Une mauvaise gestion des contrats peut coûter de l'argent à votre entreprise

Selon un nouveau rapport de SpringCM, 64% des entreprises déclarent que les processus d'approbation des contrats sont en train de bloquer les transactions. Le plus grand défi des organisations est de gérer les flux de travaux des contrats et d’obtenir l’approbation des principales parties prenantes. Selon l'enquête, le principal obstacle rencontré par les entreprises est le manque de processus de gestion et de déroulement des contrats. Soixante pour cent des entreprises utilisent le courrier électronique pour gérer les contrats, tandis que seulement 32 pour cent utilisent un outil de gestion des contrats. Six pour cent des entreprises déclarent ne pas avoir mis en place de processus de gestion des contrats.

"Essayer d'obtenir des contrats via des processus d'approbation internes et externes n'est qu'une expérience misérable", a déclaré Erik Severinghaus, responsable de la stratégie et des alliances chez SpringCM. "Un contrat est une base de données fondamentalement non structurée. Vous travaillez sur deux organisations différentes avec deux ensembles différents d'outils et de processus. En fin de compte, si vous exécutez des e-mails et des pièces jointes, personne ne dispose de visibilité sur le processus., et personne ne peut optimiser le processus ".

"Si vous examinez le sondage et les principaux défis des personnes interrogées", a déclaré Will Wiegler, directeur du marketing de SpringCM, "les quatre principaux domaines d'activité sont le flux de travail, la création de nouveaux contrats, le suivi et l'approbation. Ce sont des processus commerciaux bloqués. les gens ne savent même pas où sont les contrats. Dans quelle boîte de réception se trouve-t-il? Qui l'obtient ensuite?"

(Image Via: SpringCM)

Que peut faire la gestion des contrats?

Les outils de gestion des contrats offrent aux entreprises la possibilité de stocker, suivre, redéfinir la surface et générer des rapports sur des données contractuelles. Cela implique généralement un logiciel en nuage capable de lire et d'agréger automatiquement les données, ainsi que de fournir des alertes aux parties prenantes lorsqu'il est temps de prendre des mesures pour un contrat spécifique. Severinghaus a déclaré que les entreprises qui tentaient de gérer ces processus sans logiciel luttaient pour corriger les données provenant de sept ou huit types de documents ou de fichiers différents, puis pour les traduire en un contrat ou une facture normalisée. Dans ces scénarios, il a expliqué: "Il y aura forcément une erreur humaine."

En fait, même les entreprises qui tirent parti d'un logiciel de gestion de contrats s'efforcent encore d'éviter les erreurs courantes. Quatre-vingt-douze pour cent des erreurs de gestion des contrats sont imputables à l'homme, selon les répondants. Sept pour cent des entreprises disent que les erreurs humaines se produisent très souvent. "Un vendeur aime parler aux clients, aime créer des relations, mais il déteste généralement les mathématiques, l'arithmétique, les finances et le travail manuel de la traduction des chiffres sur différents systèmes", a déclaré Severinghaus. "Si vous leur demandez de déplacer ces éléments manuellement, vous ne devriez pas être surpris si vous voyez des erreurs dans le processus."

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Un quart des entreprises interrogées ont déclaré que les TI participaient au processus de gestion des contrats, ce qui pourrait contribuer à compenser une partie des erreurs humaines liées à la journalisation et au traitement des contrats. Avant que les fournisseurs de logiciels de gestion des contrats parlent à des clients potentiels, le service informatique a généralement travaillé avec des analystes commerciaux pour aider à définir un flux de travail normalisé prenant en compte les processus métiers, la technologie et tous les problèmes liés à la combinaison des deux (par exemple, pourquoi les tableurs ne factures).

Par exemple: Les meilleurs outils de gestion de contrat que nous avons examinés offrent des fonctionnalités telles que les automatismes de flux de travail, la fonctionnalité de discussion en ligne dans l'application et les alertes par courrier électronique qui avertissent les utilisateurs lorsqu'il est temps d'agir sur un contrat. Certaines de ces fonctionnalités sont disponibles dans les outils Choix des éditeurs tels qu'Agiloft et Mitratech, ainsi que dans SpringCM.

Ces fonctionnalités peuvent également contribuer à accélérer le cycle de contrat et à faire économiser de l'argent aux entreprises. La durée du contrat type des répondants au sondage était comprise entre un et deux mois (33%). Vingt-deux pour cent des répondants affirment que leur cycle de contrat dure plus de quatre mois. Vingt pour cent des personnes interrogées déclarent que l'utilisation d'un logiciel de gestion des contrats a permis à leur entreprise de réaliser des économies.

Gestion future des contrats

Lorsque vous ajoutez des technologies émergentes telles que l'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage automatique (ML) à la combinaison, la gestion des contrats peut être encore plus bénéfique pour les utilisateurs. "L'intelligence artificielle sera extrêmement importante", a déclaré Severinghaus. "Il existe des cas d'utilisation naissants dans lesquels AI permet la conclusion d'accords mutuels de non-divulgation. AI peut procéder à un examen et à une classification de base des contrats."

Malheureusement, AI ne résoudra pas le difficile défi de développer un processus de gestion des contrats, première étape vers l’automatisation. "Nous sommes loin de l'IA pour résoudre les défis des processus métier", a déclaré Severinghaus. "De nouvelles technologies émergent et tout le monde pense qu'elles seront la solution miracle. Parce que cette technologie existe maintenant, elles pensent que nous n'aurons pas à travailler dur et à analyser nos processus commerciaux. C'est à ce moment-là que les gens disent qu'ils ont gagné." Vous n’êtes pas obligé de travailler dur, car l’intelligence artificielle fera le travail magique pour nous. En fait, l’intelligence artificielle est l’incarnation d’un système qui repose sur des données structurées et sur un processus structuré pour entraîner ces algorithmes."

Ce manque de standardisation est la raison pour laquelle des entreprises telles que SpringCM les implorent de développer un processus de gestion des contrats avant même de parler à un fournisseur. "Ne pas avoir de processus est une recette pour des problèmes à toutes les étapes", a déclaré Wiegler. "Vous ne pouvez pas développer une entreprise sans un processus de gestion des contrats." Pour commencer à codifier le processus de gestion des contrats, Wiegler a déclaré que les entreprises devaient se poser les questions suivantes: "Que faites-vous maintenant? Que peut-on structurer en termes de processus pouvant être identifiés?" Une fois que vous avez déterminé ce que votre processus a été et devrait être, vous serez en mesure de travailler avec les éditeurs de logiciels et de logiciels pour créer un système qui fonctionne. Ou, comme l'a dit Wiegler, "Vous ne pouvez pas automatiser quelque chose si vous ne comprenez pas ce que c'est en premier."

SpringCM a interrogé 1 409 répondants, dont 32% d’entreprises de moins de 100 employés et 16% d’entreprises de plus de 8 000 employés.