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Dan Costa: Bienvenue à Fast Forward, qui fait partie d'une conversation en cours sur la vie future. Mon invitée aujourd'hui est Mamie Kanfer Stewart, fondatrice de Meeteor et experte en réunions. Meeteor est une entreprise qui rend les réunions plus efficaces. Nous allons parler de l'avenir du travail, des réunions et des nouvelles interfaces pour le lieu de travail. Mamie, merci beaucoup d'être venue.
Mamie Kanfer Stewart: Merci beaucoup de m'avoir invité aujourd'hui.
En grandissant, je me souviens que mon père avait quitté la maison juste avant mon départ pour aller à l'école et toujours dit: "passe une journée productive" alors qu'il sortait de la maison en courant. De toutes les choses qu'un parent peut dire à son enfant, et j'ai des enfants maintenant et ce n'est pas ce que je leur dis, mais c'est ce que mon père m'a dit, et il était vraiment évident que chaque jour était une activité productive et émouvante. vous-même, en faisant avancer votre vie, peu importe ce que c'était, En fait, j'ai commencé ma première entreprise quand j'étais en 5e année.
Était-ce une entreprise de planification de réunion? Logiciel de productivité?
Ce n'était pas. Ce n'était pas, mais c'était le même concept de je peux le faire mieux que la façon dont il est fait. C'était un camp d'été. Je n'aimais pas aller au camp d'été. Pour tous ceux qui n’aimaient pas les camps d’été, je ressens totalement votre douleur et j’avais l’impression que je pouvais faire mieux. J'ai tout programmé, j'ai embauché tout le personnel, j'ai coordonné tous les programmes et je les ai vraiment bien gérés. Je savais que je pourrais le faire mieux. L'idée de productivité est pour moi la même chose. Quoi que vous fassiez, il existe probablement un moyen plus efficace et plus efficace de le faire.
Donc, vous venez avec Meeteor. Je pense que tout le monde comprend le besoin là-bas. Tout le monde déteste les réunions. Tout le monde se plaint de réunions. Les réunions perdent une tonne de temps. Vous abordez la situation et vous dites: "Vous savez quoi? Je peux résoudre ce problème." Parlez un peu du fonctionnement de Meeteor.
Nous avons quelques composants à Meeteor. Le composant principal est notre logiciel. L’origine de Meeteor découle en réalité de mon entreprise familiale. J'aurais dû dire que parce que mon père est une personne merveilleuse, nous avons une entreprise familiale appelée GOJO. Purell est notre devise: le désinfectant pour les mains Purell. J'ai eu ma première expérience de vie d'adulte au sein de notre entreprise familiale. Les réunions là-bas se sont déroulées extrêmement bien et très bien, toujours un ordre du jour, toujours des points de suivi, très clair. Quand je suis allé dans le monde réel après cela, je me suis dit, whoa, ce n'est pas comme ça que le reste du monde fonctionne. Meeteor a été construit comme une technologie sur les pratiques de GOJO. J'étais comme si nous pouvions le faire grâce à la technologie. Maintenant que le monde a évolué et qu'il se passe tellement de choses en ligne, pourquoi le faisons-nous sous forme papier alors que nous pouvons le faire en ligne?
Le composant principal est notre technologie, qui vous aide à planifier un agenda réfléchi, à prendre des notes claires qui sont articulées en tâches, décisions et apprentissages, puis à gérer tout le suivi. Vous avez la grande conversation de la réunion et cela mène à une grande action. Nous proposons également des services de conseil, car changer le mode de travail des employés peut être une tâche difficile. Il est bien que l'un des responsables change d'équipe, mais il est préférable que toute une entreprise puisse changer. Nous vous aiderons donc à le faire, puis nous le ferons des ateliers et des webinaires de développement des compétences et toutes sortes de choses pour aider les gens à développer leurs propres compétences autour des réunions.
Alors laissez-moi vous dire comment je fais des réunions. J'envoie une invitation à une réunion dans Outlook I et dans le corps de celle-ci, nous décrivons brièvement les points x, y et z. Ensuite, il y aura une discussion comme quatrième point. Comment Meeteor améliore-t-il cela?
Premièrement, l'ordre du jour d'une réunion n'est pas la même chose qu'une liste de choses que vous allez faire pendant la réunion. C'est comme le numéro un, si vous voulez enlever une chose de cette conversation, c'est ça. Commencez par comprendre pourquoi nous tenons cette réunion et que allons-nous réaliser? Nous sommes souvent bons à mettre des choses comme: "Nous allons en discuter, nous allons l'examiner, nous allons en arriver là", mais ce que nous ne faisons pas, c'est dire: À la fin de cette réunion, qu'aurons-nous réalisé? Qu'est-ce qui sera différent dans le monde parce que nous avons atteint ce résultat?"
Si vous savez qu’à la fin de la réunion, nous aurons une liste d’idées à approfondir ou si nous prendrons une décision à ce sujet, vous pourrez alors planifier l’ordre du jour en conséquence. la fin de la réunion si c’était une bonne utilisation de votre temps. Déterminer quels sont les points de l’ordre du jour, ce que vous allez faire est bon, mais commençons par l’ensemble du résultat que vous voulez obtenir en premier.
Les réunions reflètent également la culture de coopération. Je pense que c'est probablement la raison pour laquelle vous avez des activités de conseil, car l'outil seul ne va pas nécessairement changer le comportement. Pouvez-vous parler un peu de changer les cœurs et les esprits?
Oui. La culture d'entreprise est énorme, complexe et compliquée, mais les réunions sont l'un des leviers que vous pouvez utiliser si vous souhaitez changer de culture d'entreprise. Presque tout le monde dans votre entreprise assistera à des réunions. C’est là que la dynamique, le pouvoir et l’autorité de l’homme sont générés, et qu’il existe des rituels et des pratiques que vous pouvez réellement contrôler dans cet environnement. Si vous assistez à une série de réunions et que vous estimez que ce n'est pas une bonne utilisation de votre temps, cela aura une incidence sur ce que vous pensez de votre entreprise. Cela affecte ce que vous ressentez vis-à-vis de vos collègues qui perdent votre temps, ce que vous ressentez à propos de cette entreprise où vous êtes trop stressé parce que vous avez tant à faire et que vous n’avez pas le temps de faire votre "vrai" travail parce que vous ' Vous êtes trop occupé à ces réunions qui ne sont pas du "vrai" travail.
Si vous planifiez un ordre du jour réfléchi et invitez les bonnes personnes à vos réunions, vous avez soudainement changé de sens et créé un sens du respect beaucoup plus grand qui dit: "Oh, je suis invité à cette réunion parce que cette réunion a un but, il y a une raison pour laquelle j'ai besoin d'être ici, la personne qui m'a invité réfléchit à ce sujet. " C'est l'un des côtés humains qui peuvent changer. Il y en a beaucoup d'autres. Je veux dire comme à l'intérieur de la réunion. Quand vous pensez à une personne qui domine toujours la conversation, vous vous dites: "Comment puis-je la contrôler et la faire taire?" Ou "Comment faire en sorte que les personnes les plus calmes prennent la parole?" Nous avons une pratique appelée normes.
Dans notre modèle de réunion dans Meeteor, lorsque vous remplissez plus que la zone de description dans Outlook, vous remplissez en fait les questions qui vous aident à atteindre un ordre du jour réfléchi. L'un d'eux est autour des normes. Quels sont les comportements que vous souhaitez promouvoir lors de cette réunion? Comment vous attendez-vous à ce que les gens se comportent?
Vous pourriez avoir une norme qui dit: "Des voix plus calmes s'il vous plaît, parlez plus fort, des voix plus fortes s'il vous plaît reculez." Ensuite, lorsque vous animez la réunion, tout le monde voit que c'est une norme pour cette réunion et ensuite, en tant qu'animateur de la réunion, ou en réalité, n'importe qui de la réunion, vous pouvez dire: "J'ai remarqué que nos personnes plus calmes n'avaient pas parlé Comme c’était l’une de nos normes, j’aimerais faire de la place pour que les personnes les plus silencieuses puissent parler. " Vous utilisez votre pratique de création d’agenda pour créer des attentes en matière de comportement, puis vous pouvez les appliquer à la réunion et les aider. Vous n'êtes pas obligé d'être le responsable de la réunion étrange qui est assis là à penser: "Comment puis-je faire en sorte que cette personne arrête de parler? Je ne veux pas simplement dire 'tais-toi', et je ne veux pas non plus appeler quelqu'un à l'improviste et juste dire "Mamie, qu'en pensez-vous?" et mettre quelqu'un sur place et leur faire sentir mal à l'aise ".
Je fais ça tout le temps. Je pense que rendre les choses transparentes, les faire à l'avance et que tout le monde voie que ce n'est pas personnel est une bonne idée. Je ne dis à personne de se taire, je ne dis à personne de prendre la parole, je dis que ce sont les normes sur lesquelles nous sommes tous convenus à l'avance, alors vous êtes tous sur la même page.
Exactement. Et cela aide les gens à devenir plus conscients lorsque vous avez des normes. Un autre moyen que nous aimons beaucoup utiliser est l’utilisation d’un brûleur arrière ou d’un parking. Dites: "Si un sujet hors de l'ordre du jour est abordé, mettons-le en veilleuse et parlons-en plus tard." Les gens vont commencer à se rendre compte qu'ils soulèvent des questions hors du sujet et ils arrêteront de le faire ou le reconnaîtront quand ils le diront. "J'ai une idée, je sais que c'est un sujet d'actualité, je veux juste la mettre de côté", et ils vont s'autoréguler. Alors que si vous n'avez pas cette pratique, vous ne savez même pas que vous avez des comportements, donc créer ces normes et les rendre explicites au sein de l'équipe entière peut vraiment aider à changer cette dynamique culturelle.
Intéressant. Nous avons une question de notre public.
Ooh, intéressant. Nous n'utilisons pas de chatbots dans notre application, mais nous avons une intégration Slack qui sortira avant la fin du mois. Et nous avons ce que nous appelons notre bot Meeteor, et vous pouvez lui parler, elle, nous n’avons pas encore décidé, sexe neuronal, non sexué. Vous pouvez parler à Meeteor bot et vous pouvez planifier votre agenda de réunion, vous pouvez prendre des notes, toutes sortes de choses dans Slack en utilisant ce type d'expérience de bot.
C'est très cool. Il existe de nombreux logiciels de productivité. Il existe d'excellentes applications de discussion en ligne, de formidables gestionnaires de listes de tâches, etc. Vous avez décidé de vous concentrer sur la réunion elle-même. Pourquoi êtes-vous allé après la salle de réunion et avez essayé de résoudre ce problème?
En grande partie parce qu'il existe de très bons outils pour beaucoup d'autres choses. Nous avons bientôt une intégration avec Slack, une avec HipChat, nous avons avec Outlook et bientôt avec Google. Donc, il y a déjà beaucoup d'excellents outils et nous ne voulons pas les remplacer, mais les autres outils de collaboration manquent à ce propos en ce qui concerne les réunions. En moyenne, les gens dépensent, eh bien, les gestionnaires peuvent passer à peu près 40% de leur temps en réunion. C'est beaucoup de temps à passer en réunions et de ne pas avoir un logiciel pour vous aider à le faire et utiliser ce temps efficacement. Lorsque nous avons examiné les autres produits sur le marché, nous avons constaté qu'il existait d'excellents outils pour la collaboration générale, le partage de documents en ligne ou la gestion des tâches, mais ce qui manquait, c'était l'accent mis sur les réunions.
Notre plateforme est en réalité beaucoup plus grande que les réunions, nous avons donc un système de tâches complet et intégré. Si vous pensez à votre journée comme à la façon dont je passe mon temps, j'ai des choses que je fais moi-même et des choses que je fais avec un groupe. Les choses que je fais seul sont des tâches, les choses que je fais avec un groupe sont généralement des réunions d’un genre ou d’un autre, mais j’ai besoin d’un moyen fluide de mener à bien toute cette activité. Lorsque des tâches sortent d'une réunion, si je dois les écrire à la main ou si je les reçois dans un courrier électronique, je dois les copier et les coller dans mon application de tâche, puis c'est là que je les gère, puis Lors de la prochaine réunion, quelqu'un me demande si je m'étais acquitté de cette tâche lors d'une autre réunion. C'est un peu compliqué. Ce que notre système essaie de faire est de rationaliser ce processus afin que votre journée entière se déroule dans un seul espace. Qu'il s'agisse de tâches que vous gérez pour un projet, de tâches de réunion, tout est réuni au même endroit. Nous n'essayons pas totalement de remplacer tous ces autres outils car ils sont vraiment bons, mais nous essayons de trouver des moyens de rationaliser le flux de travail.
Ouais. Et il y a tellement d'outils sur le marché en ce moment.
Tant.
Chez PCMag, nous utilisons Asana, Slack, nos listes de tâches personnelles. Ensuite, nous utilisons Google Agenda, nous utilisons Google Tasks. C'est incroyable de voir combien d'outils sont introduits sur le lieu de travail. Comment Meeteor glisse-t-il dans cela? Vous avez bientôt des intégrations avec Slack, qu'en est-il des autres intégrations?
Ce fut un bon apprentissage en tant qu’homme d’affaires, ce calendrier est roi en matière de réunions. Que nous ne pouvons pas rivaliser. Si nous ne sommes pas dans les calendriers des gens, c'est vraiment très difficile pour les gens de penser à la planification d'un agenda ailleurs. Les intégrations sont donc énormes. Nous le voyons partout. Des produits tels que Zapier où vous pouvez connecter des applications qui ne se connectent pas réellement, voilà où nous allons. Nous ne voulons pas aller dans des milliards d'endroits différents, nous voulons simplement que tout se déroule de manière transparente. Plus notre produit peut communiquer entre eux, plus nous sommes efficaces en tant qu'utilisateurs et plus nous en tirons une valeur optimale. Dans une certaine mesure, avoir une application humongo n’est pas non plus la solution. Nous pouvons voir ce qui se passe lorsque les produits deviennent trop compliqués avec des cloches et des sifflets et que l'on essaie de tout faire. Il est donc vraiment préférable d'avoir des applications plus spécialisées qui se parlent entre elles.
Existe-t-il un marché cible pour votre produit? Pensez-vous aux petites entreprises, aux moyennes entreprises, est-ce que cela se propage jusqu'aux entreprises? Où est ton point de mire?
Si vous avez des réunions, nous sommes là pour vous. Si vous avez des réunions, nous sommes là pour vous. Nous ne différencions pas vraiment. Notre produit fonctionne avec des organisations de toutes tailles, des équipes de toutes tailles. Vous pouvez travailler par vous-même sur notre application sans aucun de vos collègues, ou vous pouvez mettre 100, 200, 500 de vos meilleurs amis. Peu importe, c'est construit à l'échelle.
Nous avons parlé un peu des chatbots et de l'intelligence artificielle et de l'avenir du travail et du type d'entrée audio. En ce moment, tout cela se fait sur des écrans avec des claviers, mais lorsque vous ajoutez de l'audio, l'audio semble être un élément fondamental du processus de réunion, vous pouvez y faire des choses très intéressantes.
Oui. La frappe en général est l’un des moyens les plus difficiles de saisir des informations, et c’est l’une des raisons pour lesquelles les notes de réunion sont si terribles, c’est que personne ne veut prendre de notes. Prendre des notes, même en tapant est un peu maladroit, la plupart des gens préfèrent prendre des notes à la main. Mais il me semble qu’il existe un meilleur moyen de le faire avec la montée en puissance de produits tels que Google Home, Alexa et Siri, qu’à un moment donné, taper des notes de réunion devienne une chose du passé et que nous allons vraiment parler et en disant «Alexa, capture cette décision» ou «Alexa, fais cette tâche à faire pour moi» ou «Siri, fais cette tâche à faire pour moi», et cela générera nos notes de réunion et nos tâches pour nous et nous n'aurons pas à les taper po
Cela semble tellement logique. Cette émission elle-même sera enregistrée sous forme de vidéo, une transcription sera créée, puis utilisée comme transcription textuelle de la série. Tout cela est automatique. Je ne vais pas retaper tout ce que nous avons dit à la caméra, et pourtant, lors d'une réunion, c'est essentiellement ce que nous devons faire.
Le problème, c’est que les gens ne veulent pas être enregistrés. Vous voulez avoir un espace sécurisé. Si vous dites des choses comme: "Cela pourrait être une bonne idée, je ne suis pas sûr à 100%" ou "Je pense que je me souviens de ces chiffres, mais je ne suis pas sûr à 100%, "si vous ne vous sentez pas à l'aise d'exprimer votre pensée lors d'une réunion, car vous craignez que cela ne soit mémorisé à jamais, qu'il y ait une transcription et que toute personne de la société puisse découvrir ce que j'ai dit et souligner." de retour dans l’histoire et dites: «Vous avez dit cette chose», cela se sent super mal à l’aise.
Trouver un équilibre entre capturer des informations audio, les retranscrire, les rendre disponibles et continuer à garder un espace sûr où les gens peuvent échanger ou partager leurs points de vue qui pourraient être des perspectives minoritaires et où ils se verront opposés, c'est une belle danse que nous allons avoir faire sur le lieu de travail.
Même s'il s'agissait simplement de créer un résumé et de dire: «D'accord, il n'y a pas de micro activé pendant 45 minutes, mais nous allons enregistrer les deux dernières minutes et c'est ce à quoi nous voulons nous engager. Cela en soi pourrait être assez étonnant et beaucoup mieux que d’envoyer par courrier électronique les notes de chacun après la réunion.
Et c'est une pratique que nous recommandons en ce moment. Si vous ne souhaitez pas prendre de notes lors de votre réunion, c'est bien, réservez les cinq dernières minutes pour faire ce que nous appelons une conclusion en demandant au groupe: "OK, quelles sont nos prochaines étapes? Quels sont les points clés à retenir que nous voulons nous assurer, comme toute information dont nous voulons nous assurer que les autres personnes soient au courant. Quelles sont les décisions que nous avons prises, quelles sont les mesures à prendre et qui va les prendre avant quand? " Juste ces moments, les deux dernières minutes où vous capturez cette information, envoyez-la par courrier électronique, insérez-la dans notre système quelque part, vous avez en fait dû faire beaucoup de choses. Premièrement, vous avez maintenant clarifié ce que la réunion a accompli et vous ne sortez pas de la réunion en disant: "Pourquoi avons-nous eu cette réunion? Qu'avons-nous décidé?" Vous avez clarifié les choses et fait que les gens se sentent vraiment bien parce que c'était une bonne utilisation de leur temps, vous avez obtenu quelques résultats, et vous les avez capturés de manière à ce qu'ils soient enregistrés, les gens peuvent y accéder sans avoir à se soucier. ' t dans la réunion. Il y a tellement de bonnes choses. Ce sera juste un coup de pouce total quand cela peut être fait via audio au lieu de taper.
Quels sont vos sentiments sur la téléconférence, les communications vidéo? Nous pouvons maintenant le faire, chaque ordinateur portable a la caméra, nous avons les connexions, tout le monde peut se retrouver sur Skype ou sur Google Hangouts, et pourtant je ne fais presque jamais ce type de réunion.
Vous ne les faites jamais parce que vous n'êtes pas avec des collègues du monde entier?
Non, ils sont partout et je l'ai fait...
Tu préfères le téléphone?
Je pense que je préfère le téléphone.
Intéressant. Nous aimons l'audio. Je veux dire, j'aime toutes sortes de réunions, mais j'aime vraiment voir les gens. J'ai l'impression qu'il est très difficile d'être totalement immergé dans quelque chose quand on ne peut pas voir l'autre personne. Il est très facile de se laisser distraire et on ne voit pas toujours leurs expressions et des choses comme ça. C'est difficile quand c'est un groupe énorme. Nous sommes environ 12 personnes, nous sommes dans cinq pays différents dans notre entreprise, mes collègues sont dans cinq pays différents. Nous organisons donc beaucoup de réunions par Skype ou Google Hangouts, et ce n’est pas la même chose que d’être en personne, mais c’est bien mieux que l’audio où vous ne vous connectez pas vraiment du tout. C'est là que se trouve l'avenir des réunions. Nous avons la téléprésence dans les affaires de ma famille, et c’est une tout autre chose, mais c’est comme des écrans géniaux et même cela est très utile. Je sens que je vois tous leurs cheveux hors de propos-
Comme un système propriétaire qui est déployé?
Oui.
Donc, un haut de gamme, pas seulement...
C'est super haut de gamme.
… Skype ou...
Non, non, très haut de gamme, c'est comme la vidéoconférence, mais c'est comme sur crack. Cela fait une énorme différence que de voir de minuscules boîtes de visages. Je pense que nous allons dans cette direction, ce qui est une bonne chose parce que vous voyez le langage corporel. Surtout si vous travaillez avec des personnes de cultures différentes, l'anglais n'est pas nécessairement leur première langue ou leur langue maternelle et vous essayez de vous comprendre, de voir le langage du corps, de voir leurs expressions faciales, tous ces petits morceaux aider à établir des relations, il aide à renforcer la compréhension, donc c'est bon.
Vous aimez évidemment les réunions.
J'aime les réunions.
Vous avez une affaire de réunions, je pense que cela se voit. Quelles réunions détestes-tu?
Je n'aime pas les réunions où je n'ai pas l'ordre du jour à l'avance et je ne sais pas pourquoi je vais. Cela n'arrive pas souvent car la plupart des gens que je rencontre maintenant-
Ils ont des normes et ils savent mieux.
Oh, ils savent, ils savent mieux. En fait, je suis allé à une réunion il n'y a pas si longtemps, où ils nous ont envoyé un paquet de pré-lecture. C'était comme 60 pages de long. C'était une réunion du conseil d'administration de deux jours. J'ai fait toute la lecture parce que c'est ce que font les bons membres du conseil et les bons participants, et je me suis présenté et la première partie de la réunion a été excellente. Ensuite, nous sommes entrés dans la section suivante et la femme qui la dirigeait a essentiellement répété tout ce qui était dans la pré-lecture. Et je me suis dit: "Pourquoi? Pourquoi faites-vous cela? Nous lisons la documentation. Pourquoi ne pouvons-nous pas simplement être en discussion maintenant?" Ce genre de réunion, pas bon.
Si vous pensez au temps des personnes présentes à la réunion, si vous réunissez cinq personnes pendant une demi-heure, il est vraiment difficile de les faire passer une demi-heure en même temps. Trouver les calendriers alignés, la planification, c'est compliqué. Obtenir 30 minutes de chacune de ces cinq personnes individuellement, vraiment facile. Si vous souhaitez simplement présenter des informations lors de votre réunion, par exemple, ne le faites pas. Juste ne pas. Envoyez-le-leur sous forme de mémo, rencontrez des personnes en tête-à-tête. Si vous souhaitez réunir des personnes, profitez du fait que vous avez ces cinq cerveaux dans la pièce en même temps et qu’ils peuvent s’engager mutuellement. Faites tout ce que vous pouvez en dehors de la réunion pour partager des informations afin que votre temps de réunion puisse être consacré à l'engagement. Ce sont les genres de réunions que j'aime beaucoup, où je peux parler, m'amuser et être avec les gens. Pas si amusant si je suis juste assis là, à écouter et à dire: "Pourquoi? Pourquoi faisons-nous cela?"
Je vais envoyer cette interview à tout le monde au bureau simplement parce que je ressens exactement la même chose. Une autre question de notre public.
C'est une bonne question. C'est une question vraiment difficile. On est de commencer la réunion à l'heure sans eux et ne pas revenir en arrière. Nous avons un concept que nous appelons de mise en drapeau. Permettez-moi de faire la mise en garde. Si la personne est une personne âgée qui est absolument tenue d'assister à cette réunion, vous devez attendre qu'elle commence. En fait, au lieu de commencer et ensuite de les récapituler, s’ils ne vont avoir que quelques minutes de retard, donnez à tous ceux qui sont assis en attente et dites: «Bon, on ne va pas commencer avant que Mamie n'arrive, alors si vous voulez être sur vos appareils, d'accord. Si vous voulez aller à la salle de bain, prenez une tasse de café, d'accord. Nous allons simplement attendre. " Laissez les gens choisir comment utiliser ce temps. Ne commencez pas et récapitulez.
Si c'est quelqu'un qui n'est pas essentiel pour prendre cette décision ou ce n'est pas un senior, commencez votre réunion sans eux et quand ils arrivent, ne vous arrêtez pas et recommencez. Dites simplement: «Content de pouvoir nous rejoindre, avoir un siège, c’est là que nous sommes à l’ordre du jour», et continuez. S'ils ont une question, ils peuvent poser la question, mais vous voulez vraiment aller de l'avant. Si vous créez cette norme pour que mes réunions commencent à l'heure prévue et que si vous n'êtes pas là, vous allez manquer quelque chose, tant pis pour vous, les gens commenceront à prendre des mesures pour s'assurer d'être à l'heure.
L'autre chose que vous pouvez faire est de parler avec quelqu'un qui est en retard chronique, comme une personne en particulier. Demandez-leur: "Qu'est-ce qui se passe si vous êtes constamment en retard?" Ils planifient peut-être des réunions dos à dos, ce qui n’est pas toujours de leur faute, mais c’est vraiment difficile, Google et Outlook je vous aime, mais les réunions ne devraient pas durer 30 minutes, sans avoir le temps de marcher dans le couloir ou d’aller à la salle de bain.. La plupart des gens ne fixent pas leur réunion à 25 minutes, ce qui explique en partie pourquoi les gens arrivent tard. Prévoyez de commencer votre réunion avec quelques minutes de retard pour que vous ayez le temps de vous installer. Si vous avez un ordre du jour chargé, accordez-vous quelques minutes de plus dans le temps que vous demandez afin de ne pas vous sentir pressé. vous commencez à 9h05 ou 9h07. Dans mon esprit, si vous arrivez tard aux réunions, ce n'est pas si différent que de rentrer tard au travail. Les réunions font partie de votre travail. C'est la façon dont le travail est effectué, de la même manière que l'exécution des tâches. Ainsi, si une personne se présente de manière chronique en retard aux réunions, discutez-en avec elle et essayez de comprendre ce qui se passe. Y a-t-il quelque chose que vous pouvez aider, un barrage routier, quelque chose que vous pouvez faire différemment, et sinon, faites-leur savoir que ce n'est pas une façon acceptable d'être au travail.
Bonne réponse. Une autre question de notre public.
Oui. Venez certainement sur notre site Web, nous avons beaucoup d'articles de blog, blog.meeteor.com. Meeteor a deux e, MEET, comme si vous étiez en réunion. Nous avons un certain nombre d'articles sur la manière d'introduire des pratiques de réunion dans votre équipe, soit en partageant certains de nos articles de blog pour une pratique particulière. Tenir une réunion au sujet de vos réunions peut sembler un peu bizarre, mais c'est Une chose que vous pouvez faire est d’organiser une réunion et d’envoyer à l’ordre du jour la question suivante: «Hé les gars, je pense que nous devrions parler de nos pratiques en matière de réunion et penser en groupe ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas et ce que nous voulons que nos réunions être comme." Alors consultez nos articles de blog, nous parlons de tout cela. Nous organiserons probablement un webinaire ou un atelier sur ce sujet. Si vous souhaitez en être informé, vous devez vous abonner à notre blog pour que vous puissiez recevoir toutes les notifications relatives à nos événements à venir.
Vous avez parlé de la durée d'une réunion, chaque réunion ne devrait pas durer 30 minutes. Je trouve que la durée de ma réunion par défaut a tendance à être d'une heure, ce qui est généralement beaucoup plus long que nécessaire pour accomplir ce qui doit se passer? Quel est le moment idéal pour une réunion? Qu'est-ce que les gens devraient rechercher?
Il n'y a pas vraiment de moment idéal pour une réunion. Il s’agit vraiment de ce que vous devez faire pendant la réunion. Quand je dis ne pas simplement faire pendant 30 minutes, il faut vraiment se demander combien de temps il faut aux gens pour entrer et sortir de cette réunion? Lorsque vous planifiez votre ordre du jour… Alors, commencez par: que vais-je accomplir lors de cette réunion? Et ensuite, comment allons-nous y arriver? Quelles sont les choses que nous allons faire? Pensez à combien de temps vous avez besoin pour chacun de ces éléments, et plus vous y réfléchissez et plus de détails, plus la planification de vos réunions sera précise et plus vous saurez combien de temps il vous faudra.
Par exemple, si vous souhaitez avoir quelques réflexions sur la pré-lecture. Vous avez envoyé ce rapport de quatre pages et vous souhaitez disposer de quelques minutes au début de la réunion pour que les gens puissent poser des questions. Si vous pensez, d'accord, il y aura huit personnes dans cette salle et si chaque personne parle pendant environ une minute, cela fait huit minutes. Maintenant, vous commencez à penser à combien de temps il vous faudra. Maintenant, si vous ne pensiez pas vraiment comme ça au départ, vous pourriez mettre cela et 17 autres choses à votre ordre du jour, puis vous réaliserez soudainement: "Nous allons avoir 30 secondes pour chacun de ces éléments, nous n'allons pas réellement avoir le temps."
Lors d'une réunion de cinq minutes avec cinq personnes, en supposant que vos cinq premières minutes sont réglées, vos cinq dernières minutes résument ce dont nous avons parlé, vous n'avez en réalité que 20 minutes au centre. Pour cinq personnes, cela signifie que chaque personne va parler pendant quatre minutes. Ce n'est pas beaucoup de temps, alors soyez très prudent avec ce que vous essayez d'accomplir lors de cette réunion et planifiez-le. C'est bien d'avoir une réunion de 45 minutes, une réunion de 50 minutes ou une réunion de 20 minutes. Ils ne doivent pas nécessairement être 30 minutes ou une heure. Vous voulez le faire en fonction de ce que vous devez faire.
N'acceptez pas les valeurs par défaut.
Totalement.
Parce que les valeurs par défaut vont toujours prendre plus de temps que nécessaire. Je souhaite connaître votre opinion sur l’idée des ordinateurs portables dans les réunions, ce qui est un peu problématique pour les développeurs de PC, car nous avons du mal à mettre nos ordinateurs portables hors service et à nous éloigner de nos claviers. En même temps, vous voulez avoir accès aux données, vous voulez avoir accès aux informations, vous voulez pouvoir prendre des notes. Alors, quel est votre point de vue sur les ordinateurs portables sur la table lors de réunions?
Mon sentiment est que si votre réunion est une bonne réunion, les personnes qui sont sur leur ordinateur portable vont faire des choses pertinentes pour la réunion et ne pas consulter leur courrier électronique, Facebook ou quoi que ce soit d'autre. Si votre réunion ne vaut pas leur temps, c'est pourquoi ils s'amusent avec leur ordinateur portable. Je n'ai aucune position sur les ordinateurs portables, bons ou mauvais. Si vous constatez que des personnes apportent leurs ordinateurs portables et qu'elles ne participent pas réellement à la réunion, vous rencontrez un problème. Mais si vous rendez vos réunions agréables et que ce sont les bonnes personnes qui parlent des bonnes choses, elles ne devraient pas faire ces choses-là.
C'est une autre raison pour laquelle avoir Alexa serait vraiment utile au bureau car vous n'avez plus besoin d'avoir vos ordinateurs portables pour rechercher des informations. Vous pouvez dire: "Alexa, quels ont été nos engagements sur Twitter le mois dernier?" ou "Quelles étaient les dépenses sur a, b et c le mois dernier?" et Alexa exploitera les données et vous le dira, et vous n’avez pas besoin de quelqu'un qui cherche sur votre ordinateur portable.
C'est vraiment… Je pense que c'est un espace super excitant. Être le cerveau de l'entreprise et pouvoir répondre aux questions simples que vous pouvez extraire d'un tableur, mais vous disposerez d'une interface vocale pour que vous puissiez tous l'entendre en même temps. Pensez-vous que vous souhaitez aller avec Meeteor ou voulez-vous simplement vous associer à certaines de ces entreprises?
J'adorerais, mais cela se fera par le biais d'un partenariat. Nous ne développons pas ce type de capacité, mais nous construisons un ensemble de données qui ne se compose pas de feuilles de calcul, etc., mais plutôt de composants de connaissances, de décisions en cours, de leçons partagées, de tâches se passe, ce genre de choses. J'aimerais collaborer avec une entreprise qui souhaite intégrer ce type de contenu audio et algorithmique dans l'espace de réunion.
D'accord. Peut-être certains de nos auditeurs. Nous avons une autre question du public.
Oh. Ce serait super cool. Je suis très excité par où cela va. Je pense en fait que ce serait super cool d'avoir un avatar de moi-même qui pourrait ensuite se trouver dans une salle de réunion virtuelle avec tous mes collègues et voir mes expressions faciales et connaître mes mouvements de main. Je ne sais pas comment cela se répercutera sur notre plate-forme, si c'est quelque chose que nous intégrerons éventuellement, mais je pense que c'est un formidable mouvement pour savoir où va la vidéoconférence. Bien mieux que les écrans plats, car la plupart d'entre nous avons de petits écrans avec plein de petites boîtes minuscules. Je suis vraiment super excité par l'idée de la réalité virtuelle.
Et l'idée de pouvoir aussi voir, de pouvoir se concentrer à différents endroits de la pièce. Vous n'avez pas toujours besoin de voir tout le monde en même temps, il vous suffit de suivre qui parle ou de vous concentrer sur des personnes individuelles pendant qu'elles ont la parole.
Absolument. Nous essayons de le faire maintenant, mais ce qui finit par arriver, c’est que quelqu'un appelle sur leur téléphone portable, mais ensuite, ils ont leur ordinateur et les choses ne sont pas liées, alors ils parlent, mais vous voyez l’écran blanc à la place de leur visage.. Tout cela finira par disparaître et ce sera beaucoup, beaucoup mieux.
Donc des astuces de productivité personnelle. Avez-vous quelque chose que vous faites personnellement qui vous aide à faire beaucoup plus pendant la journée? Parce que je soupçonne que vous en avez probablement plus d'un.
J'ai beaucoup. En avant, je suis un grand fan de GTD, j'aime David Allen, il est l'un de mes héros. La seule chose qui, à mon avis, a vraiment changé ma vie quand j'ai commencé à mettre en œuvre était sa règle des deux minutes. Lorsque vous parcourez votre liste de tâches ou vos courriers électroniques, si quelque chose va vous prendre deux minutes ou moins pour le faire, faites-le simplement parce qu'il vous faudra plus de temps pour le mettre dans votre - Faites une liste ou revenez-y plus tard, et le temps que vous gagnez et le nombre de choses que vous faites sont impressionnants. Ma boîte de réception est tombée en panne, je suis tellement content de pouvoir vérifier un tas de choses de ma liste en une fois parce que c'est comme: "Oh, je peux le faire, oh, je peux le faire" et le faire simplement.
Vous avez évidemment fait de grands progrès pour améliorer les réunions. Une des choses… Quand j'ai essayé de faire cet exercice de deux minutes, je me suis retrouvé à envoyer beaucoup de courriels, et je jure qu'ils reviennent plus rapidement que je ne les ai envoyés et je finis par recevoir plus de courriels. Quand le courrier électronique sera-t-il réparé? Et quand serons-nous capables de gérer cette bête en particulier?
Je ne suis pas sûr d'avoir une réponse à cette question. Je veux dire que Slack a fait un énorme pas en avant en réduisant la quantité de courriels. De nombreuses équipes, y compris la mienne, utilisent Slack en interne. Notre courrier électronique interne a donc considérablement diminué, mais nous travaillons toujours avec des clients externes. Je ne suis pas sûr à 100% de ce qui va se passer avec le courrier électronique. Peut-être qu'un jour nous allons simplement… Ça va disparaître et nous aurons de petites puces dans notre cerveau et nous communiquerons par télépathie et le courrier électronique disparaîtra, mais jusque-là, garder votre boîte de réception basse fait toute la différence pour ce que vous ressentez. à propos de votre productivité.
Passons aux dernières questions, je pose la même question à tout le monde. Dans l’avenir, quelles tendances technologiques vous préoccupent le plus? Qu'est-ce qui t'inquiète le plus?
J'ai deux petits enfants et je ne suis pas sûr à 100% que ce soit une tendance, mais c'est une chose à laquelle je pense beaucoup, qui concerne la vie privée et votre vie et votre moi en ligne. Surtout en tant que parent, j'essaie de ne pas mettre autant de choses en ligne sur mes enfants, mais je n'ai vraiment aucune idée de ce qui va se passer à l'avenir et de ce que je les prépare de manière positive ou négative à cause du contenu qui Je mets en ligne sur moi-même ce qui va les affecter. L’histoire de mes parents est connue de notre famille et de nos amis, mais très peu d’autres personnes, mais quand mes enfants grandiront, tout sera en ligne sur moi, et tout ce que je leur raconterai dès leur plus jeune âge en ligne. Je ne sais tout simplement pas où cela va et c'est très effrayant.
Ouais. Je pense qu’il ya ce que vous partagez, puis l’idée secondaire que cela ne va jamais nulle part. Qu'il soit toujours là et qu'il y aura toujours des images tout au long de votre vie. Les restaurants où vous avez mangé, les fêtes d’anniversaire auxquelles vous avez assisté, toute la carte de votre vie sera là et consultable d’une manière ou d’une autre.
Ouaip.
C'est vraiment difficile à contenir.
Oui. Ouais. Et qui a accès à cette information? On a l'impression que cela change et évolue constamment, et que les entreprises peuvent faire avec ces informations. Vont-ils cibler mes enfants pour certaines choses comme ils me ciblent pour certaines choses? Je ne sais tout simplement pas et c'est… C'est effrayant. Je pense qu’en tant que pays, nous avons un grand défi à relever en ce qui concerne la sécurité en ligne et la protection de la vie privée.
Et globalement aussi.
Totalement.
On pourrait penser qu'il y aurait une sorte de protection légale, mais c'est un problème mondial qui transcende les frontières.
Absolument.
Si c'est l'inconvénient, quel est l'inconvénient? Qu'est-ce qui vous enthousiasme le plus en ce qui concerne les tendances technologiques?
Je ne sais pas. C'est une bonne question aussi. Je suis vraiment enthousiasmé, en général, par l'accès à l'information. C'est un peu décevant de voir comment nous sommes devenus bullés. Nous sommes tous devenus des bulles à cause de la façon dont les algorithmes nous alimentent en informations, mais je pense qu'il y a des entreprises qui commencent à réfléchir à la façon dont nous pouvons arrêter ce cycle perpétuel et au fait que nous avons accès à des informations que nous n'avons jamais eues. avant est très excitant pour moi. La quantité de contenu de qualité produit par des personnes du monde entier que je peux maintenant voir, partager et avec laquelle je peux m'impliquer est vraiment très excitante.
Ouais. Le modèle commercial des médias est un peu cassé et il est possible que ce ne soit pas durable. En même temps, en tant que consommateur, le moment n’a jamais été meilleur. Il y a tellement de disponibilité et de diversité, il vous suffit de sortir et de le trouver un peu parce que si vous ne le cherchez pas, vous allez finir par être nourri par un flux Facebook basé sur ce que vous aimez..
Exactement. Je pense à cela avec mes enfants aussi, qu’à un moment donné ils pourront aller en ligne et trouver un cours sur tout ce qu’ils veulent suivre, et nous ne serons pas limités par ce que notre école leur enseigne, ce que notre quartier offre, ou à quelle heure sont les cours ou les cours. Ils pourront juste continuer à trouver des personnes partageant les mêmes intérêts et désirant apprendre la même chose, et le monde leur étant ouvert, d'une manière qui ne m'était pas celle de mon enfance.
Cela compense presque le fait que nous n’avons plus aucune vie privée.
Presque.
Y a-t-il un service, une application ou un gadget particulier que vous utilisez tous les jours qui vous fait vous sentir émerveillé et vous donne l'impression de vivre dans le futur?
Sorte de. Je porte cette bague, j'en ai plusieurs. C'est par Ringly et il se connecte à mon téléphone, et je l'ai réglé de sorte que si l'école de mon enfant ou mon mari ou ma gardienne m'appelle ou m'envoie un SMS, il clignotera et bourdonnera. C'est un peu bizarre, mais je n'aime pas avoir mon téléphone tout le temps sur moi. En réunion, c'est vraiment gênant si c'est bourdonnant, bourdonnant, bourdonnant. Je veux savoir si les personnes vraiment importantes essaient de me joindre. Ceci est ma première pièce de technologie portable.
C'est la première fois que je vois quelqu'un porter ça dans la nature.
Vraiment?
Oui, nous les avons testés au laboratoire, mais c'est que je ne les ai pas vus dans la vie réelle. En fait, vous le portez maintenant simplement parce que cela fournit une utilité pour votre vie.
J'aime cela. Je le porte tous les jours. J'ai quelques couleurs différentes pour pouvoir le mélanger, et les gens qui me connaissent me disent "Oh, elle porte à nouveau un Ringly" parce que je le porte tout le temps parce que je ne crains pas de rater un appel. J'ai l'impression d'avoir un peu de liberté avec mon téléphone, et ils sont beaux. Ils sont un beau bijou. En fait, je voulais inventer cette méthode il y a longtemps, mais je ne savais pas comment le faire. Je venais juste de sortir de l'université et le premier iPhone venait de sortir et je me disais: "Oh, j'aimerais pouvoir savoir si mon téléphone sonne quand il est dans mon sac à main", et j'étais vraiment heureux quand Ringly est arrivé..
C'est génial parce que c'est un filtre. Il sert de filtre pour que vous n'ayez pas à prendre le téléphone à chaque fois, vous ne devez pas le regarder à chaque fois, mais vous avez cette sélectivité… Vous pouvez définir votre filtre et vous soucier uniquement de ce qui est important pour vous et qui est très précieux.
Exactement. Et pour moi, ce sont plutôt mes enfants. Mais leur application vous permet de faire n'importe quoi, il y a des tonnes d'intégrations. Pour vous, s'il s'agit de votre calendrier ou de Twitter ou de quelque chose d'autre, vous pouvez le configurer pour cela, et vous obtenez maintenant cette liberté. Vous pouvez savoir ce qui est important et ne pas avoir à vous soucier de tout le reste.
Vous voyez, j'aimerais que cela soit intégré à Fitbit. Vous pouvez recevoir des notifications, mais ce serait formidable sur un ordinateur portable pour pouvoir le porter sur votre montre et obtenir le même type de filtre, mais pas tous les messages texte que vous recevez, mais uniquement ceux qui vous intéressent vraiment.
C'est pourquoi je n'ai pas encore de montre Apple ni de montre de ce genre, car je ne veux pas de ce genre d'informations aussi proches de moi tout le temps. J'ai besoin d'un peu d'espace.
C'est formidable de… Comment les gens peuvent-ils en savoir plus sur vous, sur Meeteor et se tenir au courant de l'évolution de ce produit?
Ouais. Pour moi, allez à mamieks.com, MAMIEKS, comme dans Sam, dot com. Vous pouvez me suivre sur Twitter @mamieks. Pour Meeteor, rendez-vous sur meeteor.com, MEETEOR, dot com. Suivez-nous sur Twitter @meeteorhq. Meeteor et moi-même sommes également sur Facebook, LinkedIn et sur de nombreuses autres plateformes sociales, alors renseignez-vous.
Impressionnant. Mamie, merci beaucoup d'être venue. J'apprécie vraiment cela.
Je vous remercie. C'était tellement amusant.
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Absolument. C'est Fast Forward pour aujourd'hui. Je tiens à vous remercier de votre présence, de vous faire savoir que vous pouvez nous trouver sur iTunes, vous pouvez nous trouver sur Google Play, vous pouvez nous trouver dans tous les endroits que sont les podcasts. Vous pouvez également nous trouver sur pcmag.com bien sûr. Laissez-nous un commentaire, laissez-nous savoir comment nous avons fait. Nous serons de retour la semaine prochaine avec une nouvelle interview. Merci beaucoup de nous rejoindre, je te verrai dans le futur.
