Un courrier de classe Earth sous les projecteurs de la première entreprise pcmag

Malgré ce que de nombreuses entreprises de technologie aimeraient vous faire croire, nous ne sommes pas encore parvenus à une société entièrement numérique. Des choses telles que le courrier électronique et le stockage en nuage sont excellentes, bien sûr, mais la vérité est que le courrier physique ne va nulle part. Selon le site Web United States Postal Service (USPS), il a traité plus de 153 milliards d'articles de courrier en 2016 seulement. Tant pour les particuliers que pour les entreprises, les problèmes liés au tri et au traitement du courrier restent un problème majeur. Il est donc logique que de nombreuses entreprises différentes se soient lancées au fil des ans dans le but de numériser notre courrier physique, ce qui nous évite le stress lié à la présence d’une telle quantité de papier.

Earth Class Mail a été créée sous le nom "Document Control" en 2004 dans le but de fournir des adresses personnalisées virtuelles et la numérisation du courrier à ses clients. Au début, ce fut un énorme succès. La société a reçu un financement important et a même été présentée dans une série télévisée de téléréalité intitulée "Start-up Junkies". Cependant, lorsque la récession de la fin des années 2000 a frappé, le financement de la société prometteuse s'est tari et Earth Class Mail a connu des difficultés jusqu'à sa faillite en 2015. Il a finalement été acheté par la société d'investissement technologique Scaleworks, qui l'a reconstitué pour devenir une entreprise concurrentielle.. Avec un nouveau leadership et une focalisation sur l’automatisation, Earth Class Mail espère récupérer son ancienne gloire.

L’histoire de Earth Class Mail est intéressante. Lorsque nous pensons à une start-up, nous pensons généralement à un type d’entreprise très spécifique. Généralement, les startups sont de toutes nouvelles entreprises qui travaillent sur ce qu'elles espèrent être de nouveaux produits et services qui changent le monde. Une vingtaine d’années dans des sweats à capuche assis sur des sacs de haricots codent, espérant devenir riches au-delà de leurs rêves les plus fous. Dans le même temps, cependant, beaucoup considèrent toujours des entreprises telles qu'Uber comme une start-up, même si elle compte plus de 16 000 employés et une valeur estimée à plus de 50 milliards de dollars. Il est donc juste de poser la question suivante: qu’est-ce qu’une startup? Demandez à 10 responsables techniques et vous obtiendrez probablement autant de réponses. Dans le cas de Earth Class Mail, le terme "startup" est bien plus une attitude que l’indicateur de l’âge.

Dossier d'entreprise

Nom: Earth Class Mail

Fondée en: 2004

PDG: Jess Garza

QG: San Antonio, Texas

Ce qu’ils font: adresse virtuelle et numérisation du courrier

Modèle d'entreprise: basé sur un abonnement

Statut actuel: En direct, avec plus de 25 000 clients et 2 millions d'articles de courrier traités par an

Financement actuel: propriété d'une société de capital de risque

Prochaines étapes: accent mis sur l’automatisation du courrier et le marché interentreprises (B2B)

Pourquoi ça marche pour les entreprises

Le fonctionnement de Earth Class Mail est simple. Choisissez simplement l'une des adresses virtuelles disponibles de l'entreprise (plus de 40 villes des États-Unis sont disponibles) qui répond le mieux à vos besoins. À partir de là, chaque courrier que vous recevrez sera organisé et stocké dans un centre de courrier de type Earth par un de ses techniciens accrédités en vertu de la loi HIPAA (Health Insurance Portability & Accountability Act). Une fois votre courrier arrivé, connectez-vous simplement à votre compte Earth Class Mail pour afficher votre courrier sous forme de fichier PDF interrogeable haute résolution. Étant donné que votre courrier est maintenant numérique, Earth Class Mail ouvre la porte à une multitude de fonctionnalités d'organisation et de routage que vous ne pourriez pas utiliser pour la correspondance papier.

Lorsque la société a connu son premier succès, c’est parce qu’elle a été un pionnier dans ce domaine. Traiter des quantités massives de courrier postal est un casse-tête, et l'idée de virtualiser les boîtes aux lettres des clients est vite prise au piège. Earth Class Mail est un service qui peut être difficile à apprécier autant qu’il le mérite. En effet, contrairement à 2004, nous sommes en mesure de numériser des documents avec les caméras de nos smartphones. Ainsi, bien que la technologie de Earth Class Mail soit certainement utile, elle ne correspond pas tout à fait au critère de "cool". Dans En 2004, l’idée était révolutionnaire.

"Au moment de la création de Earth Class Mail, il était le créateur et le leader du secteur", a déclaré Jess Garza, PDG de Earth Class Mail. Auparavant, Garza avait travaillé chez une autre société Scaleworks avant d'assumer le rôle de PDG dans le cadre de la revitalisation planifiée de la société. "Nous avons dominé cette étape", a-t-elle poursuivi, "et innovons en soutenant les personnes qui voyagent et qui ont besoin d'une adresse fixe pour leur courrier - un moyen sûr de recevoir leur courrier lorsqu'elles sont absentes de chez elles".

Un certain nombre de services offrent des fonctionnalités similaires. Par exemple, l'USPS a lancé un service de messagerie numérique en 2017 qui vous permet de prévisualiser votre courrier avant qu'il ne vous soit envoyé. Une autre société, Anytime Mailbox, propose non seulement des bureaux virtuels aux États-Unis, mais également dans le monde entier. Cependant, peu d'entreprises offrent les capacités de tri et d'automatisation de Earth Class Mail. Et c'est exactement ce sur quoi l'entreprise se concentre aujourd'hui.

Depuis votre compte en ligne, vous avez beaucoup d'options pour ce que vous voulez faire avec votre courrier. Si vous le souhaitez, Earth Class Mail peut déposer vos chèques à votre place. Si vous souhaitez que les courriers indésirables soient immédiatement jetés, vous pouvez également les demander. Vous pouvez même choisir de faire des choses telles que vers l'avant courrier pertinent directement à votre avocat, par exemple, ou à la destruction de vos documents. En outre, il offre une intégration avec les logiciels et services bureautiques courants, tels que Xero, Box et Google Drive, entre autres. Etre capable d'automatiser les tâches routinières liées au courrier et de s'intégrer aux services utilisés par les entreprises d'aujourd'hui, voilà comment l'entreprise espère rester en avance sur son temps. La société a également porté plus d'attention à ses clients professionnels récemment, ce qui la différencie de certains de ses concurrents centrés sur le consommateur.

État d'esprit au démarrage

Une entreprise qui a été lancée à l’ère des iPod, Myspace et Flip Phone peut-elle être considérée comme une startup? C'est une bonne question. Selon la définition du rédacteur en chef de Crunchbase, Alex Wilhelm, une startup peut être définie comme telle si elle relève de ce qu'il appelle la "règle des 50, 100 ou 500". Fondamentalement, soutient-il, si une entreprise a un chiffre d'affaires annuel supérieur à 50 millions de dollars, 100 employés ou plus, ou une valeur de plus de 500 millions de dollars sur papier ou autrement, elle ne peut pas être qualifiée de start-up.

Lorsque nous nous sommes assis avec Drew Olanoff, vice-président des communications à Scaleworks, il a cité le modèle de Wilhelm comme argument selon lequel Earth Class Mail est effectivement une startup. Il est difficile d'évaluer "l'éligibilité" de Earth Class Mails sous le règne de Wilhelm. Sous Scaleworks, la société offre très peu d'informations sur ses états financiers. Dans cet esprit, l'entreprise semble avoir moins de 50 employés sur LinkedIn et, selon un article publié par Oregonian il y a quelques années, elle rapportait un peu plus de 5 millions de dollars de revenus en 2014.

Même si vous n'êtes pas d'accord sur le fait que Earth Class Mail est une start-up au sens traditionnel du terme, il est clair que la société a souffert de nombreux problèmes auxquels les startups sont souvent confrontées. Garza et Olanoff ont tous deux évoqué une mauvaise gestion opérationnelle, une porte tournante pour les cadres et un manque de concentration sur ce qui faisait de la société un leader à la base. Tous ces facteurs ont contribué à la quasi-destruction de l'entreprise. Dans le récit susmentionné sur Oregonian, la société avait accumulé plus de 13 millions de dollars de passifs à un moment donné. Alors qu'il est probablement trop tôt pour déterminer comment l'entreprise se débrouille avec ses nouvelles initiatives, Garza semblait très optimiste quant à l'orientation actuelle de l'entreprise.

Nouveaux développements: août 2018

Lors de notre dernier entretien avec Garza, Earth Class Mail était à la croisée des chemins. Ayant été ramenée à la vie en tant qu’entreprise florissante, la société souhaitait s’efforcer autant que possible de fournir le meilleur service possible. La société a lancé plusieurs améliorations au système, notamment une toute nouvelle interface utilisateur. Il inclut également désormais la possibilité d'organiser votre courrier avec des balises personnalisées, ainsi que la possibilité de le scinder en plusieurs comptes, ce qui est pratique pour les personnes qui gèrent plusieurs marques.

En août 2018, ils ont également annoncé l'acquisition de la société Shoeboxed, société de services de numérisation de reçus et de suivi des dépenses. Ils le font pour étendre les capacités de la startup au-delà du courrier standard et poursuivre la mission de la société consistant à éliminer le papier des bureaux des clients.

"Introduire Shoeboxed dans la famille Earth Class Mail est une étape importante pour nous permettre de donner aux entreprises les moyens d'automatiser et de rationaliser les flux de travail liés au papier", a déclaré Garza.

Shoeboxed a en fait quelques années de moins que Earth Class Mail. Il a été fondé à Durham, en Caroline du Nord, en 2007. Il s’agit d’un service de suivi des dépenses qui convertit les reçus en données numériques afin de les importer facilement dans vos applications de comptabilité, de comptabilité et d’autres applications de suivi des dépenses. Cependant, il peut également être utilisé pour numériser d'autres types d'enregistrements sur papier.

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Shoeboxed permet aux clients d'envoyer leurs reçus à une entreprise avec une «Enveloppe magique» prépayée, de prendre une photo sur une application mobile ou de transférer les reçus par courrier électronique à l'entreprise. Shoeboxed conserve ensuite la trace de tous vos reçus dans un emplacement centralisé, ce qui vous permet de suivre les dépenses de votre entreprise. Le logiciel s'intègre à des services tels que Evernote, Xero et autres, de sorte que vous pouvez exporter vos données de reçu sur une plate-forme qui vous convient.

Reste à savoir ce que cette acquisition signifiera pour Earth Class Mail, mais le déménagement prend tout son sens si l’on considère ce que fait Shoeboxed. Il a fait ses preuves et possède une technologie d'automatisation bien établie. Comme Earth Class Mail, il vise à rendre les entreprises plus sans papier tout en conservant les données provenant du contenu papier. Tobias Walter, cofondateur et PDG de Shoeboxed, semblait également optimiste quant à la signification de cette acquisition pour les sociétés. "Nous savons que les petites entreprises veulent plus que du papier numérisé. Elles ont besoin d'extraire des données importantes et de pouvoir prendre des mesures immédiates pour tous types de documents", a déclaré Walter.

"Shoeboxed étend nos capacités au-delà du courrier et à la prochaine génération d'automatisation du papier bureautique", a poursuivi Walter. "Lorsque nous avons démarré en 2008 et mis en place la première application iPhone dans l'App Store pour numériser les reçus, il existait un autre atout pour aider les petites entreprises à passer au numérique: Earth Class Mail. Nous pensons que la puissance combinée de nos deux sociétés constituera un changement radical pour que les petites entreprises puissent enfin se passer de papier et dire adieu aux anciens flux de travail qui leur ont coûté des heures de leur productivité."

Demandez aux experts: Conseils de démarrage

Lonne Jaffe, directrice générale chez Insight Venture Les partenaires m'a dit Les fonctions d'automatisation de cette classe Earth Class et clientèle établie est ce qui l’aidera à se démarquer dans un domaine surpeuplé. Alors que de plus en plus de sociétés proposent la numérisation du courrier simple et les adresses virtuelles, le prix de ces services est en baisse et les marges bénéficiaires ne font que s'amincir. Il a ajouté qu'il était judicieux que Earth Class Mail se concentre davantage sur ses offres d'automatisation que les autres développeurs.

"Les aspects intéressants de l'entreprise sont les offres à plus forte valeur que vous pouvez déployer sur un châssis comme celui de Earth Class Mail comme base de clientèle existante", a déclaré Jaffe. "Toutes ces fonctionnalités sont parfois qualifiées d'économies d'échelle du côté de la demande qui leur sont associées. Vous pouvez donc avoir un avantage à déployer ces services de valeur supérieure si vous partez d'une plateforme qui a déjà beaucoup client en utilisant vos capacités de numérisation de courrier de base. Mon sentiment est que c'est là que l'accent sera mis. Et c'est une opportunité de marché plus intéressante. "

Lorsqu'on lui a demandé ce qu'une société comme Earth Class Mail pouvait faire pour se développer à ce stade de sa vie, Jaffe a déclaré qu'elle devrait rester concentrée sur ses services. .. Mon intuition est qu'ils vont probablement garder toutes leurs options ouvertes ", a déclaré Jaffe. Il est trop tôt pour eux de savoir avec certitude ce qu'ils feraient."

Il convient de noter qu’à un moment de sa carrière, Jaffee a également travaillé pour une entreprise plus ancienne avec une mentalité de startup. "Avant de rejoindre Insight, j’avais été PDG d’une société de logiciels âgée de 49 ans. Elle a été fondée en 1968, SyncSort . Quand nous sommes arrivés, selon la culture et l'ADN de l'entreprise, l'entreprise est devenue une start-up très rapidement ", a déclaré Jaffe. Donc, de toutes les manières qui importent, Earth Class Mail peut certainement être une startup."