Aperçu de l'industrie: où va la gestion des documents?

Les outils de gestion de documents (DM) donnent aux utilisateurs professionnels le pouvoir non seulement d'éditer des fichiers, mais également de transformer la création de contenu, de rationaliser les flux de travail et de gérer globalement une entreprise plus organisée. Ces outils, qui exploitent souvent les fichiers PDF, ont été si omniprésents que vous utilisez probablement la gestion DM dans votre vie professionnelle quotidienne sans trop y penser. Pourtant, le domaine continue d'évoluer et de se moderniser tout le temps.

Nous avons récemment parlé avec Eugene Xiong, fondateur et Président de Foxit Software Inc., sur l'évolution de la concurrence en matière de technologie PDF et sur certains des défis auxquels les entreprises sont encore confrontées en ce qui concerne cette technologie omniprésente. Au cours de notre discussion, nous avons abordé la direction actuelle de la DM et quelques prévisions concernant les caractéristiques intelligentes dans l’espace.

PCMag (PCM): Où voyez-vous l'espace DM dans son ensemble au cours des 18 prochains mois?

Eugene Xiong (EX): Une chose que nous voyons en particulier est que DM s’emploie de plus en plus à donner à chaque document un nouveau sens de l’identité. Il est très difficile d'avoir un flux de travail numérique complet avec les systèmes DM standard actuels. Parfois, vous devez télécharger le fichier à partir du système, puis utiliser un autre outil pour le traiter. Dans ce cas, ce document est totalement hors de contrôle du système de documentation.

Il y a plusieurs années, nous avons développé une technologie que nous appelons ConnectedPDF . L'idée de base était que, si nous tirions parti des connexions intégrées au document, cela donnerait plus de signification au fichier. Le PDF connecté fonctionne comme suit: une fois qu'un document est partagé, le créateur peut savoir qui l'a reçu, ce qu'il en a fait et voir quand les tâches ont été terminées. Il offre également des contrôles d'accès puissants aux utilisateurs individuels. Tout cela se passe en temps réel. Vous pouvez configurer les autorisations PDF même après l'envoi du fichier.

C’est ici que nous avons réalisé que le paysage changeant de l’espace DM consistait essentiellement à donner aux entreprises plus de contrôle sur leur PDF et à lui donner une impression beaucoup plus "vivante" qu’un document standard. Je pense qu’à l’avenir, dans le délai que vous avez mentionné, dans un an ou deux, je pense que les systèmes de DM vont changer l’attention sur le document lui-même. Ce sera la tendance au lieu de simplement avoir des systèmes disparates qui ne fonctionnent pas ensemble. Nous espérons que c'est ce que nous essayons de faire: promouvoir le document dans un espace plus libre basé sur des normes ouvertes et des services cloud. Nous construisons un nuage qui relie tous les documents différents.

PCM: Quels types de technologies vont affecter la DM dans le futur? Voyez-vous l'espace PDF implémenter des fonctionnalités d'intelligence artificielle?

EX: En fait, je ne pense pas que ce soit un bon ajustement. Cela fait beaucoup de données non structurées en PDF. Si vous prenez simplement toutes sortes de PDF différents et les mettez dans un moteur d'intelligence artificielle, cela ne génère pas de résultats significatifs. Ce que nous essayons de faire, c'est de comprendre un peu plus le document. Dès lors, à partir de la création du fichier, nous attribuons un identifiant au document. Cela permet au document de voyager à différents endroits et de comprendre ce que les gens font concernant le fichier. Une fois que nous disposons de suffisamment de données sur le document, nous pouvons aborder l’application de l’IA en examinant certaines des données les plus structurées. Cela va générer beaucoup résultat plus significatif.

Les documents eux-mêmes contiennent des données dites non structurées. Il est très difficile d'extraire des données de manière fiable et cohérente à partir d'un livre blanc au format PDF. Je pense qu’il est très facile ces jours-ci de promouvoir l’IA dans votre produit parce que c'est une technologie très excitante. La vérité est que les documents ont été conçus pour la consommation humaine uniquement. Ils disposent de nombreuses données non structurées que les technologies de l'IA actuelles ne peuvent tout simplement pas déchiffrer de manière efficace. Cela dit, nous assisterons à davantage d'initiatives d'extraction de données structurées (informations telles que les informations de tarification, les titres et les noms), qui généreront une intelligence documentaire plus significative pour les utilisateurs et les gestionnaires. Cela apportera une aide beaucoup plus importante en termes d'augmentation de la productivité des travailleurs du savoir.

PCM: À quoi les petites et moyennes entreprises (PME) devraient-elles penser lorsqu'il est question de DM?

EX: C'est une bonne question, et les petites entreprises doivent beaucoup réfléchir à DM. Foxit lui-même n'est pas une grande entreprise; nous sommes toujours nous-mêmes une PME. Et même dans ce cas, nous voyons toujours d’énormes quantités d’informations échangées au sein de notre organisation et entre nous-mêmes et d’autres sociétés. La solution consiste à créer une solution documentaire complète, basée sur le cloud et sur le Web.

Beaucoup de petites entreprises peuvent avoir peur quand elles parlent de DM. Ils doivent débourser beaucoup d’argent et déployer beaucoup d’efforts pour déployer, configurer et maintenir ces genre des systèmes DM. Nous constatons que, dans un proche avenir, de nombreux fournisseurs, y compris nous ici à Foxit, vont fournir une solution complète - non seulement un système de gestion de la documentation, mais également des outils de productivité pour la documentation. Nous avons une version PDF facile à utiliser, basée sur un navigateur, qui offre toutes les fonctionnalités de personnalisation comme n'importe quel autre produit, mais ne nécessite aucune installation supplémentaire. Les petites entreprises devraient se concentrer sur l’adoption de solutions plus légères et plus judicieuses pour leurs opérations PDF.