Pourquoi la téléphonie mobile devrait-elle faire partie de votre système téléphonique professionnel?

À première vue, la voix sur IP mobile (VoIP) ne semble pas convenir à de nombreuses entreprises. Si vous effectuez une recherche en ligne, votre recherche révélera de nombreux services d'entreprises que vous ne connaissez probablement pas. Et leur principal objectif sera de déterminer à quel point ils sont peu coûteux. Mais le fait est que, pour un service téléphonique professionnel, VoIP ou autre, le fait d’être bon marché devrait rarement être votre principale préoccupation.

Ce dont une entreprise a réellement besoin, c’est que son système téléphonique s’intègre dans sa stratégie commerciale globale et réponde à ses besoins. Pour ce faire, le système téléphonique doit avoir certaines caractéristiques spécifiques. Voici un aperçu de cinq de ces choses:

Présence constante - Cela signifie que vous devriez être en mesure de répondre à votre numéro de téléphone professionnel où que vous soyez, pas seulement lorsque vous êtes au bureau assis à votre bureau. Vous devriez également pouvoir appeler un client ou un partenaire commercial qui semble provenir de votre entreprise, pas nécessairement de votre téléphone portable.

Intégration - Vous devriez pouvoir transférer des appels vers un poste au sein de l'entreprise et les utilisateurs devraient pouvoir vous transférer des appels. Ils devraient également pouvoir vous joindre en composant un numéro de poste. En outre, si vous avez une réceptionniste, cette personne devrait être en mesure de dire si vous êtes disponible et de vous transférer ensuite des appels.

Sécurité - Les appels téléphoniques professionnels ne sont pas que des bavardages. Vous devez savoir que le contenu de vos appels téléphoniques est sécurisé, qu'il est protégé par un cryptage et que l'accès à votre partie d'un système téléphonique est également protégé. Vous devez également savoir qui gère la partie VoIP de votre système téléphonique afin de ne pas trouver vos besoins commerciaux critiques acheminés vers un pays soumis à des caprices bureaucratiques ou à des actions législatives ou exécutives.

Fiabilité - Votre système téléphonique doit être là quand vous en avez besoin. Même quelques minutes de panne peuvent coûter des milliers de dollars à votre entreprise, et une panne à long terme peut mettre l'entreprise en danger. Bien que beaucoup d'attention soit accordée au site Web de votre entreprise, ce qui est certainement essentiel, le système téléphonique de votre entreprise est au moins aussi critique. Il s’agit de la façon dont vous parlez réellement aux clients et aux clients, de la manière dont vous collaborez avec vos collègues (au moins pour les questions de routine) et de la façon dont se déroulent les conversations rapides qui font que votre flux de travail se réalise. Bien que vous puissiez probablement faire tout cela avec la messagerie instantanée et les salles de discussion comme celles de Slack, la parole est beaucoup plus efficace.

Qualité - Vos appels téléphoniques doivent sonner comme si vous étiez en affaires. Vous ne voulez pas de conversations déformées et brisées, de voix déformées ou statiques. Une connexion téléphonique toujours de mauvaise qualité réduira votre crédibilité en tant qu'entreprise, sans parler de vos communications de base.

Le coût n'est pas une considération primordiale

Vous remarquerez que je n’ai mentionné le coût nulle part dans cette liste. En effet, l’exploitation d’un client VoIP sur votre téléphone cellulaire coûtera de l’argent en plus de tout ce que vous payez pour le service cellulaire et peut-être même du coût de base pour le système VoIP. Les coûts proviennent de deux sources: le coût du client lui-même (ou un coût par utilisateur pour certains systèmes) et le coût des données de votre opérateur de téléphonie mobile. Et cela ne tient pas compte des autres coûts que vous allez probablement subir, tels que ceux d'un agent de gestion des périphériques mobiles (MDM) et de la mise en œuvre de la sécurité des points finaux.

Comme je l'ai découvert lors de l'essai de produits destinés à notre entreprise, les clients VoIP et les services téléphoniques, y compris Editors 'Choice RingCentral Office (pour les entreprises), le client de votre téléphone mobile est considéré comme une ligne distincte par le système téléphonique. Dans de nombreux cas, il est facturé comme un numéro distinct. Prévoyez donc environ 20 dollars par mois et par client de téléphone portable.

Le coût des données sur votre forfait de téléphonie mobile dépend fortement de votre opérateur et du contrat que vous avez négocié. Mais que vous ayez des données illimitées ou que vous payiez au fur et à mesure, utiliser les données de votre téléphone portable coûte quelque chose. Et vos appels VoIP utilisent les données de votre téléphone plutôt que le réseau cellulaire pour leurs connexions.

Bien que la voix sur IP ne soit pas un gros problème de bande passante au même titre que la vidéo, elle nécessite toujours une bonne connexion de données, sinon cela ne fonctionnera pas, ou du moins, cela ne fonctionnera pas bien, ce qui, si vous essayez de parler un client, revient au même. Cela peut également signifier que vous devez vous assurer que votre réseau Wi-Fi interne est cohérent dans l'ensemble de l'entreprise ou que le signal de votre opérateur est cohérent.

Heureusement, une chose que j’ai trouvée lors de mes tests de services VoIP professionnels est que chacun des fournisseurs de VoIP dispose d’un client de téléphonie mobile, généralement pour Google Android et Apple iOS. Ces clients fonctionnent en arrière-plan sur votre téléphone. Ce qui est bien avec eux, c’est qu’ils vous permettent d’utiliser leur réseau cellulaire par défaut ou un réseau Wi-Fi local.

Ils s'intègrent également au système VoIP de votre entreprise afin que vous puissiez transférer des appels, répondre à votre poste avec votre téléphone portable, assister à des réunions partagées ou faire appel à une réceptionniste. Avec ces clients, vous pouvez même faire en sorte que le numéro de votre entreprise apparaisse sur l'identification de l'appelant au lieu de votre numéro de portable. Les collègues peuvent composer un numéro à trois ou quatre chiffres pour vous joindre, que vous soyez à votre bureau ou en dehors du bureau.

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Bien que leur apparence et leur apparence varient quelque peu, la plupart des clients VoIP que j'ai testés incluent au moins un clavier téléphonique sur votre téléphone ainsi qu'une variété de choix de menus. Celles-ci incluent la détermination du nom de la personne pouvant être appelée, la définition de votre statut de présence, la participation à des réunions, la poursuite de conversations en ligne, etc. Quelques-uns, tels que Vonage Business Cloud, incluent une console de gestion qui vous permet de gérer le système téléphonique.

Il en résulte une grande flexibilité quant à la manière dont vos appels professionnels peuvent être acheminés et gérés, et la flexibilité est un facteur clé de l'efficacité de l'entreprise. Ainsi, si vous associez ce que vos employés doivent faire avec leur téléphone aux capacités d'un client VoIP mobile, vous constaterez peut-être que ces packages peuvent constituer un avantage considérable pour votre entreprise. Ne vous attendez pas à ce qu'ils vous fassent économiser de l'argent.