La majorité des employés pensent que les processus sont en panne: nintex

Lorsqu'on leur a demandé de définir les processus les plus défaillants de leur entreprise, 620 employés sur 1 000 à temps plein basés aux États-Unis ont déclaré que la rupture des processus informatiques était un problème majeur. En outre, 580 personnes interrogées ont indiqué que les processus d’intégration étaient rompus, selon le rapport intitulé «Guide définitif des processus les plus fragmentés en Amérique des entreprises», publié ce mois-ci, commandé par la société d’automatisation de la gestion de projets Nintex.

Parmi les principaux processus informatiques en panne, 59% des répondants au sondage ont déclaré que le dépannage technologique était leur principale préoccupation, tandis que 42% ont déclaré que le processus de demande d'un nouvel ordinateur ou d'un nouvel appareil était en panne. Plus du tiers des répondants (36%) ont déclaré que le dépannage des applications était un problème majeur.

Les processus administratifs défaillants ont également été cités comme un problème majeur pour l’entreprise. Cinquante-quatre pour cent des personnes interrogées ont déclaré avoir observé des processus défaillants au sein de leur entreprise. Celles-ci comprenaient des infractions moins citées, telles que ne pas être payé à temps (9%) et ne pas pouvoir prendre un jour de maladie (25%). Mais d'autres problèmes plus accablants liés aux ressources humaines (RH) ont également été abordés.

Par exemple, le processus d’évaluation annuelle des performances a été cité par 53% des répondants comme un processus administratif défaillant. Le processus par lequel les augmentations et les promotions ont été négociées a également été cité comme fragmenté par les répondants (47 et 53%, respectivement). Les systèmes permettant d'identifier les problèmes ou de recommander des solutions ont également été cités (37 et 34%, respectivement).

La gestion des documents (DM) a également été considérée comme un problème majeur. Quarante-neuf pour cent des répondants ont déclaré que le processus permettant de localiser des documents importants avait été rompu et 43%, que le processus de partage et d'approbation des documents était rompu. Même après que des actions importantes, telles que la conclusion de nouvelles ventes, aient atteint le point de finalisation, 34% des répondants ont déclaré que le processus pour remplir et classer les nouveaux documents des clients était rompu.

1 À qui la faute?

«En ce qui concerne les processus informatiques défaillants tels que le dépannage technologique, une majorité significative de répondants s'empresse de blâmer le personnel informatique plutôt que les supérieurs hiérarchiques», indique le rapport. En fait, 73% des répondants blâment directement ceux qui gèrent les processus plutôt que les cadres supérieurs qui pourraient ne pas être directement impliqués dans les activités quotidiennes. «Seulement 13% des personnes interrogées accusent le PDG de leur entreprise pour des problèmes informatiques.»

Les échecs de l’installation incombent en grande partie aux responsables des ressources humaines. Cinquante-trois pour cent des personnes interrogées tiennent les ressources humaines pour responsables des difficultés rencontrées pour démarrer une nouvelle entreprise. «En ce qui concerne les processus administratifs, tels que les promotions, les négociations en amont et le système d'évaluation annuelle des performances, le blâme est également partagé entre les PDG (34%), les directeurs des ressources humaines (29%) et les superviseurs directs (26%).»

Pour remédier aux problèmes informatiques, 76% des personnes interrogées ont déclaré effectuer des recherches personnelles en ligne. Soixante-quatre pour cent ont demandé à des collègues qui ne travaillent pas dans l'informatique et 19% ont demandé de l'aide à une personne extérieure à l'entreprise.



2 Un thème commun

Les données de la société de gestion de projet Wrike ont révélé que les entreprises avaient du mal à fidéliser leurs employés en raison d'une mauvaise gestion des processus. En fait, 42% des personnes interrogées dans le cadre du sondage de Wrike ont déclaré avoir cherché un nouvel emploi, frustrées par les opérations au travail, et environ 15% ont déclaré avoir effectivement arrêté de fumer. Trente-cinq pour cent des répondants ont dit à Wrike qu'ils étaient désengagés parce qu'ils étaient frustrés par les opérations et 15 pour cent ont en fait refusé des affectations.

De même, un sondage mené par le groupe d’études de marché Opinion Matters pour le compte de NewVoiceMedia a révélé que le vendeur moyen passe en moyenne 28 minutes par jour à saisir manuellement ses numéros de téléphone. À la fin de l'année, 15 jours de travail étaient gaspillés pour saisir des informations dans des systèmes.



3 Les suggestions du rapport

Le rapport suggère de lier plus étroitement l'informatique aux travailleurs du secteur d'activité afin de maîtriser les processus défaillants de votre entreprise. «Pour remédier à des problèmes tels que l’absence de service informatique rapide et les difficultés liées à la demande de nouveaux périphériques, les entreprises doivent d’abord combler le fossé qui sépare l’informatique du reste des activités», indique le rapport. «Cela commence en veillant à ce que les décideurs informatiques aient une place à la table des discussions de haut niveau et soient plus en contact avec les employés LOB.»

Le rapport suggère également d'éliminer le papier du processus d'intégration. «Des tâches administratives aux documents relatifs aux performances au travail, en passant par les formulaires d'inscription aux soins de santé, sont tous des processus dans lesquels le papier est en partie responsable du temps et de l'argent perdus», indique le rapport. «Que vous soyez un ministère ou une entreprise de technologie de la santé, le recours à des processus sans papier a prouvé son efficacité en termes de réduction des coûts et d'efficacité.»

L'automatisation peut non seulement améliorer les processus, mais également le moral des employés, selon le rapport. «Avec de nombreux processus interrompus que nous avons soulignés, il existe des possibilités de rationalisation et d'automatisation pour jouer des rôles transformateurs», indique le rapport. «Qu'il s'agisse d'automatiser des processus simples, tels que la soumission de requêtes PTO, à des processus plus sophistiqués, tels que la définition d'un flux de travail pour les évaluations de performances annuelles, des outils d'automatisation centrés sur le contenu et les processus peuvent aider les entreprises à adopter des flux de travail plus efficaces, collaboratifs et optimisés.