Comment acheter un service de vidéoconférence

Votre entreprise a décidé de transférer certaines de ses communications en vidéo. Vous avez entendu parler d'acteurs majeurs tels que ClickMeeting, RingCentral, Skype et Vonage, mais vous ne connaissez pas vraiment la différence entre eux. Vous avez également entendu parler d'outils centrés sur le consommateur, tels que Facetime et Google Hangouts, mais vous n'êtes pas vraiment sûr que ceux-ci conviennent à une utilisation en entreprise.

Dans notre tour d'horizon des meilleures solutions de visioconférence, nous distinguons les principaux outils du marché par une comparaison fonctionnalité par fonctionnalité. Bien que cette synthèse puisse être utile aux acheteurs qui comprennent ce que font ces fonctionnalités et en quoi elles peuvent en tirer profit, il est peut-être trop avancée pour les équipes qui commencent tout juste le processus d’achat de la solution de visioconférence.

Pour vous aider, nous avons discuté avec Brian Gilman, vice-président du marketing produit chez Vonage, des facteurs que les novices devraient prendre en compte lors du choix d'une solution de visioconférence. Nous avons discuté de tout, du partage de contenu et de la qualité des appels à l'analyse en bout de ligne. Grâce aux connaissances fournies, vous devriez être en mesure de revenir à notre meilleure synthèse de solution de visioconférence avec une meilleure idée de ce dont vous avez besoin et du fournisseur qui peut vous la donner.

1 UC ou vidéoconférence

La vidéoconférence en elle-même offre aux utilisateurs de nombreuses fonctionnalités et options différentes. Cependant, à la base, la vidéoconférence est simplement un moyen pour un utilisateur de communiquer entre eux via un flux vidéo en direct. Des solutions plus avancées permettent, entre autres, des diffusions vidéo un à plusieurs, le partage d'écran et même des fonctionnalités de diffusion sur le Web qui peuvent interroger les membres de l'audience et collecter les données des téléspectateurs (mais nous devançons nous-mêmes).

Les communications unifiées (UC) prennent la vidéoconférence et l'ajoutent à une suite plus étendue d'outils de communication. Vous pourrez envoyer des messages de discussion et des textos à vos collègues. Vous pourrez créer des workflows de gestion de projet. Vous serez en mesure de créer des documents et d’y apporter des modifications simultanées comme vous le feriez avec une plate-forme telle que Google Drive.

L’aspect le plus important d’une plate-forme de communications unifiées est peut-être sa capacité à s’intégrer à des solutions tierces pour vous aider à mieux extraire et exporter des données d’un outil à l’autre. Par exemple, si vous avez besoin d'appeler un client et souhaitez accéder à ses enregistrements pour améliorer vos communications, l'intégration entre votre compte Salesforce et votre outil de communications unifiées simplifie considérablement cette opération. Dans votre tableau de bord Salesforce, vous pourrez lancer l'appel, afficher l'historique des interactions du client et ajouter des notes sur ce qui se dit pendant l'appel.

"Avoir une plate-forme unifiée est clairement quelque chose d'intéressant", a déclaré Gilman. «La plupart des entreprises recherchent aujourd'hui une plate-forme unique pour la mobilité, la collaboration et la voix.»

Gilman avertit que la construction d'une plate-forme de communication par l'intermédiaire de différents fournisseurs coûterait très cher. De plus, les données pourraient ne pas être transférées d'un système à l'autre aussi facilement que dans une plate-forme à fournisseur unique. De plus, si quelque chose se brise, vous devez déterminer la raison en discutant avec plusieurs représentants de l'assistance de plusieurs sociétés, ce qui ressemble à un cauchemar.



2 Facilité d'utilisation

Toutes les formes de logiciels de gestion offrent un spectre de convivialité. Certains outils de marketing par courrier électronique sont si bien conçus qu'ils donnent l'impression que tout le monde peut se réveiller et devenir un spécialiste du marketing par courrier électronique sans formation formelle. D’autres outils sont si complexes et techniques que même les spécialistes du marketing les plus avancés se tournent vers le bouton d’aide.

La vidéoconférence n'est pas différente. Certains outils offrent des interfaces utilisateur propres et intuitives qui vous permettent de cliquer sur le nom d'une personne et de lancer un appel directement. Certains vous permettent de planifier des réunions à l'avance en cliquant sur le calendrier d'un collègue et en tapant votre nom. Certains outils vous permettent de créer une salle de conférence virtuelle, d'envoyer un lien et d'inviter des centaines, voire des milliers de personnes dans cette salle sans condition préalable pour aucun de vos invités. Ce sont les types de solutions que vous voudrez prendre en compte lors de votre achat.

«La visioconférence a souvent beaucoup de nuance, car de nombreux protocoles différents sont utilisés aujourd'hui», a déclaré Gilman. «Vous rencontrez des problèmes en intégrant des plates-formes héritées, en faisant appel à des tiers qui sont hors site… c'est le défi depuis des années. La possibilité d'envoyer un lien vers une plate-forme tierce et de participer à cet appel aussi facilement qu'un appel téléphonique est essentielle au succès. "

En gros, si vous ouvrez votre logiciel de vidéoconférence et que vous pensez avoir obtenu un diplôme d'ingénieur, vous travaillez probablement avec le mauvais outil.



3 Collaboration et partage

Même si vous décidez de ne pas acheter de plate-forme de communications unifiées, vous souhaiterez peut-être un outil de visioconférence pouvant effectuer un partage de base de documents et d'écran. Ces fonctionnalités permettent à vos utilisateurs d’envoyer des fichiers à n’importe qui dans la salle de conférence ou d’afficher un document d’un site Web sur leur écran à des fins de démonstration.

«Le besoin de collaboration et de partage de contenu est important», a déclaré Gilman. «Pour que la réunion soit efficace, le partage du contenu est presque aussi important que le visionnement face à face. Cela peut être aussi simple que le partage de documents afin que les utilisateurs puissent partager ce sur quoi ils travaillent en temps réel. C'est un élément essentiel de tout environnement collaboratif. "

Ces fonctionnalités vous permettent également d’utiliser votre outil de vidéoconférence comme vous ne l’aviez pas imaginé auparavant. Tout le monde pense à la vidéoconférence pour les réunions d'équipe, mais qu'en est-il des réunions avec les clients, des appels d'acheteurs potentiels ou d'appels de partenaires? «Lorsque vous commencez à réfléchir à la façon dont la vidéo peut transformer la manière dont les entreprises peuvent mener leurs activités, l'adoption devient de plus en plus répandue», a déclaré Gilman.



4 outils de consommation et outils professionnels

Si vous êtes convaincu que vous n'utiliserez que des outils de vidéoconférence pour les communications en tête-à-tête, vous vous êtes peut-être trompé en pensant qu'une application centrée sur le consommateur suffirait pour faire le travail. Dans certains cas, vous pouvez avoir raison. Cependant, gardez à l'esprit que tous les appels ne seront pas acheminés depuis un bureau fournissant un réseau Ethernet à haut débit. En fait, la plupart de vos appels seront probablement passés sur des ordinateurs portables et des tablettes via des connexions Wi-Fi (dont certaines dans des véhicules en mouvement).

Voici où votre application grand public standard ne parvient pas à tirer profit de la valeur d'un outil de visioconférence de niveau entreprise. «Ces applications grand public sont excellentes, mais vous rencontrez des problèmes de qualité», a déclaré Gilman. «Ils ne sont pas assez stables pour gérer la fiabilité et la résilience si vous parlez à un client. Vous regardez certaines plates-formes grand public si vous êtes sur un client mobile dans votre voiture; votre solution de visioconférence doit être prête à prendre en charge le plus petit dénominateur commun, à savoir un périphérique mobile. La capacité de gérer la perte de paquets sans dégradation de la vidéo et de la voix est importante. ”

«La technologie qui exploite les plates-formes s'est beaucoup améliorée. Et lorsque vous ajoutez à cela la qualité du réseau que nous pouvons offrir, le réseau est résolu », a déclaré Gilman. «La possibilité de partager un scan CAT sur une vidéo aurait été risible il y a trois ou quatre ans. Vous pouvez maintenant voir le scan CAT le plus détaillé. ”



5 Administration du back-end

Puisque c'est vous qui choisissez le système, pourquoi ne pas en choisir un qui vous permette de tout contrôler? Les outils de vidéo d'entreprise vous donnent accès à des fonctionnalités telles que l'enregistrement d'appels en un clic, des statistiques vous indiquant qui passe le plus d'appels, la durée pendant laquelle les gens restent en communication, quand ils ont mis des appels en attente, etc. Vous pouvez également définir les utilisateurs disposant d'autorisations administratives pour enregistrer leur propre appel, ceux qui peuvent sauter ou transférer des appels vers d'autres utilisateurs et ceux qui peuvent contrôler la qualité des appels pour s'assurer que le système fournit des images claires.

«Les administrateurs sophistiqués voudront savoir ce qu’était la perte de paquets», a déclaré Gilman. «Était-ce à l'autre bout? Si c'était local, alors vous devez regarder le réseau. "