4 tendances commerciales à prendre en compte lors du choix d'un logiciel de comptabilité en nuage

Même pour les petites et moyennes entreprises (PME), le choix d’une nouvelle plate-forme de comptabilité en nuage ou la mise à niveau de votre existante peut être un exercice difficile, compliqué par la nécessité de satisfaire les besoins immédiats de votre entreprise, mais aussi par le fait que vous devez anticiper avenir aussi. Pour vous aider, voici quatre tendances importantes sur lesquelles vous voudrez vous renseigner lorsque vous parlez à des fournisseurs potentiels.

Tout d'abord, vous voudrez savoir si le logiciel que vous parcourez utilise l'apprentissage automatique (ML). Ensuite, si tel est le cas, comment ce ML se traduit-il en assistance numérique via l'intelligence artificielle (IA)? Après cela, le caoutchouc rencontre vraiment la route où ces deux premières tendances et toutes vos données existantes se croisent: à quel point votre package éventuel gère-t-il l'analyse des données? Enfin, vous voudrez savoir à quel point votre logiciel est extensible pour intégrer ses données à celles d’autres applications de back-office, qu’il s’agisse du marketing numérique ou de vos systèmes de points de vente.

J'ai discuté de ces tendances avec quelques sociétés de comptabilité en nuage et de planification des ressources d'entreprise (ERP) afin de déterminer à quel point chacune d'elles est importante pour vous aider à faire votre travail. Plus important encore, nous avons discuté de l’importance de chacun dans la mesure où vous ferez bien votre travail dans un proche avenir, lorsque ces tendances deviendront la norme pour les logiciels de comptabilité.

1. Apprentissage Machine (ML)

À son niveau le plus élémentaire, ML désigne la capacité d'un système logiciel à modifier ses propres algorithmes internes pour améliorer les performances. Vous savez comment Facebook sait quels amis marquer quand vous postez une photo? En effet, Facebook a rassemblé des informations à partir de tous vos messages précédemment étiquetés. Avez-vous déjà regardé un film que Netflix vous avait recommandé? Netflix a su recommander ce film en fonction de vos sélections précédentes.

Maintenant, quel est le lien avec le logiciel de comptabilité? Bien, ML aide à faire des choses telles que trier automatiquement les relevés de facturation, recommander des codes de compte et suggérer des placements de données répétitifs. Plus important encore, plus vous continuez d’utiliser votre logiciel et d’accepter ou de rejeter les suggestions de vos algorithmes ML, plus le logiciel devient intelligent. Au lieu d’utiliser ML pour recevoir des recommandations et trier les informations, votre logiciel commencera à proposer des automatisations de flux de travail en plusieurs étapes.

"L'apprentissage automatique se traduira par une meilleure prise de décision", a déclaré Jon Roskill, PDG de la société de planification des ressources d'entreprise Acumatica. "Cela augmentera également la productivité et fournira des contrôles plus stricts et plus d'informations approfondies. Le budget et les prévisions actuels reposent sur une analyse rétrospective des grandes tendances, et non sur les développements récents et les projections prospectives. Un meilleur rapport entraîne de meilleures décisions."

Si tout cela vous semble bon, ne vous inquiétez pas. Un grand nombre des grandes entreprises utilisant un logiciel de comptabilité utilisent déjà ML dans leurs systèmes. Cette technologie ne devrait pas tarder à devenir la norme, même pour les solutions de comptabilité des plus petites entreprises.

"Comme dans le cas de nombreuses innovations en matière de logiciels de comptabilité et de finance, il est probable que les grandes entreprises ouvriront la voie en créant ou en exigeant des solutions incluant une forme d'apprentissage automatique", a déclaré Scott Davisson, cofondateur de la société de logiciels pour petites entreprises Acclivity. «À partir de là, des millions de petites entreprises peuvent hériter de ces innovations dans la mesure où elles s’appliquent à leurs besoins. Mais les propriétaires de petites entreprises sont utilitaires en ce qui concerne les innovations technologiques en matière de comptabilité. En d’autres termes, ils sont occupés et à la recherche de ressources. ont tendance à adopter des solutions qui démontrent un avantage tangible. Ainsi, bien que l’apprentissage automatique puisse prendre un certain temps avant de s’intégrer à l’espace des PME, il fournira probablement des avantages clés quantifiables."

2. Intelligence artificielle (IA)

Avant de comprendre l'impact qu'aura l'IA sur les logiciels de comptabilité pour petites entreprises, il est important de faire la distinction entre ML et AI. Bien qu'ils soient similaires, les deux termes sont souvent utilisés de manière interchangeable (et incorrecte). Voici la différence fondamentale entre les deux termes: les systèmes ML utilisent l’intelligence pour améliorer les performances en vous proposant des recommandations et des moyens de rationaliser les processus, tandis que les systèmes en IA permettent aux logiciels de réaliser leurs tâches et de prendre des décisions en toute autonomie. ML est Netflix faisant des recommandations de films; L'intelligence artificielle est une voiture qui vous conduit au travail pendant que vous faites la sieste à l'arrière.

D'accord, vous vous demandez probablement quelle est la relation entre une voiture autonome et la comptabilité pour PME. Bonne question. N'oubliez pas dans la section précédente lorsque j'ai mentionné que ML recommanderait et suggérerait des entrées? Et si vous faisiez confiance au logiciel pour saisir les données lui-même sans nécessiter votre surveillance?

"L'intelligence artificielle automatisera les tâches banales, et les tâches banales ne manquent pas", a déclaré Roskill. "L'intelligence artificielle fournira un niveau infini de vitesse et de précision, supprimant les erreurs humaines et les erreurs, pour une meilleure précision."

Certaines tâches, telles que la saisie et l’audit des dépenses, la réponse aux questions élémentaires des clients, ainsi que l’évaluation et le rejet des prêts sur la base d’évaluations automatisées des risques, ne sont que quelques-unes des nombreuses façons utiles dont AI a déjà un impact sur les grands cabinets comptables. Mais ce niveau d'automatisation sera bientôt atteint par les outils de comptabilité de toutes tailles.

"L'intelligence artificielle ouvrira les logiciels de finance et de comptabilité à un nouvel ensemble d'utilisateurs qui n'ont pas besoin de parler de comptabilité pour obtenir des informations du système", a déclaré Aaron Harris, CTO de l'éditeur de logiciels de gestion financière Intacct. "Les éditeurs de logiciels de comptabilité intelligents conçoivent leur interactivité en intelligence artificielle en pensant au bon groupe d'utilisateurs."

3. Données et analyses

L’analyse d’affaires est un domaine clé dans lequel IA, ML et de grandes quantités de données comptables se croisent. Et même si vous pouvez certainement déployer un outil tiers, tel que le gagnant Editors 'Choice Tableau, pour vous aider à analyser tous ces ensembles de données disparates en informations exploitables, vous devez également prendre le temps d'examiner ce que votre plate-forme de comptabilité principale fait elle-même à cet égard. Au cours des dernières années, toutes sortes d'applications d'entreprise chargées de générer ou de trier des ensembles de données volumineux ont exploré l'analyse de données en tant que valeur ajoutée essentielle, et la comptabilité ne fait pas exception.

Les logiciels de comptabilité se concentrent sur plusieurs domaines à cet égard, notamment l’audit et l’évaluation des risques, ainsi que la détection des fraudes. En intégrant des sources de données supplémentaires issues d'autres applications du portefeuille de votre entreprise, telles que les données client de votre système de gestion de la relation client (CRM), les données de capteur issues de la fabrication et les données d'achat de votre chaîne logistique et de vos applications de gestion des stocks, vous pouvez gérer vos comptes. fournir des informations plus détaillées et une visibilité accrue sur le fonctionnement réel de votre organisation et sa rentabilité.

Pour les organisations soumises à la réglementation en matière de conformité, la tendance à utiliser l'analyse de données pour détecter la fraude peut permettre aux entreprises d'économiser beaucoup d'argent tout en sauvant les relations avec les clients et les partenaires en danger. Les avancées en matière de visualisation des données et la possibilité de fusionner des dates à partir de sources alternatives permettent à certaines applications de comptabilité de détecter les problèmes les plus subtils et de déterminer si la fraude pourrait être un facteur.

4. Intégrations et extensions

Quiconque a utilisé un logiciel d'entreprise basé sur le cloud comprend l'importance de lier les ensembles de données d'un outil à un autre. Par exemple, vos logiciels de gestion de la relation client (CRM) et d'automatisation du marketing peuvent provenir de fournisseurs différents, mais les ensembles de données distincts de chaque outil sont pertinents pour les utilisateurs des deux systèmes. Par conséquent, être capable d'extraire des données d'un système à un autre ou de lier des flux de travail entre les deux systèmes sans une expérience approfondie en technologie vous facilitera la vie et rendra votre travail beaucoup plus intelligent.

Davisson a déclaré que la flexibilité des logiciels de comptabilité était importante car elle permettait aux propriétaires de petites entreprises d'agir en tant que développeurs de logiciels. "Ils peuvent évaluer leurs besoins internes, déterminer où ils ont besoin de flux de travail plus efficaces ou quelles applications ont besoin de quelles données", a-t-il déclaré. "Et ils peuvent mettre en œuvre des solutions sans se lancer dans des projets de développement complexes et coûteux."

Des outils tels que IFTTT et Zapier rassemblent des systèmes disparates, ils vous permettent d'automatiser des flux de travail complexes sur plusieurs systèmes, et avec une expérience technologique minimale. Voici un excellent exemple de ce que vous pouvez faire en achetant un système de comptabilité pouvant être relié à l’un de ces outils de connecteur: lorsqu’une nouvelle transaction est enregistrée dans votre système, le flux de travail crée une facture sur Zoho Invoice, publie une notification dans Slack., crée une ligne de données sur Google Sheets, envoie un courrier électronique aux collègues concernés et planifie un prochain paiement. Vous avez eu l'idée.

"La flexibilité des outils de comptabilité est primordiale", a déclaré Harris. "Même les consommateurs qui ont opté pour les suites déploieront probablement de nombreuses solutions. Les solutions comptables telles qu'Intacct sont conçues pour offrir un accès non seulement à des informations comptables standard, mais également pour faire partie des processus métiers de l'entreprise. La connexion de tous ces systèmes un ensemble de données plus riche à partir duquel obtenir des informations, il permettra également de réduire la latence des données."