6 façons dont la technologie d'impression moderne peut aider votre entreprise

Présenté par Epson- Si vous avez relégué votre imprimante au statut de back-burner, vous souhaiterez peut-être revenir en arrière pour un nouveau look. Grâce à l' impression gérée et à l'impression verte, votre votre entreprise sera en mesure de changer complètement la façon dont vos employés abordent l’impression ainsi que la manière dont vous la payez. Voici six exemples spécifiques pour vous aider à démarrer.

Impression gérée

Vous vous souvenez de la dernière fois que vous avez dû insérer cette cartouche de toner dans votre imprimante laser de bureau? Et puis la dernière fois que vous avez vu encore une autre facture pour le même toner et vous vous êtes demandé où tout cela se passait? Ce n'est qu'un exemple de ce qu'un service d'impression gérée peut faire pour vous. Si vous n'avez jamais entendu le terme, considérez-le comme une nouvelle évolution du logiciel en tant que service (SaaS), à l'exception de l'impression en tant que service (PaaS). Les fonctionnalités varient, mais vous vous inscrivez pour un tel service et vous serez en mesure de choisir l'imprimante qui convient à votre environnement, de payer des frais d'abonnement et de commencer à imprimer. Tout ce que vous devez fournir est le papier. Le service d'abonnement s'occupera des fournitures de toner, des problèmes d'imprimante et de tous les autres maux de tête. De plus, la plupart des services offrent également ces trois avantages supplémentaires:

• Évaluation de l'impression: la plupart des entreprises n'ont aucune idée de leur processus d'impression: qui imprime, ce qu'elles impriment et combien d'impression. En effet, la plupart des bureaux ne comprennent pas seulement deux ou trois imprimantes de bureau standard par étage, mais également un grand nombre d’imprimantes "fantômes" sous la forme de périphériques d’impression personnels que les utilisateurs ont installés sur leur bureau (soit eux-mêmes, soit pour prendre en charge certaines tâches). processus métier peu connu). Cela peut sérieusement augmenter non seulement les coûts de toner, mais également les frais de papier, de matériel informatique et les heures de travail informatique. Lorsque vous sélectionnez un service d'impression gérée, recherchez-en un qui enverra un spécialiste sur site pour vérifier le nombre d'imprimantes installées et étudier leur utilisation. Ensuite, transformez ces connaissances en une recommandation du nombre et du type d’imprimantes dont votre organisation a réellement besoin.
• Gestion granulaire: les services d’impression gérés doivent faire l’objet d’une gestion lourde. Recherchez des services qui gèrent non seulement la connectivité et la santé des imprimantes, mais également les coûts et leur utilisation. Certains peuvent fournir des détails jusqu'au niveau de l'utilisateur individuel. Cela vous donne non seulement des informations détaillées sur les personnes qui impriment le plus, pourquoi et combien cela coûte, mais vous permet également d’utiliser ces informations (ainsi que ce que vous avez appris lors de votre évaluation de l’impression) pour ajuster et optimiser en permanence votre processus d’impression, sans jamais payer plus que votre abonnement.
• Contrôle des coûts avec impression simplifiée: L'avantage le plus évident d'un service d'impression gérée est une durée de vie simplifiée. Tous ces petits maux de tête qui vous ont envoyé se précipiter au placard des fournitures ou au service informatique appelant sont désormais gérés par le fournisseur de services. Le fournisseur utilise des logiciels de gestion généralement avancés et exclusifs, qui lui donnent ce type de contrôle tout en maintenant une présence hors site en exploitant le cloud. Mais cette même technologie présente souvent des avantages supplémentaires, le plus remarquable étant que vos utilisateurs auront probablement la possibilité d’imprimer sur n’importe quelle imprimante de votre abonnement, où qu’ils se trouvent sur Internet. Même pour un personnel de taille moyenne composé de guerriers de la vente, cela non seulement permet d'économiser de l'argent sur la télécopie, mais offre également une flexibilité supplémentaire pour que les documents soient envoyés à la personne à laquelle ils ont besoin, de manière plus rapide et plus fiable.
• Sécurité renforcée: L'implémentation de l'impression gérée signifie également l'amélioration de la sécurité, essentielle en matière d'impression connectée. L'impression gérée peut aider à la gestion de l'authentification et des identités, ainsi qu'à des fonctionnalités de sécurité plus pratiques, telles que les codes PIN ou le filtrage IP.

Impression durable

L’impression durable ressemble à un mot à la mode qui produira peu d’avantages tangibles pour votre entreprise. Mais dans la pratique, non seulement cela contribue à l'environnement, mais cela peut aussi vous faire économiser beaucoup d'argent. Une solution d’impression «verte» qui aiderait la plupart des entreprises mais ne vous vient pas à l’esprit lorsque vous songez à des installations respectueuses de l’environnement est une imprimante multifonction ou tout-en-un. En passant à un tel appareil, vous économisez non seulement de l'électricité (un appareil par rapport à au moins deux et souvent trois), vous économisez également de l'espace et de votre utilisation de consommables. De plus, si vous passez à un tel périphérique via un service d'impression géré (comme ceux décrits ci-dessus), vous obtiendrez non seulement les dernières technologies d'impression, mais également les dernières technologies vertes. En ce qui concerne les imprimantes, cela se décompose en deux catégories générales d’avantages potentiels:

Réduction du toner et des cartouches: ces dernières années, la plupart des grands fabricants d’imprimantes ont mis au point de nouveaux moteurs d’impression destinés à réduire l’utilisation de toner et d’encre, ainsi que de réduire, voire d’éliminer, le nombre de cartouches usagées utilisées. dans les décharges. Canon et Epson ont tous deux des gammes d'imprimantes respectueuses de l'environnement, sans cartouche, tandis que Brother, HP et Xerox disposent tous de programmes de recyclage des cartouches qui peuvent vous aider à éliminer facilement les cartouches usagées, tout en réduisant l'impact sur l'environnement.

Exploiter un logiciel plus intelligent: il s'agit en fait d'un avantage supplémentaire d'une stratégie d'impression optimisée pour le cloud. La plupart des fournisseurs d’impression gérée proposent ce type de solutions, mais vous pouvez également les configurer vous-même si vous avez des problèmes techniques. Il s'agit simplement de mapper les processus métier qui impliquent des imprimantes avec autant de logiciels que possible plutôt qu'avec du papier. Par exemple, avez-vous vraiment besoin d'imprimer ce bon de commande pour la comptabilité? Ou serait-il tout aussi efficace, sinon encore plus efficace, fiable et sécurisé, que l’imprimante génère simplement un fichier qui apparaît dans un dossier de stockage en nuage auquel la comptabilité a accès? Ils peuvent ensuite simplement l'ouvrir dans le logiciel qu'ils utilisent et poursuivre le processus métier à partir de là. Ce type de transfert peut inclure non seulement le stockage en nuage mais également d'autres applications, notamment la gestion de documents, la gestion de la relation client (CRM), la planification des ressources d'entreprise (ERP) et même les logiciels de messagerie électronique ou de collaboration en ligne, pour n'en nommer que quelques-uns. Il peut éliminer complètement les technologies obsolètes, en particulier la télécopie et la copie, et vous permettre d'ajouter une couche d'organisation immédiate et une sécurité des données que le papier ne peut tout simplement pas fournir. Il peut également inclure facilement et en toute sécurité des appareils mobiles et des travailleurs distants, ce qui est généralement très difficile à faire avec des appareils plus anciens.

L'impression n'est peut-être pas la technologie informatique dont nous entendons le plus parler mais cela ne signifie pas que la catégorie a cessé d'innover. Si vous utilisez encore des imprimantes bureautiques géantes qui évaporent le toner et rongent les forêts d'arbres, il est temps d'examiner de plus près ce qui est disponible aujourd'hui. Rendez-vous avec les membres de votre organisation qui utilisent le plus vos imprimantes et déterminez avec précision pourquoi et comment ces périphériques sont utilisés. Ensuite, adaptez-le à ce que les fabricants d’imprimantes proposent aujourd’hui en conjonction avec des services cloud et des applications d’entreprise SaaS. Vous serez peut-être surpris de voir à quel point votre entreprise peut être plus efficace, tout en vous faisant économiser beaucoup d'argent.