35 astuces Google sur les lecteurs à ne pas manquer

Levez la main si vous vous souvenez de Writely. Upstartle, une société de quatre personnes, a lancé le traitement de texte en ligne uniquement en août 2005, tirant parti d'une nouvelle technologie de navigateur appelée AJAX. Il permettait aux utilisateurs de sauvegarder et de récupérer instantanément le contenu généré dans le navigateur mais stocké sur le serveur. Et cela a fonctionné si bien que Google a acheté Upstartle moins d’un an plus tard. À l'époque, un produit comme Writely était unique (le logiciel n'était pas fourni sur CD) et était considéré comme un pari.

Avance rapide à aujourd'hui. La suite d'outils bureautiques en ligne de Google n'a fait que croître et s'améliorer. Désormais, sous Google Drive, vous trouverez un service de gestion et de stockage de fichiers, ainsi que diverses applications Web et mobiles. Ceux-ci incluent: un traitement de texte (Docs ou Writely, grandi), un tableur (feuilles), des présentations (diapositives), des dessins et des formulaires.

Il s’agit d’une suite complète d’outils qui s’applique désormais à Microsoft Office, bien plus mature; En fait, Google Drive discutable a poussé Microsoft à créer des versions en ligne de Word, Excel et PowerPoint compatibles avec son service de stockage / synchronisation OneDrive.

Les entreprises peuvent utiliser G Suite, une version de Google Drive avec tout le stockage et tous les outils, ainsi que l’intégration de Gmail, de Calendrier, de Sites, etc., sous leur propre nom de domaine. La tarification commence à 6 USD par utilisateur et par mois pour 30 Go de stockage en ligne par utilisateur; les organismes sans but lucratif et les écoles peuvent l'obtenir gratuitement.

Drive, notre choix des éditeurs pour la productivité au bureau, est un ensemble d'outils sérieux pour un travail sérieux (ou amusant) entièrement gratuit. Les consommateurs ne paient que pour un espace de stockage supplémentaire. Mais il est utile de connaître plus que les bases. Voici comment tirer le meilleur parti de Google Drive.

Le stockage de fichiers est gratuit, en quelque sorte

Chaque compte personnel Google Drive, que vous obtenez si vous utilisez un service Google, tel que Gmail ou Google Photos, est fourni avec 15 Go de stockage gratuit. Vous pouvez toujours le mettre à niveau via Google One, mais gardez à l'esprit que seuls les fichiers non natifs, tels que les fichiers Microsoft, les fichiers PDF ou les images, consomment jusqu'à 15 Go. Les fichiers Google Doc / Sheets / Slides que vous créez ne sont pas comptabilisés dans votre allocation de stockage Google Drive.



Synchronisez tous vos fichiers

Google Drive se synchronise sur tous les appareils afin que vous puissiez démarrer un projet sur le PC et le récupérer sur le téléphone, la tablette ou votre ordinateur portable à la maison. Et cela fonctionne avec n'importe quel type de document, pas seulement les documents, feuilles et diapositives natifs. Installez le programme de sauvegarde et de synchronisation de Google sur le bureau pour sauvegarder automatiquement les fichiers de votre ordinateur, de votre appareil photo ou de vos cartes SD sur Google Drive.

C’est l’aspect de Google Drive susceptible d’utiliser vos 15 Go d’espace de stockage gratuit, car il s’adresse à d’autres types de fichiers. Si vous manquez de stock, vous devrez peut-être payer pour un stockage supplémentaire via Google One. Mais les options commencent à 1, 99 USD par mois (ou 19, 99 USD par an) pour 100 Go. Même 2 To coûte seulement 10 USD par mois ou 99, 99 USD par an.



Collaborez bien avec les autres

Le nom du jeu avec Google Docs est "collaboration". Peu importe si vous utilisez tous un ordinateur portable, une tablette ou un smartphone, plusieurs personnes à la fois peuvent travailler sur un document, jusqu'à 50 simultanément.

Pour garder un œil sur ce que vos amis, votre famille et / ou vos collègues ont fait, affichez l'historique des révisions via Fichier> Historique des versions> Voir l'historique des versions. (Ou cliquez sur Toutes les modifications enregistrées dans Drive en haut, si cette option est affichée.) Une liste à droite vous indiquera qui a mis à jour le document et quand; Cliquez sur un nom pour voir ce qu'ils ont fait. Attribuez différents noms à différentes versions pour faciliter leur suivi: cliquez sur le bouton situé en haut à droite pour afficher uniquement les versions nommées.



Réviser comme dans Microsoft Word

Que faire si vous voulez que les révisions ressemblent à ce qu'elles sont lorsque vous suivez les modifications dans un document Microsoft Word? Docs prend en charge une fonctionnalité appelée Suggérer des modifications. Cliquez sur le bouton Édition (avec l'icône de crayon) en haut à l'aide des boutons Commentaires et partage. Vous obtiendrez un menu qui vous permettra d’éditer, de faire des suggestions (avec des modifications visibles suivies que vous ou d’autres personnes accepteront plus tard) ou d’afficher le document final.



Cherchez un collaborateur

Si vous ne vous souvenez pas du nom du document que vous souhaitez mais que vous pouvez savoir qui l'a partagé avec vous, cliquez sur Partagé avec moi dans le menu de gauche de Google Drive. Vous obtiendrez une liste de tous les documents que les gens ont partagés avec vous. Si la liste est trop longue pour être analysée, tapez le nom du collaborateur dans le champ de recherche en haut.



Rendre un document public

Pour faire partie de la collaboration, le document doit être partagé. La limite est de 200 personnes, mais si plus de 50 collaborateurs tentent de modifier un document, les retardataires ne peuvent que visualiser les modifications.

Le ou les propriétaires du document peuvent définir qui dispose des privilèges d'édition. Mais pour éviter les tracas, rendez un document public. Cliquez sur le bouton "Partager" en haut à droite, accédez à Avancé, puis cliquez sur "Modifier" sous "Qui a accès". Choisissez public sur le web ou n'importe qui avec le lien; Certains clients de G Suite peuvent uniquement être en mesure de mettre leurs documents à la disposition de tous les membres de leur organisation.

Les documents publics sont mis à la disposition des moteurs de recherche… et Google en possède également un.



Définir un niveau d'accès

Lorsque vous partagez tout ce document, vous pourriez penser que tout le monde est égal. Pas si. Il existe quatre niveaux d'accès aux documents. Les propriétaires peuvent tout faire - même le supprimer - et inviter d'autres collaborateurs. Les éditeurs peuvent bien sûr éditer, mais inviter plus de collaborateurs si le propriétaire le permet. Les téléspectateurs peuvent voir ce qui se passe. Les commentateurs peuvent le voir et y laisser des commentaires. Les téléspectateurs et les commentateurs peuvent créer des copies de documents. Par conséquent, ne considérez pas les documents comme "sécurisés".



Communiquer en collaborant

Google Drive affiche vos collègues collaborateurs dans le coin supérieur droit. Vous pouvez laisser des commentaires ou des questions en ligne à des personnes spécifiques pendant que vous travaillez, mais vous pouvez également leur envoyer un message instantané. Cliquez sur la bulle de discussion à côté des têtes de groupe du collaborateur et tapez votre message. Ce n'est pas un message privé, cependant. Tout le monde dans le doc peut voir votre discussion, aussi.



Embrace Add-Ons

De nombreux modules complémentaires peuvent étendre les fonctionnalités que vous avez déjà gratuitement dans Docs and Sheets. Recherchez-les ou activez-les en cliquant sur Modules complémentaires> Obtenir des modules complémentaires lors de la modification d'un document.



Hug It Out avec des applications

À ne pas confondre avec les add-ons, il existe également un certain nombre d'applications Google Drive - des applications entièrement Web que vous pouvez associer à votre Google Drive. Il y a un certain chevauchement avec les add-ons - vous n'avez probablement pas besoin de l'application HelloFax et de l' add-on. Mais les applications, disponibles dans le Chrome Web Store, facilitent les modifications supplémentaires effectuées ailleurs.



Télécharger par glisser-déposer

Google Drive a un gros bouton "Nouveau" sur l'interface, pour créer de nouveaux fichiers. C'est aussi comment vous téléchargez un fichier ou un dossier. Ignorer cette partie - faites glisser les fichiers de l'explorateur Windows ou du Finder macOS directement dans la liste de fichiers de Google Drive. Au bas de l'écran du navigateur, vous verrez un nuage avec une flèche vers le haut pour indiquer que vous pouvez laisser aller le fichier que vous faites glisser pour le déposer directement dans Drive.



Liens de création rapide

Si vous souhaitez créer rapidement un nouveau document, une nouvelle feuille de calcul, une nouvelle présentation ou un nouveau dessin, ajoutez les liens suivants à la barre de favoris de votre navigateur:

http: //doc.new-new nouveau document Google

http: //sheets.new-new Google Sheet

http: //deck.new-new Google Slide

http: //site.new-nouveau site Google

http: //form.new-new nouveau formulaire Google



Utiliser Companion pour lancer le bureau Windows

L'extension Drive Companion de Google Chrome répond à un besoin spécifique: diviser les documents / diapositives / feuilles Google Drive dans des fenêtres contextuelles du navigateur qui donnent l'apparence d'un programme dédié sur le bureau. Sous Windows, les fenêtres contextuelles affichent même une icône Google Drive dans la barre des tâches, ce qui vous permet d'y revenir facilement. La nouvelle fenêtre peut être lancée avec un document vierge ou en ouvrir un existant.



Accès au lecteur de fichiers hors ligne: Bureau

Vous accédez généralement aux fichiers stockés sur Google Drive lorsque votre navigateur est connecté à Internet. Toutefois, lorsque Google Wi-Fi n’est pas disponible, Google Drive prend en charge l’accès hors connexion.

Tout d'abord, installez l'extension Google Docs Offline Chrome (cela ne fonctionne que dans le navigateur de Google), puis accédez aux paramètres de Google Drive. Cochez la case "Créer, ouvrir et modifier vos derniers fichiers Google Docs, Sheets et Slides sur cet appareil en mode hors connexion". Cela active le service, mais vous devrez sélectionner les fichiers que vous souhaitez déconnecter. Accédez à drive.google.com, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le ou les documents de votre choix (appuyez sur Maj / Ctrl ou sur Commande pour plusieurs fichiers), puis activez l'option "Disponible hors connexion".



Accès au lecteur de fichiers hors connexion: mobile

Si vous souhaitez utiliser un fichier Google Drive sur votre smartphone sans disposer d'un accès Internet, configurez le fichier pour qu'il soit disponible hors connexion à l'avance. Ouvrez un fichier Docs, Slides ou Sheets, appuyez sur le menu à trois points ( ) en haut à droite et basculez le commutateur en regard de " Disponible hors connexion ". Lors de votre prochaine connexion, toutes les modifications apportées seront synchronisées avec Google Drive.



Enregistrer pour plus tard avec Google Drive

Evernote est un référentiel en ligne pour tous vos contenus numériques. Vous pouvez utiliser Google Drive de la même manière. Une extension de Google Chrome appelée Enregistrer sur Google Drive simplifie l'enregistrement de tout ce que vous voyez en ligne dans un dossier de Google Drive. Il y a quelques mises en garde, cependant. Vous ne pouvez pas enregistrer uniquement les parties de texte correctes d'une page. Vous pouvez uniquement enregistrer une vue sous forme de fichier PNG, l'intégralité du code source HTML, ou l'enregistrer sous forme de document Google Doc (ce qui élimine le formatage). Faites un clic droit sur une image et vous pouvez enregistrer cela. Pour des informations sérieuses, utilisez Evernote, OneNote ou Pocket.



Documents à partage direct via Gmail

Si vous utilisez Gmail et Google Drive, vous avez de la chance: vous n’aurez plus jamais besoin de joindre un document. Cela signifie que vous ne rencontrerez jamais la limite de 25 Mo de pièces jointes, mais que vous envoyez au plus 10 gigaoctets de fichiers.

Les fichiers doivent d'abord être téléchargés sur le stockage de Google Drive. Insérez les fichiers dans un message Gmail en cliquant sur l'icône Google Drive ( ) au bas de l'écran de composition du courrier électronique. Si les fichiers se trouvent sur votre disque dur, faites-les glisser et déposez-les à partir de l'onglet Télécharger.



Utiliser des applications mobiles distinctes pour l'édition

Google propose depuis longtemps une application Drive pour iOS et Android, mais l'édition des fichiers était un mélange. Google a donc décidé de déplacer cette fonctionnalité afin de séparer les applications pour Docs (iOS, Android), Feuilles (iOS, Android) et Diapositives (iOS, Android). L'application Drive continue à fournir l'accès et la visualisation des fichiers stockés; lorsque vous avez besoin d'éditer, il vous dirige vers l'une des autres applications, à condition qu'elles soient installées.



Convertir au format Google Documents

Vous pouvez ajouter à peu près tous les fichiers dans Google Drive pour le stockage, mais comment les utiliser après leur téléchargement? La conversion d'un fichier au format Google Docs, Sheets ou Slides est assez facile. Téléchargez le fichier et faites un clic droit pour sélectionner "Ouvrir avec". Un sous-menu de choix apparaîtra avec des options vous permettant de changer, par exemple, un document Word en un document Google. Cela créera une copie en laissant le fichier original intact.

Vous pouvez également utiliser l'extension Chrome de modification de documents, de feuilles et de diapositives Office pour modifier les documents Office que vous faites glisser dans le navigateur. Vous pouvez ensuite les enregistrer dans leur format d'origine ou les conserver au format Google Drive pour économiser de l'espace.



Transformez toutes les images / PDF en texte

Si vous souhaitez que chaque élément que vous téléchargez sur le bureau, même les PDF, soit converti en texte que vous pouvez modifier en tant que Google Doc, accédez à Google Drive (et non à Docs) sur le bureau, cliquez sur l'icône en forme de pignon ( ) en haut et sélectionnez Paramètres. Dans la fenêtre contextuelle, cochez la case en regard de Convertir les téléchargements. Le téléchargement de fichiers peut prendre un peu plus longtemps, mais cela en vaut la peine. Vous obtiendrez un document Google dans lequel l'image sera insérée, avec le texte modifiable ci-dessous.



Scannez avec l'application mobile

Une fonctionnalité unique de l'application mobile Google Drive (pas dans les applications séparées Docs et Feuilles) est la possibilité de télécharger une image. Pourquoi ferais-tu ça? Les mots de l'image sont numérisés par Google et deviennent du texte interrogeable. C'est idéal pour prendre une photo d'une recette, d'un menu, des heures d'ouverture - tout ce que vous devez trouver plus tard, mais que vous ne voulez pas retaper. (Cependant, l'application iOS ne rend pas le texte modifiable avec OCR, cela ne fonctionne que depuis le bureau ou depuis Android.)



Recueillir des données des autres

Forms est une application du collectif Google Drive qui n’attire pas beaucoup d’attention, mais elle est pratique. Pensez-y comme à votre propre SurveyMonkey. Organisez un sondage, un sondage et tout ce que vous avez. Les données collectées sont insérées dans un fichier tableur. Les formulaires sont aussi collaboratifs à construire que n'importe quel document. Les formulaires prennent en charge les barres de progression (pour indiquer aux répondants combien de temps il leur reste pour terminer), les images et les vidéos YouTube.



Dessiner dans Docs

L'application Dessins de Google Drive n'est pas vraiment destinée à l'édition de photos. Mais il peut être utilisé pour créer des graphiques. Si vous avez besoin de cette créativité d'image dans un document, vous l'avez. Dans Docs, Sheets ou Slides, accédez à Insertion> Dessin> + Nouveau. Vous obtiendrez une version réduite de l'application de dessin qui en simplifie l'inclusion. Si vous avez déjà enregistré l’art créé dans Drive, sélectionnez Dessin> À partir du lecteur dans le menu Insertion.



Aller en plein écran (deux fois)

Besoin d'un peu de temps d'écriture sans distraction? Sélectionnez Affichage> Plein écran pour vous débarrasser des menus et des barres d'outils de l'application en haut (appuyez sur la touche Échap pour les faire revenir). Appuyez sur F11 en mode plein écran pour masquer également les menus du navigateur, puis pour qu'ils reviennent.



Le volet de recherche trouve plus

Lorsque vous avez le vent dans les voiles sur un projet et un nombre limité d’images dans l’écran, la dernière chose que vous voulez faire est de quitter la page pour faire une recherche. Le volet de recherche (accessible uniquement dans Google Documents) contourne ce problème. Cliquez sur Outils> Explorer (ou Ctrl + Alt + Maj + I) pour y accéder. Il est facile d’insérer dans votre document une citation de note de bas de page qui renvoie aux résultats. Utilisez Ctrl + Maj + Y lorsque votre curseur est sur un certain mot et que le volet affiche la définition. Vous pouvez même utiliser le volet Explorer pour insérer les images trouvées.



Insérer des liens avec la recherche

Il est facile d'insérer un lien dans un document Google. Sélectionnez le texte, cliquez sur l' icône de la chaîne ou appuyez sur Ctrl-K. Un menu apparaît dans lequel vous pouvez coller l'URL. Mais si vous n'avez pas déjà d'URL pour le lien, Google en trouvera une pour vous, car la recherche Google est intégrée. Il recherchera d'abord le terme que vous avez sélectionné. Si cela ne fonctionne pas, tapez une requête différente, cela ne changera pas le texte du document. Une fois que vous avez trouvé un lien que vous aimez, cliquez dessus pour l'insérer instantanément.



Afficher chaque raccourci

Embrassez les raccourcis clavier et vous deviendrez un dieu de Google Drive. Sauf que sont-ils et comment les trouvez-vous? Peu importe l’application Drive dans laquelle vous vous trouvez, même sur la page principale de Google Drive, tapez simplement Ctrl + / et le menu contextuel affichera toutes les options du clavier disponibles.



Traduire à la volée

Vous avez un document dans une langue étrangère? Téléchargez-le sur Google Drive, ouvrez-le (en tant que Google Doc), cliquez sur Outils> Traduire le document. Vous obtiendrez un document en double dans la langue de votre choix.

• Type de voix dans les documents

  Ouvrez un nouveau fichier Google Doc vierge pour le traitement de texte sur le bureau. Si votre ordinateur est équipé d'un microphone, vous avez la possibilité de faire de la saisie vocale. Trouvez-le dans le menu Outils ou appuyez sur Ctrl + Maj + S. Il place une icône de microphone à côté du document. Cliquez dessus pour parler et ce que vous dites apparaît dans le doc. L'icône du microphone vire au rouge et aura un contour cible lorsqu'il vous entendra.

  Google a beaucoup fait pour perfectionner la reconnaissance vocale et la dictée au cours des dernières années et cela fonctionne très bien. Non seulement pour écrire ce que vous dites (y compris la ponctuation de base - dites «point» lorsque vous finissez une phrase, par exemple), mais aussi pour apporter des corrections et des modifications de formatage via la voix et naviguer dans le document sans toucher la souris. La liste des langues prises en charge va bien au-delà de l'anglais américain. Cependant, il censurera vos jurons avec des astérisques - vous devrez ressaisir cette merde plus tard.



Perfectionnez votre recherche de fichier

Vous recherchez un fichier ou un document spécifique dans Google Drive? Google a mis la recherche à jour, ce qui est généralement facile. Si vous devez effectuer une recherche avancée, ouvrez les options à l'aide de la flèche vers le bas dans le champ de recherche. À partir de là, recherchez le type de fichier, le propriétaire, s'il a été mis en vedette ou non, quand il a été modifié, avec qui il est partagé, etc.

Mieux encore, utilisez le traitement du langage naturel lorsque vous effectuez une recherche sur Drive. Cela signifie que vous pouvez ignorer les opérateurs de recherche ésotérique et essayer quelque chose du type "trouver le procès-verbal de mes réunions de vente de juillet dernier".



Colorisez vos dossiers

Il est utile de garder les dossiers en ordre, mais vous voulez parfois attirer votre attention sur les dossiers les plus utilisés, par exemple par un choix de couleur. Google Drive offre un arc-en-ciel de choix. Cliquez avec le bouton droit sur n’importe quel dossier et sélectionnez Changer la couleur pour obtenir le menu.



Obtenir une nouvelle perspective

Si vous utilisez Outlook.com ou l'application Outlook pour iOS ou Android, vous n'êtes pas limité à utiliser Microsoft OneDrive pour accéder à des fichiers dans le nuage. Vous pouvez également les obtenir à partir de Dropbox, Box, Facebook et, bien entendu, Google Drive.



Protéger des cellules spécifiques

Vous pouvez configurer la protection de toute une feuille de calcul dans une feuille Google à l'aide de Outils> Protéger la feuille, même si vous la partagez. Cependant, la possibilité de protéger uniquement des sections de données est encore plus détaillée et utile. Sous Données> Protéger les feuilles et les plages, vous pouvez définir la plage de cellules que personne, à l'exception de vous-même ou de votre choix, ne peut toucher.



Trouver plus de polices

Si vous estimez que les choix de polices dans les documents Google Drive limitent votre créativité, ajoutez-en davantage. Dans le menu Police (de la barre d’outils), le premier choix est Plus de polices. La boîte de dialogue qui s’affiche vous permet d’afficher les polices par type (écriture manuscrite, monospace, serif ou sans-serif); vous pouvez ensuite trier par popularité ou par date ajoutée ou par tendance. Recherchez un nom de police spécifique. Cochez ensuite la police à laquelle vous souhaitez accéder rapidement depuis le Doc. Les polices ne sont pas spécifiques à un document. Si vous en choisissez une nouvelle, celle-ci est alors disponible sur tous vos documents, feuilles et diapositives Google. Toutes les polices de Google peuvent être consultées sur fonts.google.com, mais elles ne sont pas toutes utilisables dans Google Drive.



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