Démarrage rapide: configurez la base de données en 10 étapes simples

Base CRM est le choix des éditeurs PCMag pour le logiciel CRM. La série de vidéos présentée est conçue pour que vous puissiez utiliser Base CRM rapidement et facilement. Il vous guide à travers toutes les étapes initiales de la configuration, de l’organisation et de l’utilisation de votre compte. Dans cet article, nous décrivons des tâches telles que la personnalisation des pipelines de vente, la configuration de la gestion des pistes et la configuration d'actions automatisées.

Table des matières

• Première étape: Aperçu du tableau de bord
• Deuxième étape: personnaliser vos notifications
• Troisième étape: Leads vs. Contacts
• Quatrième étape: créer et gérer des transactions
• Cinquième étape: personnaliser vos réseaux de vente
• Sixième étape: Ajouter des champs personnalisés
• Septième étape: fixer des rendez-vous
• Huitième étape Créer et assigner des tâches
• Étape 9 Intégration de votre courrier électronique
• Étape 10 Configuration des actions automatisées

Présentation du tableau de bord Personnalisation des notifications Contacts générés et contacts Création et gestion des transactions Personnalisation de vos pipelines de vente Ajout de champs personnalisés Planification des rendez-vous Création et attribution de tâches Intégration de votre messagerie Configuration des actions automatisées

Première étape: Aperçu du tableau de bord

Apprenez à utiliser votre tableau de bord Base CRM dans cette courte vidéo, y compris une vue d'ensemble de l'activité du compte, du récapitulatif du pipeline et des options de filtrage. Il existe trois types de profils CRM de base, chacun disposant de différentes autorisations: utilisateur, gestionnaire et entreprise. Le profil utilisateur ne peut voir que sa propre activité, le responsable peut voir son activité et celle de ses rapports directs, tandis que les utilisateurs professionnels peuvent voir l’activité de groupes entiers.

Sinon, les tableaux de bord ont la même apparence dans tous les profils, avec le récapitulatif de pipeline et d'opération à gauche, l'activité du compte au centre et les tâches et rendez-vous à droite. Le bouton Ajouter universel, qui permet d'ajouter de nouveaux contacts, prospects et autres enregistrements à partir de n'importe quel écran, y compris le tableau de bord, constitue un nouvel ajout à l'interface utilisateur.

Vous pouvez afficher des informations de premier niveau sur vos offres, filtrées par pipeline, ainsi que l'activité des 30 derniers jours, y compris un décompte des offres gagnées et perdues ou marquées comme non qualifiées. L'activité du compte est organisée par notes, tâches terminées et offres. Dans cette colonne, vous verrez chaque fois que quelqu'un ajoute une nouvelle transaction, un nouveau contact, une note, une tâche ou modifie le statut ou l'étape d'une transaction ou d'un lead. Enfin, les tâches et les rendez-vous à venir sont à droite; Les tâches en retard sont affichées en rouge. Regardez la vidéo pour obtenir des conseils sur le filtrage du contenu et la personnalisation de votre tableau de bord en fonction de vos besoins spécifiques.

Deuxième étape: Personnaliser les notifications

Cette vidéo vous explique comment gérer les notifications. Il existe trois types de notifications différents dans Base CRM: les notifications prédéfinies, les notifications personnalisées et les notifications Web.

Les notifications prédéfinies incluent les activités logicielles, telles que la création d'une piste, d'une transaction ou d'une tâche, ainsi que des rappels de rendez-vous et de tâches. Il existe également des notifications système, par exemple lorsqu'une importation ou une exportation est terminée ou lorsqu'un nouveau prospect est créé à partir d'un formulaire de capture. Pour chacun de ceux-ci, vous pouvez opter pour une alerte Web, une alerte par courrier électronique ou désactiver les notifications.

Les utilisateurs peuvent créer des notifications personnalisées liées aux leads, aux contacts et aux offres. Pour chacun d'entre eux, vous choisissez d'abord un filtre, tel que les pistes appartenant à des équipes ou à des utilisateurs particuliers, ou une transaction en cours. Ensuite, vous choisissez un déclencheur. Par exemple, vous souhaiterez peut-être recevoir une alerte lorsqu'une tâche est ajoutée à une nouvelle transaction ou lorsque l'étape de la transaction d'une transaction est modifiée. Les notifications peuvent avoir plusieurs déclencheurs. Vous pouvez recevoir des alertes Web, par courrier électronique et mobile.

Enfin, les utilisateurs ayant souscrit à Base Voice ou intégré avec un autre fournisseur de service vocal professionnel peuvent s'inscrire pour recevoir des notifications Web sur les appels entrants et les messages texte. Base Voice comprend un numéro de téléphone unique et enregistre automatiquement les appels et les messages destinés aux clients potentiels et aux contacts.

Troisième étape: Leads vs. Contacts

Si vous débutez dans le CRM, vous risquez de créer une certaine confusion en ce qui concerne les pistes et les contacts. Dans Base CRM, un responsable est une personne principale, une entreprise ou une opportunité commerciale qui ne fait pas encore partie du pipeline de ventes. Il s’agit de personnes et de sociétés que vous avez découvertes grâce au réseautage mais avec lesquelles vous n’avez pas encore conclu d’affaire. Les pistes sont toutes sur le potentiel. Une fois qu'un prospect manifeste de l'intérêt pour un produit ou un service, il peut être converti en contact. Un contact peut également être une personne avec laquelle vous avez déjà travaillé et que vous êtes susceptible de proposer à des clients réguliers.

Les onglets Prospect et Contact de Base CRM ont le même aspect et le même fonctionnement, avec une variété de filtres de recherche. Les pistes sont classées de trois manières: nouvelles, actives et non qualifiées. Les contacts sont partagés entre prospects et clients. Les contacts peuvent être associés à une ou plusieurs offres. Pour les pistes et les contacts, vous pouvez voir les tâches et les rendez-vous associés dans leur entrée, ainsi que les documents associés. Les pistes peuvent être converties en contacts, mais cette action ne peut pas être annulée.

Quatrième étape: créer et gérer des transactions

Les transactions sont des opportunités de vente liées à un prospect ou à un contact. Ils se déplacent dans votre pipeline de vente, qui représente votre processus de vente. Chaque pipeline se termine à l’une des trois étapes suivantes: gagné, perdu ou non qualifié. Gagné et perdu s'expliquent d'elles-mêmes; marquer un accord comme non qualifié signifie que ce n'est pas un rejet complet. Des raisons non qualifiées peuvent concerner le calendrier, le budget, la réorganisation de la société ou tout élément échappant à votre contrôle. Ces trois offres d'achat facilitent le suivi de votre succès et ciblent mieux votre équipe de vente.

Sur la page Transactions, vous pouvez voir le nombre de transactions à chaque étape du pipeline. Comme les pistes et les contacts, vous pouvez également filtrer les offres en fonction des champs que vous utilisez. Dans une entrée de transaction, vous pouvez voir quel contact, piste ou entreprise est connecté à cette activité, son activité récente, son pourcentage de valeur et de probabilité. Toutes les tâches ou rendez-vous associés sont également affichés. Vous pouvez également changer le stade de la transaction ici.

Cinquième étape: personnaliser vos réseaux de vente

Les pipelines de vente sont composés d’étapes. Le CRM de base comporte six étapes, mais vous pouvez en ajouter ou en supprimer d’autres que vous ne prévoyez pas d’utiliser. Vous pouvez également renommer et réorganiser les étapes en fonction des processus de votre entreprise. Il existe deux types d'étapes: active et fermée. Bien que vous puissiez renommer l’une des trois étapes fermées, qui sont par défaut gagnées, perdues et non qualifiées, vous pouvez les supprimer ou en ajouter d’autres.

Si vous avez plusieurs pipelines de vente, vous pouvez les personnaliser avec différentes étapes. Ainsi, si vous vendez des produits et des services, vous pouvez disposer de pipelines adaptés à chaque processus.

Sixième étape: Ajouter des champs personnalisés

Les pistes, les contacts et les transactions ont une multitude de champs par défaut, mais cela ne suffit pas toujours. Les champs personnalisés vous permettent de collecter et de stocker des informations supplémentaires sur vos prospects, propres à votre entreprise. Base CRM propose diverses options de champs personnalisés. Vous pouvez créer des champs pour une seule ligne de texte, un paragraphe de texte, une case à cocher, un menu déroulant, un menu à sélection multiple, une date, un email, un téléphone, une adresse et une URL. Vous pouvez ajouter autant de champs personnalisés que vous le souhaitez, et pour le menu déroulant et la sélection multiple, jusqu'à 500 choix.

Septième étape: fixer des rendez-vous

Base CRM est livré avec une fonctionnalité de calendrier et vous pouvez également intégrer un ou plusieurs calendriers Google à votre compte. Vous devez choisir un calendrier par défaut, qui est le seul que vous puissiez modifier. Les rendez-vous des calendriers autres que ceux par défaut apparaissent en gris. Lorsque vous créez un rendez-vous, vous pouvez l'associer à un prospect, une offre ou un contact. Il suffit de commencer à taper le nom et CRM de base suggérera tous les enregistrements correspondants.

Ces rendez-vous apparaîtront dans l'entrée pour le rôle principal, le contact ou l'accord. L'enregistrement d'un rendez-vous l'ajoute à votre calendrier et envoie des invitations à d'autres participants. Vous pouvez télécharger le logo de votre entreprise pour qu'il apparaisse dans toutes les invitations. Vous pouvez également ajouter des rendez-vous à partir des pages Lead, Contact ou Deal. Lorsque vous affichez un rendez-vous, vous pouvez voir quels participants ont accepté et refusé votre invitation.

Huitième étape: créer et assigner des tâches

Dans Base CRM, toutes les tâches sont associées à des offres. Vous pouvez ajouter des tâches à partir de l'onglet Calendrier ou Tâche ou directement à partir d'une entrée de prospect, de contact ou de transaction. Les tâches ont des délais et des rappels facultatifs, qui peuvent être envoyés une semaine, une journée, une heure, 30 minutes, 15 minutes ou cinq minutes avant la date d'échéance ou à l'heure exacte de la date d'échéance. Les tâches en retard apparaissent en rouge. En fonction de vos autorisations, vous pouvez attribuer des tâches à vous-même ou à d'autres utilisateurs.

Étape neuf: Intégration de votre courrier électronique

Base CRM dispose d'un outil de messagerie, mais il s'intègre également à Gmail et à d'autres fournisseurs de messagerie. L'intégration de votre compte de messagerie signifie que les communications avec les clients potentiels et les contacts sont automatiquement connectées, vous laissant ainsi du temps pour des tâches plus importantes. Votre compte de messagerie sera synchronisé de deux manières: les e-mails que vous envoyez dans Base CRM s'afficheront dans votre client de messagerie et inversement. Base CRM vous enverra un e-mail une fois la synchronisation initiale des e-mails terminée.

Votre courrier électronique est divisé en quatre dossiers: Boîte de réception, Courriels non suivis, Envoyés et Archivé. Votre boîte de réception contient des e-mails connectés à des pistes, des contacts et des offres dans votre compte. Les e-mails non suivis sont ceux qui ne sont pas associés à votre compte. À partir de ce dossier, vous pouvez ajouter un email en tant que lead ou contact. Dans le dossier Envoyé, vous pouvez voir si un courrier électronique a été consulté et combien de fois, il vous permet d'identifier les messages qui peuvent être tombés entre les mailles du filet ou qui ont été renvoyés à une adresse électronique incorrecte. Vous pouvez supprimer des messages ou les archiver dès qu'ils ne sont plus importants.

Étape 10: Configuration des actions automatisées

Si vous vous retrouvez à refaire la même tâche, pourquoi ne pas l’automatiser? Base CRM dispose de plusieurs options pour créer automatiquement des tâches en fonction de certains événements. Vous devez être un utilisateur de niveau responsable et un administrateur de compte pour créer des actions automatisées. Les exemples incluent la création de tâches lorsqu'une offre passe à une nouvelle étape ou la mise à jour d'un champ personnalisé lors de la création d'une nouvelle offre. Tout d'abord, vous sélectionnez l'événement qui déclenchera l'action. Les choix sont les suivants: quand un nouveau prospect est créé, quand un nouveau contact est créé, quand un accord est créé ou quand un accord est déplacé vers une autre étape. Certains de ces événements ont des options plus granulaires telles que le filtrage par société, par pipeline ou par étape de transaction.

Ensuite, vous décidez quelle tâche doit être assignée, vous l'attribuez à un utilisateur et vous ajoutez éventuellement une date d'échéance. Vous pouvez créer plusieurs tâches par action automatisée.