Microsoft, Google, Zoho: la meilleure suite bureautique pour les professionnels

Transférer votre entreprise dans une suite de productivité bureautique dans le cloud n’est pas une entreprise à la légère. De nombreux facteurs pourraient motiver un tel déménagement, et même des éléments de votre entreprise qui seront affectés par la décision. Par conséquent, vous devriez toutes les prendre en compte avant de vous lancer. Les motivations peuvent être diverses, allant d'utilisateurs clés tombant en amour avec une nouvelle fonctionnalité à la nécessité de nouveaux outils pour aider une main-d'œuvre plus mobile.

Les licences sont également souvent un facteur de motivation, les suites de productivité bureautique basées sur le cloud étant considérées comme une étape efficace de réduction des coûts. Mais un facteur souvent négligé est l’effet d’une telle décision sur les professionnels de l’informatique. Ignorer cela peut être une erreur, car le service informatique a pour tâche d'intégrer la nouvelle suite à tous les serveurs de back-end et aux magasins de données de votre entreprise, tout en veillant à ce que les utilisateurs de cette nouvelle suite fonctionnent en toute sécurité et de manière fiable, où qu'ils se trouvent.

La gestion d'un grand nombre d'utilisateurs et de leurs logiciels de productivité bureautique peut être une tâche ardue, et le fait de desservir cette suite depuis une organisation distincte via le cloud plutôt que de l'installer et de le gérer localement présente à la fois de nouveaux avantages et de nouvelles difficultés. Par exemple, il devient extrêmement pénible de devoir effectuer un grand nombre de modifications (telles que la suppression de l'accès à un document ou à un partage de fichiers spécifique) affectant une longue liste d'utilisateurs. L'automatisation de ces tâches devient alors essentielle, tout comme le fait de s'assurer que la nouvelle suite fonctionne correctement avec les outils d'automatisation que votre personnel informatique utiliserait. Il peut s’agir simplement d’un moteur de script, tel que Microsoft Windows PowerShell, ou d’un répertoire d’entreprise régi par une plateforme de gestion des identités (IDM), telle que Okta Identity Management.

La sauvegarde est un autre domaine qui devrait concerner tous les professionnels de l'informatique. Avec les récentes attaques de ransomware, la sauvegarde doit être un problème central. Où sont stockés les documents de votre nouvelle suite bureautique bureautique? Cet emplacement est-il à l'abri non seulement des ransomwares, mais également des attaques d'autres formes de logiciels malveillants? Si votre réponse courte à la première question est "dans le cloud", la réponse à la question de savoir si vos données sont en sécurité devient "peut-être" ou non. Si vos documents locaux sont synchronisés avec le stockage en nuage et que votre système local est compromis, il est tout à fait possible que les deux soient synchronisés et que vous perdiez les deux copies, pas seulement la version locale.

Assurer la sécurité des données est devenu une priorité pour les responsables informatiques. De nombreuses solutions de sauvegarde sur le cloud de qualité professionnelle sont disponibles pour les aider, en particulier Zetta Data Protection, lauréat de notre choix Editors 'Choice dans cette catégorie. Des produits tels que Zetta Data Protection ont des agents situés sur vos serveurs et sur les divers périphériques informatiques de vos utilisateurs, ce qui leur permet de gérer des opérations de sauvegarde sophistiquées pour tout cet équipement local et mobile dans le cloud. Cela inclut non seulement les référentiels de stockage sur le cloud gérés par le fournisseur de sauvegarde, mais également toute autre cible de stockage désignée par votre personnel informatique, telle qu'un serveur local ou un autre fournisseur de cloud, tel qu'Amazon Web Services (AWS). Outre une sauvegarde de base, ces outils implémentent également des sauvegardes incrémentielles et généralement une fonctionnalité de restauration à un point dans le temps (PIT). Ce dernier est lorsque le logiciel capture une sauvegarde d'un système de périphérique complet pour un horodatage spécifique. Bien organisé, cela signifie que vous pouvez effectivement disposer d'un ou de plusieurs instantanés de tout votre environnement avant qu'une attaque ne se produise. Ensuite, il vous suffit de rechercher une copie des documents critiques archivés avant une attaque par ransomware ou de restaurer l'environnement dans son intégralité à une époque antérieure à l'infection.

Ce n’est là qu’un petit aperçu des problèmes que des logiciels largement déployés, tels que des suites de productivité, peuvent poser sur les opérations informatiques. Ainsi, même si nos principales analyses des principales suites de productivité gérées dans le cloud, notamment Google G Suite, Microsoft Office 365 et Zoho Office (fournie avec Zoho Docs), portent sur les fonctionnalités dont les utilisateurs ont besoin, nous avons décidé de rechercher ici les mêmes produits de le point de vue d'un informaticien. Nous nous sommes demandé: Laquelle de ces suites est celle qui convient le mieux à un professionnel de l'informatique chargé de déployer, de gérer et de sécuriser une suite bureautique pour la productivité bureautique, tant pour les PME que pour les entreprises?

Google G Suite

Google a lentement développé sa suite bureautique au cours des dernières années, son offre initiale étant destinée aux particuliers ou, au mieux, aux petites équipes. Ces dernières années, toutefois, l’offre a bien progressé, vous vous souvenez probablement de "Google Apps" mais a été récemment rebaptisée "G Suite" et a été mise à jour avec un accent plus important sur les utilisateurs professionnels. Du point de vue d'un administrateur informatique, l'interface utilisateur est propre et simple. Le traitement de tâches telles que la réinitialisation de mot de passe et l'administration de groupe nécessite un nombre minimal de clics. L'intégration facile avec d'autres services Google, tels que Google Drive, facilite la manipulation et le partage des informations. Les utilisateurs peuvent également enregistrer des pièces jointes sur Google Team Drives, qui sont similaires à la fonctionnalité Sites d'équipe disponible dans Microsoft SharePoint. Google Team Drives permet un accès facile et contrôlé aux documents par un groupe plutôt que par un seul individu.

L'offre de base de Google G Suite coûte 5 USD par mois et par utilisateur. Il est fourni avec Gmail pour les entreprises, les conférences vocales et vidéo, ainsi que pour les calendriers, documents, feuilles de calcul et présentations partagés intelligents. Il est également livré avec 30 Go de stockage en nuage. L'offre Business coûte 10 USD par mois et ajoute un certain nombre de fonctionnalités, notamment des stratégies d'archivage et de rétention pour les e-mails et les discussions en ligne, la découverte électronique pour les e-mails, les discussions en direct et les fichiers; jusqu'à 1 To de stockage et des rapports d'audit. L'offre Entreprise inclut une prévention des pertes de données pour Gmail et Google Drive, une intégration d'archivage tierce, une sécurité renforcée et une analyse des journaux à l'aide de BigQuery.

Vous pouvez implémenter une partie de l'automatisation via l'interface de programmation d'applications (API) de Google en utilisant un grand nombre de langages de programmation différents. Toutefois, cela signifie que vous aurez besoin d'une programmation ou de talents de DevOps sur votre personnel informatique. Vous devez utiliser le kit de développement logiciel (SDK) pour tous les travaux d'automatisation, disponible sur le site Web de Google. Mais, encore une fois, cela nécessite des compétences de programmation réelles pour pouvoir être utilisé. Google fournit de la documentation et des tutoriels avec des exemples de code pour vous aider à démarrer. Vous trouverez également de nombreuses vidéos YouTube sur le sujet, mais ce n'est pas une tâche que la programmation pour néophytes trouvera simple. En guise d'alternative, l'offre Business fournit également un accès à Google App Maker, la plate-forme de développement à code bas de Google permettant de créer des applications professionnelles via une interface visuelle de type glisser-déposer et une interface basée sur des formulaires, qui n'exige aucun codage pour la création d'applications de base.

Les notifications offrent un moyen d'alerter un administrateur informatique lorsqu'un événement nécessitant une intervention se produit. Google utilise un commutateur d'activation / désactivation pour activer ou désactiver les alertes à partir d'une liste d'événements possibles. Bien que la liste soit quelque peu limitée, elle couvre la plupart des événements susceptibles d'intéresser un administrateur informatique, y compris des problèmes de sécurité et des alertes de service relatives aux pannes d'applications.

Sur le plan de la sécurité, étant donné qu'un compte d'entreprise Google G Suite est livré avec une messagerie électronique, la gestion efficace des utilisateurs devient un répertoire de base, en particulier pour les petites et moyennes entreprises (PME) qui n'ont peut-être pas besoin des fonctionnalités plus profondes offertes par une plate-forme IDM complète. Même dans ce cas, Google prend en charge certaines fonctionnalités relativement sophistiquées, notamment l’authentification à deux facteurs (2FA) au niveau du compte. Les administrateurs informatiques peuvent exiger 2FA composé d’un mot de passe et d’un code de vérification. Au niveau de la souscription Entreprise, un administrateur informatique peut choisir d'autoriser uniquement les clés de sécurité nécessitant un périphérique physique, tel qu'un dongle USB ou un smartphone. Ceci élimine le besoin d'un code spécial et ajoute la couche supplémentaire de besoin d'un périphérique physique. Les administrateurs informatiques peuvent autoriser l'intégration à des services d'authentification externes, tels que Microsoft Active Directory (AD) ou Microsoft Azure Active Directory (Microsoft Azure AD), ainsi que d'autres sources compatibles avec le langage SAML (Security Assertion Markup Language). Google utilise également un cryptage AES de 128 bits ou plus pour toutes les données inactives. Les données en transit utilisent les protocoles HyperText Transfer Protocol Secure (HTTPS) et Forward Secrecy (FS). Cette dernière est une technique destinée à sécuriser les canaux de communication en bloquant les tentatives de déchiffrement rétroactif de sessions HTTPS plus anciennes.

Google propose à la fois des rapports prédéfinis que vous pouvez exécuter à tout moment à partir du tableau de bord de l'administrateur, ainsi qu'une API de rapport vous permettant de créer vos propres rapports personnalisés. Les rapports prédéfinis comprennent l'activité, l'utilisation des applications, la sécurité et un certain nombre de rapports d'audit. Les rapports d'audit fournissent des informations détaillées sur la création de comptes et de groupes, l'activité de connexion des utilisateurs, la création et la suppression de fichiers et une recherche par courrier électronique. Chacun de ces rapports d'audit dispose d'une capacité de filtrage permettant de réduire la quantité d'informations renvoyées. Les noms d'événements sont spécifiques à chaque type d'audit, mais fournissent un moyen de voir rapidement des choses telles que les échecs de connexion.

Comme indiqué précédemment, Google propose Team Drive, qui sert de référentiel de fichiers à un groupe d'utilisateurs défini pour le partage et la collaboration rapides de fichiers. Les fonctions administratives comprennent la gestion des membres, le contrôle des autorisations pour des tâches telles que la migration de fichiers et le partage de liens, et le transfert de propriété d'un utilisateur à un autre. L'administrateur informatique dispose également de contrôles très précis sur la manière dont les fichiers sont partagés par les membres de l'équipe. Les paramètres globaux par défaut sont définis dans la page "Paramètres de Drive et Docs".

Microsoft Office 365

Microsoft a toujours conçu l'architecture avec les entreprises à l'esprit, comme le prouve l'expérience d'Office 365. Le centre d'administration de la plateforme est le point d'entrée principal de toutes les tâches d'administration dans Office 365. La page d'accueil du tableau de bord présente les activités courantes telles que Ajouter, Supprimer, Modifier un utilisateur, Gérer la facturation, et plus encore, sur des panneaux individuels appelés Cartes. Ces cartes peuvent être supprimées ou réorganisées selon vos besoins, ce qui facilite la création d'une page personnalisée affichant uniquement les informations dont un professionnel de l'informatique a besoin pour surveiller l'état actuel, gérer les utilisateurs ou gérer les paramètres du compte d'entreprise.

Microsoft propose une application mobile Office 365 Admin pour Android, iOS et Windows Phone. Cet utilitaire pratique vous permet d’accomplir la plupart des fonctions d’administrateur informatique classiques directement à partir de votre téléphone. Pour plus de sécurité, l'application mobile fournit un code PIN de connexion afin d'empêcher toute action non autorisée en cas de perte de votre téléphone. Vous pouvez accéder aux pages d'administration informatique de Google G Suite et de Zoho Office à partir de votre navigateur mobile, mais Office 365 est actuellement le seul parmi les trois à disposer d'une application mobile dédiée. Et, bien sûr, il propose également des versions orientées utilisateur de ses applications principales disponibles pour Android, iOS et Windows Phone.

Microsoft a introduit Windows PowerShell en 2003 sous le nom de code "Monad". Depuis lors, la société a fortement investi dans l'extension de ce nouveau moteur de script et d'automatisation, qui a abouti à PowerShell Core et à Office 365 PowerShell. Cette extension à PowerShell fournit un certain nombre d'outils pour gérer les comptes d'utilisateurs et les licences. Microsoft propose un centre d’administration Office 365 pour la gestion des fonctionnalités principales et des points de configuration nécessaires à un administrateur informatique; Cependant, il est important de noter que certaines fonctionnalités ne peuvent être gérées que par PowerShell. Cela signifie qu'une certaine familiarité avec les scripts sera nécessaire pour que Office 365 continue de fonctionner de manière optimale.

Toutefois, les boutiques informatiques qui utilisent des produits Microsoft en amont ou en aval peuvent tirer des avantages considérables de l’investissement dans certaines connaissances de PowerShell. Par exemple, il est beaucoup plus facile d’effectuer des opérations en bloc sur un grand nombre d’utilisateurs avec PowerShell. PowerShell se démarque également lorsque vous devez filtrer des données ou effectuer des opérations telles que le calcul du nombre d'éléments de toutes les listes Microsoft SharePoint Online sous votre contrôle. De plus, si vous gérez Office 365 dans le nuage avec d'autres produits Microsoft sur site ou ailleurs dans le nuage, il est également beaucoup plus simple de les associer à l'aide de PowerShell.

Pour les professionnels de l'informatique qui souhaitent développer leurs compétences dans Office 365, Microsoft propose une certification spéciale de Microsoft Certified Solutions Associate (MCSA) pour Office 365. Cette certification nécessite la réussite de deux examens, dont l'examen 70-346: Gestion des identités et des exigences Office 365 et de l'examen. 70-347: Activation des services Office 365. Microsoft propose deux sessions de préparation aux examens vidéo sur le site Web du réseau de développeurs Channel 9 que vous pouvez consulter pour préparer cet examen. Non seulement ces ressources d’apprentissage vous préparent à l’examen, mais elles apportent également des connaissances utiles aux personnes chargées d’administrer Office 365 à un grand nombre d’utilisateurs, notamment des tâches telles que la sécurisation des données, la gestion des utilisateurs et Office 365 PowerShell.

La création de nouveaux comptes Office 365 peut également être réalisée avec PowerShell. En utilisant l'applet de commande PowerShell New-MsolUser (qui signifie "command-let"), il est possible de lire une liste de noms à partir d'un fichier CSV (valeurs séparées par des virgules), puis de créer automatiquement cet utilisateur, sans se limiter aux droits accordés à Office. 365 mais également vers un compte de messagerie Outlook et une entrée AD soumis aux paramètres de stratégie de groupe par défaut ou personnalisés. Pour y remédier, Office 365 est profondément lié à Microsoft Azure AD, qui peut être lié à un domaine AD local. Cette intégration fournit une authentification utilisateur transparente entre les ordinateurs locaux, les ressources et Office 365. AD étant la norme industrielle de facto pour l'authentification d'ordinateur, l'adoption d'Office 365 est d'autant plus simple, en particulier pour les organisations qui l'utilisent déjà sur site.

Office 365 prend en charge plusieurs méthodes pour 2FA, notamment appeler ou envoyer du texte à un téléphone mobile, appeler un téléphone au bureau ou utiliser une application de notification spéciale disponible pour les appareils Android, iOS et Windows Phone. Les paramètres pour l'authentification multifacteur (MFA) peuvent être attribués à chaque utilisateur. Le contrôle de l'état d'activation de ce paramètre s'effectue sur l'écran Utilisateurs du centre d'administration Office 365. La vue Utilisateurs actifs affichera Désactivé, Activé ou Appliqué pour chaque utilisateur. Activé signifie que l'utilisateur a été inscrit à MFA mais n'a pas encore terminé le processus d'inscription. Pour plus de sécurité, Microsoft utilise différentes couches de chiffrement pour protéger vos données. Chaque administrateur de compte a accès au portail Service Trust Preview, qui fournit des informations détaillées sur la stratégie de sécurité complète de Microsoft.

Microsoft propose une gamme de plans tarifaires pour Office 365, à partir de 8, 25 USD par utilisateur pour les petites entreprises et de 20 USD par utilisateur et par mois pour l'abonnement Enterprise E3. Du point de vue des professionnels de l'informatique, il n'y a pas de niveau de tarification préféré pour la gestion d'Office 365; les outils de gestion sont les mêmes à tous les niveaux de tarification. Les fonctionnalités haut de gamme, telles que la prévention des pertes de données, l'aide à la conformité et la protection avancée contre les menaces, nécessitent toutes une licence E3, qui coûte 35 USD par utilisateur et par mois. À l'instar de l'outil à code réduit de Google, Office 365 fournit également un accès à Microsoft PowerApps pour la création d'applications sans nécessiter une expertise en matière de codage.

Enfin, Office 365 permet également aux professionnels de l'informatique de combiner plus facilement la suite bureautique de base avec des outils plus avancés pour offrir davantage de fonctionnalités à leurs utilisateurs, car cette solution s'intègre facilement à de nombreuses autres plates-formes d'entreprise de Microsoft. Ces plates-formes incluent, entre autres, la nouvelle plate-forme de comptabilité et de gestion de la relation client (CRM) Dynamics 365, l'application de veille stratégique Microsoft BI et la plate-forme Microsoft SharePoint Online susmentionnée. Zoho propose également ce type d'intégration avec sa longue liste d'applications, mais la suite de Microsoft offre une profondeur de fonctionnalités et un design d'entreprise toujours inégalés.

Bureau Zoho

Zoho Office fait partie d'un abonnement à Zoho Docs, ce dernier étant la plate-forme de stockage en nuage, de collaboration et de partage de fichiers de Zoho. Il propose un ensemble d'applications et de stockage de fichiers similaire à celui de Google G Suite et d'Office 365. Une offre d'entrée de gamme gratuite pour un maximum de 25 utilisateurs fournit 1 Go de stockage en ligne ainsi que des contrôles d'administration en ligne. Les niveaux payants augmentent le stockage par utilisateur à 100 Go pour 5 USD par mois et 1 To pour 8 USD par mois. Vous devez être sur le niveau Premium pour tirer parti de toutes les fonctionnalités, y compris l'intégration AD et SAML. Le niveau Premium est également requis pour les fonctionnalités de gouvernance de données haut de gamme, y compris le suivi de tous les documents créés à l'aide du produit.

L'ajout d'utilisateurs à Zoho Office nécessite un processus d'inscription, qui est lancé à partir d'un courrier électronique. Une liste d'utilisateurs à inviter peut être saisie à partir d'un fichier CSV répertoriant toutes les adresses électroniques des utilisateurs. La même fonction peut être accomplie par programme à l’aide de l’API Zoho Mail. Dans G Suite de Google, par exemple, si vous devez modifier le nom du département pour tout un groupe d’utilisateurs, vous le feriez via l’API de Google en écrivant un court programme lisant la liste des utilisateurs dans un fichier (généralement un fichier CSV).) et appelle ensuite la fonction API requise pour ajouter ces utilisateurs au nouveau groupe de services. Dans Zoho, il s'agit simplement de l'API Zoho Mail. Cela semble complexe, mais avec un peu d'expérience en programmation, ce n'est pas si difficile à faire. Cela dit, c’est plus compliqué que d’exécuter la même tâche avec Microsoft AD, pour lequel il s’agirait généralement d’une opération basée sur un assistant. Zoho Office utilise une API basée sur REST (Representational State Transfer) pour toutes les interactions externes. Vous pouvez donc utiliser le langage de script de votre choix pour automatiser les tâches et l'intégrer (au moins à un niveau élevé) à un grand nombre d'autres logiciels compatibles. -a-Service (SaaS) qui ont également été standardisées sur REST.

Du point de vue de l'automatisation, les fonctionnalités de l'API pour Zoho Office sont légèrement différentes de celles des deux autres produits. Toutes les applications de Zoho sont intégrées par défaut. Pour manipuler les utilisateurs par programme, vous devez accéder à l'API Zoho Mail. La liste des fonctions disponibles est assez longue, notamment la possibilité de changer le statut 2FA d'un utilisateur. L'API des comptes ajoute des fonctions supplémentaires, notamment la possibilité de modifier les règles de transfert des e-mails et les messages de réponse automatique de vacances.

Zoho Office prend en charge le chiffrement en transit lors de la synchronisation de fichiers entre le périphérique d'un utilisateur et le cloud. La technologie sous-jacente comprend une clé unique basée sur RSA de 2 048 bits générée par le biais du protocole PFS (Perfect Forward Secrecy) avec le protocole TLS (Transport Layer Security). Les données sont protégées à plusieurs endroits pour éviter toute perte de données. De plus, 2FA peut être activé pour les utilisateurs lors de la première étape de vérification.

Zoho Office est une application mobile pour Android et iOS. La société ne propose pas d’application informatique admin mobile, mais vous pouvez accéder au site Web complet à partir de tout navigateur. Bien que la plupart des tâches d'administration puissent être effectuées à partir d'un navigateur mobile, un écran plus grand facilite le processus.

Globalement, la force de Zoho semble résider moins dans les fonctionnalités avancées offertes par Zoho Office que dans le grand nombre d’autres produits de Zoho dans son portefeuille, qui s’intègrent assez facilement avec la suite de productivité. Ces produits sont variés, y compris ceux destinés à la comptabilité, à la BI, au CRM, aux points de vente, etc., notamment à la plate-forme à code réduit Zoho Creator de la société, qui rivalise avec les capacités de création d'applications visuelles de G Suite et Office 365. Cela signifie que les professionnels de l'informatique peuvent créer un jeu d'outils assez ciblé pour de nombreux types d'entreprises en sélectionnant simplement la combinaison de logiciels appropriée. L'inconvénient est que, du point de vue de l'automatisation, de l'interface utilisateur et du flux de travail, ces outils ne sont pas aussi personnalisables que ceux du portefeuille de Microsoft. Par ailleurs, leur prix est raisonnable et donne à Zoho une longueur d’avance sur Google car ce dernier n’offre tout simplement pas la plupart de ces autres outils (à l’exception de la BI et de l’analyse de données).

Ligne de fond

Office 365 est notre premier choix du point de vue d'un professionnel de l'informatique. S'appuyant sur un logiciel orienté informatique et sur une plateforme de gestion des utilisateurs sous forme AD, Office 365 dispose simplement de davantage d'outils informatiques à l'usage des professionnels de l'informatique que les autres acteurs. Microsoft y ajoute une multitude d’outils et de ressources supplémentaires, tels que ceux du Trust Center et de l’Office TechCenter, en plus d’offrir une riche source d’infrastructures de cloud et d’outils de gestion dans Microsoft Azure qui permettent essentiellement une intégration "enfichable" avec Bureau 365.

Bien que Google et Zoho offrent certaines de ces fonctionnalités, ils ne correspondent pas tout à fait, bien que Google se rapproche des outils de gestion et d'infrastructure proposés via Google Cloud. Toutefois, lorsque vous considérez qu'Office 365 peut facilement être étendu avec les versions cloud des produits de serveur principal les plus populaires de Microsoft, tels que Dynamics 365, Exchange Online et Microsoft SharePoint Online, Google devient le joueur le plus faible, seul Zoho disposant d'un portefeuille de logiciels (bien que ses produits soient davantage axés sur les PME, alors que Microsoft vise carrément l’entreprise).

Dans l’ensemble, Google G Suite fait des progrès et séduira ceux qui recherchent une alternative à Microsoft. Bien que ses fonctionnalités d'authentification et d'automatisation ne correspondent pas tout à fait, cela apporte la simplicité de Gmail à la réalisation des tâches de l'administrateur informatique. Zoho Office est le moins cher des trois et offre des fonctionnalités intéressantes, telles que 1 To de stockage par mois pour 8 $. En revanche, les outils d’administration et de reporting manquaient quelque peu. L'automatisation peut être accomplie, mais pas au même niveau de fonctionnalité que dans les deux autres produits.