Mise en œuvre de bamboohr, étape par étape

BambooHR est notre choix des éditeurs pour les systèmes de gestion des ressources humaines (RH). Il comporte une interface utilisateur magnifique et facile à utiliser, une interface de programmation d'application (API) ouverte qui vous permet d'étendre l'outil à un logiciel tiers et une variété de modules de prise en main, tels que la gestion de projet, le suivi des candidats (AT) et la paie, qui vous permettent d'étendre les données des RH au-delà des domaines traditionnels.

Si vous avez lu notre article sur BambooHR et que vous souhaitez savoir comment votre entreprise utilisera le système au cours de ses quatre à six premières semaines, soyez rassuré, nous sommes là pour vous. Nous avons parlé à l'entreprise pour vous donner un modèle de base du processus de mise en œuvre.

Gardez à l'esprit que BambooHR propose deux types de services de mise en œuvre. Pour les clients de plus de 16 employés, vous aurez la possibilité d’acheter un package de mise en œuvre. Ce forfait comprend des prix personnalisés qui commencent à 700 USD mais atteignent plusieurs milliers de dollars en fonction du nombre d'employés que votre entreprise envisage d'intégrer au système. Il s’agit d’un processus guidé de quatre à six semaines et c’est ce que nous détaillerons.

BambooHR ne fournit pas de service complet de mise en œuvre pour les entreprises de 15 employés ou moins. Au lieu de cela, la société propose un programme de démarrage rapide, qui est essentiellement une implémentation guidée en libre service. Cela comprend quatre webinaires qui expliquent chacune des fonctionnalités de l'outil et des sujets pertinents, ainsi que des courriels de suivi avec des guides interactifs. Le programme Quick Start coûte 199 $, mais si vous le terminez en trois semaines, vous obtenez un crédit de 49 $.

Mise en route (une semaine)

Si vous avez opté pour une implémentation en coordination avec BambooHR, la première chose à faire est de transformer votre compte d'essai en un nouveau compte vierge. Cela efface toutes vos données d’essai et de démonstration et vous dirige vers une enquête de mise en œuvre. Vous allez cliquer sur l'onglet Getting Started. Ici, il vous sera demandé de saisir des informations sur la société, notamment votre nom, votre adresse électronique, le nom de votre société et vos coordonnées principales. Nous vous poserons également des questions spécifiques sur la mise en œuvre, notamment lorsque vous envisagez d'activer l'accès des employés, que vous utilisiez ou non les numéros d'identification des employés, les services tiers que vous souhaitez connecter au système et les modules que vous souhaitez. Activer. D'autres domaines intéressants incluent si votre système devra ou non prendre en compte les réglementations des données étrangères pour les employés internationaux et tout conflit pouvant vous empêcher de terminer l'intégration au cours des quatre prochaines semaines. Vous pourrez également ajouter des champs personnalisés à votre système dans cette enquête. Une liste sera prête si et quand vous décidez de commencer à mettre en œuvre le système.

Une fois que vous aurez répondu au sondage, vous verrez une photo du chef de projet qui vous guidera tout au long de ce processus, ainsi qu'un calendrier approximatif de ce à quoi ressemblera le processus de mise en œuvre une fois que BambooHR aura reçu et saisi vos données. Lorsque vous êtes prêt, envoyez les données de votre employé et de votre entreprise à votre chef de projet. Les données peuvent être envoyées sous forme de fichier CSV ou via n'importe quel format de feuille de calcul principal (toutefois, il ne peut s'agir ni d'un fichier texte ni d'un fichier PDF). Si vous utilisez déjà un système de ressources humaines, vous pouvez exporter vos données et les envoyer directement au spécialiste en implémentation de BambooHR.

Une fois que vos données ont été reçues et entrées dans BambooHR, vous passez votre premier appel avec un chef de projet. Au cours de cet appel, vous allez vérifier les données de votre système et discuter de l’ensemble du processus de mise en œuvre, du début à la fin. Votre responsable de projet vous demandera ensuite de vous inscrire au webinaire Mise en route.

Le webinaire de mise en route est un aperçu administratif de haut niveau des fonctionnalités de base de BambooHR. Les utilisateurs administrateurs apprendront comment naviguer dans leur compte BambooHR, ce qui est disponible sur la page d'accueil et comment gérer les données tout au long du cycle de vie d'un employé, de l'embauche à la cessation d'emploi. Une introduction simple aux niveaux d'accès des employés et aux rapports est également donnée. Vous ne saurez rien de très compliqué sur ce webinaire. Il s'agit plutôt de vous préparer à votre prochain appel téléphonique avec votre chef de projet, au cours duquel vous commencerez à apprendre à utiliser le système pour vos besoins spécifiques.

Les bases (3 jours)

La première grande leçon que votre chef de projet va vous apprendre est la suivante: comment utiliser les rapports dans votre système. Il établira une liste de rapports standard, y compris les rapports sur les ajouts et les résiliations, les profils par sexe, les effectifs et le chiffre d'affaires des employés. Il vous suffit de cliquer sur le nom d'un rapport et de voir les données au format graphique. Vous pouvez également ajouter des rapports personnalisés en fonction des champs de données actifs dans BambooHR.

La prochaine étape consiste à définir des niveaux d’accès pour tous les employés. Quelles informations les employés verront-ils sur eux-mêmes? Que verront-ils des autres employés? Quelles modifications du système ou de leurs profils pourront-ils apporter au sein du système? Pourront-ils ajouter des informations à des modules supplémentaires ou uniquement à l'outil RH standard?

Vous apprendrez ensuite comment créer des annonces d'entreprise. Il s'agit d'un éditeur de texte très simple qui vous permet de publier des actualités et des mises à jour de la page principale du tableau de bord BambooHR pour tous les employés. En plus du texte, vous pourrez ajouter des images et des liens.

Après les annonces de votre entreprise, votre chef de projet vous expliquera comment gérer les données dans les profils des employés. Vous allez déterminer ici quelles informations vous souhaitez que les employés saisissent afin d’obtenir des profils complets avec des données facilement accessibles. Vous y trouverez des informations telles que les champs d'informations de contact d'urgence. Le chef de projet vous guidera également dans le centre d’aide. Vous y trouverez des guides interactifs auxquels vous pourrez indiquer vos employés s’ils ont besoin d’aide pour utiliser le système mais ne veulent déranger personne.

Fonctions avancées (2 semaines)

Ensuite, votre chef de projet vous renverra chez vous avec une mission. Comment votre entreprise accueille-t-elle les nouveaux employés? Quelles tâches doivent être accomplies lorsqu'un nouvel utilisateur vient dans votre entreprise? Vous les soumettez à votre chef de projet. Il ou elle les entrera dans le système. Ensuite, il ou elle vous guidera à travers les sections de l’AT, de l’embauche, de l’intégration et de la désembarquement du système. Dans le système AT, vous apprendrez à créer de nouvelles offres d'emploi, à rédiger des lettres d'offre et à embarquer quelqu'un dès qu'il aura signé une lettre d'offre. Sur cette page, vous verrez les tâches d’intégration que vous avez soumises. ceux-ci sont susceptibles d'inclure des tâches telles que les manuels d'orientation, les documents à compléter et la configuration informatique.

La prochaine étape sera de faire plus de devoirs. Vous devrez compiler un document détaillant les politiques de votre entreprise en matière de temps libre. Par exemple, combien de jours de vacances une personne gagne-t-elle chaque semaine dans l'entreprise? Quelle est la structure de graduation pour les congés des personnes qui travaillent dans l'entreprise depuis plus d'un an? Combien de jours de maladie chaque personne a-t-elle? L'équipe de mise en œuvre prendra les politiques et les types de votre entreprise et les construira dans le système pour qu'ils se mettent à jour automatiquement en fonction des provisions. Lors de votre prochain appel, votre chef de projet vous guidera à travers ces pages et vous demandera de vérifier que toutes les stratégies sont correctement configurées.

Ensuite, il vous aidera à configurer le processus de workflow pour les demandes de congé (c'est-à-dire qui peut approuver les demandes pour qui). Ensuite, il ou elle vous montrera comment organiser des vacances d'entreprise, ce qui permet à vos employés de ne pas rester à l'heure, mais de ne pas être payés pendant les jours de fermeture de votre entreprise. Vous entrerez vous-même après la fin de l'appel. Ensuite, vous devrez envoyer les données en dur. Par exemple, "John a accumulé 20 vacances par an et il relève de Jim." BambooHR assignera ensuite à chaque employé la politique de congés appropriée dans le système.

Vous allez ensuite envoyer vos informations sur les avantages à BambooHR. Vous allez envoyer les plans utilisés par votre entreprise et les groupes d'employés ayant accès à ces plans. Cela inclut les régimes d'assurance médicale, de retraite et d'assurance-vie. BambooHR entrera ces plans dans le logiciel. Vous pourrez appeler pour vous assurer que tous les plans sont corrects dans le système et qu'ils sont liés aux groupes d'employés appropriés. Une fois que cela est fait, vous enverrez des données précises sur les employés, sur quels régimes, quels employés ont ajouté des personnes à charge et quels employés ont renoncé à la couverture.

Ensuite, votre chef de projet vous montrera comment ajouter des formations d'employés au système. Cela inclut vos questionnaires d’orientation standard et vos questionnaires sur le harcèlement en entreprise. Si vous cliquez sur "Ajouter une formation", vous pourrez ajouter un lien ou un fichier à votre matériel de formation afin que les employés puissent accéder aux documents contenus dans BambooHR. Ici, vous pourrez programmer pour qui chaque formation est requise (c'est-à-dire tous les employés ou seulement le personnel de vente). Il vous indiquera également où mettre en place des formations périodiques et les dates limites de formation. Vous enverrez ensuite des données précises au chef de projet en indiquant quels employés ont déjà suivi une formation, lesquels doivent encore en bénéficier, ainsi que toute autre donnée de formation existante sur laquelle vous souhaitez continuer à travailler.

Préparer le déploiement (3 jours)

Vous aurez un autre appel avec votre chef de projet. Vous allez tout parcourir une dernière fois. Votre responsable de projet vous expliquera comment contacter le support client. Une fois que vous avez posé toutes vos questions et que vous vous sentez à l'aise dans le système, votre chef de projet indiquera que la mise en œuvre est terminée. Vous serez dirigé vers un sondage dans lequel vous pourrez exprimer votre opinion sur l'ensemble du processus de mise en œuvre. Une fois l’enquête terminée, vous serez dirigé vers votre tout nouveau tableau de bord BambooHR.