Les pros devraient utiliser des cartes de crédit virtuelles, pas seulement des comptes fournisseurs

Supposons que la prochaine fois que vous entendez parler d'une violation de la sécurité dans une autre société, vous savez que vous n'avez pas à vous inquiéter, peu importe la taille de la violation ou le nombre de numéros de carte de crédit utilisés. Supposons que vous sachiez que même si les criminels obtenaient de votre entreprise toutes les données relatives aux cartes de crédit de votre société, ils ne pouvaient rien en faire. Ce serait un énorme soulagement par rapport à ce que beaucoup de personnes ressentent maintenant, alors que chaque grande violation les pousse frénétiquement à rechercher des notifications indiquant que leurs données ont été collectées.

Heureusement, avec l'aide du service des comptes fournisseurs, aucun informaticien n'a à craindre de perdre à nouveau ses numéros de carte de crédit. La raison en est qu'il est maintenant assez facile pour les entreprises d'effectuer des paiements en utilisant des numéros de carte de crédit virtuelle qui ne sont valables que pour une seule transaction. Une fois cette transaction effectuée, le numéro est inutile. Peu importe que les méchants aient le numéro, le code de sécurité et les dates d'expiration car aucune de ces informations ne peut être réutilisée. Cela peut se produire lorsque vous configurez vos paiements commerciaux à l'aide de cartes de crédit virtuelles, puis que vous configurez le logiciel de comptabilité de votre entreprise de sorte que tout se passe automatiquement et de manière transparente.

Que sont les cartes de crédit virtuelles?

Les cartes de crédit virtuelles existent depuis un certain temps, mais jusqu'à récemment, elles permettaient aux consommateurs d'effectuer des paiements uniques en ligne afin de se protéger contre le vol d'un numéro de carte. Pour une utilisation professionnelle, ce sont les plus grandes entreprises qui ont commencé à utiliser des numéros de carte virtuels pour les achats et les voyages, généralement dans le cadre de leurs systèmes de paiement commerciaux globaux.

Mais maintenant, les numéros de cartes virtuelles pour les transactions commerciales sont également disponibles pour les petites entreprises. L’assistance initiale provient de MasterCard, l’un des plus grands noms du secteur financier, bien que d’autres prestataires de paiement soient susceptibles de suivre.

«Les cartes virtuelles sont l’un des secteurs du secteur qui connaissent la plus forte croissance», a déclaré Jeff Feuerstein, vice-président directeur, Gestion des produits pour les grands marchés et des produits de plate-forme chez Mastercard. Il a déclaré que les dépenses de cartes de crédit virtuelles de l'année dernière aux États-Unis s'élevaient à 122 milliards de dollars.

M. Feuerstein a également déclaré que les entreprises travaillaient maintenant avec leurs banques pour effectuer des paiements en utilisant des numéros de carte virtuels et que, dans le même temps, éliminaient progressivement les paiements en utilisant des chèques et des paiements de centre de compensation automatisé. Il a ajouté que les clients commerciaux découvrent que les paiements par carte virtuelle sont plus sécurisés que d’autres formes de paiement et qu’ils sont en outre généralement moins coûteux. Dans certains cas, les entreprises peuvent même se rendre compte qu'elles obtiennent une remise sur leurs paiements.

Comment fonctionnent les cartes de crédit virtuelles

Pour la plupart des entreprises, les paiements par carte virtuelle sont utilisés pour les achats et autres types de transactions, pour lesquels une facture relative aux livraisons contre commandes est présentée. Ils sont également fréquemment utilisés pour le paiement des frais de déplacement lorsque l’agence de voyages interne utilise une carte de crédit virtuelle.

Le processus dépend de votre système de comptabilité et de la banque avec laquelle vous travaillez. À titre d'exemple, MasterCard prend en charge cela avec ses propres deux systèmes de paiement virtuels, appelés "MasterCard In Control pour les paiements commerciaux" et "MasterCard In Control pour les voyages d'affaires". La façon dont MasterCard gère cela varie en fonction de vos besoins.

Il existe par exemple un site Web pour les paiements virtuels peu importants ou peu fréquents. Pour la plupart des entreprises, toutefois, le choix le plus simple consiste à créer un nouveau type de fichier de paiement définissant les paiements à effectuer à l'aide d'un numéro de carte virtuelle. Ce fichier de paiement est ensuite transmis à votre banque où il est traité, puis chaque paiement dans le fichier de paiement est effectué à l'aide d'un numéro de carte de crédit unique à 16 chiffres à usage unique. Votre fournisseur ne voit jamais un vrai numéro de carte de crédit. Par conséquent, s'il y a violation, cela n'aura pas d'importance.

Certains systèmes de comptabilité n'utilisent pas de fichiers de paiement. Il existe donc une interface de programmation (API) permettant aux équipes informatiques d'intégrer le système de paiement virtuel à votre système de comptabilité existant. Plusieurs autres processeurs de paiement virtuels, tels que Bento for Business de Bento Technologies, aideront les développeurs à faire en sorte que leurs API soient implémentées dans votre système de comptabilité. D'autres, comme DivvyPay's Divvy, sont livrés avec des interfaces utilisateur (UI) pour certains des systèmes de comptabilité d'entreprise les plus courants.

Utiliser un VPN pour assurer la sécurité

Pour que tout cela fonctionne, votre personnel informatique doit pouvoir modifier les fichiers de paiement ou ajouter le support API au système comptable existant. Étant donné que ces informations de paiement sensibles seront transmises à votre institution financière ou, dans certains cas, à vos fournisseurs, vous aurez besoin d'un réseau privé virtuel (VPN) pour assurer la sécurité. Et, bien sûr, votre service de comptabilité aura besoin d'accéder aux enregistrements de dépenses pour pouvoir les vérifier.

Actuellement, la plupart des banques proposent ce service de paiement virtuel gratuitement en tant que service à leurs clients, mais cela peut varier d’une banque à l’autre. Vous devez donc vérifier avant de vous engager. Vos fournisseurs seront payés comme ils le feraient pour toute autre transaction de crédit, aucune inscription spéciale n’est donc nécessaire.

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Il convient de noter que l'utilisation de numéros de carte virtuels pour les paiements présente des avantages supplémentaires, qui vont bien au-delà de la sécurité du paiement et de l'absence d'inquiétude face aux violations des fournisseurs. Selon Feuerstein, il existe d'importants avantages en capital: comme il peut y avoir un délai de 30 à 45 jours pour les dépenses en capital, le suivi des dépenses est facilement automatisé et, dans de nombreux cas, l'utilisation de cette méthode de paiement par carte est moins coûteuse que les chèques ou ACH. Paiements. Souvent, cela coûte en fait moins cher que d'accepter de l'argent comptant pour des biens ou des services.

Cependant, l'utilisation de numéros de carte de crédit virtuels est considérée comme une sécurité. Les pirates informatiques qui enfreignent l'un de vos fournisseurs n'auront pas de numéro de carte de crédit à utiliser, quels que soient leurs efforts et la sécurité du fournisseur. Et ça vaut beaucoup.