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Vidéo: Introduction to UCaas - Connex Web Series | S1 | E7 (Novembre 2024)
La plupart des entreprises utilisent leurs téléphones professionnels via un fournisseur de services de voix sur IP (VoIP). La facilité de gestion et les économies de coûts surpassent simplement les systèmes PBX sur site à l'ancienne, dans la plupart des cas, en particulier pour les petites et moyennes entreprises (PME). Mais les fournisseurs de VoIP ne sont pas restés assis. Depuis que la voix sur IP transforme la voix en logiciel, ces développeurs ont été très occupés à transformer leurs plateformes en systèmes de distribution multicanaux, appelés communications unifiées en tant que service (UCaaS). Cela semble complexe, mais c’est vraiment assez simple tant que vous vous concentrez sur ce dont vous avez besoin plutôt que sur la myriade d’options que les fournisseurs pourraient vous proposer.
, Je vais expliquer ce que vous obtiendrez lorsque vous travaillerez avec un fournisseur de services VoIP typique, y compris la plupart de ceux sélectionnés par nos lecteurs dans le cadre du PCMag Business Choice Awards de cette année pour les fournisseurs VoIP. Je couvrirai également ce que vous obtiendrez si votre fournisseur de VoIP propose UCaaS. Avant d’entrer dans les détails, laissez-moi vous donner une ventilation simple de la VoIP et des UCaaS. J'ai demandé à Curtis Peterson, vice-président directeur des opérations de cloud computing chez le fournisseur de systèmes de téléphonie d'entreprise RingCentral, de faire la distinction entre les deux services.
"La VoIP est généralement juste un fournisseur de services vocaux, des appels entrants et sortants", a expliqué Peterson. "UCaaS examine essentiellement toutes les communications d'entreprise et les met en réseau via IP ou Internet Protocol. La VoIP est un mode unique. UCaaS est multimodale: messagerie texte, discussion en ligne, vidéoconférence, partage d'écran, réunions vidéo. Mais il utilise la VoIP pour alimenter la partie vocale.."
Bon, maintenant que vous avez une compréhension de base de la différence entre la VoIP et l'UCaaS, je vais expliquer ce que vous obtiendrez avec chaque service.
Caractéristiques de la VoIP
La VoIP est essentiellement un service téléphonique numérique qui utilise Internet pour le transport et la transmission de communications. Vous pouvez émettre et recevoir des appels depuis votre connexion Internet via des combinés, comme vous le feriez dans la plupart des environnements de bureau classiques ou via des téléphones logiciels (applications logicielles). En tirant parti du microphone et des haut-parleurs de votre ordinateur de bureau, de votre ordinateur portable ou de votre smartphone, vous pouvez passer des appels de la même manière que vous le feriez avec un combiné classique.
La VoIP offre de nombreux avantages identiques à ceux de votre fournisseur de services de télécommunications. Vous pourrez recevoir et écouter des messages vocaux et surveiller les appels via l'identification de l'appelant. Les appels peuvent être transférés vers d'autres lignes si quelqu'un n'est pas disponible pour recevoir un appel. Autres fonctionnalités Les offres VoIP incluent les standards automatiques, les mises en attente d'appels, les journaux d'appels, la surveillance des appels, l'enregistrement des appels, les transcriptions d'appels, les conférences rendez-vous et le transfert des numéros.
Caractéristiques UCaaS
Si vous optez pour un fournisseur VoIP uniquement, vous manquerez une caractéristique évidente: la vidéo. Avec UCaaS, votre fournisseur de services vous permettra également de planifier des appels vidéo individuels et des visioconférences un à plusieurs. Cela ne semble peut-être pas indispensable pour les petites entreprises, mais au fur et à mesure que votre équipe grandit et que vous recrutez dans différentes régions, vous souhaiterez pouvoir passer des appels vidéo "en face à face". Grâce à la vidéoconférence et à la voix sur IP, vous pourrez organiser des réunions avec des centaines de participants, partager votre écran avec toutes les personnes présentes et même partager et recevoir des fichiers avec tous les participants ou les participants.
Les outils UCaaS vous permettent également de discuter et d'envoyer des SMS avec des collègues sur votre plan. Pourquoi auriez-vous besoin de cette fonctionnalité? Eh bien, si vous êtes en conversation vidéo avec un client et que votre représentant commercial parle hors de son tour, vous pouvez lui envoyer un message de discussion privé pour que tout le monde se retrouve sur la même page. Cela permet également aux membres de votre équipe d'envoyer des messages de discussion plutôt que des courriers électroniques pour discuter d'interactions plus sensibles et plus occasionnelles.
Certains fournisseurs UCaaS permettent une collaboration approfondie et une gestion de projet de groupe. Cela inclut le partage de documents et l'édition simultanée, les listes de tâches, les calendriers partagés et même le stockage de fichiers commun.
Si vous êtes un de ces chats étranges qui aiment toujours envoyer et recevoir des fax, certaines solutions UCaaS vous permettent de le faire depuis votre ordinateur ou votre appareil mobile (les fax seront automatiquement stockés dans votre compte Dropbox ou Microsoft OneDrive). Cette fonctionnalité vous permet également de mieux savoir qui envoie et reçoit les fax, ce qu’ils envoient, et vous permet de désactiver les fax indésirables.
L’aspect le plus important d’une plate-forme UCaaS est peut-être sa capacité à s’intégrer à des solutions tierces pour vous aider à mieux extraire et exporter des données d’un outil à l’autre. Par exemple, si vous avez besoin d'appeler un client et que vous souhaitez accéder à ses enregistrements pour améliorer vos communications, l'intégration de votre compte Salesforce à votre outil UCaaS simplifie énormément la tâche. Dans votre tableau de bord Salesforce, vous pourrez lancer l'appel, afficher l'historique des interactions du client et ajouter des notes sur ce qui se dit pendant l'appel. Avec une intégration de messagerie Microsoft Outlook, vous pouvez lancer des appels directement à partir du corps d'un courrier électronique.
Les intégrations sont particulièrement utiles pour les entreprises qui envisagent d’utiliser leur outil UCaaS pour répondre aux demandes d’aide. Imaginez donner à vos représentants la possibilité de passer et de prendre des appels directement depuis la console du support technique. Imaginez-leur leur donner la possibilité de rechercher des interactions avec les clients ou d'ajouter des notes aux enregistrements des clients pendant l'appel, puis de relier ces données à vos outils UCaaS, support technique et gestion de la relation client (CRM) pour une édification ultérieure.
"Les entreprises qui recherchent des solutions VoIP simples perdent l’opportunité de combiner plusieurs outils de communication avec un fournisseur et d’obtenir un rabais pour le faire", a déclaré Peterson. En effet, la plupart des fournisseurs proposent des remises en gros lorsque vous regroupez tous vos outils UCaaS plutôt que des outils de communication à la carte, parmi plusieurs fournisseurs. Pensez à la façon dont vous achetez le service de câble, d’Internet et de téléphone de votre maison: le prix des trois services ensemble est généralement inférieur à celui de trois fournisseurs différents pour chacun.
Le groupement garantit également que chaque service s’intègre et se rapporte sans problème. "Si vous avez un fournisseur pour la VoIP, un pour la vidéo et un pour le chat, vous ne pouvez pas partager l’analyse entre eux", a expliqué Peterson.
