Office 2016: plus collaboratif, mais pas tout à fait là

Il va presque de soi que Microsoft Office est non seulement la suite bureautique la plus populaire, mais également la plus puissante. Des produits tels que LibreOffice et Corel WordPerfect sont des concurrents directs, mais ils ne font tout simplement pas partie de la même classe. Au lieu de cela, la concurrence est venue d'applications mobiles et d'alternatives en ligne, notamment Google Drive / Apps, qui offre une collaboration accrue et améliorée, ainsi que des avantages du stockage de données en ligne.

Au cours des derniers mois, Microsoft a recentré ses efforts sur la lutte contre ces fronts avec une nouvelle version de la suite pour iOS et Android, des applications Web améliorées et, plus récemment, dans Office 2016, une nouvelle version de la suite bureautique qui semble spécifiquement conçue pour: contrer les avantages de la collaboration de ses rivaux. Sur ce plan, Office 2016 n'aboutit que partiellement. Certaines fonctionnalités fonctionnent bien, mais bon nombre des fonctionnalités souhaitées ne sont tout simplement pas encore disponibles. Après les avoir utilisés au cours des derniers mois, on se croirait dans les anciennes versions d'Office. Il fonctionne bien et reste toujours au-dessus de la concurrence, mais il n'est pas encore aussi collaboratif que vous le souhaiteriez.

À première vue, Microsoft Office 2016 ne semble pas être très différent des dernières versions d'Office. Oui, la barre de titre a changé de couleur et les barres de ruban et les menus semblent avoir été peaufinés pour qu'ils fonctionnent mieux lorsque vous travaillez sur une tablette (ou sur tout ordinateur doté d'un écran tactile). Toutefois, les fonctions de base n'ont pas beaucoup changé: les commandes sont exactement là où vous vous attendez, les formats de fichier ne sont pas modifiés et les éléments tels que les macros et les modules complémentaires sont également identiques. Comme je l'ai utilisé ces derniers mois, en général, j'ai trouvé que cela fonctionnait bien, mais ce n'est pas un grand changement - jusqu'à ce que vous commenciez à collaborer avec d'autres personnes.

En effet, les principaux avantages d'Office 2016 sont l'amélioration des fonctionnalités de collaboration et un peu plus de contrôle de l'informatique sur la gestion du système. Parmi celles-ci, les fonctionnalités collaboratives, qui permettent à deux personnes ou plus de travailler ensemble sur un document, se démarquent vraiment.

Les versions antérieures d'Office comportaient certaines fonctionnalités de collaboration, mais Office 2016 va beaucoup plus loin et vous permet de voir immédiatement les modifications apportées à un document Word (lorsqu'une autre personne est en train de la saisir). Bien que ce soit une étape importante, les fonctionnalités de collaboration pour les versions de bureau d'Excel et de PowerPoint sont toujours manquantes, bien que Microsoft ait promis des mises à jour dans les prochains mois.

L'édition collaborative est loin d'être une idée nouvelle. C’est cette fonctionnalité qui a fait que Google Docs se démarque depuis des années. Depuis, Microsoft a ajouté un certain nombre de fonctionnalités de collaboration à Office, notamment dans les versions Web d’Office Online. Dans ces versions, plusieurs personnes peuvent modifier le même document, la même feuille de calcul ou la même présentation en même temps. C'est une fonctionnalité intéressante, utile pour les feuilles de calcul où plusieurs personnes peuvent entrer des informations sur différentes lignes ou travailler ensemble sur un document en modifiant différentes sections.

Malheureusement, les applications Web ne sont pas aussi puissantes que les applications de bureau. Les versions en ligne manquent de fonctionnalités puissantes pour le formatage; en fait, je trouve que la mise en forme de documents complexes peut être gâchée si vous essayez d’apporter des modifications assez mineures à l’aspect du document (la modification du texte n’est pas un problème) et les versions en ligne ne disposent pas des macros que de nombreux utilisateurs avancés compter sur dans la version de bureau. Cela ne signifie pas que les versions Web sont mauvaises, mais elles ne remplacent certainement pas les versions de bureau. Il en va de même pour les applications iOS et Android: elles préservent bien la mise en forme de vos fichiers et sont pratiques à utiliser, mais pour les éditions et la création de documents sérieuses, vous êtes beaucoup mieux sur le bureau.

À partir de Word 2013, Microsoft a mis à disposition certaines fonctionnalités de collaboration dans les applications de bureau. Dans Word 2013, vous avez constaté que d'autres personnes étaient en train de modifier le document, mais vous ne pouviez pas voir leurs modifications tant que vous n'avez pas enregistré (lorsqu'elles ont été mises en évidence).

Dans la version de bureau de Word 2016, non seulement vous voyez une indication des personnes qui apportent les modifications, mais vous pouvez également visualiser ces modifications au fur et à mesure de leur frappe. Lors des tests, j’ai trouvé que cela fonctionnait plutôt bien, même si, en fonction de votre connexion, les modifications ne sont pas toujours instantanées.

Tout cela nécessite que votre document soit stocké dans un magasin de documents Microsoft tel que OneDrive ou SharePoint. Ce sera une limitation sérieuse pour certaines personnes. Dans de nombreuses entreprises, les fichiers partagés sont hébergés sur un serveur de fichiers traditionnel et de nombreuses personnes utilisent des services autres que OneDrive pour le stockage et le partage. Microsoft offre gratuitement du stockage OneDrive à quiconque, et les personnes qui achètent le produit via le plan d'abonnement Office 365 ont un accès complet à OneDrive. J'aime le concept de OneDrive, mais j'ai certainement remarqué des problèmes de synchronisation des fichiers entre un PC et OneDrive; un outil de synchronisation de nouvelle génération est actuellement en test de prévisualisation, et j'espère que cela résoudra le problème bientôt.

Je travaille souvent dans un document partagé Word (stocké sur un serveur SharePoint Online) avec des informations mises à jour par mon équipe. Nous utilisons la version de bureau complète de Word, plutôt que l'application Web, car le formatage fonctionne comme prévu. Je peux voir où cela fonctionnera beaucoup mieux lorsque nous pourrons voir les changements de frappe dans Word 2016.

Le gros inconvénient, du moins pour le moment, est que, pour ce qui est des applications de bureau, cela se limite à Word. PowerPoint conserve les fonctionnalités de coédition de la version 2013 (similaires à Word 2013), tandis que la version de bureau d'Excel n'en contient pas beaucoup. Microsoft a annoncé que les futures versions d'Excel et de PowerPoint faisant partie d'Office 2016 bénéficieront prochainement d'une capacité de co-édition en temps réel, et que ces mises à niveau seront disponibles pour ceux qui achètent Office sur le plan d'abonnement annuel d'Office 365, mais pas pour ceux qui achètent la version de bureau autonome. Pendant ce temps, les versions Web des applications continuent à offrir une collaboration, ce qui ne résout pas le problème. J'ai des applications où plusieurs personnes entrent des données dans une version en ligne d'une feuille de calcul Excel, mais doivent ensuite ouvrir la version complète d'Excel pour la mise en forme avancée et les macros.

Word, Excel et PowerPoint

Une nouvelle fonctionnalité intéressante des applications principales est appelée "Dis-moi ce que tu veux faire", qui apparaît dans la barre de menus de Word, Excel et PowerPoint. Par exemple, vous pouvez simplement taper "add table" et le faire ou vous diriger vers le système d’aide traditionnel. J'ai trouvé que c'était un ajout intéressant, mais il y a clairement encore place à amélioration. Par exemple, il n’a pas encore de recherche vocale (il n’est pas non plus intégré à Cortana sous Windows 10) et propose généralement divers choix de menus plutôt que de simplement faire les choses pour vous.

Dans Word, une autre fonctionnalité intéressante est la "recherche intelligente", qui ouvre un panneau de recherche contenant des informations provenant de Wikipedia et d'autres sources Web. Il vous suffit de cliquer sur un mot ou de sélectionner une phase, puis de sélectionner la recherche intelligente dans le menu contextuel (qui contient des éléments tels que couper, copier et coller). Les versions précédentes de Word vous permettaient de rechercher des mots en accédant à une fenêtre de navigateur distincte et disposaient d'un "volet de recherche", mais avec 2016, c'est à la fois plus pratique et plus autonome.

Si vous utilisez une machine avec un écran tactile et un stylet, vous pouvez maintenant ajouter une équation en dessinant; ce n'est pas quelque chose que je fais beaucoup, mais je peux voir en quoi cela pourrait être utile.

Avec Excel, les modifications les plus remarquables concernent les graphiques, avec de nouveaux types de graphiques tels que les graphiques de Pareto et de chutes d’eau. Il ajoute également des animations et une nouvelle fonctionnalité appelée Prévisions. Les fonctionnalités de PowerPivot sont désormais intégrées, plutôt que complémentaires, et vous pouvez plus facilement publier des données dans Power BI. C’est bien pour les utilisateurs expérimentés et dans des situations spécifiques, mais j’imagine que la plupart des utilisateurs seraient mieux servis par certaines des fonctionnalités sous-appréciées du produit introduites dans les versions précédentes, telles que la sélection d’une plage et la sélection de Control-Q pour y accéder. une analyse rapide, ou en choisissant le menu Insérer pour les graphiques et les tableaux croisés dynamiques recommandés.

Des programmes tels que Google Apps, Corel WordPerfect et LibreOffice offrent un traitement de texte très puissant de nos jours; ils ne correspondent pas à Word, mais ils sont suffisants pour la plupart des gens. Pour la plupart des utilisateurs sérieux, cependant, Excel est dans une classe à part. Microsoft a fait une grosse affaire en promettant qu'Office 2016 ne verrait aucun changement de macros ou de formats de fichiers par rapport aux versions précédentes, ce qui est très important compte tenu du rôle critique d'Excel dans de nombreux paramètres d'entreprise.

PowerPoint ne semble pas avoir beaucoup changé, bien que les fonctionnalités de collaboration soient promises. Microsoft inclut un nouvel outil de présentation appelé Sway, conçu pour créer des pages Web que vous pouvez faire défiler pour faire office de présentations. c'est intéressant, mais je n'en ai pas encore trouvé le besoin. De même, il n'y a pas beaucoup de changements dans OneNote.

Outlook et autres outils

Outlook comporte davantage de modifications, encore une fois axées sur la collaboration, bien que je n’aie pas pu les tester beaucoup, car la plupart de mes collaborateurs exécutent toujours l’ancienne version. Pour les utilisateurs professionnels, il ajoute une fonctionnalité de groupe qui vous permet d'envoyer rapidement un message à une équipe donnée selon un concept qui semble très similaire à Slack. Vous pouvez ainsi afficher ces conversations séparément dans une application mobile. Il vous permet également de partager plus facilement des fichiers et des calendriers pour l'équipe. C'est un concept important et je suis impatient de voir s'il contribuera à améliorer les communications.

Parmi les autres nouvelles fonctionnalités, il est plus facile d'envoyer un lien vers un fichier OneDrive plutôt que de l'envoyer en tant que pièce jointe (quelque chose qui est dans l'application Web depuis un certain temps), ainsi qu'une fonctionnalité "Clutter" pour les utilisateurs d'entreprise qui collecte les messages qu'il ne pense pas être du spam, mais pense peut être moins prioritaire. C'est une idée intéressante.

Bien que la co-création soit la grande nouveauté, quelques autres nouveautés ont été ajoutées à la suite, en particulier pour les clients professionnels. Celles-ci incluent une meilleure publication dans PowerBI, l'outil de veille stratégique lié à Excel et la dernière version de Skype for Business. Il existe un nouvel outil appelé Delve, conçu pour vous aider à trouver des documents importants et à les partager, et la feuille de route inclut Office 365 Planner, un outil destiné à aider les équipes à organiser leur travail. Elle semble beaucoup plus simple et plus facile à utiliser que d'essayer d'utiliser SharePoint. projet complet, mais n’est pas encore disponible. Jusqu'à présent, ces idées sont intéressantes, même si elles ne semblent pas assez matures pour la plupart des entreprises.

Au niveau entreprise, Office 2016 inclut une prise en charge améliorée de la prévention de la perte de données et de l'authentification multifactorielle, ainsi qu'une nouvelle option de déploiement appelée Current Branch for business, qui permet aux services informatiques de ne mettre à jour des mises à jour significatives que trois fois par an, leur laissant ainsi plus de temps pour les tests.. Selon ce plan, la première version d'Office 2016 sera déployée pour les utilisateurs professionnels en février prochain, avec les fonctionnalités de la version générale initiale et de nouvelles mises à jour de sécurité.

Devriez-vous mettre à niveau?

Lorsque vous avez un produit aussi omniprésent qu'Office, la vraie question pour la plupart des utilisateurs est de savoir si la mise à niveau en vaut la peine. Si vous avez juste besoin d'une édition de base, les versions mobiles gratuites ou une alternative telle que LibreOffice ou Google Apps répondront à vos besoins. ils ne sont pas aussi puissants, mais ils sont certainement moins chers. Si vous êtes juste un utilisateur individuel d'Office partageant rarement des fichiers, cette version est peu présente dans cette version; vous ne remarquerez probablement pas beaucoup de différence par rapport au maintien de votre Office actuel. Le modèle d'abonnement Office 365 vous fournit la version mise à jour plus le stockage OneDrive, mais l'ancien modèle d'achat unique peut être moins cher si vous n'avez pas besoin des nouvelles fonctionnalités.

Pour les petites entreprises, les fonctionnalités de collaboration supplémentaires seront utiles, mais encore une fois, beaucoup d’entre elles ne sont pas encore totalement cuites. Pour les entreprises bénéficiant d’un contrat d’entreprise ou d’un plan d’abonnement, la nouvelle version est une mise à niveau plus évidente, mais je peux certainement comprendre l’argument selon lequel il faut attendre que certains des problèmes de la co-édition de Word soient résolus ou que Excel obtienne ces fonctionnalités.

Mon objectif principal est qu'Office reste le programme le plus puissant de sa catégorie et qu'il semble aller dans la bonne direction, mais j'aimerais que certaines des nouvelles fonctionnalités de collaboration soient un peu plus matures que dans cette version.

Pour plus d'informations, reportez-vous à l'examen de Microsoft Office 2016 par PCMag.