6 bonnes choses à faire avec Adobe Document Cloud

Les clients d'Adobe Document Cloud l'utilisent souvent par défaut principalement comme outil de création et d'édition de PDF. Mais bien qu'Adobe reste certes le roi de son standard PDF, Document Cloud est une plate-forme de gestion de documents hautement compétitive, dotée d'une multitude de fonctionnalités pouvant profiter à votre entreprise. Des documents facilement modifiables et signables aux PDF pouvant être gérés sur n'importe quel appareil, en passant par les fonctionnalités de sécurité avancées activées via la classification des données; tout est disponible dans le Document Cloud.

L'un des outils les plus importants de la suite s'appelle Adobe Scan, une application Android et iOS qui permet aux utilisateurs de capturer des images via un appareil photo pour smartphone. Adobe a récemment ajouté Adobe Sign à son arsenal, un outil permettant aux utilisateurs de partager, signer électroniquement, approuver et gérer des documents. Sous le signe Adobe, plusieurs nouvelles fonctionnalités transforment votre téléphone en un épicentre de gestion de flux de travail.

"Les internautes aiment consommer du contenu sur mobile, mais ils nous demandent également de les aider à créer du contenu et à faire quelque chose d'utile avec ce contenu", a déclaré Lisa Croft, directrice du marketing produit du groupe pour Adobe Document Cloud. "Le mobile est l'occasion d'offrir une expérience documentaire moderne."

Voici cinq choses que vous pouvez faire avec Adobe Document Cloud et que vous ne saviez probablement pas que vous le pouviez.

1. Signer un document sans écran tactile

Avec Adobe Sign, vous pouvez envoyer un message texte de votre signature à partir de l'application Sign sur votre smartphone vers la version de bureau de Document Cloud. À partir de là, vous pourrez accéder à votre signature nouvellement créée et l'appliquer à tout enregistrement ou document. Ceci est particulièrement utile pour les travailleurs situés principalement sur des ordinateurs de bureau sans fonctionnalité tactile.

Par exemple, imaginez que Sam soit sur son bureau mais qu'il préfère signer un document sur son appareil mobile. En cliquant sur l'option Signature mobile, Sam est invité à entrer son numéro de téléphone. Il reçoit ensuite une invite de signature sur son appareil mobile. Il signe, appuie sur «Terminé» et la signature est transférée sur son bureau. "C’est un excellent moyen de donner le choix aux gens, quel que soit le type de périphérique sur lequel ils sont connectés", a déclaré Croft.

2. Mettez un peu de vie dans vos emails

Dans le passé, vous demandiez des signatures à vos collègues avec des messages électroniques standard ennuyeux. Avec Adobe Sign, vous pouvez maintenant personnaliser votre modèle de courrier électronique pour incorporer le logo, les polices et le style général de votre entreprise. Vous pouvez utiliser des images de bannières pour apporter un peu de style à vos demandes de signature, ce que votre service marketing vous remerciera lorsque les signatures commenceront à arriver plus souvent que d'habitude.

"Notre avantage concurrentiel réside dans le fait que nos clients peuvent pleinement qualifier l'expérience de signature. Je peux la personnaliser avec mon logo et mon URL", a déclaré Croft. "Mais maintenant, ils peuvent vous vendre des produits nouveaux."

3. Profitez d'une intégration et d'un service client plus rapides

Les récentes intégrations d'Adobe avec ServiceNow et Microsoft SharePoint placent la gestion des documents, le service clientèle et les ressources humaines sous une simple console. Grâce à ces mariages, vous pouvez ajouter Adobe Sign à n’importe quel flux de production dans ServiceNow et SharePoint, y compris les formulaires d’accord de nouvelle location, les contrats commerciaux et les réponses aux demandes de renseignements résolues relatives au service clientèle.

Auparavant, vous transmettiez le document à vos employés via un message électronique de ServiceNow. Vos employés ouvrent le document, le signent avec Adobe et vous l'envoient par courrier électronique. Vous ouvriez le document et le chargiez dans ServiceNow. Aujourd'hui, vous pouvez simplement envoyer le document à votre employé dans le système ServiceNow et il ou elle se démarquera dans le logiciel.

4. Numérisez n'importe quoi, n'importe où

Vous souvenez-vous à quel point les recettes des entreprises de collecte étaient terribles? Vous collectez tous vos reçus, vous les numérisez dans un scanner, les convertissez au format PDF, puis vous les envoyez à vos gourous des finances. Aujourd'hui, ce processus est devenu beaucoup plus simple. Adobe Scan vous permet maintenant de transformer une image de téléphone avec appareil photo en PDF. En utilisant Adobe Sensei, l'outil d'intelligence artificielle de la société, Adobe Scan est capable de détecter les contours d'image corrects, de corriger la perspective et d'éliminer les ombres pour rendre le texte plus clair.

Par exemple, vous pouvez numériser une page de magazine pour en extraire le texte, séparer les images et zoomer sur des zones spécifiques de la page. Lorsque vous l'enregistrez, il est automatiquement téléchargé sur Document Cloud. Vous pouvez également extraire une image supplémentaire ou supprimer une image originale.

5. Modifier et ajuster le texte numérisé

Peut-être plus important encore, Adobe Scan peut convertir automatiquement un texte imprimé ou écrit en texte numérique pouvant être sélectionné, copié ou annoté via Acrobat Reader DC ou Acrobat DC. Cela signifie que vous n'aurez pas à faire défiler page après page les notes manuscrites pour essayer de déchiffrer ce que quelqu'un d'autre essayait de dire. Avec Adobe Scan, les notes sont converties en texte clair et lisible dans lequel vous pouvez effectuer une recherche ou un copier-coller pour une utilisation dans un document secondaire.

"Comme nos autres offres Adobe, Sensei est au cœur de notre marque", a déclaré Croft. "Avec elle, vous pouvez réellement faire davantage avec vos numérisations. Vous pouvez rendre votre contenu intelligent et consultable, et le transférer dans des flux de travail numériques dans le cloud. Tout élément contenant du texte imprimé ou des images sera une option pour Scan. Partagez-le, effectuez des tâches supplémentaires." l’édition, ou vous pouvez même l’utiliser dans un autre flux de travail ou un autre écosystème si vous en aviez besoin."

6. Améliorer la sécurité avec la classification des documents

Celui-ci nécessite l'ajout d'Acrobat DC à votre configuration Adobe Cloud, mais les avantages en valent la peine. Avec Acrobat DC actif, vous aurez accès à un large éventail de fonctionnalités de classification qui sécuriseront vos documents et vos données, même au-delà de vos locaux ou de votre frontière cloud. Par exemple, vous pouvez incorporer des contrôles de sécurité dans des fichiers PDF confidentiels nécessitant des mots de passe ou des certificats pour accéder au document. Ou vous pouvez exiger que les expéditeurs soient confirmés via une identification numérique ou une vérification des autorisations. En utilisant la classification des données, vous pouvez ajouter de telles mesures de sécurité sous forme de stratégie en fonction du type de document créé. Les administrateurs peuvent créer de telles stratégies dans Acrobat DC, en attribuant des fonctionnalités de sécurité spécifiques à certains types de documents. Lors de la création ultérieure de tels documents, ces contrôles seront automatiquement mis en œuvre.

Vous pouvez implémenter des fonctionnalités similaires en utilisant des outils tels que Microsoft Digital Rights Management, mais elles nécessitent généralement de combiner plusieurs solutions de différents fournisseurs. Il est non seulement plus facile de tout intégrer à Adobe Document Cloud, cela permet également de garantir que ces fonctionnalités avancées fonctionneront avec un minimum de complications immédiates.