5 bonnes choses que les imprimeurs connectés peuvent faire pour votre entreprise

Présenté par Epson - Les entreprises modernes utilisent des applications en nuage pour toutes sortes de tâches et de communications quotidiennes, de la collaboration en ligne à la planification des ressources d'entreprise (ERP). Non seulement cela, mais les administrateurs et les employés d'aujourd'hui interagissent avec ces services via les smartphones et autres appareils connectés parfois plus souvent que via leur ordinateur de bureau. Ainsi, quand il s’agit d’un processus commercial quotidien aussi fondamental que l’impression, pourquoi votre entreprise devrait-elle rester embourbée dans un ère analogique de travaux d’impression locaux et de fils emmêlés?

Toute imprimante avec une connexion réseau peut se connecter au Web. Pour cet article, nous nous concentrons sur les imprimantes sans fil compatibles avec l'impression en nuage, qui peuvent synchroniser un ordinateur, un périphérique mobile ou même votre navigateur avec une imprimante connectée au nuage via une connexion Internet. Pour savoir comment procéder, vous pouvez vous connecter et envoyer des fichiers sécurisés de votre appareil à une imprimante connectée au cloud de plusieurs manières. Les meilleures imprimantes sans fil sur le marché utilisent généralement une combinaison de connexions NFC (Wi-Fi) et de réseau virtuel sécurisé, y compris des services tels que Google Cloud Print, pour envoyer et imprimer des fichiers sur le Web, où que vous soyez.

Une expérience d'impression connectée transparente offre de nombreux avantages aux entreprises et à leurs employés. Ci-dessous, nous soulignons cinq des avantages les plus significatifs que votre entreprise pourrait tirer de l’abandon de l’ancien clunker de bureau au profit d’une imprimante moderne, connectée au cloud.

1. Commodité

La première chose que vous remarquerez lors de la configuration d’une imprimante connectée à Google Cloud Print ou à un autre des services cloud proposés par les principaux fournisseurs d’imprimantes, c’est qu’il n’ya aucun pilote à installer et à configurer. Les imprimantes sont «prêtes pour le cloud», et de nombreux services sont également livrés avec des applications Android et iOS pour imprimer directement à partir de votre smartphone ou de votre tablette. Les imprimantes connectées à Internet éliminent également le besoin de mises à jour manuelles, en mettant à jour automatiquement les pilotes et les micrologiciels sans intervention humaine.

Tous les fichiers que vous imprimez sont envoyés sur le Web par le biais du service d'impression en nuage, votre ordinateur n'a même pas besoin de communiquer directement avec l'imprimante. Connectez-vous simplement à une machine ou à un périphérique mobile avec une connexion Internet, connectez-vous à votre compte sur un service d'impression en nuage donné et démarrez l'impression.

Cela facilite également le contenu imprimé et le partage de documents. La plupart des services d'impression en nuage vous permettent de "partager" l'accès à votre imprimante connectée au nuage avec une autre partie de confiance aussi facilement que de partager un document en ligne avec elle, y compris la possibilité de gérer les droits de partage. Ainsi, si un employé ou un client de l’extérieur travaille hors de votre bureau et a besoin d’imprimer rapidement sa carte d’embarquement pour le vol de retour, vous pouvez alors partager l’accès à une imprimante dans le cloud et l’imprimer directement depuis son smartphone ou son ordinateur portable..

2. Accessibilité à distance

Outre les imprimantes compatibles avec le cloud, les services d'impression basés sur le cloud peuvent également être synchronisés avec l'imprimante connectée au réseau existante de votre domicile ou de votre bureau. Une fois que votre appareil est synchronisé avec le serveur cloud, peu importe l’endroit où vous imprimez ou même si l’imprimante est à des centaines de kilomètres ou plus.

Il s'agit d'un avantage majeur pour les employés de bureau à domicile et les télétravailleurs. Si vous donnez une présentation virtuelle pendant une réunion en utilisant un service de vidéoconférence et que vous souhaitez que toutes les personnes assises autour de la table de conférence aient votre rapport entre leurs mains, vous pouvez imprimer des copies du rapport de votre bureau à la maison directement sur cette imprimante située dans le répertoire. coin de la salle de conférence. Un employé dont le bureau se trouve juste à côté de l'imprimante ne diffère pas de l'utilisateur qui imprime sur cette machine depuis un autre pays.

3. Coût et efficacité énergétique

L'impression connectée constitue également un moyen simple de centraliser et de rationaliser les opérations d'impression de votre entreprise, en particulier pour les startups et les petites et moyennes entreprises (PME). Plutôt que d'installer et de gérer plusieurs imprimantes connectées au réseau dans l'ensemble de votre bureau, utiliser une imprimante et un service cloud connectés peut réduire considérablement les coûts de maintenance, d'encre et de toner si toutes les machines du bureau impriment sur un ou deux réseaux connectés au cloud. imprimantes (plutôt que d’avoir une imprimante pour chaque ordinateur ou groupe de postes de travail du bureau).

En fonction de la taille et du plan de votre entreprise, vous aurez peut-être encore besoin de plusieurs imprimantes. Mais les imprimantes sans fil compatibles avec le cloud, en particulier, vous apportent beaucoup plus de flexibilité. Plus l'imprimante connectée dans laquelle vous investissez est récente, meilleures sont ses fonctionnalités d'économie d'énergie. La grande majorité des imprimantes sans fil sont désormais livrées avec un ou plusieurs modes d'économie d'énergie ou d'économie d'énergie qui permettent de réduire les coûts d'impression et la consommation d'énergie lorsque l'imprimante n'est pas utilisée de manière active.

4. sécurité

La première objection soulevée par votre administrateur informatique lors de l’examen du passage à l’impression en nuage est la sécurité. Les gens sont naturellement plus à l'aise avec les connexions filaires que le partage et la synchronisation de fichiers sans fil en ce qui concerne la perception de la sécurité, en particulier lors de l'envoi et de l'impression d'informations commerciales confidentielles sur Internet.

L’impression en nuage couvre de bout en bout les connexions Web HTTPS, qui sécurisent les documents et les fichiers avec cryptage SSL du moment de leur envoi au moment de leur impression. Les fichiers ne restent pas sur un serveur par la suite. Une fois le travail traité et terminé, les documents associés sont supprimés du serveur du service d'impression en nuage.

5. évolutivité

Les imprimantes connectées permettent aux opérations d'impression de votre entreprise de s'adapter à la vitesse de croissance de votre entreprise, d'une start-up ou d'une PME aux grandes entreprises. Google utilise même son service d'impression en nuage en interne. Au fur et à mesure que vos opérations se développent et que vous embauchez plus d'employés ou que vous ouvrez de nouveaux bureaux, investir dans une infrastructure d'impression connectée dans le cloud peut vous faire économiser beaucoup d'argent à long terme.

Il est également très utile d’augmenter votre main-d’œuvre. Les imprimantes connectées offrent aux administrateurs informatiques un casse-tête en moins lors de la configuration du bureau ou du portable d’un nouvel employé, de l’approvisionnement de leur périphérique mobile avec un logiciel de gestion des périphériques mobiles (MDM) ou d’une liste complète de tâches garantissant la sécurité des points finaux des utilisateurs. conforme à la politique de l'entreprise. Quand il est temps de configurer l'accès à l'imprimante de cet employé, cela fonctionne.