Éviter un tweet de 40 millions de dollars: 7 conseils pour élaborer une politique solide en matière de médias sociaux

Le 7 août, le PDG de Tesla, Elon Musk, a envoyé ce tweet le plus cher de tous les temps. À la suite de son tweet, dans lequel il a dit qu'il envisageait de privatiser Tesla, Musk a provoqué une tempête parmi les investisseurs. Ce tweet a provoqué une chute spectaculaire du cours des actions de Tesla, de Silicon Valley, et a attiré toute une série de poursuites de la part d’investisseurs enragés. Mais le tweet de Musk a également attiré l'attention d'un autre groupe que les chefs d'entreprise rencontrent à leurs risques et périls: la Securities and Exchange Commission (SEC) des États-Unis. Après près de deux mois d’examen, la SEC a poursuivi Musk et Tesla. Le règlement qui en a résulté a coûté 20 millions de dollars à chaque partie et Musk a été contraint de démissionner de son poste de président de Tesla.

De toute évidence, Tesla avait besoin d’une politique relative aux médias sociaux, à laquelle Musk aurait dû adhérer. Bien que vous ne soyez peut-être pas Musk et que votre entreprise ne soit pas Tesla, cet incident montre exactement pourquoi votre entreprise a besoin d'une politique de médias sociaux - et pourquoi elle doit s'assurer que ses employés respectent ces exigences. Heureusement, il est facile de trouver de l'aide, car les dirigeants d'autres entreprises sont heureux de vous aider.

Par exemple, il est important de savoir quel rôle vous voulez que vos employés jouent lorsqu'ils utilisent les médias sociaux, selon Cheryl Snapp Conner, PDG de la société de relations publiques SnappConner PR. Dans certains cas, par exemple, vous pouvez vouloir qu'ils représentent l'entreprise sur Facebook et Twitter. Cependant, dans d'autres cas, vous voulez simplement vous assurer qu'ils ne disent rien qui pourrait nuire à l'entreprise. Snapp Conner classe également les blogs dans la catégorie des médias sociaux et indique que vous devez également les inclure dans votre stratégie.

Snapp Conner a déclaré qu'il était important que votre politique de médias sociaux soit écrite. "Il est important que cela fasse partie du contrat de travail", a-t-elle déclaré. "Cela devrait faire partie du manuel général des employés."

Elle a également déclaré qu'il était important que vous discutiez de la politique en matière de médias sociaux avec vos employés afin qu'ils puissent en comprendre la raison et comprendre pourquoi ils ne peuvent tout simplement pas dire ce qu'ils veulent sur les médias sociaux. "Cela peut amener des choses auxquelles les gens n'auraient peut-être pas pensé", a ajouté Snapp Conner.

Lorsque vous décidez quoi inclure dans votre politique de médias sociaux, il est important de réfléchir à toutes les façons dont vos employés peuvent représenter votre entreprise. Mais il est également important de réfléchir à la manière dont vos employés interagiront sur les médias sociaux quand ils ne représentent pas votre entreprise.

"D'après mon expérience, la plupart du temps, ces politiques vont de travers, c'est que les employés n'ont aucune idée de ce que cette politique signifie", a déclaré Ryan Schram, directeur de l'exploitation, de la société de marketing de médias en ligne IZEA. "Les avocats font ce que les avocats font de mieux et mettent le langage de la procédure autour de la politique." Cela peut être difficile à interpréter pour les non-initiés.

Schram a déclaré que cela signifie que vous devez expliquer la politique à vos employés. "Un peu de bon sens", dit-il. "Il s'agit de transparence et de ce que nous attendons des membres de notre équipe."

7 incontournables de la politique des médias sociaux

Alors, qu'est-ce qui entre réellement dans une politique de médias sociaux? Dans une certaine mesure, cela dépend de la société et de ce que vous attendez de vos employés. Mais voici sept points communs à la plupart des politiques:

Transparence: les employés doivent indiquer clairement quand ils parlent au nom de l'entreprise et quand ils parlent eux-mêmes. Le simple fait d'avoir une page Facebook personnelle n'est souvent pas suffisant pour clarifier cette distinction.

Protection des informations sur l'entreprise: vous ne pouvez pas permettre aux employés de discuter du fonctionnement interne de votre entreprise, de divulguer des secrets commerciaux ou de discuter d'informations qui pourraient être utiles aux concurrents. Vous devrez peut-être leur expliquer ce que cela signifie. Par exemple, les ingénieurs aiment discuter de la technologie en ligne, en particulier des technologies nouvelles et émergentes. C'est bien, mais discuter de la manière dont votre entreprise utilise cette technologie en décrivant les projets sur lesquels vous travaillez actuellement ne l'est pas.

N'enfreignez pas la loi: si votre société ou votre profession dispose d'un code de conduite, respectez-le également. Cela peut signifier que les employés devraient être en mesure de confirmer que leurs propos passent le test avec le personnel juridique de votre entreprise.

Soyez professionnel et responsable vis-à-vis des autres: vous ne pouvez pas vous permettre que vos employés soient grossiers avec les autres, dénigrent vos concurrents ou votre entreprise, ou se conduisent de la même manière que par un comportement négatif. Les réactions négatives de ce type d'activités peuvent facilement se propager d'une personne à une autre, ce qui peut nuire à l'entreprise.

Ne volez pas ou ne détournez pas la propriété intellectuelle (PI): Cela signifie ne pas plagier le travail de tiers, publier des images protégées par le droit d'auteur ou utiliser la propriété intellectuelle d'autrui sans autorisation. Vous devrez peut-être expliquer que cela limite également l'utilisation de memes sur les médias sociaux.

Soyez précis: modifiez votre travail pour y saisir des fautes de frappe, des fautes d'orthographe et des erreurs factuelles, puis corrigez-les ultérieurement. Et si vous faites valoir un argument, assurez-vous de pouvoir sauvegarder les revendications et de pouvoir citer des sources si nécessaire.

Définissez clairement la propriété d'un compte de média social: si les employés utilisent un compte créé par votre société, assurez-vous qu'ils savent que la société est propriétaire du compte et des abonnés qui l'accompagnent. La société est également propriétaire de tout contenu créé sur de tels comptes et en assume également la responsabilité.

Conséquences de ne pas suivre la politique

Une fois que vous avez créé la stratégie de votre entreprise en matière de médias sociaux, vous devez exiger que tous les employés en reçoivent une copie, que celle-ci soit insérée dans le manuel de l'employé et que tous les employés (y compris le directeur général) la signent, reconnaissant qu'ils ont lu les informations suivantes: et compris.

Ensuite, vous devez expliquer à vos employés ce qui se passera s’ils ne respectent pas les nouvelles directives de la politique relative aux médias sociaux. Best Buy est très clair sur les conséquences de sa politique en matière de médias sociaux:

C’est aussi clair que possible, et cela ressemble aux conséquences que d’autres sociétés devraient énumérer. Lorsque vous mettez en place une telle politique, elle doit s’appliquer à tous. Vous ne pouvez pas créer d'exceptions pour certaines personnes et vous devez disposer de procédures en matière de ressources humaines (RH) permettant de décider des étapes à suivre si la politique n'est pas suivie.

Un excellent moyen de le faire est de créer ou d’acheter un cours de formation à l’intention des employés couvrant les comportements appropriés sur les réseaux sociaux. Cela pourrait être mis en œuvre lors de votre formation annuelle sur le harcèlement et l'électronique professionnelle. Fournir des conseils concrets et des exemples d'ateliers est essentiel pour aider les employés à comprendre non seulement ce que vous essayez de faire comprendre, mais aussi à quel point c'est important pour l'entreprise.

Politiques relatives aux médias sociaux: avantages et exemples

Mais avant de décider de vous débarrasser des médias sociaux, rappelez-vous également que cela peut être un moyen puissant de raconter l'histoire de votre entreprise. Quelle puissance? Snapp Conner explique en analysant l'excellent travail accompli par le président-directeur général de T-Mobile, John Legere (@JohnLegere), en renforçant le profil de son entreprise via Twitter. Ce n'était pas Legere agissant seul. Il s'agissait d'un effort social concerté, probablement soutenu par plusieurs professionnels, et de puissants outils d'automatisation du marketing axés sur les médias sociaux.

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En plus de la politique de Best Buy en matière de médias sociaux qui vient d’être évoquée, il existe d’autres bons exemples de politiques en matière de médias sociaux que vous pouvez utiliser comme inspiration pour élaborer la vôtre. Recrutement de la société de logiciels Workable fournit un modèle de stratégie pour les médias sociaux, qui est un ensemble de directives générales que vous pouvez personnaliser pour votre propre entreprise. La plateforme de recrutement dans les médias sociaux, HireRabbit, décrit les politiques actuelles en matière de médias sociaux d'entreprises telles que GAP, Hewlett-Packard et The Los Angeles Times. La plate-forme de défense des employés et de vente sociale, EveryoneSocial, présente sept autres politiques relatives aux médias sociaux, notamment celles de Coca-Cola, Dell, Ford Motor Company, Intel, Nordstrom et l'US Air Force.

Sans une orientation adéquate, les médias sociaux peuvent constituer un véritable champ de mines. Correctement utilisé, il s'agit toutefois d'un puissant outil de marketing, indispensable de nos jours pour la plupart des organisations, en particulier les petites entreprises. L'élaboration d'une politique de médias sociaux qui fonctionne est essentielle pour que votre entreprise tire parti des avantages des médias sociaux et non de ses pièges. Cependant, la création d'une stratégie solide peut commencer par les départements informatique, juridique et des ressources humaines, mais elle a finalement besoin de l'assistance de l'ensemble de l'organisation pour fonctionner.