Vidéo: ExpenseBot (Novembre 2024)
Les employés souhaitent que le logiciel de suivi des dépenses soit si simple qu’ils n’aient pas besoin de lire un manuel. Toutefois, les administrateurs et les comptables souhaitent un contrôle précis des stratégies commerciales et du flux de travaux d'approbation. Pour la plupart des technologies dans cette situation, vous pouvez dire "Jamais les deux ne se rencontreront", mais avec ExpenseBot (qui commence à 9 $ par mois), cela peut ne pas tenir. L’application de comptabilisation des dépenses n’embarrasse pas les employés en termes de choix, mais elle offre des options de personnalisation uniques au personnel comptable. Seuls un processus d'exportation légèrement clinky et l'absence de processus d'achat en libre-service le maintiennent derrière nos gagnants du Choix des rédacteurs, Certify Now et Expensify.
Prix et caractéristiques
Un abonnement ExpenseBot coûte 9 USD par mois et par utilisateur actif, avec un minimum de 99 USD par mois. Il existe des remises non divulguées pour un contrat annuel ou les entreprises de plus de 1 000 utilisateurs. Vous ne pouvez pas expérimenter pour savoir si ExpenseBot est le bon logiciel pour vous, car il n’a pas de version gratuite ni d’essai gratuit. La mise en route nécessite une conversation par courrier électronique avec l'entreprise; ce n'est pas libre-service.
Les employés ne trouveront pas d’élégante fonctionnalité, et la plupart d’entre eux seront reconnaissants. Vous saisissez les données de dépenses dans ExpenseBot via un navigateur Web, via l'application mobile, en transmettant un reçu à un identifiant de messagerie dédié ou directement via une transaction par carte de crédit (en utilisant une société enregistrée ou une carte de crédit personnelle). Chacun capture les données comptables pertinentes, telles que le nom du fournisseur, le type de dépense et la date de transaction, avant d'affecter la dépense à un rapport. Les dépenses peuvent être marquées comme facturables, de sorte que vous pouvez transférer les coûts à un client.
Comme avec toutes ces applications, la plupart des gens se tournent d'abord vers l'application mobile pour capturer les reçus. Si ce n'est pas au point de vente, alors à la fin de chaque journée, vous pouvez toujours trouver le papier froissé dans votre poche et vous rappeler de quoi il s'agissait. L'application mobile est assez simple, avec des catégories pour les rapports, les dépenses, les recettes et les paramètres. Tandis que d'autres (tels que Expensify) essaient de vous donner tous les outils à portée de main, ExpenseBot n'insère pas tout dans l'application.
Il n'y a cependant aucune raison de se plaindre de ses capacités de numérisation des reçus. ExpenseBot a analysé avec précision plusieurs recettes, y compris des astuces gribouillées, et a mémorisé les catégories et les noms de fournisseurs utilisés précédemment. Le processus est peu exigeant et minimise la prise de décision. Si vous liez une carte de crédit personnelle ou d'entreprise, une fois que ExpenseBot a numérisé et transcrit un reçu, il tente de faire correspondre ce dernier aux transactions par carte de crédit.
Vous pouvez soumettre des dépenses de kilométrage manuellement. Ou, si vous entrez les adresses de début et de fin, ExpenseBot fait appel à Google Maps pour déterminer la distance réelle (fonctionnalité partagée par ExpensePoint). C'est certainement pratique pour un aller simple, bien que ce serait plus agréable si vous pouviez dire: "Maintenant, doublez ce calcul de kilométrage, puisque j'ai rencontré quelqu'un du centre-ville puis que je suis retourné au bureau." Une meilleure réponse est peut-être à venir: d’ici la fin de l’année, ExpenseBot disposera d’une intégration du GPS et du calendrier. Ainsi, si vous avez une réunion planifiée, elle indiquera: "Vous vous rendez chez le client A à une distance de 53 km; souhaitez-vous l'ajouter à votre rapport?"
Une particularité inhabituelle: tout employé peut nommer un délégué, ce qui lui permet de créer des dépenses et des rapports. Si vous êtes assez chanceux pour avoir du personnel de bureau chargé de gérer vos dépenses, c'est un avantage considérable.
Simple ne veut pas dire simple d'esprit
ExpenseBot peut appliquer le principe "Keep it Simple Stupid" (KISS) aux employés, mais il donne aux administrateurs et aux comptables beaucoup de pouvoir personnalisable. Les approbateurs peuvent rejeter une seule dépense et approuver le reste du rapport, de sorte que le montant de 5 $ que vous chicanez n’a pas à retarder le remboursement du reste des 2 500 $ que vous avez dépensés lors d’un voyage à San Francisco. Les dépenses peuvent être approuvées par courrier électronique, de sorte que le chef de service n'a pas à passer beaucoup de temps sur le client Web. ExpenseBot vérifie également les dépenses en double et propose de les fusionner. ("Deux visites à Starbucks le même jour pour le même montant? Avez-vous bu beaucoup de café ou présenté deux fois?")
ExpenseBot est livré avec des catégories de comptabilité de base préconfigurées, et vous pouvez naturellement en ajouter davantage. Chaque catégorie de dépense peut être liée à un grand livre ou à un code de compte, nécessiter des plages de dates ou des listes de participants, et prendre en charge des champs personnalisés (tels que "Numéro de magasin"). Vous pouvez également organiser les choses de manière logique, de sorte que les frais de billets d'avion et de bagages soient suivis de manière liée, mais séparément, avec leurs propres règles et politiques.
La gestion des stratégies vous permet de contrôler les dépenses d'un utilisateur dans une catégorie donnée, par exemple une limite mensuelle de 40 USD sur les coûts Internet à domicile. Vous contrôlez si les utilisateurs peuvent soumettre une dépense dépassant la stratégie (et afficher un avertissement à l'approbateur) ou empêcher le rapport d'être archivé avec une transgression en place. Les personnalisations s'étendent aux rapports, pas seulement aux dépenses; Par exemple, une chaîne de restauration rapide peut exiger le numéro de magasin sur chaque rapport.
C'est juste un échantillon. ExpenseBot prend en charge plusieurs approbateurs, profils de services et d’utilisateurs (les patrons sont traités de manière différente), le vieillissement des dépenses ("vous devez soumettre le rapport dans les 30 jours", ce qui est tout simplement moyen) et un grand nombre de devises.
Malheureusement, malgré tout son pouvoir de personnalisation, ExpenseBot n’est pas très intégré dans les systèmes de comptabilité tiers. La gestion des notes de frais est un processus discret, mais ses résultats doivent être enregistrés dans d'autres systèmes, généralement au moins un système de comptabilité et parfois plus. Avec ExpenseBot, toutefois, vous ne pouvez intégrer Intuit QuickBooks que lorsque le moment est venu de rembourser l’employé. Plus regrettable, comparé à certains des autres produits que j'ai examinés, la société reconnaît que son intégration à QuickBooks "nécessite l'utilisation du connecteur Web Intuit et un peu de finesse à configurer". La seule autre option consiste à exporter les données au format CSV, puis à les ouvrir avec une autre application, telle que Microsoft Excel.
Comparez cela avec les concurrents d'ExpenseBot, tels que l'intégration d'Expensify non seulement avec QuickBooks, mais également avec Xero, NetSuite et Intacct, entre autres. Avec toutes ces capacités, vous obtenez beaucoup de soutien de la part de la société. En fait, vous ne pouvez pas l'éviter; ExpenseBot travaille personnellement avec chaque client pour mettre les choses en place.
Au moment d'écrire ces lignes, ExpenseBot est une combinaison de "Oh c'est cool" et "Pourquoi ça ne fait pas ça?" C'est un bon choix pour ceux qui veulent simplement simplifier les choses pour les utilisateurs, sans minimiser les contrôles administratifs. Mais son manque d’interface libre-service, sa prise en charge de l’intégration QuickBooks uniquement et son prix qui ne semble pas aussi sympathique qu’il devrait être, le combinent pour le maintenir juste au-dessous de nos outils primés par Editors 'Choice Certify Now et Expensify.. Cependant, si les négatifs ne vous chassent pas immédiatement, je vous exhorte à considérer ExpenseBot pour votre entreprise. Son équilibre entre simplicité et puissance est vraiment agréable.
