Préparez-vous: des assistants vocaux arrivent dans votre salle de conférence

Une fois piégés dans des smartphones, les assistants vocaux trouvent maintenant de nouveaux foyers sous différentes formes. Les assistants vocaux sont des assistants numériques qui utilisent la reconnaissance vocale, la synthèse vocale et le traitement du langage naturel pour alimenter des haut-parleurs intelligents et contrôler des appareils ménagers intelligents. Ils peuvent également aider les utilisateurs à dicter des messages, gérer des tâches et fixer des rendez-vous. Les assistants vocaux sont l'interface informatique mains-libres du futur, mais sommes-nous prêts à les faire écouter lors de nos appels téléphoniques et de nos réunions? Si cela vous semble "effrayant", vous devrez vous en remettre car l'assistant vocal est une idée dont le moment est venu.

Gartner Research prédit que d'ici 2021, 25% des travailleurs du numérique utiliseront des assistants virtuels quotidiennement; cela représente une hausse de seulement 2% en 2019. Pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les startups, cela signifie une occasion d'utiliser une technologie d'assistant virtuel pour prendre en charge des processus métier plus répétitifs et auxiliaires, ce qui, selon les fournisseurs, donner à ces clients plus de temps pour assister au jour le jour.

Crédit d'image (Statista )

AI pour réunions et téléconférences

En ce qui concerne les réunions et les téléconférences, la distraction est un problème courant car elle entraîne une diminution de l'engagement et de la rétention des participants. Vous pouvez vous attendre à cela lors de votre réunion mensuelle de révision des revenus, mais ce n'est pas quelque chose que vous souhaitez lorsque vous parlez à des clients ou que vous planifiez de nouvelles initiatives importantes.

C’est là que les fournisseurs de technologies de collaboration vocale tels que Voicea pensent pouvoir faire la différence. Par exemple, Enterprise Voice Assistant (EVA) de Voicea est conçu pour améliorer la productivité lors de réunions et de conférences téléphoniques. EVA écoutera une réunion ou un appel, prendra des notes et établira des rappels afin que les participants puissent consacrer moins d’énergie à la prise de notes et davantage à la concentration.

Une solution telle que EVA peut prendre quelque chose d'intangible, comme une téléconférence, et la quantifier en notes, en produits livrables, voire en tâches et en actions. "EVA peut suivre et étiqueter autant de conférenciers que lors d'une réunion", a déclaré Cory Treffiletti, directeur du marketing chez Voicea.

L'assistant vocal fonctionne également avec les solutions de visioconférence et de réunion en ligne populaires, notamment Bluejeans, Cisco WebEx, GoToMeeting, Microsoft Skype for Business et Zoom.

"EVA participe aux réunions, écoute et transcrit les conversations", a expliqué Mohamed El-Geish, architecte en chef chez Voicea. "L'intelligence artificielle est appliquée de multiples façons: un système de reconnaissance vocale automatique pour la transcription, un système de repérage KeyWord permettant de répondre lorsque les utilisateurs disent« OK EVA »; un système de détection d'intention permettant de comprendre les commandes vocales, d'effectuer une recherche dans l'audio et de prédire modèles à recommander des moments importants de la réunion ".

L'assistant vocal de votre smartphone

Les assistants vocaux pour le lieu de travail présentent des caractères et un design différents de ceux de vos smartphones, de vos haut-parleurs intelligents et de vos appareils électroménagers intelligents. Les assistants vocaux centrés sur le consommateur construisent autour de leurs personnalités amicales et de leur capacité à informer et à divertir. Ils sont toujours à l'écoute de leurs mots déclencheurs, et ils peuvent être dominateurs et stupides.

Les assistants vocaux axés sur la productivité ont des personnalités plus sombres. Ils essaient d'aider les utilisateurs à éviter les distractions, après tout, ne les ajoutez pas. EVA confirme de manière audible qu’il a répondu à une demande sans essayer d’engager une conversation. En effet, l'objectif est de fournir un service et non d'interrompre la conversation, selon Treffiletti.

"Siri et Alexa doivent s’engager de la même manière qu'EVA", a-t-il déclaré, "car EVA fournit un service axé sur la conversion d'une réunion en un contenu précieux pour vous et votre équipe."

Améliorer les réunions avec Voice Analytics

Une heure après la réunion ou la téléconférence, EVA envoie aux participants un compte-rendu de la réunion, y compris quelques points saillants, et même un nuage de mots composé des mots-clés les plus parlés au cours de la réunion. EVA analyse le contenu de la réunion transcrit en divers éléments.

"La technologie d'assistant vocal constitue un moyen simple d'améliorer l'expérience de réunion, de gérer et de suivre le contenu, et de renforcer la participation à la technologie dans la salle", explique Daniel Newman, analyste principal chez Futurum Research. "Qu'il s'agisse de démarrer une présentation, d'envoyer les notes par courrier électronique ou tout simplement d'atténuer les effets de lumière, utiliser votre voix est le moyen le plus naturel et le plus simple d'accomplir ces tâches."

Une autre caractéristique clé d’EVA est la possibilité de travailler avec des applications de gestion de projet. À l'aide de commandes vocales, les utilisateurs peuvent demander à EVA de créer une tâche dans des applications comme Asana, Jira Service Desk et Trello pour les aider à se souvenir des actions importantes et des suivis d'une réunion.

Voir les assistants vocaux comme des pôles de productivité

À l'avenir, les assistants vocaux professionnels pourraient servir de hubs à divers services, à l'instar de la manière dont les assistants vocaux actuels servent de hubs pour atténuer l'éclairage, jouer de la musique et régler des alarmes. Nous pouvons nous attendre à ce que les assistants téléphoniques centrés sur la productivité intègrent et automatisent leurs processus.

En ce qui concerne les solutions d’affaires à commande vocale, de nombreuses entreprises disposant déjà de cette technologie rendent les assistants vocaux dans les salles de conférence plus omniprésents. "Je suis optimiste envers Cisco et Microsoft", a déclaré Newman. "Pour Cisco, ils ont développé leur plate-forme Webex Teams, ainsi que leur solution Teams Board, afin de créer une véritable collaboration dans la salle, en mettant l'accent sur l'utilisation de la voix et de la vidéo pour aller au-delà de la salle. Je vois aussi Microsoft, avec Cortana devenir un acteur important. Avec plus d’un milliard d’utilisateurs de Microsoft Office 365, ils possèdent toujours des outils de productivité. Je vois cela comme une extension naturelle pour eux. "

Supprimer les obstacles à l'adoption

Bien qu'il semble que la technologie des assistants vocaux soit prête à être adoptée par les entreprises, il existe encore de nombreux obstacles, réels ou perçus, à son intégration dans de nombreux lieux de travail. D'une part, les personnes qui ont eu une expérience utilisateur médiocre avec des haut-parleurs intelligents ou des assistants vocaux dans leur smartphone, l'adoption d'une technologie similaire sur le lieu de travail peut être difficile à vendre. Il est arrivé que des assistants vocaux consommateurs, comme Alexa dans les haut-parleurs Echo d'Amazon, enregistrent une conversation privée et l'envoient à un contact sans autorisation. Il existe également le facteur de déception qui découle du fait que des milliers d’employés écoutent les commandes et les conversations des haut-parleurs intelligents des utilisateurs, ce qui améliore sensiblement la précision de la reconnaissance vocale.

Dans le cas d'un assistant vocal comme EVA, tout ce qui est enregistré et transcrit n'est disponible que pour les participants à la réunion et principalement sous le contrôle de l'organisateur de la réunion. Les mêmes limitations concernant la plupart des technologies basées sur la voix destinées aux consommateurs s'appliquent aux assistants vocaux destinés aux entreprises. Par exemple, l'audio source doit être suffisamment fort et clair pour être correctement déchiffré par l'IA. Il existe diverses nuances, telles que des accents étrangers et des mots d'argot régionaux, qui pourraient faire trébucher les assistants vocaux, en particulier dans une salle de conférence bondée. Cela pourrait entraîner des transcriptions hors contexte ou illisibles. C'est là que l'apprentissage machine (ML) peut faire la différence.

"L'assistant de Voicea est constamment formé aux accents, à la prononciation et à ce que nous appelons des mots" sortis du vocabulaire ". Plus vous avez EVA dans vos réunions, plus EVA peut apprendre", a déclaré Treffiletti. "Nous exploitons une plate-forme de reconnaissance vocale automatique à cinq couches, dans laquelle chaque couche est formée à différents aspects de la transcription audio. Nous travaillons dans chacune d'elles avec des langues, des accents et du vocabulaire, ainsi qu'avec la qualité audio et d'autres éléments permettant d'améliorer encore les résultats de la plate-forme"

Répondre aux préoccupations de sécurité et de confidentialité

Mis à part les obstacles techniques, que pensent les travailleurs du partage de réunions et de téléconférences avec un robot d'enregistrement de la parole omniprésent? En accordant une importance accrue à la confidentialité et à la sécurité, les employés pourraient voir l’enregistrement comme une violation de la confidentialité. Dans le cas de Voicea, le contenu enregistré et transcrit est crypté et accessible uniquement aux personnes participant à la réunion. Il existe également une commande "Off the Record" qui met en pause toutes les activités d'enregistrement et de transcription.

"Le plus gros obstacle que nous voyons est simplement de créer une habitude", a expliqué Trefiletti. "La plupart de nos utilisateurs sont à l'aise avec l'idée de faire appel à une IA, d'autant plus que Voicea fait preuve de la plus grande transparence possible en invitant l'assistant à la conversation avec des notifications par courrier électronique avant la réunion et des alertes en réunion." Il a ajouté que les participants à la réunion utilisant EVA ne sont pas inquiets pour la protection de la vie privée, car ils comprennent que l'avantage d'une réunion devient un élément de contenu à utiliser ultérieurement.

Compléter les travaux, ne pas les remplacer

• Le Business Guide to Machine Learning Le Business Guide to Machine Learning
• Business Choice Awards 2019: Systèmes de voix sur IP (VoIP) Business Choice Awards 2019: Systèmes de voix sur IP (VoIP)
• VoiceBase et Tableau apportent de nouvelles informations grâce à l'analyse de la parole VoiceBase et Tableau offrent de nouvelles connaissances grâce à l'analyse de la parole

En ce qui concerne l'idée que l'IA et les assistants virtuels vont supprimer des emplois aux humains, EVA et des solutions similaires sont centrées sur les tâches et conçues pour compléter plutôt que remplacer les personnes sur leur lieu de travail. "L'intelligence artificielle et les robots occuperont des emplois qui nécessitent peu ou pas de compétences particulières", a déclaré Newman.

"Nous ne voyons pas les gens s'inquiéter du remplacement de l'emploi, car la plupart des réunions n'ont pas de personne qui se consacre uniquement à la prise de notes et au suivi; c'est une tâche partagée par plusieurs personnes participant à la réunion", a déclaré Treffiletti.