ne peuvent pas être totalement numériques car l'environnement dans lequel ils existent peut ne pas être totalement numérique. Cela dépend en grande partie de l'environnement physique dans lequel réside le système téléphonique et de l'environnement de communication avec lequel le système téléphonique est connecté.

D'autre part, un système de téléphonie professionnelle entièrement basé sur la VoIP est certainement possible. Vous avez seulement besoin de téléphones VoIP, d’un réseau et d’une sorte d’autocommutateur privé (PBX). Un autocommutateur privé (PBX) est un système téléphonique privé qui fonctionne au sein de votre organisation et qui sert à établir des communications internes et à se connecter au réseau téléphonique plus important situé à l'extérieur.

Le PBX lui-même peut être un serveur dans votre centre de données ou peut-être dans votre armoire téléphonique, ou peut-être un serveur basé sur un nuage. Il doit utiliser un logiciel spécialisé capable de diriger les appels vocaux de leur origine à leur destination. Peu importe l’emplacement du serveur pour que vos employés passent des appels téléphoniques, c’est pourquoi un PBX basé sur un nuage peut être une alternative rationnelle.

Considérations de coûts

Mais il y a d'autres considérations. Un facteur important est le coût. "Dans un modèle de cloud public ou UCaaS, les frais financiers constituent le principal facteur", a déclaré Daryl Reva, vice-président du marketing cloud chez Mitel Networks, qui conçoit des solutions de téléphonie sur le cloud et sur site, y compris Mitel MiCloud Business. Beaucoup dépend aussi de la taille de l'organisation. Il a déclaré que les petites entreprises pourraient bénéficier d'une solution VoIP basée sur le cloud plus avantageuse en termes de coûts.

La réponse simple est que le coût initial d'un système téléphonique en nuage est souvent inférieur à celui d'un serveur de votre bureau. La raison en est que vous n'avez pas à acheter le PBX. Mais à long terme, cela risque de coûter plus cher, car vous devrez payer des frais d’utilisation et de gestion du PBX, comme vous le feriez avec tout autre service cloud.

D'autre part, un véritable système de communications unifiées peut être préférable en tant que solution cloud. UCaaS nécessite des installations et des compétences que vous ne possédez peut-être pas dans votre entreprise. Il est également possible qu'obtenir ces services dans le cloud soit la seule option réalisable pour vous. En effet, même si UCaaS offre un grand potentiel de réduction des coûts, il s’agit principalement d’une solution logicielle, qui nécessitera probablement une intégration personnalisée, une gestion de type DevOps et un support supplémentaire de gestion des logiciels.

Mais ce ne sont pas les seules raisons. "Si les activités verticales dictent vos choix, tels que les soins de santé et la finance, la conformité contrôle vos objectifs", a expliqué Reva. Cela signifie qu'avant de pouvoir utiliser votre système téléphonique dans le nuage, celui-ci doit être conforme à la réglementation en matière de conformité, et tous les systèmes téléphoniques en nuage ne le peuvent pas. Vous devrez passer plus de temps avec votre équipe juridique pour déterminer les exigences de conformité exactes de votre infrastructure. Vous devez le faire avec prudence, car les erreurs peuvent coûter cher.

Autres facteurs à prendre en compte

Votre décision peut être influencée par d’autres facteurs. Par exemple, si vous vous trouvez dans un environnement existant avec un système téléphonique analogique existant, vous ne voudrez peut-être pas jeter des centaines de téléphones analogiques qui sont toujours en bon état de fonctionnement. Cela signifie que, lorsque vous passez à un système VoIP, vous devez toujours utiliser des téléphones analogiques.

Bien qu'un adaptateur VoIP puisse transformer n'importe quel téléphone analogique en un appareil pouvant exister sur un réseau numérique, il serait peut-être plus judicieux d'utiliser une interface vous permettant de connecter la plupart de vos téléphones analogiques à votre réseau VoIP. Même si ces téléphones ne disposent pas de toutes les fonctionnalités d’un téléphone VoIP, ils peuvent quand même passer des appels téléphoniques et c’est peut-être tout ce dont vous avez besoin. Ensuite, vous pouvez dépenser de l'argent sur les téléphones VoIP là où ils sont réellement nécessaires.

Parfois, bien sûr, un système téléphonique en nuage est idéal. Et parfois, vous en voulez de chacun. Reva a déclaré qu'il existait deux types différents de systèmes téléphoniques hybrides. Un cas typique est lorsque le siège social dispose d’un PBX sur site mais que les succursales sont dans le cloud. "Les quartiers généraux peuvent être redondants, alors qu'ils peuvent faire monter et descendre les branches au besoin", a-t-il déclaré.

Basé sur le cloud ou sur site

Reva a également noté que certaines formes d’hybrides fonctionnels disposent du PBX de base sur site, tandis que certaines fonctions avancées, telles que la collaboration, sont dans le cloud. Cela signifie que si vous entendez beaucoup parler de solutions VoIP basées sur le cloud, ce n'est pas la seule option. De plus, pour votre organisation, il se peut que ce ne soit même pas la meilleure solution. Au lieu de cela, il est important de baser votre système VoIP sur ce qui convient le mieux à votre entreprise, à savoir sur un serveur local.

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Les principales considérations sont le coût, le degré de contrôle du système téléphonique que vous souhaitez et si des considérations telles que la conformité sont prises en compte. Vous n'avez pas besoin d'acheter un autocommutateur privé pour en utiliser un dans le cloud, mais si vous ne l'utilisez pas, vous pourriez payer plus par mois au fil du temps. Vous pouvez ne pas avoir beaucoup de contrôle sur un système basé sur un nuage, car le fournisseur peut choisir le type d'application des fonctionnalités ou de modifications, et un système basé sur un nuage peut ne pas répondre à vos exigences de conformité.

D'autre part, si vous n'avez que quelques employés et que vous souhaitez être opérationnel immédiatement, le cloud est peut-être votre point de départ. Comme tout le reste dans l'informatique, tout dépend de ce que vous voulez en faire.